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Solde de tout compte : comment le calculer ? CDD, CDI, apprentissage… Tout savoir !

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Savoir calculer un solde de tout compte et connaître les impacts de celui-ci tant pour le salarié que pour l’employeur est capital pour un gestionnaire de paie. 

Nous allons vous illustrer dans cet article ce que contient un solde de tout compte et quels sont les formalités à accomplir lors de la rupture du contrat de travail d’un salarié.

Dans un premier temps, il est important de comprendre ce qu’est un solde de tout compte ainsi que ses formalités.

Nous verrons également comment calculer un solde de tout compte en fonction des différents contrats de travail existant.

Qu’est-ce que le solde de tout compte ? Définition !

Lors de la rupture du contrat de travail d’un salarié, quel que soit le type de contrat, l’employeur doit verser au salarié tous les éléments de rémunération dus à celui-ci à la date de son départ effectif.

Quels sont les formalités du solde de tout compte ?

Pour respecter le code du travail, il est important de respecter plusieurs formalités lorsqu’on établi un solde de tout compte.

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Quels sont les documents à fournir au salarié lors d’un solde de tout compte ?

Il y a plusieurs documents à fournir au salarié:

  • Le reçu pour solde de tout compte
  • La portabilité des garanties prévoyance et frais de santé
  • Le certificat de travail
  • L’attestation Pôle Emploi

Faisons un point sur chacun de ces éléments

Le reçu pour solde de tout compte

L’employeur doit établir au salarié, un reçu pour solde de tout compte à l’occasion de toute rupture du contrat de travail, en double exemplaire, dont un est remis au salarié.

Ce document doit mentionner l’ensemble des éléments versés au salarié, à l’occasion de la rupture de son contrat de travail, qu’ils soient soumis à cotisation comme le salaire brut ou les heures supplémentaires ou exonéré de cotisations sociales comme une indemnité de transport ou une indemnité de licenciement.

Les éléments mentionnés dans le reçu pour solde de tout compte peuvent aussi être négatifs comme une retenue d’absence ou la part salarial des titres restaurant.

Exemple de mention des éléments de rémunération dans le solde de tout compte :

A l’occasion de la rupture du contrat de travail de M./Mme ………., les sommes suivantes font l’objet du présent reçu :

  • …… euros en paiement des salaires pour la période du …. au ….
  • …… euros en paiement du 13ème mois
  • …… euros en paiement de l’indemnité compensatrice de congés payés
  • …… euros en paiement d’indemnités de transport

Soit après la retenue de cotisations salariales d’un montant ……. Euros, M./Mme  ……. a perçu(e) un montant total de ……euros.

Le reçu pour solde de tout compte doit être signé par le salarié pour avoir une valeur libératoire pour l’employeur.

Le salarié a toutefois la possibilité de dénoncer, par lettre recommandé,  le reçu pour solde de tout compte dans un délai de 6 mois suivant la signature. Il n’a pas l’obligation de justifier sa demande. Une fois passé ce délai, le salarié ne peut plus réclamer un rappel de salaires concernant les sommes mentionnés dans celui-ci.

Le salarié a également la possibilité de signer le reçu et de mentionner sur celui-ci « avec réserves ». Cette mention a pour effet de ne pas rendre le reçu libératoire pour l’employeur.

Lire également:

La portabilité des garanties prévoyance et frais de santé

Le salarié qui quitte son entreprise peut continuer à bénéficier, sous certaines conditions, des garanties  prévoyance et frais de santé  souscrites par son entreprise au titre d’un contrat collectif. Ce dispositif n’entraîne aucune cotisation supplémentaire pour le salarié.

Le dispositif de portabilité est ouvert aux salariés dont la rupture du contrat de travail ouvre le droit à la prise en charge par l’assurance chômage. Il faut également que le salarié ait une durée de cotisation suffisante pour pouvoir bénéficier des allocations de chômage. Les motifs de rupture suivants sont concernés par le dispositif :

  • Fin d’un contrat à durée déterminée (y compris contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation)
  • Licenciement (sauf faute lourde)
  • Rupture conventionnelle
  • Rupture anticipée d’un CDD à l’initiative de l’employeur
  • Rupture d’un CDD à objet défini
  • Démission ouvrant le droit aux allocations de chômage (pour suivre le conjoint par exemple)
  • Rupture amiable dans le cadre d’un Plan de Sauvegarde de l’Emploi (PSE)
  • Adhésion d’un salarié à un Contrat de Sécurisation Professionnelle (CSP)

D’autres cas de rupture peuvent également être ouverts au dispositif, le principe de base étant qu’ils doivent ouvrir le droit aux allocations de chômage.

Il faut également que les droits aux garanties aient été ouverts au salarié par l’employeur. Un salarié qui aurait renoncé à la mutuelle à son embauche ne peut pas bénéficier de la portabilité pour la garantie « frais de santé ».

Les garanties sont maintenues à compter du lendemain de la date de cessation d’activité et pendant une durée qui est calculée en fonction de la durée du dernier contrat de travail, ou le cas échéant des derniers contrats de travail, s’ils sont successifs, limitée à 12 mois.

La durée est appréciée en mois entier supérieur.

 Exemple :

Un salarié en contrat à durée déterminée  du 1er aout au  15 novembre bénéficie de la portabilité pendant 4 mois.

Le certificat de travail

Le certificat de travail doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :

  • Date d’entrée et date de sortie dans l’entreprise
  • Nature et qualification de l’emploi ou des emplois
  • Période durant laquelle le ou les emplois ont été tenus
  • Information sur le maintien des garanties prévoyance et frais de santé

Il est interdit à l’employeur de mentionner dans le certificat de travail des informations qui peuvent être préjudiciables au salarié comme le motif de rupture par exemple.

L’attestation Pôle Emploi

Lorsque qu’un salarié quitte l’entreprise, l’employeur doit lui remettre une attestation destinée à Pôle Emploi  afin que le salarié puisse faire valoir ses droits à l’assurance chômage.

Cette attestation est envoyée à Pôle Emploi via la DSN sous forme d’Attestation Employeur Dématérialisée (AED) par un signalement de fin de contrat de travail.

L’employeur a alors la possibilité de télécharger l’attestation en PDF, on parle alors d’Attestation Employeur Rematérialisée (AER) afin de la remettre au salarié.

En cas d’anomalies bloquantes ou rejet après dépôt du signalement d’évènement par la DSN, l’employeur a toujours la possibilité de procéder via l’ancienne méthode déclarative c’est à dire en saisissant manuellement l’attestation de salaire sur le site internet Net-Entreprise.

Doit-il être remis en main propre ? Le recommandé est-il possible ?

Le solde de tout compte doit être remis en main propre.

Toutefois, en cas d’impossibilité de remise en main propre, il est possible de l’envoyer en lettre recommandée avec accusé de réception.

Comment calculer le solde de tout compte ?

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Le solde du tout compte correspond à tous les éléments de rémunération dû au salarié à la date effective de son départ de l’entreprise.

Quelques exemples d’éléments pouvant figurer dans le solde de tout compte :

Le Salaire du mois

En cas de sortie en cours de mois, il faut opérer un prorata du salaire en fonction du nombre d’heures travaillées. La méthode de retenue d’absence préconisée par la Cour de Cassation est la retenue en heures réelles. Cette méthode consiste à calculer la retenue pour absence selon la formule suivante :

Salaire mensuel / nombres d’heures réelles du mois que le salarié aurait dû travailler X nombre d’heures d’absences du mois

Prorata de prime annuelle (13ème mois, prime de vacances, …) :

Le calcul doit être effectué au prorata du temps de présence entre la date de début de calcul de la prime et la date de sortie du salarié.

Prime sur objectif :

Le montant est calculé selon les modalités prévues au contrat et /ou accord collectif

Les éventuelles heures supplémentaires et complémentaires dues au salarié :

Il s’agit notamment des heures supplémentaires dus dans le cadre d’un accord de modulation du temps de travail.

L’indemnité compensatrice de repos compensateur :

Il s’agit du paiement du solde du compteur de repos compensateur. Si vous souhaitez en savoir plus sur le repos compensateur et la méthode de calcul de celui-ci, pensez à aller lire notre article sur le sujet.

L’indemnité compensatrice de congés payés :

Il s’agit du paiement des soldes de congés payés acquis sur la période précédente et sur la nouvelle période.

Sauf dispositions conventionnelles contraires, la période d’acquisition des congés payés va du 01/06 au 31/05 de l’année suivante.

Il faut toujours comparer la méthode du maintien de salaire et du 10ème afin de déterminer le taux journalier à appliquer.

L’indemnité compensatrice de préavis :

Cette indemnité est due dans le cas où l’employeur dispense le salarié d’effectuer son préavis dans les cas prévus par la loi.

L’indemnité de rupture :

Indemnité de licenciement, indemnité de rupture conventionnelle, indemnité de fin contrat, indemnité de départ à la retraite… etc.

Lire également:

Exemple de calcul pour un CDI

Un salarié en CDI démissionne le 15/03. Son salaire mensuel est de 2 000 euros. Il bénéficie d’un 13ème mois.

Il lui reste 6 jours de congés payés ouvrables acquis sur la période précédente  et il a acquis 24 jours de congés payés ouvrables sur la période en cours.

La méthode du maintien de salaire pour le calcul des congés payés est plus favorable au salarié.

Le nombre d’heures réelles sur ce mois est de 147 heures. Par ailleurs, il bénéficie de titres restaurant.

Salaire mensuel  2000 euros
Retenue pour départ en cours de mois 2000/147X70 = – 952.38
Indemnité de congés payés 2000/26X30 = 2307.69
Prime 13ème mois 2000/365X74 = 405,48
Titre restaurant 11 titres à 3.60 € soit -39.60

Exemple de calcul pour un CDD

Une salariée est en contrat à durée déterminée du 01/02 au 15/04. Son salaire mensuel est de 2200 euros.

Elle bénéficie d’une prime exceptionnelle de 500 euros. Elle a acquis 7 jours de congés payés ouvrables sur la période en cours. La méthode du maintien pour le calcul des congés payés est plus favorable. Le nombre d’heures réelles sur ce mois est de 154 heures.

La méthode du maintien pour le calcul des congés payés est plus favorable. Le nombre d’heures réelles sur ce mois est de 154 heures.

Salaire mensuel  2200
Retenue pour départ en cours de mois 2200/154X91 = – 1300
Indemnité de congés payés 2200/26X7 = 592.31
Prime exceptionnelle 500
Indemnité de fin de contrat 10 % du salaire brut perçu depuis le début de son contrat (hors indemnité compensatrice de congés payés) soit 5800 X 10% = 580

Quelques questions sur le solde de compte

Voici désormais quelques réponses aux questions les plus fréquemment posées par les gestionnaire de paie

Faut-il faire un solde de tout compte à un apprenti qui est embauché en CDI suite à son contrat d’apprentissage ?

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Le contrat d’apprentissage est un contrat à durée déterminée « particulier ». Tout comme le contrat à durée déterminée, l’employeur n’a donc pas l’obligation d’effectuer un solde de tout compte à l’apprenti qui est embauché en CDI suite à son contrat.

Toutefois, pour des raisons techniques, il est conseillé d’effectuer ce solde de tout compte car, en cas de départ ultérieur du salarié, il faudra lui produire une attestation Employeur destiné à Pôle Emploi pour sa période en contrat d’apprentissage qui devra être faite manuellement et non pas en DSN si elle n’est pas produite au moment du passage en CDI.

Concernant les congés payés, si le solde de tout compte est effectué, les congés payés seront valorisés sur le salaire d’apprenti avec un régime social avantageux alors que dans le cas contraire si un report est effectué, les congés payés seront valorisés sur le salaire en CDI.

Y-a-t-il des dispositions particulières pour un départ à la retraite ?

Pour un départ à la retraite, il n’est pas nécessaire d’envoyer une Attestation Employeur destiné à Pole Emploi.

Les jours d’ancienneté peuvent-ils être ajoutés au solde de tout compte ?

Oui, il faut payer les jours de congés d’ancienneté au même titre que les congés payés légaux.

Pour les règles de proratisation, il faut se référer à la convention collective applicable et/ou à l’accord collectif.

Que faire si vous n’avez pas reçu votre solde de tout compte ?

En cas de non réception du solde de tout compte, qui doit être établi à la date de sortie effective du salarié (et non physique), le salarié doit mettre en demeure l’employeur de produire les documents.

A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.

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