Droit Social

Règlement intérieur d’entreprise : quand le mettre en place, comment le rédiger ?

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Au sein d’une entreprise, il existe de nombreuses règles applicables : la convention collective, le contrat de travail, les accords d’entreprise et le Règlement Intérieur.

Le Règlement Intérieur est peut-être le document le plus connu par les salariés car l’on peut y trouver notamment des règles relatives à la discipline, à l’hygiène et la sécurité.

Ce document est-il obligatoire dans toutes les entreprises ? A quoi sert-il et comment le rédige-t-on ?

Dans le présent article, nous nous proposons d’aborder toutes ces questions.

Quand mettre en place un règlement intérieur en entreprise ?

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Le Règlement Intérieur doit obligatoirement être mis en place dans les entreprises ayant un effectif habituel de 20 salariés.

Les entreprises nouvellement créées et occupant un tel effectif disposent de 3 mois pour engager la rédaction du Règlement Intérieur.

Les entreprises ayant un effectif moindre peuvent décider de le mettre en place volontairement. Dans ce cas, elles devront respecter toutes les règles légales applicables au contenu et à l’adoption d’un Règlement Intérieur.

Une fois le Règlement intérieur mis en place dans l’entreprise, il devra s’appliquer à tous les salariés de l’entreprise. Les règles relatives à l’hygiène et à la sécurité seront également appliquées aux personnes extérieures à l’entreprise tels que les prestataires extérieurs par exemple.

Ce document est essentiel dans la vie d’une entreprise car il édicte notamment les règles de discipline à respecter. En effet, si un salarié enfreint les règles de l’entreprise, il sera possible de le sanctionner selon les sanctions prévues dans le Règlement Intérieur.

Voyons dans le paragraphe suivant quelles sont les clauses que doivent obligatoirement contenir un Règlement Intérieur et à l’inverse quelles sont les clauses interdites.

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Que doit contenir un Règlement Intérieur d’entreprise ?

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Le règlement intérieur doit contenir exclusivement les dispositions suivantes :

-celles relatives à l’hygiène et à la sécurité : il s’agit de consignes de sécurité que doivent respecter les salariés pour leur propre sécurité et leur santé et pour celles des autres collaborateurs.

Seront inscrites ici, toutes les règles relatives à la règlementation de l’hygiène telles que des mesures sur l’interdiction de prendre son repas à son bureau, l’interdiction de consommer des drogues et boissons alcoolisées dans l’enceinte de l’entreprise, l’interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise ou encore l’obligation de port d’équipement de protection de travail.

-celles relatives à la discipline : ici, l’employeur fixera toutes les règles disciplinaires à respecter et y inscrira notamment l’échelle des sanctions.

Nous vous préconisons de bien penser à insérer l’échelle des sanctions dans le Règlement Intérieur car cela permettra de sanctionner selon les sanctions choisies en cas de non-respect du Règlement Intérieur de la part de l’un de vos salariés.

A titre d’illustration pourront figurer des mesures relatives au respect des horaires applicables dans l’entreprise, le fait de ne pouvoir introduire de personnes étrangères à l’entreprise sans autorisation, à l’usage des locaux dans l’entreprise, à l’usage du matériel fournis par l’entreprise.

-celles relatives au droit à la défense du salarié : seront rappelées ici les règles légales et conventionnelles applicables en la matière.

Nous pourrons ainsi y voir des règles rappelant qu’une sanction doit être proportionnée et motivée, qu’un entretien préalable est obligatoire pour les sanctions dites graves.

-celles relatives au harcèlement moral, sexuel et agissements sexistes : le règlement intérieur devra retranscrire les dispositions du Code du travail relatives au harcèlement moral, sexuel et aux agissements sexistes.

– clauses exclues : En dehors de ces thèmes, le règlement intérieur ne peut pas aborder d’autres clauses. Pour cela, il faudra, selon la nature des autres thèmes, les insérer soit dans le contrat de travail, soit dans une note de service, soit dans un accord collectif. Il peut s’agir par exemple de clauses relatives à la période d’essai ou à la rémunération.

Les règles ne relevant pas du domaine exclusif imposés par le Code du Travail, ne seront pas opposables aux salariés.

Quelles clauses sont interdites ?

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Les clauses qui sont interdites dans le Règlement Intérieur sont notamment les suivantes :

-celles qui sont contraires aux Lois et Libertés fondamentales : à titre d’exemple, des clauses interdisant le mariage, d’adopter un type de coiffure ou encore des clauses imposant d’indiquer la profession du conjoint sont strictement interdites car contraires à des libertés fondamentales.

-celles qui restreignent la liberté religieuse ou qui impose d’afficher une religion ;

-celles qui seraient discriminatoires ;

-celles qui mettraient en place des sanctions pécuniaires.

Adoption du Règlement Intérieur : quelle procédure suivre ?

Le Règlement Intérieur doit obligatoirement être rédigé en français par l’employeur. Il s’agit en effet d’un acte unilatéral de l’employeur qu’il met en place dans le cadre de son pouvoir d’organisation.

Consultation des membres du CSE

Avant d’être mis en place, le Règlement Intérieur doit obligatoirement être soumis à l’avis des membres du CSE. Cet avis a un effet consultatif.

En cas de carence d’institution représentative du personnel, l’employeur peut mettre en place le Règlement Intérieur sans consultation, à condition d’être en mesure de pouvoir justifier la carence via un procès-verbal de carence.

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Contrôle de l’inspecteur du travail

L’employeur doit obligatoirement transmettre le Règlement Intérieur, auquel est joint l’avis des membres du CSE ou à défaut le PV de carence, à l’inspecteur du travail.

L’inspecteur du travail aura pour mission de vérifier le contenu du Règlement Intérieur. A ce titre, il est en droit demander le retrait ou la modification du Règlement Intérieur.

 Si l’inspecteur ne transmet pas de décision écrite après communication du Règlement Intérieur, l’employeur pourra l’appliquer au sein de l’entreprise. Etant entendu que l’Inspecteur a un droit de contrôle permanent, il peut donc à tout moment contrôler le contenu du Règlement Intérieur.

Entrée en vigueur, dépôt et publicité du Règlement Intérieur

Le Règlement Intérieur doit prévoir une date d’entrée en vigueur qui doit être postérieure d’un mois à la dernière formalité de dépôt.

Le Règlement Intérieur doit également être déposé au secrétariat -greffe du Conseil des prud’hommes dont dépend l’entreprise.

Le Règlement Intérieur d’entreprise doit être porté à la connaissance des salariés par tous moyens. En pratique, celui-ci est affiché dans les locaux de l’entreprise et accessible facilement auprès du service ressources humaines.

Quelques questions récurrentes sur le Règlement intérieur

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Le règlement intérieur peut-il être modifié ? Comment ?

Oui, le Règlement peut être modifié par l’employeur.

Dans ce cas, toute modification devra respecter la procédure applicable à l’élaboration du règlement intérieur, à savoir : consultation obligatoire des membres du CSE, communication à l’inspecteur du travail, dépôt au conseil des prud’hommes et publicité par tout moyen via affichage par exemple.

Qui rédige le règlement intérieur ?

Le réglement intérieur est rédigé par l’employeur dans le cadre de son pouvoir d’organisation. Cela peut être fait par un représentant de l’employeur. En pratique, ce sera le service RH.

Règlement intérieur et RGPD: quelle conséquence ?

Depuis 2018, l’employeur doit informer les salariés de façon claire et précise sur le traitement de leur données personnelles.

Cette information peut se faire via le Réglement intérieur. Vous n’êtes donc pas obligé d’insérer une clause relative à la RGPD dans votre régelement intérieur.

Si vous souhaitez insérer une telle clause, il convient de savoir que l’information sur la RGPD doit contenir :

  • les modalités de traitements des données personnelles,
  • les coordonnées du responsable de traitement des données ou du délégué à la protection des données,
  • la catégorie des données concernées;
  • la durée de conservation des données personnelles,
  • le rappel des droits du salariés sur ses données personnelles et les modalités d’exercice de ce droit,
  • le destinataire des données,
  • la possibilité de transférer les données à un tiers.

Cette information RGPD doit se faire au moment de la collecte des informations ou bien dans un délai d’un mois suivant la collecte des informations auprès d’un tiers.

Règlement intérieur sans CSE: comment ça marche ?

Le Réglement intérieur est un acte unilatéral de l’employeur obligatoire dans les entreprise d’au moins 20 salariés. Il est possible de le mettre en place dans des entreprises de moins de 20 salariés de façon volontaire.

Nous avons plus haut que le réglement intérieur doit recueillir l’avis des membre du CSE. Toutefois, que faire en l’abence de CSE?

En l’absence de CSE ou en cas de carence de CSE, il est possible de mettre en place le Règlement Intérieur sans consultation, à condition d’être en mesure de pouvoir justifier la carence via un procès-verbal de carence.

Quelle différence avec une charte d’entreprise ?

La principale différence avec une charte d’entreprise sera le contenu, à savoir qu’un réglement intérieur traitera obligatoirement des règles relatives à l’hygiène, la santé, la sécurité, la discipline et droit de la défense du salarié, le harcèlement sexuel, le harcèlement moral et agissements sexuels.

Une charte quant à elle, fera le plus souvent référence à l’idéologie de l’entreprise ou ses valeurs. Parfois elle sera plus spécifique et portera sur tout ce qui à trait à l’informatique par exemple.

Il est à noter que si une charte ou une note de service traite de sujets relevant du réglement intérieur, elle devra, pour être valable et opposable aux salariés, suivre la même procédure que le réglement intérieur : consultation CSE, envoi à l’inspecteur du travail et Conseil des prod’hommes.

A propos de l'auteur

Alexandra Congré

Après un Master II Professionnel de Juriste en Droit Social obtenu à l’Université de Paris 1 Panthéon Sorbonne, j’ai exercé le métier de juriste en droit social pendant 13 ans.

Au cours de cette expérience, j’ai conseillé et accompagné les opérationnels (PDG, DRH, RRH, Directeurs des Relations Sociales, Directeurs, Managers) tant dans les relations individuelles que collectives du travail dans différents secteurs d’activité (santé au travail, restauration, grande distribution et presse).