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Les meilleurs logiciels de paie pour les TPE/PME

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Une TPE ou PME qui souhaite réaliser la paie de ses collaborateurs a besoin de s’équiper d’un logiciel de paie, outil indispensable en vue de la complexité de la réglementation et notamment depuis la mise en place de la DSN et du prélèvement à la source.

Il existe un très grand nombre de logiciels de paie sur le marché qui proposent des solutions sensiblement similaires, il est alors compliqué de s’y retrouver et de choisir la solution adéquate.

A culture RH, nous prenons soin de vous et nous vous proposons une sélection de logiciels de paie les plus adaptés pour les TPE et PME.

Comment choisir un logiciel de paie ?

Avant de choisir un logiciel de paie, il est essentiel de se poser un certain nombre de questions et de définir son cahier des charges.

Ce que peut faire un logiciel de paie

Le logiciel de paie comprend un certain nombre de fonctionnalités permettant de traiter la paie de ses collaborateurs de A à Z.

Edition du bulletin de salaire

  • Information concernant l’entreprise : identité, convention collective, …
  • Eléments permanents du collaborateur : informations personnelles, salaire, temps de travail, …
  • Eléments variables qui sont saisies chaque mois : primes, congés payés, heures supplémentaires, …)

Dématérialisation et archivage des bulletins de salaire

A l’heure du « zéro papier », cette fonctionnalité est très importante. En effet, depuis le 1er juillet 2017, l’employeur a la possibilité de substituer le format papier du bulletin de salaire au format électronique.

Il est donc essentiel de s’assurer que la dématérialisation se fait bien en conformité avec la loi et notamment concernant sa disponibilité dans le coffre-fort du Compte Personnel d’Activité.

Télé-déclaration de la DSN

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un fichier mensuel synthétisant les données de paie transmis aux différents organismes (urssaf, impôt, caisse de retraite, …).

Il s’agit d’une déclaration unique qui remplace les différentes déclarations mensuelles, trimestrielles et annuelles et simplifie donc le travail déclaratif.

Après sa mise en place en plusieurs étapes, elle est désormais obligatoire pour tous les employeurs du secteur privé du régime général et du régime agricole de Sécurité Sociale.

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Tenue du registre unique du personnel

Le logiciel de paie peut proposer un registre unique du personnel numérique. Il faut s’assurer au préalable que celui-ci respecte bien le cahier des charges défini par la loi. En cas de contrôle, s’il ne respecte pas les conditions requises, l’employeur peut écoper d’une amende même si dans les faits il s’agit le plus souvent d’un rappel à la loi.

Intégration des écritures de paie dans le logiciel de comptabilité

Certaines solutions proposent une intégration automatique des données de paie dans la comptabilité, d’autres une exportation des données avec nécessité d’une importation manuelle.

Réalisation des documents administratifs liés à la paie et à l’administration du personnel

Il peut s’agir de tous les documents administratifs adressés au collaborateur dans sa vie dans l’entreprise de son entrée à son départ. Cette fonctionnalité est largement plébiscitée, si elle est bien paramétrée, par les gestionnaires de paie car facilite grandement la gestion au quotidien.

  • contrat de travail
  • promesse d’embauche
  • reçu pour solde de tout compte
  • certificat de travail
  • …….

Ai-je la compétence en interne ou ai-je besoin d’accompagnement ?

La gestion de la paie est de plus en plus complexe et en constante évolution notamment depuis la mise en place de la DSN et du prélèvement à la source. Même s’il s’agit d’une petite entreprise avec peu de spécificités, on ne peut s’improviser gestionnaire de paie sans un minimum de formation au préalable. En effet, une erreur de paie peut avoir des conséquences financières lourdes sur l’entreprise (redressement URSSAF, prud’homme, …).
Une grande partie des éditeurs de logiciel de paie proposent plusieurs types de solutions en fonction du besoin d’assistance.

  • La gestion de la paie en toute autonomie : la réalisation de la paie est effectuée par l’entreprise de A à Z. En fonction de la solution, le paramétrage des rubriques de paie est effectué par le client ou par l’éditeur.
  • La gestion de la paie avec accompagnement : la réalisation de la paie est effectuée par le client avec un support conseil de l’éditeur. En fonction des solutions choisies, il est également possible de saisir seulement les éléments de paie et le contrôle et les déclarations sont effectuée par l’éditeur.

Par ailleurs, certains éditeurs proposent une externalisation totale de la paie. Le client n’a alors qu’à transmettre les éléments de paie.

Quelle est la spécificité de mon entreprise ?

L’entreprise peut avoir des spécificités internes ou liées à la convention collective qui nécessitent un paramétrage particulier. Certains éditeurs sont spécialisés dans un secteur d’activité en particulier. Par exemple, BRZ paie BTP est un logiciel adapté aux entreprises du BTP.

Quel mode de fonctionnement ?

Les logiciels de paie traditionnels proposent des solutions en monoposte à installer sur le poste de travail. Désormais, de plus en plus d’éditeurs proposent un système en ligne en mode SaaS. Tout se fait en ligne de manière sécurisée de la saisie des éléments de paie à la DSN. En raison du caractère confidentiel des données de paie et du RGPD, il est essentiel de s’assurer du sérieux de son éditeur.

Quel est le budget alloué ?

Il est nécessaire de déterminer au préalable le budget alloué au logiciel de paie en prenant en compte également le coût salarial du gestionnaire de paie afin de comparer le coût d’une internalisation ou d’une externalisation de la paie.

Certains éditeurs proposent un forfait mensuel, d’autres un coût au bulletin de salaire. Le prix final sera fixé en fonction de la taille de l’entreprise et des particularités de celle-ci au cas par cas.

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Top 5 des logiciels de paie pour les TPE/PME

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PayFit, le logiciel qui mise sur l’automatisation

Petit nouveau sur le marché des logiciels de paie, Payfit a su révolutionner le marché en proposant une solution entièrement en ligne en mode SaaS et automatisée de la gestion de la paie pour simplifier les formalités liées à la paie des TPE et PME. En fonction du forfait choisi , un expert paie attitré accompagne l’utilisateur au quotidien. Une aide en ligne est également proposée. L’utilisateur n’a pas à se préoccuper de la mise à jour réglementaire, tout est mis à jour régulièrement en fonction de l’évolution de la législation (mise à jour de taux, code du travail, convention collective, …).

L’utilisateur saisit les éléments variables de paie (prime, heures supplémentaires, congés, … ) et le bulletin de salaire est généré en temps réel. Le fichier de virement SEPA est généré automatiquement ainsi que les déclarations sociales et notamment la DSN. La solution propose également un export des données sociales pour faciliter le reporting et la tenue du registre unique du personnel.

Au delà de la gestion de la paie, Payfit propose en supplément, une interface SIRH permettant entre autres aux salariés de consulter ses soldes de congés, ses bulletins de salaire, de saisir ses demande d’absence ou note de frais mais également au responsable de valider les absences de ses collaborateurs et de suivre le temps de travail de ses salariés.

Le coût du service est de 15 euros par salarié pour la partie paie et 29 euros par salarié avec l’interface SIRH, sans engagement.

EBP, un logiciel de paie conçu pour les PME

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EBP propose une série de logiciels destinés principalement aux TPE/PME dont EBP Paie. Ce logiciel est proposé en mono-poste mais également en ligne. L’entreprise utilisatrice a le choix entre deux solutions : la solution accompagnée et la solution autonome. Dans la solution accompagnée, c’est EPB qui est chargé de paramétrer le logiciel alors que dans la solution autonome, l’entreprise utilisatrice se charge du paramétrage. Par ailleurs, dans la solution autonome, des fonctionnalités supplémentaires sont comprises dont la gestion multi-établissement et le traitement en masse.

Au delà du calcul des bulletins de salaire, le logiciel permet une télédéclaration directe des déclarations sociales (DSN, DPAE, …) ainsi que la mise à disposition de documents légaux comme la tenue du registre unique du personnel. EBP met également à disposition des entreprises utilisatrices une assistance téléphonique. Malgré une interface très classique qui peut un peu manquer de modernité à l’ère numérique, ce logiciel est très simple d’utilisation et complet.

Comme beaucoup de logiciels de paie, le coût dépend très largement de la taille de l’entreprise et des spécificités de entreprise. Le tarif est établit sur devis avec analyse des besoins par un commercial.

Sage, éditeur historique des PME

Editeur historique des PME, Sage propose deux solutions en fonction de la taille de l’entreprise

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Sage Business Cloud

Sage propose une solution de paie en ligne adressée aux TPE jusqu’à 25 salariés. Cette solution permet à l’entreprise utilisatrice de gérer ses paies en toute simplicité. Les mises à jour réglementaires (code du travail, convention collective, …) sont effectuées en ligne sans nécessité d’intervention de l’entreprise utilisatrice. La solution permet également la télédéclaration des déclarations sociales et DSN. Par ailleurs, une assistante technique par des experts paie est inclue dans la solution.

Sage Business Cloud coûte 12 euros par salarié. En fonction du nombre de salariés, le prix est dégressif.

Sage 100 Cloud Paie et RH

Il s’agit également d’une solution en ligne mais adaptée à une structure plus importante. De la même manière que pour Sage Business Cloud, les mises à jour réglementaires sont réalisées en ligne. Cette solution est toutefois plus puissante et dispose de fonctionnalités plus variées que la première solution comme le report automatique des éléments constants, la gestion des acomptes ou la gestion de la rétroactivité.

Le coût de la solution est déterminée en fonction de la taille et des spécificités de l’entreprise.

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ADP, qualité et efficacité

ADP a la réputation d’être gage de qualité et de sérieux dans le milieu de la paie. Cet éditeur propose deux solutions en fonction de la taille de l’entreprise : ADP PEGASE Entreprises qui est adaptée aux TPE et petites PME de moins de 50 salariés et ADP Décidium qui est conçu pour les PME dont la taille plus importante.

ADP PEGASE Entreprises

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Cette solution est prévue pour les entreprises qui n’ont pas la compétence paie en interne et souhaite donc externaliser la production de la paie et les déclarations sociales. L’entreprise utilisatrice transmet les données de paie via un portail Internet et ADP est chargé de produire la paie et les déclarations sociales s’y afférent. Un service d’assistance en droit social est également compris dans le module. Des services complémentaires sont disponibles en option comme une interface de simulation de calcul ou une prise en charge par ADP du paiement des salaires et des cotisations sociales.

ADP Décidium

Plusieurs niveaux de services sont proposées : la paie et les déclaratifs sont réalisées par l’entreprise utilisatrice, la production de la paie est réalisée par l’entreprise utilisatrice et les déclaratifs sont confiés à ADP, la paie dans sa totalité est confiée à ADP.

Le coût du logiciel est défini en fonction de la taille de l’entreprise et ses spécificités.

Cegid, leader du marché français

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Cegid, un des leader français du marché, propose un outil performant et complet de gestion de la paie en mode SaaS, Yourcegid Ressources Humaines Y2. Au delà de la gestion de la paie et des déclarations sociales, cette solution propose entre autres une mise à jour réglementaire automatique, le suivi du temps de travail via l’application de gestion des temps et une application dédiée à l’épargne salariale.

Comme la plupart des logiciels de paie, le coût est défini en fonction de la taille de l’entreprise et des spécificités de l’entreprise.

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Un expert Culture RH

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