La gestion des notes de frais est peut-être le processus le plus complexe lié à la gestion de la paie.
Il faut tout d’abord définit quels sont les frais qui sont remboursables, en fonction de chaque cas particulier. Il faut communiquer correctement cette information au salarié. Ce dernier doit bien saisir tous ses justificatifs. Puis il faut intégrer cette information dans le système de paie et l’appliquer au salaire via un remboursement.
Les tâches liées à la gestion des notes de frais sont répétitives et chronophages et elles peuvent engendrer des erreurs trés gênantes.
Automatiser la gestion des notes de frais via un logiciel RH vous permet de suivre de manière claire et sécurisée toutes les déclarations de frais professionnels. Vous laissez ensuite le logiciel procéder à toutes les étapes et intégrer ça lui-même au bulletin de salaire.
Ce gain de temps et de productivité est possible grâce au logiciel de notes de frais, qu’il soit intégré à une solution SIRH ou utlisé de manière indépendante.
Nous avons donc cherché pour vous les meilleurs logiciels de notes de frais et les avons listé ici. Faites votre choix !
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Kelio, le logiciel pour gérer vos frais sans fausses notes
Kelio est un logiciel RH 360° de référence qui intègre un module de gestion des notes de frais. Grâce à Kelio, vous fluidifiez vos processus de gestion internes et vous vous débarrassez des justificatifs papier. Toutes les notes de frais sont dématérialisées, scellées et automatiquement archivées à valeur probante, pendant la durée légale exigée.
Avec la technologie OCR (système de reconnaissance de caractère), Kelio simplifie l’enregistrement des notes de frais : il suffit de scanner les justificatifs et les champs associés seront alors automatiquement complétés. Vous réduisez ainsi le risque d’erreur de saisie et facilitez le quotidien de vos salariés.
Avec ses workflows entièrement paramétrables, vos managers peuvent valider les frais de leurs équipes depuis leur smartphone ou leur PC.
Vos gestionnaires contrôlent et valident les notes de frais grâce à des écrans de rapprochement simples et procèdent aux remboursements dans le respect de vos politiques. Des interfaces avec les logiciels comptables et paies facilitent les enregistrements des écritures comptables.
Gagnez du temps sur la gestion et le remboursement de vos notes de frais avec la solution SIRH Kelio !
NibelPAIE
Le module Notes de frais de Nibelis simplifie la gestion des dépenses professionnelles. Accessible en self-service via le web ou le mobile, chaque salarié peut saisir ses frais, joindre les justificatifs (scan, photo, PDF), puis suivre le statut en toute transparence : soumis, en attente, validé ou remboursé.
Les managers et services comptables profitent d’un workflow multi-niveau de validation, d’un archivage sécurisé des justificatifs à valeur probante, et d’un traitement fluide des demandes de remboursement ou d’avance.
Grâce à son intégration native au SIRH complet (paie, gestion des temps, RH), les dépenses remontent automatiquement dans le système comptable : gains de temps, diminution des erreurs, et suivi simplifié des coûts réels.
Cet outil offre ainsi une gestion transparente, sécurisée et efficace des notes de frais, un vrai levier de productivité et de simplicité pour l’entreprise comme pour les collaborateurs.
Cegid Notilus
Cegid Notilus permet aux PME et ETI de gérer les notes de frais et les déplacements professionnels de leurs collaborateurs. Cette solution SaaS facilite le suivi des dépenses et le respect des politiques de voyage et de remboursement.
Parmi les fonctionnalités offertes par Cegid Notilus, on retrouve :
- La dématérialisation complète des notes de frais
- Un circuit de contrôle automatique pour chaque dépense
- L’archivage à valeur probante des documents
- L’organisation et la réservation des déplacements
- L’intégration des factures fournisseurs de voyages
L’application mobile Cegid Notilus permet d’augmenter la satisfaction des collaborateurs en mettant fin à la corvée des notes de frais, notamment grâce au scan des justificatifs, à la validation en un clic ou encore aux délais de remboursement réduits.
Ce logiciel de notes de frais assure la détection des fraudes ou des erreurs (comme les doublons de frais) et facilite la préparation aux contrôles URSSAF.
Pour en savoir plus sur les bénéfices que Cegid Notilus peut apporter à votre organisation, une démonstration gratuite peut vous être proposée.
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UERP, une solution pour des notes de frais simplifiées et automatisées
UERP propose une solution complète qui dématérialise, automatise et sécurise l’ensemble du processus, du dépôt du justificatif au remboursement, tout en assurant la conformité légale.
Grâce à la reconnaissance automatique des justificatifs (OCR) et à des workflows entièrement paramétrables, les collaborateurs peuvent soumettre leurs frais depuis le web ou l’application mobile, tandis que les managers valident facilement chaque demande.
Les intégrations avec les logiciels de paie et la comptabilité permettent un traitement fluide et rapide, réduisant les erreurs et les retards.
La plateforme centralise également les données pour fournir des reportings précis, permettant aux équipes financières de suivre les dépenses par service, projet ou collaborateur. Cette visibilité contribue à optimiser le contrôle des coûts et à renforcer la transparence dans l’entreprise.
En combinant simplicité, automatisation et traçabilité, UERP transforme la gestion des notes de frais en un processus rapide, efficace et sécurisé, offrant un réel gain de temps pour les RH et les collaborateurs.
Lucca
La gestion des notes de frais peut être simplifiée grâce à l’automatisation. Lucca propose une solution adaptée aux PME et entreprises, accompagnée d’une application mobile.
Parmi les fonctionnalités essentielles à la gestion des dépenses en entreprise, la solution permet de :
- Automatiser la saisie des justificatifs directement depuis un smartphone,
- Faire approuver chaque demande collaborateur au bon interlocuteur,
- Synchroniser vos données, comptabiliser et préparer la paie.
Le module de notes de frais repose sur un modèle comptable, permettant une gestion structurée et une justification claire des dépenses. Un module de paiement peut également être ajouté en fonction des besoins.
La gestion des notes de frais reste une tâche chronophage pour de nombreuses entreprises.
Puncto, les notes de frais directement branchées sur la paie
Puncto est une plateforme de paie spécialisée sur la convention Syntec, qui embarque nativement la gestion des notes de frais. Le module fait partie intégrante de l’outil de paie, ce qui répond directement au quotidien des ESN et des cabinets de conseil, où les frais de mission et de déplacement constituent un poste régulier.
Le fonctionnement est simple. Le collaborateur dépose son justificatif depuis son espace personnel et la reconnaissance automatique (OCR) en extrait les informations, sans saisie manuelle.
Le manager valide ou refuse. La dépense approuvée est ensuite reprise automatiquement dans le traitement de la paie, sans que quiconque ait à ressaisir un montant ou à consolider un tableur avant la clôture mensuelle.
L’ensemble reste traçable : chaque dépense conserve son auteur, sa date, son justificatif et son statut de validation. Des exports comptables sont prévus pour transmettre les données au cabinet ou au logiciel comptable, avec une intégration disponible vers Pennylane.
Pour une ESN ou un cabinet de conseil dont les consultants sont chez les clients, l’apport se mesure surtout à la fin du mois : les frais ne sont plus un dossier séparé à rapprocher, ils sont déjà dans le circuit.
Le module n’est pas commercialisé séparément et ne fait pas l’objet d’un supplément : il est compris dans le tarif de 10 € HT par bulletin édité.
Payhawk
Payhawk est un logiciel de notes de frais qui centralise la gestion des dépenses professionnelles via une plateforme intégrant cartes d’entreprise, reçus et remboursements.
Il automatise la capture des justificatifs grâce à la reconnaissance optique (OCR) et associe automatiquement les transactions aux reçus, réduisant les saisies manuelles et les erreurs. Les dépenses sont catégorisées en temps réel et soumises à des workflows d’approbation dynamiques avant le remboursement.
Payhawk s’intègre aux systèmes comptables et ERP pour synchroniser les données et accélérer les clôtures mensuelles. La plateforme propose des cartes physiques et virtuelles pilotées par des règles de dépenses personnalisées, avec visibilité immédiate pour les équipes financières.
Logiciel de notes de frais complet et sécurisé, il est conforme aux normes PCI DSS, SOC2 et ISO 27001, et s’adapte aux entreprises de toutes tailles.
Jenji
Jenji est un logiciel de notes de frais conçu pour automatiser la gestion des dépenses professionnelles grâce à une plateforme unifiée intégrant cartes d’entreprise, scan de reçus et remboursements.
Il utilise la reconnaissance optique (OCR) et l’intelligence artificielle pour extraire automatiquement les informations des justificatifs et réduire les erreurs. Les dépenses sont classées en temps réel et soumises à des workflows d’approbation configurables avant remboursement.
La solution s’intègre facilement aux systèmes comptables et ERP, ce qui accélère les clôtures financières mensuelles. Son application mobile native assure une expérience mobile fluide, avec archivage numérique sécurisé des justificatifs.
Logiciel de notes de frais complet et conforme (normes PCI DSS, SOC2, ISO 27001), Jenji s’adresse aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises
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Onexpense
Onexpense est un logiciel de notes de frais intuitif et convivial, pensé pour simplifier la gestion des dépenses professionnelles. Il automatise l’extraction des données via OCR à partir des justificatifs, ce qui limite les erreurs et les saisies manuelles.
Les dépenses sont automatiquement classées et acheminées vers des workflows d’approbation personnalisables, facilitant la validation avant remboursement.
La solution s’intègre facilement avec les systèmes comptables populaires comme Sage, Ciel ou Google Sheets, pour une synchronisation fluide des données.
Elle est accessible en mode SaaS, via application mobile et interface web, garantissant une gestion mobile-first et dématérialisée.
Logiciel de notes de frais complet et modulable, Onexpense offre des fonctionnalités telles que le calcul kilométrique, l’archivage conforme et des alertes anti-fraude, adaptées à toutes tailles d’entreprises.
IZyfrais
IzyFrais est un logiciel de notes de frais pensé pour simplifier la gestion des dépenses professionnelles des indépendants, TPE et PME.
Il permet de numériser les justificatifs via l’application mobile iZyScan ou par courrier, avec décodage automatique des informations et archivage en ligne. Les dépenses sont centralisées dans un espace personnel et peuvent être exportées vers des logiciels comptables via rapports et tableaux de bord.
La solution offre des workflows de validation configurables, facilitant le contrôle et la conformité aux règles internes. Elle inclut des fonctions comme le calcul des frais kilométriques, la récupération de TVA et l’archivage numérique sécurisé.
Logiciel de notes de frais accessible et convivial, IzyFrais propose une période d’essai de trois mois puis un abonnement à 9 € par mois pour un nombre illimité d’utilisateurs et justificatifs.
Evoliz
Evoliz est un logiciel de notes de frais intégré à une plateforme de gestion comptable et de facturation spécialement conçue pour les TPE et PME.
Il permet de numériser les justificatifs via une application mobile ou une interface web, avec extraction automatique des données, y compris les frais kilométriques. Les dépenses sont centralisées, regroupées par projet ou client, et peuvent être exportées vers des outils comptables via des rapports personnalisables.
La plateforme propose des workflows de validation et des alertes pour les notes en attente, assurant un processus de remboursement transparent. Accessible en mode SaaS avec une interface mobile-friendly, Evoliz offre également des tableaux de bord interactifs pour suivre la trésorerie et les dépenses en temps réel.
Logiciel de notes de frais complet et certifié (normes anti-fraude TVA), il est disponible via plusieurs formules à partir de 14 € par mois, selon les fonctionnalités choisies.
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Pleo
Pleo est un logiciel de notes de frais pensé pour centraliser et simplifier la gestion des dépenses professionnelles au sein des entreprises.
Il propose des cartes d’entreprise physiques et virtuelles, permettant de contrôler les plafonds et d’automatiser l’enregistrement des transactions.
Grâce à la reconnaissance optique (OCR), les justificatifs sont capturés instantanément et associés aux dépenses sans saisie manuelle.
La plateforme regroupe toutes les dépenses en temps réel, intègre des workflows d’approbation personnalisables et synchronise les données avec les systèmes comptables et ERP.
L’application mobile assure une gestion fluide en déplacement, avec archivage sécurisé et alertes en cas d’anomalie.
Logiciel de notes de frais complet et conforme aux normes de sécurité, Pleo s’adapte aux besoins des petites structures comme des grandes entreprises.
Factorial
Le logiciel RH Factorial offre de nombreuses fonctionnalités, parmi lesquelles, la gestion des notes de frais. Dès que vos dépenses sont enregistrées dans Factorial, elles sont automatiquement validées en cas de contrôle.
Une simplification administrative qui permet aux DAF, aux services RH et comptable de se consacrer pleinement à l’essentiel de leur activité professionnelle. Chaque fois que l’un de vos salariés effectue une dépense, le remboursement est automatisé.
Gros avantage du logiciel RH tout en un : grâce à la synchronisation entre les logiciel de paie et rh, les dépenses sont automatiquement indiquées comme un supplément dans la fiche de paie.
Factorial est accessible dès 5 euros par mois et par utilisateur.
Mooncard
Mooncard est un logiciel de notes de frais conçu pour simplifier la gestion des dépenses professionnelles via une seule plateforme incluant cartes d’entreprise, justificatifs et traitements comptables.
Il automatise la capture des reçus grâce à la reconnaissance optique (OCR) et pré-remplit les notes de frais immédiatement après paiement, limitant les erreurs humaines.
Chaque dépense est catégorisée en temps réel, soumise à des règles de validation configurables et synchronisée automatiquement avec les systèmes comptables et ERP. Les cartes Mooncard peuvent être soit physiques, soit virtuelles, avec des paramètres précis sur les plafonds, types de paiement autorisés et alertes en cas d’anomalie.
Accessible via une application mobile, la solution assure un archivage sécurisé des justificatifs et garantit la conformité aux normes comme PCI DSS et RGPD.
Logiciel de notes de frais complet et moderne, Mooncard s’adresse aux entreprises de toutes tailles, avec un modèle d’abonnement modulable et la possibilité d’accumuler des miles via un partenariat Flying Blue.
Ipaidthat
IPaidThat est un logiciel français de logiciel de pré-comptabilité utilisé par plus de 5000 clients et 1800 cabinets d’experts-comptables.
Le logiciel de gestion des notes de frais automatise et fluidifie la collecte des factures, le paiement, la gestion de trésorerie et les notes de frais grâce à sa technologie OCR (reconnaissance optique de caractère).
Accessible sur mobile, la solution RH propose une partie comptabilité, une partie facturation, une partie note de frais et une partie suivi de trésorerie.
Concernant le module de gestion des notes de frais, il vous suffit de scanner les reçus sur l’application mobiles, pour que ces derniers soit analysés, validés, puis archivés.Le logiciel vous permet de gérer les remboursements, les frais kilométriques et de centraliser toutes vos notes de frais.
Le Pack Essentiel (pour les indépendants et les petites entreprises) démarre à 59€HT/mois. Pour des fonctionnalités plus poussées adaptées aux PME et aux grandes entreprises, les packs Pro et Pro + s’affichent respectivement à 99 euros et 249 euros par mois.
Rydoo
Rydoo est un logiciel de note de frais qui permet aux entreprises de gérer les dépenses professionnelles de manière automatisée et conforme aux réglementations locales.
Grâce à son application mobile et web, les utilisateurs peuvent scanner leurs reçus, soumettre des frais en quelques secondes et gérer les indemnités journalières et kilométriques sans effort.
La solution intègre l’intelligence artificielle pour détecter automatiquement les anomalies et assurer un contrôle en temps réel des dépenses.
Rydoo propose également des fonctionnalités telles que la validation instantanée des dépenses, le rapprochement automatique des transactions par carte et des rapports détaillés pour une meilleure visibilité financière.
Adapté aux entreprises de toutes tailles, Rydoo s’intègre facilement aux systèmes comptables existants et offre une expérience utilisateur intuitive.
Avec plus de 10 000 sociétés utilisatrices dans 130 pays, Rydoo se positionne comme une solution complète pour la gestion des notes de frais.
Concur
SAP Concur Expense propose une solution complète de gestion des dépenses qui dépasse la simple dématérialisation des notes de frais.
Ce logiciel note de frais intègre la gestion des déplacements professionnels, des dépenses courantes et des factures fournisseurs, permettant une centralisation efficace des coûts pour les entreprises de toutes tailles.
Son interface intuitive, accessible via une application mobile, facilite la saisie des justificatifs grâce à la capture photo des reçus. Le suivi des dépenses est optimisé grâce à un système de classification automatique, offrant une vision claire et précise des coûts engagés.
Les tarifs de SAP Concur Expense ne sont pas affichés publiquement. Pour obtenir une estimation, il est nécessaire de faire une demande de démonstration ou de devis directement sur le site de l’éditeur.
Pourquoi digitaliser les notes de frais avec un logiciel ?
Adopter un logiciel de notes de frais présente des avantages à la fois pour les collaborateurs et pour les services administratifs. Pour les salariés, la saisie des dépenses devient plus fluide grâce à la numérisation : il suffit de photographier un justificatif pour lancer automatiquement le processus de remboursement.
Du côté des entreprises, cette dématérialisation permet d’alléger les tâches répétitives liées à la gestion des frais et d’éliminer les documents papier, s’inscrivant dans une logique de simplification et de réduction de l’empreinte environnementale.
Les justificatifs sont stockés de manière sécurisée, avec une valeur légale conforme aux obligations de l’URSSAF, ce qui réduit les erreurs de traitement et les contentieux potentiels. Ces outils permettent également une meilleure maîtrise des budgets grâce à un suivi en temps réel et des règles de validation personnalisées.
En rendant la gestion des frais plus fluide et transparente, les logiciels de notes de frais participent à une organisation plus efficace et à une expérience collaborateur améliorée.
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Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir le bon logiciel de gestion des notes de frais ?
| Critère | Description | Exemple concret |
|---|---|---|
| Saisie et automatisation | L’outil doit simplifier la saisie et automatiser la récupération des justificatifs. | Un salarié prend en photo son ticket de restaurant et le logiciel l’intègre automatiquement. |
| Validation et workflow | Le logiciel doit gérer les circuits de validation des notes de frais. | Un manager reçoit une notification et valide une dépense depuis son téléphone en 2 clics. |
| Intégration comptable | Le logiciel doit se connecter au système comptable de l’entreprise. | Les notes validées se synchronisent automatiquement avec le logiciel de comptabilité. |
| Gestion multi-devises | L’outil doit permettre de gérer les frais en différentes monnaies. | Un commercial en déplacement à Londres saisit ses frais en livres, convertis automatiquement. |
| Remboursement rapide | Le logiciel doit accélérer le remboursement des salariés. | Les notes validées sont remboursées directement sur le compte bancaire du salarié en quelques jours. |
| Suivi et reporting | L’outil doit permettre de suivre les dépenses par service, projet ou collaborateur. | La finance consulte un tableau qui montre les frais par équipe pour mieux contrôler le budget. |
| Mobilité et accessibilité | L’application doit être accessible sur mobile et web. | Un salarié en déplacement saisit ses frais depuis son smartphone. |
| Conformité et sécurité | Le logiciel doit respecter la législation et protéger les données personnelles. | Les justificatifs sont stockés de manière sécurisée et conformes au RGPD. |
| Facilité d’utilisation | L’interface doit être simple et intuitive pour tous les utilisateurs. | Un nouveau salarié comprend rapidement comment saisir et envoyer ses notes de frais. |
| Prix et évolutivité | Le coût doit correspondre aux besoins et permettre d’ajouter des fonctionnalités si nécessaire. | Une PME commence avec un abonnement basique et ajoute un module avancé quand l’équipe grandit. |
Un bon logiciel de gestion de notes de frais doit faciliter la saisie des dépenses et automatiser l’intégration des justificatifs, par exemple lorsqu’un salarié prend en photo un ticket de restaurant et que le logiciel l’ajoute automatiquement.
Il doit gérer le workflow de validation pour que les managers puissent approuver les dépenses en quelques clics, et s’intégrer au système comptable pour simplifier la comptabilité.
La gestion multi-devises est utile pour les déplacements internationaux, et le remboursement doit être rapide pour ne pas pénaliser les salariés.
L’outil doit permettre un suivi clair des dépenses par service ou projet, être accessible sur mobile, et garantir la sécurité et la conformité des données.
Enfin, l’interface doit être intuitive et le prix adapté à la taille de l’entreprise, avec la possibilité d’évoluer si les besoins augmentent.
