GRH Stratégie RH

Quels sont les indicateurs RH incontournables ? (Kpi RH)

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Ecrit par Audrey Gervoise

Dans un environnement où la concurrence règne en maîtresse absolue sur le monde du travail, le contrôle de son organisation et des acteurs qui la composent devient un impératif. Depuis quelques années, il est quasiment indispensable d’avoir un tableau de bord RH.

Être en mesure d’identifier les défaillances de son modèle, mais aussi de réagir rapidement et avec exactitude face à ces dernières permet de faire la différence et d’assurer la croissance et la pérennité de son entreprise.

Pour ce faire, rien de tel que les indicateurs, mais encore faut-il savoir de quoi l’on parle. Dans notre article, nous vous disons tout ce qu’il y a à savoir sur les indicateurs RH : ce qu’ils sont, comment les mettre en place et les indicateurs que vous devez suivre.

Qu’est-ce que les indicateurs RH ?

Dans cette première partie de notre article consacré aux indicateurs RH, nous tâcherons de vous donner la définition la plus exacte possible de cet outil de pilotage des ressources humaines. Puis, nous vous détaillerons les différentes familles d’indicateurs qui existent à ce jour.

L’indicateur RH, c’est quoi ? Définition !

La notion d’indicateur RH a commencé à se développer au début des années 70, lorsque la fonction des ressources humaines est passée d’un simple centralisateur de documents administratifs, en rapport avec les salariés, à une fonction génératrice de valeur ajoutée, du fait de ses conseils en matière de gestion et d’optimisation du Capital Humain, octroyant ainsi un levier de performance aux entreprises.

S’ils ont connu de nombreuses évolutions depuis leur création et qu’ils touchent désormais à la quasi-totalité des domaines RH, la définition première des indicateurs RH, également appelé KPI, reste la même. À savoir : « l’indicateur RH est un outil de mesure permettant d’obtenir une vision globale et synthétique d’une ou de plusieurs données clés du Capital Humain de l’entreprise. Et ce, dans le dessein de fournir une aide à la prise de décision et au pilotage stratégique de l’entreprise tout en servant d’outil de mesure quant à l’efficacité des actions et objectifs précédemment définis. »

Aujourd’hui, les entreprises se dotent de plusieurs indicateurs RH qu’elles regroupent et résument dans ce que l’on appelle un tableau de bord RH. Le tableau de bord RH permettra aux dirigeants de suivre en temps réel l’ensemble de leurs indicateurs et d’identifier les liens de causalité entre les différentes politiques RH, commerciales ou autres qui ont été entreprises.

Quels sont les différents types d’indicateur RH existants ?

Depuis quelques années, le monde des ressources humaines voit ses prérogatives se multiplier et leur importance se renforcer. Aujourd’hui, il n’est pas rare que le DRH soit intégré au comité de direction de sa société, il devient un véritable pilier de l’entreprise que l’on consulte régulièrement avant toute prise de décision.

Afin qu’il puisse éclairer convenablement la direction de sa société et la guider vers les meilleurs choix, le DRH doit s’appuyer sur différentes familles d’indicateurs et être capable de les analyser.

Plus son champ de compétence s’étendra et plus il aura besoin d’indicateurs divers et variés. Parmi tous les indicateurs RH existants, il est possible de les regrouper en 5 familles :

  • Les indicateurs sociodémographiques.
  • Les indicateurs RH prévisionnels.
  • Les indicateurs de performance RH.
  • Les indicateurs RH liés au recrutement.
  • Les indicateurs RH liés à la formation.

Pourquoi et comment mettre en place des indicateurs RH ?

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Dans cette seconde partie de notre article, nous allons nous intéresser aux avantages du recours aux indicateurs RH, mais aussi au côté technique de ceux-ci.

Après vous avoir brossé un portrait des différents avantages de l’utilisation des indicateurs RH, nous vous expliquerons comment réaliser votre sélection en fonction de vos attentes et surtout comment les déployer au sein de votre organisation.

Quels sont les avantages apportés par les indicateurs RH ?

En dehors des avantages communs entre les indicateurs RH et le tableau de bord RH, c’est-à-dire :

  • D’aiguiller les dirigeants de l’entreprise et les aider dans les différentes prises de décision stratégique.
  • De mesurer les performances du service RH, mais aussi de l’ensemble de l’entreprise.
  • D’attester de la réussite ou non des objectifs fixés précédemment.
  • D’établir un diagnostic précis et en temps réel de la situation de l’entreprise.

Les indicateurs RH ont d’autres avantages, notamment comme :

  • Permettre la communication et la diffusion de messages à la fois au sein de l’entreprise, mais aussi auprès de ses intervenants externes. Toutefois, il ne faut pas oublier que pour cela, il sera nécessaire d’interpréter les résultats et de les restituer sous une forme écrite. Et ce, parce que la communication de chiffres bruts peut être source d’incompréhension et générer l’effet inverse recherché.
  • Faciliter les démarches de réalisation et de compilation de certains documents légaux obligatoires en fonction des effectifs de l’entreprise, comme :
    • La BDSE (Base de Données Économique et Sociale) pour les entreprises de 50 salariés et plus.
    • Le RAU (Rapport Annuel Unique) pour les entreprises de moins de 300 salariés.
    • Le bilan social pour les entreprises de 300 salariés et plus.

Comment mettre en place et suivre ses indicateurs RH ?

Pour que les indicateurs RH, ou KPI, soient efficaces et pour qu’ils puissent réellement contribuer à l’amélioration de la performance globale de l’entreprise, il y a certaines règles à respecter et certains aspects ne doivent pas être omis.

Afin qu’aucun détail ne vous échappe, nous vous détaillons ci-dessous le processus de vie d’un indicateur RH.

Sur quels critères les sélectionner ?

Avant même de les mettre en application au sein de votre entreprise, il vous faudra procéder à un choix. En effet, comme nous l’avons vu un peu plus haut, et comme nous le verrons dans la suite de notre article, il existe des dizaines et des dizaines d’indicateurs RH.

On peut même dire qu’il existe un indicateur RH pour chaque aspect de la vie d’un salarié (entrée, sortie, absences, temps de travail, formations, management, coût, rentabilité, …). Toutefois, la mise en œuvre d’un trop grand nombre d’indicateurs risquerait de desservir l’un des avantages principaux de ces derniers. À savoir : obtenir une vision précise et synthétisée de la situation de l’entreprise afin de prendre les meilleures décisions stratégiques qui s’imposent.

Pour éviter cela, il vous faudra donc procéder à un tri entre tous ces indicateurs et faire un choix. Afin d’établir votre choix, vous devrez vous interroger sur divers points :

  • Quels sont les enjeux stratégiques de l’entreprise ?
  • Quelles sont les priorités définies à court, moyen et long terme ?
  • Existe-t-il un ou des risques précis au sein de l’entreprise ?
  • Quels sont les points faibles identifiés de l’entreprise ?
  • Vers quels objectifs voulons-nous tendre ?
  • Quels sont nos obligations et nos risques légaux ?
  • Quels aspects des RH voulons-nous mettre en avant, améliorer, (marque employeur, gestion des talents, prévention des RPS, …).

Comment les calculer ?

Une fois la sélection des indicateurs réalisée, ces derniers ne seront pas encore prêts à être déployés au sein de l’entreprise.

En effet, avant de mettre en œuvre les indicateurs RH, le responsable des ressources humaines, ou le dirigeant de l’entreprise, devra définir avec exactitude les données qu’il souhaite recueillir et dans quel but.

Après avoir défini les critères sur lesquels on désire baser ses indicateurs, il faut identifier les sources de données et s’assurer de leur exactitude. Il est également possible de préciser un objectif ou un standard à atteindre afin d’obtenir une meilleure vue de la situation.

Les calculs peuvent s’effectuer en nombre, en pourcentage, en cumuler, etc.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui régulièrement doit faire appel à des intérimaires pour remplacer ses salariés. Elle souhaite donc connaître avec exactitude son taux d’absentéisme mensuel et se fixe comme objectif de ne pas dépasser les 2.5 % mensuel.

Pour cela, elle devra recueillir le nombre d’heures d’absences total de la période choisie hors congé et absence autorisée et le comparer au total des heures théoriques qui auraient dû être travaillées sur le mois.

Imaginons que sur le mois 1 salarié ait eu un arrêt maladie de 3 jours et que 2 salariés ne se soient pas présentés sur leur poste de travail pour une journée chacun. Le temps de travail étant de 35 heures réparties sur 5 jours, cela nous donne (3+1+1) * 7 = 35 heures d’absences.

Sur le mois, l’entreprise dénombre 21 jours de travail effectif et l’effectif se compose de 4 salariés. Le nombre d’heures théoriques travaillées sur le mois est donc de 21 * 4 * 7 = 588 heures.

Le taux d’absentéisme est donc égal à 35/588 * 100 = 5.95%

Sur quelle périodicité faut-il les mettre à jour ?

La mise à jour des données devra se faire en fonction de la périodicité choisie pour l’indicateur. Et ce, afin que celui-ci ait toujours un sens et puisse être interprété de façon correcte.

Ainsi, si l’indicateur est mensuel, les données devront être remises à jour chaque mois. S’il est trimestriel, les données devront être remises à jour tous les 3 mois et ainsi de suite.

Comment les exploiter ?

Afin que les indicateurs RH soient réellement utiles et pour qu’ils puissent générer tous leurs avantages, leur mise en œuvre numéraire n’est pas suffisante.

Effectivement, pour que l’exploitation des données soit maximale, il sera nécessaire de les replacer en fonction de l’environnement actuel de l’entreprise tout en les interprétant afin de leur donner une dimension stratégique et explicative.

Les indicateurs RH doivent permettre à leurs utilisateurs de prendre conscience de la réalité de leur environnement de travail afin qu’ils puissent prendre les mesures idéales pour la pérennisation et/ou la croissance de leur entreprise.

De ce fait, la personne qui sera en charge de l’exploitation des données devra non seulement avoir une excellente connaissance de l’environnement actuel, mais devra aussi être parfaitement informée des perspectives attendues.

Quels sont les indicateurs RH incontournables ?

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Pour vous permettre de faire un choix éclairé lors de la sélection de vos indicateurs RH, nous vous avons préparé un Top 5 des indicateurs les plus utiles et les plus populaires pour chacune des 5 familles d’indicateurs RH que nous avons identifié.

Les indicateurs de performances RH.

Afin de mesurer pleinement la performance de vos équipes, vous pouvez utiliser les indicateurs suivants :

  • Évaluation et évolution de la masse salariale.
  • Ventilation et classification des talents et hauts potentiels.
  • % et montant des primes d’objectifs distribuées.
  • Taux de turn-over et le taux de turn-over des talents.
  • % et évolution des entretiens annuels.

Les indicateurs de prévision RH.

Parce qu’il est essentiel de savoir de quoi demain sera fait, et plus encore dans le monde des RH, voici quelques indicateurs de prévision indispensable :

  • Pyramide des âges.
  • % des postes disposant de successeur identifié.
  • Taux de mobilité interne.
  • Taux de réussite des promotions.
  • Taux de satisfaction des employés (NPS).

Les indicateurs RH liés au recrutement.

Dans une entreprise, les recrutements sont des impératifs qui mal conduits peuvent rapidement avoir des répercussions néfastes sur l’ensemble de la structure. Afin d’en garder la maîtrise, voici les 5 indicateurs indispensables :

  • Suivi de la marque employeur : détermination de l’attractivité de l’entreprise auprès des jeunes et évaluation du nombre de candidatures spontanées.
  • Délai d’attente entre la parution de l’offre et la prise de poste.
  • Taux de réussite des recrutements.
  • Taux de satisfaction de l’On-boarding.
  • Coût des recrutements.

Les indicateurs RH liés à la formation.

Depuis la réforme de la formation professionnelle et la mise en place des entretiens professionnels obligatoires tous les 2 ans, la formation n’a jamais été aussi importante pour les responsables des RH. Afin de vous aider dans sa gestion, voici quelques indicateurs utiles :

  • % des employés formés.
  • Nombre d’heures de formation dispensées par employé.
  • Taux de satisfaction des formations.
  • Taux de réussite des formations.
  • Total des coûts de formation.

Les indicateurs RH sociodémographiques.

Pour un suivi efficace et pertinent des salariés de votre entreprise, voici notre sélection d’indicateurs RH :

  • Suivi des effectifs (taux de turn-over, salaire moyen, ancienneté moyenne, % de salarié permanent, répartition CDD/CDI, taux de prise des CP et RTT, …).
  • Taux d’absentéisme (onglet spécifique pour la gestion des accidents du travail et des maladies professionnelles).
  • Répartition des salariés par sexe et CSP.
  • % des heures supplémentaires.
  • % de conflits au travail déclarés.

A propos de l'auteur

Audrey Gervoise

Généraliste confirmée dans le domaine des Ressources Humaines et dans la gestion des entreprises, je mets l'ensemble de mes compétences, de mon expérience et de mes savoir-faire au service des entreprises pour les aider et les éclairer dans la gestion RH et administrative du quotidien.