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Frais professionnels: quels sont les frais qui peuvent être passés en frais professionnels ?

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Comme son nom l’indique, les frais professionnels sont les dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais sont alors remboursés par l’entreprise sous certaines conditions.

Quels sont les frais qui entrent dans le champ d’application des frais professionnels ? Comment sont-ils remboursés ? Quel est le régime social et fiscal ?

Qu’est ce que les frais professionnels ?

Les frais professionnels correspondent aux charges inhérentes à l’emploi d’un salarié ou assimilé que celui-ci supporte dans le cadre de sa fonction (arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels).

Les remboursements pour frais professionnels, comme les frais de repas ou les frais de déplacement sont souvent régis par la convention collective applicable et/ou par accord collectif concernant le montant alloué ainsi que les conditions d’attribution.

Quels sont les frais qui sont considérés comme des frais professionnels ?

Plusieurs catégories de frais entrent dans le champ des frais professionnels:

  • Les frais de restauration
  • Les frais de déplacement
    • Les frais de transport
    • l’indemnité de transport domicile – travail
    • les indemnités de grand déplacement
    • la mobilité professionnelle
    • le télétravail

Faisons un point sur chacun de postes de dépenses des salariés pour voir s’il s’agit de frais professionnels et comment les traiter en paie.

Les frais de restauration

L’employeur rembourse au salarié les frais de repas pris au restaurant ou hors des locaux de l’entreprise dans les cas suivants :

  • Lorsqu’il est en déplacement professionnel et dans l’impossibilité de regagner sa résidence et son lieu habituel de travail pour le repas.
  • Lorsqu’il est dans l’obligation de prendre ses repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation de travail ou d’horaires de travail et à la condition que les circonstances et les usages de la profession ne l’obligent pas à prendre ce repas au restaurant.

Exemples donnant lieu à l’attribution d’une indemnité de repas :

Une salariée est en déplacement sur un chantier et est dans l’impossibilité de regagner son domicile ou son lieu habituel de travail

Un salarié travaille en équipe de 14h à 22h. Son horaire de pause n’est pas compris dans la plage horaire habituelle de repas des autres salariés de l’entreprise.

Les frais de restauration dans le cadre d’un déplacement professionnel concernent  les « petits déplacements », d’autres dispositions sont prévues pour les « grands déplacements ».

Les frais de déplacement

Les salariés qui effectuent des déplacements dans le cadre de leur exercice professionnel peuvent bénéficier d’un remboursement des frais engagés.

Il peut s’agir d’un remboursement des frais de transports (voiture personnelle, train, taxi, …) ainsi que des frais engagés dans le cadre d’un grand déplacement (hôtel, repas,…).

Les frais de transport

Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, le remboursement peut s’effectuer aux frais réels, sur justificatifs, ou sous forme d’indemnité kilométrique.

L’indemnité kilométrique peut également être dû en cas d’utilisation à des fins professionnels d’un deux roues de cylindrée inférieure à 50cm3, d’une moto ou d’un vélo.

L’employeur peut également rembourser d’autres frais liés au transport, sur justificatifs. Attention à ne pas confondre les remboursements de frais de transport utilisés pour l’exercice professionnel du salarié et les remboursements de frais de transport domicile-travail.

Exemple de frais remboursés sur justificatifs :

  • Frais de péage
  • Frais de location de véhicule
  • Billet de train
  • Billet d’avion

L’indemnité de transport domicile-travail

L’employeur a l’obligation de rembourser les abonnements des salariés aux transports publics de personnes ou de services publics de location de vélo.

Il peut s’agir d’abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimités. Les billets à l’unité sont donc exclus du dispositif.

Le trajet pris en charge doit être le plus court en temps.

L’indemnité de transport domicile-travail est exonérée de cotisations sociales dans la limite des frais engagés et non imposable dans la limite des 50% de prise en charge.

Les indemnités de grand déplacement

Il s’agit des frais engagés lors de déplacements empêchant le salarié de rejoindre chaque jour son domicile habituel.

Une distance d’au moins 50km doit séparer le lieu de résidence habituel du salarié du lieu de déplacement et les transports en commun ne lui permettent pas de parcourir cette distance en moins d’1h30 sur le trajet « aller ».

La limite d’exonération sociale et fiscale est différente en fonction si le déplacement a lieu en Métropole, dans les DOM-TOM ou à l’étranger. Le barème est également dégressif en fonction de la durée du déplacement.

Exemple :

Un salarié, qui habite à Lyon et qui est en déplacement professionnel au siège de l’entreprise à Paris pour deux jours, a droit à une indemnité de grand déplacement.

Attention, si le déplacement est effectué dans le cadre d’une formation professionnelle, nous ne sommes plus dans le champ des frais professionnels mais dans celui des frais d’entreprise qui ne respecte pas les mêmes limites d’exonération sociale et fiscale.

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La mobilité professionnelle

Les salariés qui sont amenés à changer de lieu de résidence dans le cadre d’une mobilité professionnelle peuvent bénéficier d’un remboursement des frais engagés dans le cadre de leur déménagement.

Une distance d’au moins 50km doit séparer le lieu de résidence habituel du salarié du nouveau lieu de travail et les transports en commun ne lui permettent pas de parcourir cette distance en moins d’1h30 sur le trajet « aller » ou « retour ». Toutefois, si la distance est inférieure à 50km, la condition de temps de trajet « aller » en transport en commun doit  être respectée.

Quelques exemples de remboursements possible :

  • Dépenses de logement provisoire en attendant de trouver un logement définitif
  • Frais de transport et d’hôtel du salarié et des autres personne se son foyer
  • Appel à une entreprise de déménagement ou location d’un camion
  • Frais de déplacement pour rechercher un nouveau logement (dans la limite de trois voyages pour le salarié et une deuxième personne)
  • Frais de garde-meuble
  • Frais d’installation : rétablissement d’électricité, réexpédition de courrier, frais d’agence ou de notaire… etc.

Le télétravail

Les salariés en situation de télétravail peuvent bénéficier de remboursement des dépenses engagés par l’exercice de leurs fonctions à leur domicile. Ces dispositions concernent aussi bien le télétravail « régulier » que le télétravail « occasionnel ». Toutefois certains frais peuvent être remboursés qu’en cas de télétravail « régulier ».

Quelques exemples de frais pouvant être remboursé par l’employeur:

  • Abonnement de connexion internet au prorata du temps de connexion utilisé
  • Achat d’un ordinateur
  • Achat d’un fauteuil ergonomique
  • Participation au loyer au prorata de la superficie affectée au télétravail
  • Electricité pour la quote-part correspondant au local affecté

La déduction spécifique pour frais professionnels

Certaines catégories de salariés (salariés du BTP, journalistes, …) ont la possibilité d’appliquer une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Ce sont des salariés qui engagent régulièrement des frais dans l’exercice de leurs fonctions.

Une déduction est appliquée sur le salaire brut soumis à cotisation. Le pourcentage de déduction dépend de la catégorie de salarié.

Le salarié qui bénéficie d’une déduction spécifique pour frais professionnels peut toutefois se faire rembourser ses frais professionnels. Dans ce cas, le remboursement doit être réintégré dans la base de cotisation. Cette déduction est limité à 7600 €/an.

Tous les frais professionnels ne peuvent pas être réintégrés dans la base de cotisation notamment la prise en charge des frais de transport domicile-travail. Les autres frais plus spécifiques qui ne peuvent pas être réintégrés sont précisés dans l’annexe à l’arrêté du 25 juillet 2005, JO du 6 août.

Bon à savoir : La déduction n’est pas applicable à l’assiette de CSG/CRDS, il n’y a donc pas de réintégration des frais professionnels à opérer dans celle-ci.

Exemples :

Un salarié perçoit un salaire annuel brut de 30 000 € et une allocation forfaitaire pour frais  professionnels de 5000 €. Son taux d’abattement spécifique à sa profession est de 10%.

Son abattement annuel sera de (30 000 + 5000) X 10% = 3 500. Son salaire brut soumis à cotisation sera de 35 000 – 3 500 = 31 500 €

Une salariée perçoit un salaire annuel brut de 40 000 € et une allocation forfaitaire pour frais  professionnels de 5 000 €. Son taux d’abattement spécifique à sa profession est de 25%.

Son abattement annuel sera de (40 000 + 5 000) X 25% = 11 250 mais dans la mesure où le plafond des 7 600 € est dépassé, son salaire brut soumis à cotisation sera de 45 000 – 7 600 = 37 400 €

Quel impact ont les frais professionnels sur le bulletin de salaire ?

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Le remboursement s’effectue aux frais réel, sur justificatifs. Il peut également s’effectuer sous forme d’allocation forfaitaire.

Les remboursements pour frais professionnels sont en principe non soumis à cotisations sociales et non imposable sous certaines conditions.

En effet, les allocations forfaitaires sont exonérées si elles ne dépassent pas un certain seuil définit chaque année par l’Urssaf en fonction de leurs objets.

Les barèmes des frais professionnels sont disponibles sur le site internet de l’Urssaf

Le barème des indemnités kilométriques est également disponible sur le site de l’Urssaf en fonction du type de véhicule utilisé

Dans tous les cas, il incombe à l’employeur d’apporter la preuve que le remboursement de frais professionnels a été utilisé conformément à son objet.

Comment déclarer les frais professionnels en DSN ?

Le montant des indemnités et remboursements pour frais professionnels doit être déclaré dans le bloc « S21.G00.54 – Autres élément de revenu brut ».

Le type de frais professionnels est à renseigner dans la rubrique « S21.G00.54.001 »  en précisant leur caractère par les codes suivants :

07 – Frais professionnels remboursés au forfait

08 – Frais professionnels pris en charge par l’employeur

09 – Frais professionnels remboursés au réel

Quelques questions sur les frais professionnels

Voici quelques questions supplémentaires que vous pourriez vous poser à propos des frais professionnels.

Est-il possible de rembourser des frais professionnels sans justificatif ?

Il est possible de rembourser des frais professionnels sans justificatif sous forme d’allocation forfaitaire.

Les montants ne doivent pas dépasser un certain seuil définit par l’Urssaf. Vous pouvez trouver tous les seuils sur les pages suivantes:

Les frais professionnels à l’étranger peuvent-il être remboursés ?

 Oui, ils rentrent dans le cadre des indemnités de grand déplacement.

Un repas d’affaires peut-il être considéré comme un frais professionnel ?

Non, le repas entre dans le champ des frais d’entreprise.

Les frais engagés sont toujours exonérés de cotisations et en cas de déduction spécifique pour frais professionnels, il n’y a pas lieu de réintégrer le remboursement dans la base de cotisation.

A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.

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