Déjà, en 2023, 73 % des entreprises considéraient l’onboarding comme une priorité essentielle en matière de gestion RH (source : Workelo). Alors, comment réussir son Onboarding en 2024 ? En maîtrisant les tendances et les enjeux et en y répondant au mieux.
Sommaire de l'article:
Un besoin de plus de personnalisation dans l’onboarding
L’onboarding en 2024 souligne un besoin crucial de personnalisation. Selon une étude de Gallup, seuls 12% des salariés sont satisfaits de l’onboarding prévu par leur nouvel employeur.
Les entreprises avant-gardistes l’ont donc bien compris : la personnalisation de l’onboarding n’est plus une option, mais une nécessité. Chaque nouvel employé arrive avec ses attentes et compétences uniques. Un accueil standardisé ne suffit plus.
Il est essentiel de débuter l’onboarding avant même le premier jour. Dès l’acceptation de l’offre, un parcours personnalisé doit être élaboré. Il inclut la familiarisation avec l’entreprise et son environnement, sa marque employeur.
La phase de préboarding, stratégique, vise à renforcer l’engagement et à réduire le risque de désistement (nous le verrons plus loins dans cet article).
L’intégration personnalisée ne se limite pas à une journée d’accueil. Elle doit être un processus global, pensé sur le long terme. En moyenne, six à huit mois sont nécessaires pour une intégration complète. L’objectif est de rendre le nouvel employé totalement autonome et engagé.
La personnalisation passe par des outils et stratégies spécifiques. Des logiciels RH permettent de gérer l’onboarding en fonction du poste, du type de contrat et du lieu de travail. Cela va au-delà de la simple remise de goodies ou de formations génériques. Chaque parcours doit être unique.
L’onboarding personnalisé a un impact direct sur la productivité et la fidélisation. Un employé bien intégré devient rapidement efficace. Cela réduit le turnover et, par conséquent, les coûts liés au recrutement et à la formation de nouveaux employés.
Enfin, la personnalisation doit être constante. Il est crucial de s’informer régulièrement sur les expériences et ressentis des nouveaux employés. Cela permet d’ajuster le parcours d’intégration et d’assurer une expérience positive et enrichissante pour le nouvel arrivant.
Onboarding 3.0 ou quand les nouvelles technologies aident RHs et salariés
L’Onboarding 3.0, grâce aux avancées technologiques, révolutionne l’intégration des nouveaux employés.
Selon Finances Online, un·e onboardé·ee doit généralement accomplir environ 41 tâches administratives et remplir trois documents. Ces procédures, souvent complexes et fastidieuses, représentent un frein majeur dans les processus d’onboarding et de recrutement.
Heureusement, les outils numériques modernes offrent une solution à ces défis. Ils permettent d’alléger, voire d’éliminer, ces tâches administratives rébarbatives.
Par exemple, l’utilisation de la signature électronique a révolutionné la gestion des contrats et documents liés à l’onboarding. Elle facilite la création, l’envoi et le suivi des documents nécessaires, réduisant ainsi considérablement le temps passé par les RH, qui est en moyenne de 17 heures pour chaque intégration, selon une étude de HeyTeam.
Ces technologies RH, de plus en plus basées sur l’Intelligence Artificielle, automatisent non seulement la création d’adresses e-mail ou l’attribution d’identifiants, mais permettent aussi de gérer une multitude de documents, tels que les contrats de travail, les accords de confidentialité, ou les attestations de remise de matériel.
Ce processus simplifié bénéficie tant aux RH qu’aux nouveaux employés, leur permettant d’accéder aux documents en ligne à tout moment et depuis n’importe quel dispositif.
Par ailleurs, l’Onboarding 3.0 intègre également des applications mobiles pour fluidifier la communication entre les RH et les employés. Ces outils offrent une accessibilité et une réactivité accrues, essentielles dans les grandes entreprises.
Avec la généralisation des smartphones, l’envoi de documents par SMS est devenu une pratique courante, offrant une rapidité et un taux de réponse supérieurs à ceux des e-mails, particulièrement auprès des jeunes générations.
L’Onboarding 3.0, en intégrant ces nouvelles technologies, permet donc aux départements RH de se concentrer sur l’aspect humain de l’intégration, tout en offrant une expérience plus efficace et personnalisée aux nouveaux arrivants.
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Le pré-onboarding : comment le réussir ?
Le pré-onboarding est une étape clé pour assurer une intégration réussie des nouveaux collaborateurs. Il débute dès la signature du contrat et s’étend jusqu’au premier jour de travail, une période souvent de quatre semaines ou plus. Cette phase préliminaire est essentielle pour établir un lien précoce entre l’employé et l’entreprise, et ainsi renforcer la fidélisation.
Comme le souligne Anaïs LeDigarcher, Formatrice & Coach Recrutement et Rédactrice chez Culture RH : ” le pré-boarding peut être réalisé avant ou après signature du contrat. Dans le premier cas, il peut servir d’étape intermédiaire pendant laquelle, on invite le candidat à rencontrer les équipes, à découvrir les coulisses de l’entreprise, à se familiariser avec son futur poste pendant une demi-journée, à l’issue de laquelle, il décidera de signer ou pas son contrat. Une démarche très appréciée par les candidats, les repositionnant en tant qu’acteur dans le processus de recrutement.”
Selon Zenefits.com, environ un candidat sur cinq ne se présente pas le premier jour de travail, illustrant l’importance d’un pré-onboarding efficace. Cette phase anticipe le risque de “ghosting” et permet de maintenir l’intérêt et la motivation du futur employé.
Pour réussir le pré-onboarding (comme l’explique KiwiRH), 3 stratégies sont recommandées :
- Tâches administratives et planification : Impliquer le nouvel employé dès la signature du contrat facilite les processus RH. L’utilisation de listes de contrôle et de logiciels RH permet de structurer et d’exécuter les tâches administratives efficacement. Il est également judicieux de planifier les congés annuels à l’avance, ce qui permet une meilleure organisation du travail et montre une considération pour les besoins personnels du nouvel employé.
- Information et communication : Pour réduire le stress du nouvel employé, il est crucial de communiquer clairement et régulièrement. Fournir des informations sur l’entreprise, l’équipe, les tâches à accomplir et les avantages offerts avant l’arrivée de la recrue aide à une assimilation progressive. Les questions et demandes du nouvel employé doivent être traitées de manière proactive, ce qui favorise un sentiment d’appartenance et d’appréciation.
- Présentation de l’entreprise et de l’équipe : Organiser des rencontres informelles, comme un déjeuner d’équipe ou un team building, avant le premier jour de travail est bénéfique. Cela permet au nouvel employé de s’intégrer socialement et de se familiariser avec la culture de l’entreprise. En outre, un kit de bienvenue personnalisé peut renforcer le sentiment d’appartenance et transformer le nouvel employé en ambassadeur de la marque.
Un pré-onboarding réussi repose sur une communication efficace, une gestion administrative anticipée et des initiatives pour intégrer socialement le nouvel employé. Cette approche contribue à une expérience positive dès le début et réduit significativement les risques de désengagement avant même le début du contrat.
Comment bien analyser les objectifs, les performances et l’intégration à long terme du nouveau salarié
Comme l’explique Workelo dans son dernier Guide sur “Le Meilleur de l’Onboarding”, analyser les objectifs, les performances et l’intégration à long terme des nouveaux salariés est essentiel dans toute stratégie RH.
L’utilisation des données pour évaluer l’efficacité des processus d’intégration est devenue une pratique courante. Les entreprises peuvent, par exemple, mesurer l’impact de leurs programmes d’intégration via des indicateurs tels que le taux de rétention après un an. De plus, partager publiquement ces données positives peut attirer de nouveaux talents en démontrant un environnement de travail favorable.
Il est crucial d’obtenir des retours de la part des employés pour améliorer l’onboarding. Des questions telles que les impressions initiales, la disponibilité des ressources, l’intégration par l’équipe et la clarté des objectifs et missions sont essentielles pour évaluer l’expérience d’intégration.
L’intégration doit être vue comme un prolongement du recrutement, une opportunité de définir les attentes liées au poste. Intégrer des critères spécifiques issus de cette réflexion dans la phase de recrutement permet de sélectionner des candidats alignés avec les besoins de l’entreprise.
L’onboarding ne doit pas se limiter à la période d’essai, il est important de l’envisager comme un processus à long terme visant à accompagner le salarié vers l’autonomie et la réalisation de ses objectifs.
Chaque entreprise a ses propres critères d’évaluation, qu’il s’agisse de la connaissance de l’entreprise et de ses produits, de l’autonomie sur le poste ou de l’intégration au sein de l’équipe. Planifier des étapes d’évaluation et mettre en place un tutorat par des salariés expérimentés sont des actions clés pour une intégration réussie.
L’intégration est également une opportunité pour le nouvel employé d’apporter un regard neuf sur l’entreprise. Les rapports d’étonnement peuvent être un outil précieux pour recueillir des perspectives nouvelles et bénéfiques.
La formation, un atout pour un onboarding réussi à long terme
Concernant la formation, il est essentiel de l’adapter au rythme et aux besoins de la recrue. Un plan de formation progressif et varié, combinant des sessions en présentiel et à distance, contribue à une meilleure intégration.
Mesurer des indicateurs tels que le temps de montée en compétence, la complétion du plan de formation, et la productivité permet d’évaluer l’efficacité de l’intégration et son impact sur la performance globale de l’entreprise.
Enfin, recueillir du feedback par des sondages, des questionnaires de satisfaction, ou des entretiens avec le RH ou le manager permet de constamment améliorer les parcours d’intégration et de formation. Une intégration réussie devient ainsi un atout compétitif, renforçant la marque employeur et attirant davantage de talents.
Onboarding réussi = + d’engagement = meilleure rétention
Un onboarding réussi est synonyme d’une meilleure rétention des employés et d’une augmentation significative de leur engagement et productivité. Selon une étude du Brandon Hall Group en 2022, un processus d’intégration efficace peut améliorer la rétention des employés jusqu’à 82%.
Du côté des enjeux financiers, Deloitte révèle que le coût d’un recrutement raté peut varier entre 30 000€ et 60 000€, soulignant ainsi l’importance financière d’une intégration réussie. L’enjeu est d’autant plus crucial lorsque l’on considère le coût du turnover, estimé en moyenne à 50 000€, et les frais supplémentaires de 7 000€ pour un onboarding raté. Ces chiffres illustrent clairement l’intérêt économique d’un onboarding soigné et efficace.
L’optimisation de l’onboarding favorise la rétention des nouveaux employés. Un préboarding bien mené réduit le risque de “ghosting”, établissant ainsi les fondations d’une relation durable entre l’employé et l’entreprise. En effet, des employés bien intégrés et valorisés sont moins enclins à chercher de nouvelles opportunités ailleurs.
En outre, selon Gallup, dans les entreprises où l’engagement des employés est le plus élevé, la rentabilité est supérieure de 23%. Un employé engagé est plus performant, ce qui se traduit par une augmentation du chiffre d’affaires et une meilleure satisfaction client.
Un onboarding réussi doit donc être vu comme un investissement stratégique pour l’entreprise, bénéfique tant sur le plan humain que financier. En se concentrant sur les besoins et le bien-être des employés dès leur intégration, les entreprises s’assurent non seulement de leur fidélité, mais aussi de leur contribution active à la réussite et à la pérennité du projet d’entreprise.
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