Paie

Acompte sur salaire : définition, règles, conditions, traitement paie…

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L’acompte sur salaire est un sujet auxquelles les gestionnaires de paie sont régulièrement confrontés.

Qu’est ce qu’un acompte sur salaire ? Qui peut en bénéficier ? Comment le calculer ? Comment le traiter en paie ?

Nous allons répondre dans cet article à toutes vos questions et celles de vos salariés sur l’acompte sur salaire.

Qu’est ce qu’un acompte sur salaire ?

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L’acompte sur salaire, c’est quoi ? Définition !

Un acompte est un versement d’une partie de la rémunération d’un salarié en contrepartie du travail effectué avant son échéance habituelle.

Par exemple, versement d’un acompte le 15 du mois alors que son échéance est le dernier jour du mois.

Quelle différence entre l’acompte et l’avance sur salaire ?

Contrairement à l’acompte sur salaire, l’avance sur salaire correspond au versement par l’employeur d’une partie de la rémunération correspondant à un travail qui n’a pas encore été effectué.

Exemple :

Un salarié demande le 15/09 la moitié de sa rémunération du mois de septembre, il s’agit d’un acompte sur salaire.

Une salariée demande le 20/09, son salaire du mois d’octobre, il s’agit d’une avance sur salaire.

L’acompte sur salaire, comment ça marche ?

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L’employeur peut-il refuser un acompte sur salaire ?

L’employeur a l’obligation de verser un acompte à tout salarié mensualisé qui le demande (article L3242-1 du code du travail), qu’il soit en contrat à durée indéterminée ou en contrat à durée déterminée (y compris les contrats d’apprentissage et de professionnalisation), à temps plein ou à temps partiel.

Pour les autres salariés (hormis les VRP qui peuvent bénéficier d’un acompte sur les commissions), il faut se référer aux accords d’entreprises et usages dans l’entreprise. A défaut, l’employeur est libre d’accepter ou de refuser le versement d’un acompte.

Quand le salarié peut-il demander un acompte ?

La loi prévoit que tout salarié mensualisé a droit à un acompte le 15 du mois correspondant à la moitié de la rémunération mensuelle (article L3242-1 du code du travail).

Dans la pratique, le salarié peut toutefois demander un acompte à une autre date dans la mesure où le montant de celui-ci correspond à une période de travail déjà effectuée. Il faut alors se référer aux accords d’entreprise et aux usages dans l’entreprise.

Est-il possible de faire verser un acompte sur salaire en espèces ? Quel montant maximum ?

Il est possible de verser l’acompte en espèce dans la mesure où son montant ne dépasse pas 1 500 euros. Au-delà de ce seuil, le paiement doit obligatoirement être effectué par virement ou par chèque.

Quelle est la procédure pour l’employeur ?

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Comment le salarié peut-il faire une demande d’acompte sur salaire ?

Le salarié peut bénéficier d’un acompte sur salaire à son employeur sur simple demande. Dans la pratique, il préférable d’avoir un demande écrite soit par mail, soit sur papier libre afin d’avoir une traçabilité de l’acompte et pour faciliter le contrôle de paie.

Certaines entreprises mettent en place un formulaire de demande d’acompte sous format papier ou électronique afin d’uniformiser le processus.

La demande d’acompte peut également être effectuée via un logiciel interne. Après validation du gestionnaire de paie, les données peuvent alors être directement injectées dans le logiciel de paie afin de sécuriser la paie.

Exemple de formulaire de demande d’acompte :

DEMANDE D’ACOMPTE
Matricule :
Nom:
Prénom:
Mois de l’acompte:
Montant de l’acompte:
Fait à …….. Le ….
Signature du salarié

Comment calculer un acompte sur salaire ?

Le montant de l’acompte sur salaire doit correspondre à la rémunération de la période de travail que le salarié a effectué au moment du paiement de l’acompte.

Le montant de l’acompte est net, pour le calculer, il faut donc prendre en compte également les cotisations salariales affectées au salaire brut. En pratique, il est conseillé d’appliquer un taux de charge de 25%.

Exemple :

Un salarié demande un acompte le 10 du mois. Son salaire brut est de 2 000 euros.

Il y plusieurs méthodes pour calculer l’acompte :

En trentième : il s’agit de la méthode la plus souvent utilisée par les entreprises.

 Le calcul de son acompte sera le suivant : 2000 /30 X 10 = 666,67 X 75% = 500 euros

En heures travaillées réelles : on applique alors son taux horaire du mois X le nombre d’heures effectuée à la date de l’acompte.

Le calcul de son acompte sera le suivant : 2000 /154 (nombre d’heures du mois) X 49 (nombre d’heures travaillées) = 636,36 X 75%  = 477,27

Faut-il faire signer un reçu au salarié ? Quel modèle de reçu ?

La signature d’un reçu n’est pas obligatoire mais en cas de litige, l’employeur doit apporter la preuve que l’acompte a bien été versé au salarié. La mention sur le bulletin de salaire ne suffit pas.

Si la preuve ne peut pas être apporté (copie du chèque, justificatif de virement, …), il est conseillé à l’employeur de faire signer au salarié un reçu du paiement de l’acompte.

RECU D’ACOMPTE SUR SALAIRE
Matricule:
Nom:
Prénom:
Date de la demande:
Je déclare avoir reçu la somme de ….. Euros au titre d’un acompte sur salaire retenu sur la paie de ….
Fait à ….. Le …..
Signature du salarié

Comment comptabiliser un acompte sur salaire ?

L’acompte versé en cours de mois doit alors être retenu en totalité sur le salaire du mois concerné à l’échéance habituelle de paie.

Si ce n’est pas le cas, il ne s’agit pas d’un acompte mais d’une avance sur salaire qui est soumise à des règles plus restrictives concernant la reprise du salaire (seul 1/10 du montant de l’avance peut être repris chaque mois sauf accord du salarié pour une reprise plus importante).

Quel est l’impact sur le bulletin de salaire du salarié ?

Le montant de la retenue de l’acompte doit être mentionné sur le bulletin de salaire. Le salaire est soumis à cotisation dans sa totalité et l’acompte versé au salarié est retenu après la déduction des cotisations salariales et déduit du salaire net.

Il n’est alors pas inclus dans le net imposable et dans le calcul de l’assiette pour la retenue à la source.

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Le traitement de l’acompte sur salaire en paie répond à des règles simples. Le plus important étant de veiller à ce que l’acompte soit bien retenu sur la paie du mois en sécurisant au maximum le contrôle de paie.

En pratique, les acomptes sont soumis à un double contrôle, par le service paie lors du contrôle de paie et par le service de comptabilité après la clôture de paie (rapprochement des écritures).

A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.

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