Imposer des congés : quelles sont les règles ? Délais ? Refus du salarié ?

Le droit au congé est un droit accordé au salarié par l’employeur. Ce principe est encadré par le Code du travail. 

En effet, selon l’article L.3141-1 du Code du travail, tous les salariés du secteur privé ont droit à des congés payés annuels. L’octroi des congés est une obligation imputant à l’employeur : il est donc tenu de prendre les mesures nécessaires afin que les salariés puissent en bénéficier. 

De même, l’organisation des congés relève de la responsabilité de l’employeur. Ce dernier est en droit d’imposer les dates de congés à ses salariés, à condition de respecter les règles prévues par le Code du travail.  

Ainsi, le salarié souhaitant poser ses congés devra préalablement consulter l’employeur : celui-ci sera libre de fixer, mais également modifier les dates de prise des congés. Toutefois, la modification des dates de congés par l’employeur est assortie de limites.  

En effet, le Code du travail regroupe des dispositions législatives et réglementaires protectrices des intérêts du salarié. C’est la raison pour laquelle la législation encadre strictement les règles relatives au respect des dates de congés, en imposant un délai d’information à respecter par l’employeur en cas de modification des dates de congés. 

Toutefois, le Gouvernement, souhaitant faire face aux conséquences économiques et sociales engendrées par l’épidémie du Coronavirus, est venu apporter des modifications concernant le délai à respecter par l’employeur en matière de modification des congés payés. Cette dérogation aux règles fixées par le Code du travail ne s’applique que pour une durée limitée. 

Quelles sont les règles encadrant la prise de congés payés ?

Le caractère obligatoire de la prise de congés

Les modalités de prise des congés sont encadrées par le Code du travail. Le Code du travail prévoit que l’employeur a l’obligation d’accorder des congés à ses salariés. En effet, tous les salariés bénéficient de 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. La durée totale des congés payés ne peut excéder 30 jours ouvrables, conformément à l’article L.3141-3 du Code du travail. 

Corrélativement, le salarié a l’obligation de prendre ses congés. Il lui est formellement interdit de réclamer une indemnisation à l’employeur en échange de ses congés payés. En effet, l’octroi de congés est une obligation incombant à l’employeur. Les congés annuels constituent un droit au repos qu’il revient à l’employeur de faire respecter par ses salariés. 

Ainsi, si l’employeur a respecté les obligations lui incombant, les congés non pris par le salarié seront perdus. Il est important de retenir que le versement d’une indemnité compensatrice ne pourra suppléer la prise effective des congés. 

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La fixation de l’ordre des départs en congés

Le Code du travail prévoit des règles de détermination de la période de prise des congés, mais également de l’ordre des départs en congé. 

Ainsi, conformément à l’article L.3141-16 du Code du travail, un accord d’entreprise ou d’établissement fixe l’ordre des départs en congé des salariés pendant la période de prise des congés. En l’absence d’accord, l’ordre des départs en congé est défini par l’employeur, après avis du Comité social et économique, en tenant compte des critères légaux suivants :  

• L’ancienneté du salarié au sein de l’entreprise.
• L’existence d’une éventuelle activité professionnelle chez un autre employeur.
• La situation de famille du salarié.
• Les possibilités de congé de son conjoint (ou partenaire lié par un PACS).
• La présence au sein de son foyer d’une personne handicapée ou d’une personne âgée en perte d’autonomie. 

D’autres critères que ceux prévus par la loi peuvent également être pris en compte :  

• Lorsque deux salariés mariés ou pacsés travaillent au sein de la même entreprise, ces derniers pourront obtenir des dates communes de congés.
• Les parents d’enfants scolarisés sont prioritaires sur les autres pour prendre leurs congés pendant les périodes de vacances scolaires. 

Enfin, l’ordre des départs en congé devra être communiqué à chaque salarié 1 mois avant son départ. 

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Les modalités de prise des congés payés

Conformément à l’article L.3141-17 du Code du travail, les congés payés sont pris selon le principe suivant : la durée des congés pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables. Ainsi, les jours acquis au-delà de 24 jours seront pris à part.  

Cependant, certains salariés sont autorisés à déroger à ce principe :  

• Les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières (les salariés étrangers).
• Les salariés ayant, au sein de leur foyer, la charge d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.  

Lorsque le congé ne dépasse pas 12 jours ouvrables, il doit être pris en continu. En revanche, lorsque le congé est d’une durée supérieure à 12 jours ouvrables, il peut être pris en plusieurs fois avec l’accord du salarié. Une des périodes de congés doit au moins être égale à 12 jours continus, compris entre 2 jours de repos hebdomadaires. 

Ces 12 jours sont pris à une période fixée par accord d’entreprise ou par accord d’établissement. En l’absence d’accord, ils doivent être pris entre le 1^er mai et le 31 octobre. 

Le Code du travail encadre la période et l’ordre des départs en congés, tout en veillant à prendre en compte les intérêts du salarié. Ainsi, l’employeur peut imposer les dates de congés payés dans certains cas particuliers. 

L’employeur peut-il imposer les dates de congés payés à ses salariés ?

Les cas particuliers autorisant l’employeur à imposer les dates de congés

Une fois l’ordre et les dates de départ en congé fixés, l’employeur peut être amené à les modifier. Il existe des cas particuliers autorisant l’employeur à imposer les dates de congés à ses salariés. Ainsi, l’employeur peut imposer au salarié : 

• Une certaine période de congés : afin d’organiser les congés au sein de l’entreprise, l’employeur impose la période de prise de congés pendant laquelle les salariés posent leurs congés. Cette période est, en principe, fixée par accord d’entreprise ou d’établissement.  
  À défaut, l’employeur pourra fixer cette période plus ou moins librement, en incluant obligatoirement la période légale du 1^er mai au 31 octobre. 
   
• La prise des congés au cours de la fermeture de l’entreprise : l’employeur peut fixer collectivement des dates de congés. Ainsi, il devra imposer la prise de congés aux salariés au cours de la fermeture de l’entreprise, sous réserve de consulter préalablement le Comité social et économique. 
  Cependant, selon l’article L.3141-31, si la fermeture excède la durée légale des congés, l’employeur sera tenu de verser à ses salariés une indemnisation au moins égale à l’indemnité de congés payés. 
   
• L’ordre des départs en congés par roulement : lorsque plusieurs salariés souhaitent poser leurs congés durant la même période, l’accord d’entreprise ou d’établissement déterminera l’ordre des départs. À défaut, l’employeur peut décider de fixer l’ordre des départs en congés par roulement, en prenant en compte les critères de priorité évoqués précédemment. 

Néanmoins, la possibilité pour l’employeur de modifier les dates de congés comporte des limites. En effet, celui-ci devra respecter un délai de prévenance, imposé par le Code du travail.  

Quels sont les délais à respecter par l’employeur ?

Par principe, l’employeur et le salarié doivent respecter l’ordre et les dates de congés qui ont été fixés. 

Toutefois, selon l’article L.3141-16 du Code du travail, l’employeur peut modifier l’ordre et les dates de départ en congés jusqu’à 1 mois avant la date de départ initialement prévue, sauf circonstances exceptionnelles. L’employeur ne peut invoquer des circonstances exceptionnelles qu’en cas de modification des dates de départ déjà fixées. 

Ainsi, il appartient aux juges du fond de vérifier que la modification tardive des congés est justifiée par des circonstances exceptionnelles. 

Constituent une circonstance exceptionnelle : 

• La mise en redressement judiciaire d’une entreprise.
• La nécessité de remplacer un salarié brutalement décédé. 

Le délai de prévenance permet donc d’informer le salarié de la modification par l’employeur de ses dates de congés. Ce délai doit être respecté par l’employeur, sous peine de devoir indemniser le salarié qui n’aurait pas pris ses congés.  

Afin d’apprécier si ce délai est respecté, la date à prendre en compte est celle de la réception de la lettre de modification (Cass. Soc. 4 mars 2003 n°00-45.410). 

Par ailleurs, selon l’article D.3141-5 du Code du travail, l’employeur a l’obligation d’informer le salarié de la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture, sous peine de devoir indemniser le salarié qui n’aurait pas pris ses congés. Ce dernier sera informé par voie d’affichage dans les locaux accessibles aux salariés. 

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Le salarié peut-il refuser des congés imposés par l’employeur ?

Le salarié peut refuser une modification tardive et non justifiée des congés, uniquement si l’employeur n’a pas respecté les règles d’informations prévues par la loi. En effet, s’il existe des circonstances exceptionnelles, son refus ne sera pas justifié et pourra constituer une faute de nature à justifier une sanction, voire une cause réelle et sérieuse de licenciement. 

Le départ anticipé ou le retour tardif de congés du salarié peut également justifier un licenciement pour cause réelle et sérieuse ou pour faute grave.  

En revanche, le départ en congé du salarié sans autorisation de l’employeur n’est pas fautif lorsque ce dernier n’a pas respecté ses obligations d’organisation des congés et d’information des salariés. 

Ainsi, en cas de litige relatif à la prise de congés, il incombe à l’employeur de prouver qu’il a satisfait à ses obligations d’information des salariés sur la période de prise des congés et sur l’ordre des départs de manière à leur permettre de prendre effectivement leurs congés (Cass. Soc. 9 mai 2019 n°17-27.448). À défaut, il sera condamné à réparer le préjudice subi par le salarié.