Avec la multitude de solutions prรฉsentes sur le marchรฉ de la paie franรงaise, il est difficile de s’y retrouver et de faire le bon choix. Pour ce faire, l’employeur doit se poser les bonnes questions.
Quelles sont les fonctionnalitรฉs proposรฉes ? Conviennent-elles ร mon organisation ? Quel est mon budget dรฉdiรฉ au systรจme d’information de la paie ?
Nous vous proposons dans cet article de vous donner toutes les clรฉs pour choisir votre logiciel de paie.
Quelles sont les principales fonctionnalitรฉs d’un logiciel de paie ?
Au-delร de la production de la paie au sens strict, un logiciel de paie peut offrir un panel de fonctionnalitรฉs facilitant la gestion de la paie et des ressources humaines au quotidien.
La production de la paie.
Qualitรฉ du paramรฉtrage.
La mission premiรจre d’un logiciel de paie est d’รชtre en capacitรฉ de calculer avec exactitude les rubriques de paie afin d’apporter ร l’utilisateur une paie de qualitรฉ. Ainsi, il convient de bien s’assurer de la qualitรฉ de paramรฉtrage de la solution choisie tant au niveau des รฉlรฉments de paie que des cotisations sociales. En effet, des erreurs de paie peuvent avoir des rรฉpercussions importantes sur l’entreprise (redressement Urssaf, indemnitรฉs prud’homales, mauvais climat social dans l’entreprise, …).
Automatisation de la solution paie.
ร l’รจre de la digitalisation et de l’intelligence artificielle, les รฉditeurs de logiciel de paie proposent des solutions de plus en plus automatisรฉes afin d’apporter aux gestionnaires de paie un confort d’utilisation et une meilleure productivitรฉ. Ainsi, l’utilisateur doit pouvoir produire une paie de qualitรฉ avec un minimum de manipulation.
Certaines solutions de paie prennent en charge un prรฉ-paramรฉtrage de nombreuses conventions collectives. Ainsi, certains รฉlรฉments inhรฉrents ร la convention collective sont รฉgalement automatisรฉs et notamment :
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Je participe- Le respect des minimas conventionnels.
- La prime d’anciennetรฉ.
- Les congรฉs conventionnels .
- Le maintien de salaire en cas d’arrรชt de travail.
Prise en compte des particularitรฉs.
La solution de paie doit รชtre en capacitรฉ de gรฉrer de maniรจre automatique certaines situations particuliรจres, qui n’ont plus rien d’exceptionnelles ร l’heure oรน il est demandรฉ aux services paie une plus grande flexibilitรฉ et notamment :
- Les rappels de salaire et l’incidence en DSN.
- La gestion de la rรฉtroactivitรฉ et notamment au niveau des entrรฉes et des sorties.
- La gestion multi-contrats sur le mรชme mois (exemple : un contrat d’apprentissage transformรฉ en CDI sur le mรชme mois).
Des prestations de conseil et d’accompagnement.
Certains รฉditeurs de logiciel de paie proposent des solutions de paie semi-externalisรฉes. L’utilisateur est en charge de la saisie des รฉlรฉments variables de paie et l’รฉditeur est en charge du contrรดle de paie et des dรฉclarations sociales.
L’รฉditeur peut รฉgalement proposer une offre de conseil en droit social. Cette prestation de conseil ร l’utilisateur est soit illimitรฉ, soit plafonnรฉ ร un nombre dรฉterminรฉ de demandes, en fonction de la formule choisie.
Les dรฉclarations sociales.
Le logiciel de paie doit รชtre en capacitรฉ de tรฉlรฉtransmettre automatiquement la Dรฉclaration Sociale Nominative (DSN) ร partir des donnรฉes de la paie. De nombreuses dรฉclarations sociales mensuelles ont รฉtรฉ intรฉgrรฉes dans la DSN et notamment :
- Les cotisations recouvrรฉes par l’Urssaf (cotisations de Sรฉcuritรฉ Sociale, Pole Emploi, …).
- Les cotisations de retraite complรฉmentaire.
- Les cotisations de prรฉvoyance et mutuelle.
- La dรฉclaration aux caisses de congรฉs payรฉs.
- Le prรฉlรจvement ร la source.
D’autres dรฉclarations annuelles ont รฉgalement รฉtรฉ intรฉgrรฉes progressivement dans la DSN comme la DOETH par exemple.
Une gestion de la paie dรฉcentralisรฉe.
Certaines solutions de paie proposent un accรจs personnel et sรฉcurisรฉ au collaborateur et/ou au manager afin qu’il puisse saisir certains รฉlรฉments de paie ร la place du gestionnaire de paie comme les congรฉs payรฉs ou la saisie de l’activitรฉ par exemple. Ainsi, une partie de la saisie de la paie est dรฉcentralisรฉe au niveau du collaborateur.
ร lire รฉgalement :
- Comment gรฉrer efficacement un service paie ?
- Indemnitรฉ inflation, qui peut en bรฉnรฉficier ? Quel montant ?
- Le signalement FCTU, principe, fonctionnement et mise en production.
L’aide ร la gestion de la paie et ร l’administration du personnel.
Au-delร de la production de la paie et des dรฉclarations sociales, les logiciels de paie peuvent offrir des fonctionnalitรฉs supplรฉmentaires d’aide ร la gestion de la paie et de l’administration du personnel. On peut citer notamment :
- Tรฉlรฉdรฉclaration de la DPAE.
- La tenue du registre unique du personnel.
- Des modรจles de courrier et de contrat.
- Des contrรดles de paie avancรฉs.
Des modules en Ressources Humaines intรฉgrรฉs : le SIRH !
D’autres modules en ressources humaines comme un module de gestion des recrutements ou de la formation professionnelle peuvent รชtre associรฉs au logiciel de paie. Il s’agit d’un SIRH, il permet de gรฉrer les diffรฉrents domaines des Ressources Humaine en une seule solution, les diffรฉrents modules pouvant interagir les uns avec les autres.
Le mode de fonctionnement des logiciels de paie.
ร l’heure de la digitalisation des services Ressources Humaines qui s’est accรฉlรฉrรฉe en raison de la crise sanitaire et de la dรฉmocratisation du tรฉlรฉtravail, la plupart des รฉditeurs de logiciels de paie proposent un fonctionnement en mode SaaS au lieu du traditionnel logiciel installรฉ en monoposte.
Le logiciel en monoposte.
Le logiciel de paie est installรฉ sur le poste de travail de chaque utilisateur. Le paramรฉtrage des rubriques de paie est rรฉalisรฉ soit par l’utilisateur soit sous forme de mise ร jour ร tรฉlรฉcharger. Ce mode de fonctionnement est de plus en plus abandonnรฉ par les รฉditeurs de logiciel de paie au profit du mode Saas, plus en adรฉquation avec l’รฉvolution du mรฉtier.
La solution SaaS.
Les solutions de paie en mode SaaS fonctionnent entiรจrement en ligne, il n’y a donc pas lieu d’installer le logiciel sur le poste de travail. Le mode SaaS permet ร l’utilisateur de travailler de n’importe quel poste de travail ร condition d’avoir un accรจs internet, y compris ร domicile en cas de tรฉlรฉtravail ou chez un client en cas de dรฉplacement professionnel. Ainsi, ce mode de fonctionnement rรฉpond aux nouveaux modes d’organisation des services paie et notamment depuis la dรฉmocratisation du tรฉlรฉtravail.
Par ailleurs, les paramรฉtrages lรฉgaux et conventionnels sont directement pris en charge par l’รฉditeur sans la nรฉcessitรฉ d’une manipulation de l’utilisateur.
Les questions ร se poser pour faire le bon choix.
Pour choisir le logiciel de paie adaptรฉ ร son organisation, l’employeur doit se poser les bonnes questions.
Quelles sont les fonctionnalitรฉs dont j’ai besoin ?
La premiรจre question ร se poser porte sur les fonctionnalitรฉs du logiciel de paie. Ai-je besoin d’une solution pour uniquement produire la paie et les dรฉclarations sociales ou ai-je besoin d’autres fonctionnalitรฉs comme l’aide ร la gestion du personnel par exemple.
ร noter que certaines solutions proposent des fonctionnalitรฉs supplรฉmentaires dans la formule de base, d’autres en option. C’est un facteur ร prendre en considรฉration dans le choix de la solution.
Nous vous conseillons de rรฉaliser en amont le process idรฉal que vous souhaiteriez ainsi que le cahier des charges de votre plan de paie afin de croiser ses besoins avec les offres des diffรฉrentes solutions de paie.
ร lire รฉgalement :
- L’avantage en nature logement, bien le comprendre.
- Dรฉcรจs d’un salariรฉ, comment le gรฉrer en paie ?
- Repos compensateur, comment le calculer ? Le traiter en paie ?
Ai-je la compรฉtence en interne ou ai-je besoin d’accompagnement ?
Certaines solutions permettent de rรฉaliser les paies ainsi que le paramรฉtrage inhรฉrent aux spรฉcificitรฉs individuelles de l’entreprise en toute autonomie tandis que d’autres offrent un service d’accompagnement allant jusqu’ร la co-production des paies.
Ainsi, il convient de se demander si l’entreprise dispose des compรฉtences nรฉcessaires en interne pour la production des paies en toute autonomie ou si, au contraire, l’utilisateur a besoin d’รชtre accompagnรฉ par un expert en paie et droit social.
Quel est le budget allouรฉ au systรจme de paie ?
Le prix d’un systรจme de paie peut varier du simple au double en fonction des fonctionnalitรฉs proposรฉes et du degrรฉ d’accompagnement. Il existe plusieurs modes de facturation :
- Une facturation au bulletin de salaire produit.
- Sous forme d’abonnement en fonction d’une tranche d’effectif.
- Une licence ร rรฉgler en “one shot” (pour les logiciels ร installer en monoposte).
Il est gรฉnรฉralement facturรฉ en sus un abonnement fixe correspondant ร la maintenance de la solution ainsi que l’accรจs au portail dรฉclaratif pour la DSN.
Vous pouvez retrouver quelques exemples de logiciels dans notre article : Les meilleurs logiciels de paie pour les TPE/PME.