Savoir calculer un solde de tout compte et connaรฎtre les impacts de celui-ci tant pour le salariรฉ que pour lโemployeur est capital pour un gestionnaire de paie.ย
Nous allons vous illustrer, dans cet article, ce que contient un solde de tout compte et quelles sont les formalitรฉs ร accomplir lors de la rupture du contrat de travail dโun salariรฉ.
Dans un premier temps, il est important de comprendre ce qu’est un solde de tout compte ainsi que ses formalitรฉs.
Nous verrons รฉgalement comment calculer un solde de tout compte en fonction des diffรฉrents contrats de travail existant.
Quโest-ce que le solde de tout compte ? Dรฉfinition !
Lors de la rupture du contrat de travail dโun salariรฉ, quel que soit le type de contrat, lโemployeur doit verser tous les รฉlรฉments de rรฉmunรฉration dus ร celui-ci ร la date de son dรฉpart effectif.
Quelles sont les formalitรฉs du solde de tout compte ?
Pour respecter le Code du travail, il est important de respecter plusieurs formalitรฉs lorsqu’on รฉtabli un solde de tout compte.
Quels sont les documents ร fournir au salariรฉ lors dโun solde de tout compte ?
Il y a plusieurs documents ร fournir au salariรฉ :
- Le reรงu pour solde de tout compte.
- La portabilitรฉ des garanties prรฉvoyance et frais de santรฉ.
- Le certificat de travail.
- Lโattestation Pรดle Emploi.
Faisons un point sur chacun de ces รฉlรฉments
Le reรงu pour solde de tout compte
Lโemployeur doit รฉtablir, au salariรฉ, un reรงu pour solde de tout compte ร lโoccasion de toute rupture du contrat de travail, en double exemplaire, dont un est remis au salariรฉ.
Ce document doit mentionner lโensemble des รฉlรฉments versรฉs au salariรฉ, ร lโoccasion de la rupture de son contrat de travail, quโils soient soumis ร cotisation comme le salaire brut ou les heures supplรฉmentaires ou exonรฉrรฉs de cotisations sociales comme une indemnitรฉ de transport ou une indemnitรฉ de licenciement.
Les รฉlรฉments mentionnรฉs dans le reรงu pour solde de tout compte peuvent aussi รชtre nรฉgatifs comme une retenue dโabsence ou la part salarial des titres restaurant.
Exemple de mention des รฉlรฉments de rรฉmunรฉration dans le solde de tout compte :
ร lโoccasion de la rupture du contrat de travail de M./Mme ………., les sommes suivantes font lโobjet du prรฉsent reรงu :
- โฆโฆ euros en paiement des salaires pour la pรฉriode du โฆ. au โฆ.
- โฆโฆ euros en paiement du 13รจme mois.
- โฆโฆ euros en paiement de lโindemnitรฉ compensatrice de congรฉs payรฉs.
- โฆโฆ euros en paiement dโindemnitรฉs de transport.
Soit aprรจs la retenue de cotisations salariales dโun montant โฆโฆ. Euros, M./Mme โฆโฆ. a perรงu(e) un montant total de โฆโฆeuros.
Le reรงu pour solde de tout compte doit รชtre signรฉ par le salariรฉ pour avoir une valeur libรฉratoire pour lโemployeur.
Le salariรฉ a toutefois la possibilitรฉ de dรฉnoncer, par lettre recommandรฉ, le reรงu pour solde de tout compte dans un dรฉlai de 6 mois suivant la signature. Il nโa pas lโobligation de justifier sa demande. Une fois passรฉ ce dรฉlai, le salariรฉ ne peut plus rรฉclamer un rappel de salaires concernant les sommes mentionnรฉs dans celui-ci.
Le salariรฉ a รฉgalement la possibilitรฉ de signer le reรงu et de mentionner sur celui-ci ยซ avec rรฉserves ยป. Cette mention a pour effet de ne pas rendre le reรงu libรฉratoire pour lโemployeur.
A lire รฉgalement:
- Rรฉduction Fillon: comment la calculer ?
- Comment traiter en paie les jours de fractionnement ?
- Comment calculer l’indemnitรฉ de licenciement ?
La portabilitรฉ des garanties prรฉvoyance et frais de santรฉ
Le salariรฉ qui quitte son entreprise peut continuer ร bรฉnรฉficier, sous certaines conditions, des garanties prรฉvoyance et frais de santรฉ souscrites par son entreprise au titre dโun contrat collectif. Ce dispositif nโentraรฎne aucune cotisation supplรฉmentaire pour le salariรฉ.
Le dispositif de portabilitรฉ est ouvert aux salariรฉs dont la rupture du contrat de travail ouvre le droit ร la prise en charge par lโassurance chรดmage. Il faut รฉgalement que le salariรฉ ait une durรฉe de cotisation suffisante pour pouvoir bรฉnรฉficier des allocations de chรดmage. Les motifs de rupture suivants sont concernรฉs par le dispositif :
- Fin dโun contrat ร durรฉe dรฉterminรฉe (y compris contrat dโapprentissage et contrat de professionnalisation).
- Licenciement (sauf faute lourde).
- Rupture conventionnelle.
- Rupture anticipรฉe dโun CDD ร lโinitiative de lโemployeur.
- Rupture dโun CDD ร objet dรฉfini.
- Dรฉmission ouvrant le droit aux allocations de chรดmage (pour suivre le conjoint par exemple).
- Rupture amiable dans le cadre dโun Plan de Sauvegarde de lโEmploi (PSE).
- Adhรฉsion dโun salariรฉ ร un Contrat de Sรฉcurisation Professionnelle (CSP).
Dโautres cas de rupture peuvent รฉgalement รชtre ouverts au dispositif, le principe de base รฉtant quโils doivent ouvrir le droit aux allocations de chรดmage.
Il faut รฉgalement que les droits aux garanties aient รฉtรฉ ouverts au salariรฉ par lโemployeur. Un salariรฉ qui aurait renoncรฉ ร la mutuelle ร son embauche ne peut pas bรฉnรฉficier de la portabilitรฉ pour la garantie ยซ frais de santรฉ ยป.
Les garanties sont maintenues ร compter du lendemain de la date de cessation dโactivitรฉ et pendant une durรฉe qui est calculรฉe en fonction de la durรฉe du dernier contrat de travail, ou le cas รฉchรฉant des derniers contrats de travail, sโils sont successifs, limitรฉe ร 12 mois.
La durรฉe est apprรฉciรฉe en mois entier supรฉrieur.
Exemple :
Un salariรฉ en contrat ร durรฉe dรฉterminรฉe du 1er aout au 15 novembre bรฉnรฉficie de la portabilitรฉ pendant 4 mois.
Le certificat de travail
Le certificat de travail doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :
- Date dโentrรฉe et date de sortie dans lโentreprise.
- Nature et qualification de lโemploi ou des emplois.
- Pรฉriode durant laquelle le ou les emplois ont รฉtรฉ tenus.
- Information sur le maintien des garanties prรฉvoyance et frais de santรฉ.
Il est interdit ร lโemployeur de mentionner dans le certificat de travail des informations qui peuvent รชtre prรฉjudiciables au salariรฉ comme le motif de rupture par exemple.
Lโattestation Pรดle Emploi
Lorsque quโun salariรฉ quitte lโentreprise, lโemployeur doit lui remettre une attestation destinรฉe ร Pรดle Emploi afin que le salariรฉ puisse faire valoir ses droits ร lโassurance chรดmage.
Cette attestation est envoyรฉe ร Pรดle Emploi via la DSN sous forme dโAttestation Employeur Dรฉmatรฉrialisรฉe (AED) par un signalement de fin de contrat de travail unique (FCTU).
Lโemployeur a alors la possibilitรฉ de tรฉlรฉcharger lโattestation en PDF, on parle alors dโAttestation Employeur Rematรฉrialisรฉe (AER) afin de la remettre au salariรฉ.
Doit-il รชtre remis en main propre ? Le recommandรฉ est-il possible ?
Le solde de tout compte doit รชtre remis en main propre.
Toutefois, en cas dโimpossibilitรฉ de remise en main propre, il est possible de lโenvoyer en lettre recommandรฉe avec accusรฉ de rรฉception.
Comment calculer le solde de tout compte ?
Le solde du tout compte correspond ร tous les รฉlรฉments de rรฉmunรฉration dรป au salariรฉ ร la date effective de son dรฉpart de lโentreprise.
Quelques exemples dโรฉlรฉments pouvant figurer dans le solde de tout compte :
Le salaire du mois
En cas de sortie en cours de mois, il faut opรฉrer un prorata du salaire en fonction du nombre dโheures travaillรฉes. La mรฉthode de retenue dโabsence prรฉconisรฉe par la Cour de Cassation est la retenue en heures rรฉelles. Cette mรฉthode consiste ร calculer la retenue pour absence selon la formule suivante :
Salaire mensuel / nombres d’heures rรฉelles du mois que le salariรฉ aurait dรป travailler X nombre d’heures d’absences du mois
Prorata de prime annuelle (13รจme mois, prime de vacances, โฆ) :
Le calcul doit รชtre effectuรฉ au prorata du temps de prรฉsence entre la date de dรฉbut de calcul de la prime et la date de sortie du salariรฉ.
Prime sur objectif :
Le montant est calculรฉ selon les modalitรฉs prรฉvues au contrat et /ou accord collectif.
Les รฉventuelles heures supplรฉmentaires et complรฉmentaires dues au salariรฉ :
Il sโagit notamment des heures supplรฉmentaires dues dans le cadre dโun accord de modulation du temps de travail.
Lโindemnitรฉ compensatrice de repos compensateur :
Il sโagit du paiement du solde du compteur de repos compensateur. Si vous souhaitez en savoir plus sur le repos compensateur et la mรฉthode de calcul de celui-ci, pensez ร aller lire notre article sur le sujet.
Lโindemnitรฉ compensatrice de congรฉs payรฉs :
Il sโagit du paiement des soldes de congรฉs payรฉs acquis sur la pรฉriode prรฉcรฉdente et sur la nouvelle pรฉriode.
Sauf dispositions conventionnelles contraires, la pรฉriode dโacquisition des congรฉs payรฉs va du 01/06 au 31/05 de lโannรฉe suivante.
Il faut toujours comparer la mรฉthode du maintien de salaire et du 10รจme afin de dรฉterminer le taux journalier ร appliquer.
Lโindemnitรฉ compensatrice de prรฉavis :
Cette indemnitรฉ est due dans le cas oรน lโemployeur dispense le salariรฉ dโeffectuer son prรฉavis dans les cas prรฉvus par la loi.
Lโindemnitรฉ de rupture :
Indemnitรฉ de licenciement, indemnitรฉ de rupture conventionnelle, indemnitรฉ de fin contrat, indemnitรฉ de dรฉpart ร la retraite… etc.
ร lire รฉgalement:
- Comment traiter la cession sur salaire ?
- Comment calculer la prime d’anciennetรฉ ?
- Comment traiter en paie la saisie sur salaire ?
Exemple de calcul pour un CDI
Un salariรฉ en CDI dรฉmissionne le 15/03. Son salaire mensuel est de 2 000 euros. Il bรฉnรฉficie dโun 13รจme mois.
Il lui reste 6 jours de congรฉs payรฉs ouvrables acquis sur la pรฉriode prรฉcรฉdente et il a acquis 24 jours de congรฉs payรฉs ouvrables sur la pรฉriode en cours.
La mรฉthode du maintien de salaire pour le calcul des congรฉs payรฉs est plus favorable au salariรฉ.
Le nombre dโheures rรฉelles sur ce mois est de 147 heures. Par ailleurs, il bรฉnรฉficie de titres restaurant.
Salaire mensuel | 2000 euros |
Retenue pour dรฉpart en cours de mois | 2000/147X70 = – 952.38 |
Indemnitรฉ de congรฉs payรฉs | 2000/26X30 = 2307.69 |
Prime 13รจme mois | 2000/365X74 = 405,48 |
Titre restaurant | 11 titres ร 3.60 โฌ soit -39.60 |
Exemple de calcul pour un CDD
Une salariรฉe est en contrat ร durรฉe dรฉterminรฉe du 01/02 au 15/04. Son salaire mensuel est de 2200 euros.
Elle bรฉnรฉficie dโune prime exceptionnelle de 500 euros. Elle a acquis 7 jours de congรฉs payรฉs ouvrables sur la pรฉriode en cours. La mรฉthode du maintien pour le calcul des congรฉs payรฉs est plus favorable. Le nombre dโheures rรฉelles sur ce mois est de 154 heures.
La mรฉthode du maintien pour le calcul des congรฉs payรฉs est plus favorable. Le nombre dโheures rรฉelles sur ce mois est de 154 heures.
Salaire mensuel | 2200 |
Retenue pour dรฉpart en cours de mois | 2200/154X91 = – 1300 |
Indemnitรฉ de congรฉs payรฉs | 2200/26X7 = 592.31 |
Prime exceptionnelle | 500 |
Indemnitรฉ de fin de contrat | 10 % du salaire brut perรงu depuis le dรฉbut de son contrat (hors indemnitรฉ compensatrice de congรฉs payรฉs) soit 5800 X 10% = 580 |
Quelques questions sur le solde de tout compte
Voici dรฉsormais quelques rรฉponses aux questions les plus frรฉquemment posรฉes par les gestionnaire de paie.
Faut-il faire un solde de tout compte ร un apprenti qui est embauchรฉ en CDI suite ร son contrat d’apprentissage ?
![solde-tout-compte-apprenti-embauche](https://culture-rh.com/wp-content/uploads/2019/07/solde-tout-compte-apprenti-embauche-e1564477627331.png)
Le contrat dโapprentissage est un contrat ร durรฉe dรฉterminรฉe ยซ particulier ยป. Tout comme le contrat ร durรฉe dรฉterminรฉe, lโemployeur nโa donc pas lโobligation dโeffectuer un solde de tout compte ร lโapprenti qui est embauchรฉ en CDI suite ร son contrat.
Toutefois, pour des raisons techniques, il est conseillรฉ dโeffectuer ce solde de tout compte car, en cas de dรฉpart ultรฉrieur du salariรฉ, il faudra lui produire une attestation Employeur destinรฉ ร Pรดle Emploi pour sa pรฉriode en contrat dโapprentissage qui devra รชtre faite manuellement et non pas en DSN si elle nโest pas produite au moment du passage en CDI.
Concernant les congรฉs payรฉs, si le solde de tout compte est effectuรฉ, les congรฉs payรฉs seront valorisรฉs sur le salaire dโapprenti avec un rรฉgime social avantageux alors que dans le cas contraire si un report est effectuรฉ, les congรฉs payรฉs seront valorisรฉs sur le salaire en CDI.
Y a-t-il des dispositions particuliรจres pour un dรฉpart ร la retraite ?
Pour un dรฉpart ร la retraite, il nโest pas nรฉcessaire dโenvoyer une Attestation Employeur destinรฉe ร Pole Emploi.
Les jours dโanciennetรฉ peuvent-ils รชtre ajoutรฉs au solde de tout compte ?
Oui, il faut payer les jours de congรฉs dโanciennetรฉ au mรชme titre que les congรฉs payรฉs lรฉgaux.
Pour les rรจgles de proratisation, il faut se rรฉfรฉrer ร la convention collective applicable et/ou ร lโaccord collectif.
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Je participeQue faire si vous nโavez pas reรงu votre solde de tout compte ?
En cas de non rรฉception du solde de tout compte, qui doit รชtre รฉtabli ร la date de sortie effective du salariรฉ (et non physique), le salariรฉ doit mettre en demeure lโemployeur de produire les documents.