Au quotidien, la Gestion des Ressources Humaines sโรฉtend sur divers pรฉrimรจtres et comme pour tout domaine spรฉcifique, elle possรจde, ses propres codes, ses propres outils et son propre vocabulaire.
Et parmi ces derniers lโun des plus frรฉquemment rencontrรฉ est lโETP (lโรquivalent Temps Plein). Mais bien quโil soit utilisรฉ usuellement par nombre de services RH, il reste relativement mรฉconnu.
ร quoi sert-il ? Comment le calculer ? Quels sont les critรจres ร prendre en compte ? Etc. Autant de questions qui trouveront une rรฉponse avec notre article !
Quโest-ce quโun ETP ? Dรฉfinition !
Gรฉnรฉralement, les ETP sont assimilรฉs aux effectifs dโune entreprise. Et sโil est vrai quโรquivalent Temps Plein et effectif sont deux notions รฉtroitement liรฉes, les ETP sont en rรฉalitรฉ une unitรฉ de mesure, un outil, qui permet dโรฉvaluer la charge de travail, mais aussi la capacitรฉ de travail des salariรฉs de lโentreprise.
En fonction de la nature des contrats, mais aussi de la durรฉe du temps de travail, les รquivalents Temps Plein seront amenรฉs ร varier. Et cโest lร que rรฉside toute la complexitรฉ de lโETP.
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Je participeAlors comment calculer les ETP dโune entreprise ?
Comment calculer les รquivalent Temps Plein ?
Sโil est aisรฉ de dรฉterminer lโETP dโun salariรฉ en CDI et ร temps complet, cela se complexifie lorsque les salariรฉs sont embauchรฉs en CDD et/ou ร temps partiel. De plus, tous les salariรฉs amenรฉs ร travailler au sein dโune entreprise ne seront pas ร prendre en compte dans le calcul des ETP.
Mais dans ce cas, comment calculer les ETP ?
Quels sont les รฉlรฉments ร prendre en compte dans le calcul des ETP ?
Bien que le calcul des ETP puisse servir ร lโรฉtablissement de diffรฉrentes donnรฉes (ร savoir le calcul des effectifs mensuels, le calcul des effectifs moyens annuel, etc.) tous doivent รชtre calculรฉs en rรฉalisant deux distinctions :
- La nature du contrat.
- Le temps de travail.
En ce qui concerne la nature du contrat de travail, il sera nรฉcessaire de sรฉparer les salariรฉs en CDI des autres salariรฉs de l’entreprise. Car si pour les salariรฉs en CDI, en fonction de la pรฉriodicitรฉ de calcul de lโETP, la question de lโentrรฉe en fonction nโest pas importante, cette derniรจre le sera pour les salariรฉs intermittents, en CDD, mis ร disposition et en intรฉrim.
Ainsi, un salariรฉ en CDI intรฉgrรฉ le 15 janvier au sein de lโentreprise sera pris en compte dรจs le 1er janvier. Alors que le salariรฉ sous contrat temporaire sera pris en compte ร compter du 15 et son ETP devra alors รชtre minorรฉ de son absence.
Dans un second temps, il vous faudra considรฉrer les ETP en fonction des temps de travail de chacun. Il sera alors nรฉcessaire de rรฉaliser une seconde ventilation des salariรฉs selon deux facteurs :
- Les salariรฉs travaillant ร temps plein.
- Les salariรฉs travaillant ร temps partiel.
Ainsi, sur un mois, un salariรฉ en CDI ร temps complet รฉquivaudra ร 1 ETP. Alors quโun salariรฉ en mission dโintรฉrim ayant travaillรฉ 10 jours avec un temps de travail hebdomadaire de 25 heures รฉquivaudra ร 0.23 ETP (25/35 * 10/30, soit 25 heures divisรฉes par 35 que lโon multiplie par ses 10 jours de prรฉsence sur le mois).
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Quels sont les salariรฉs exclus du calcul des ETP ?
Le calcul des ETP est le plus souvent utilisรฉ afin de dรฉterminer les effectifs dโune entreprise ainsi que sa masse salariale. De ce fait, certains salariรฉs devront รชtre exclus de son calcul.
Ainsi, ne seront pas comptabilisรฉs dans les ETP, les salariรฉs :
- Employรฉs sous contrat ร durรฉe dรฉterminรฉe, par le biais dโune mission d’intรฉrim ou mis ร disposition par une entreprise tierce afin de palier ร lโabsence dโun salariรฉ dont le contrat de travail est momentanรฉment suspendu. Par exemple, le remplacement dโune salariรฉe absente pour congรฉ de maternitรฉ.
- Placรฉs sous contrat dโinsertion, tel que le contrat initiative emploi.
- Ayant conclus un contrat de professionnalisation.
- Sous contrat dโapprentissage.
Exemple de calcul des ETP
Imaginons une entreprise qui a besoin de dรฉterminer son effectif en รquivalent Temps Plein sur une pรฉriode bien prรฉcise, mais รฉgalement de calculer ses ETP moyens de lโannรฉe.
Pour ce faire, elle devra procรฉder de deux faรงons.
En ce qui concerne le calcul des ETP sur un mois donnรฉ
Dans un premier temps, elle devra rรฉaliser lโรฉtat des lieux de son personnel qui compte 14 personnes et qui se dรฉcompose comme suit :
- 5 salariรฉs en CDI et ร temps plein.
- 3 salariรฉs en CDI et dont le temps de travail est de 28 heures semaine.
- 1 salariรฉ en CDD et ร temps plein.
- 1 salariรฉ en CDD ร temps plein dont la durรฉe du contrat รฉtait de 2 semaines.
- 1 salariรฉ en intรฉrim dont le contrat a pour objet le remplacement dโune salariรฉe, sous contrat ร durรฉe indรฉterminรฉe, placรฉe en congรฉ de maternitรฉ.
- 1 salariรฉ en intรฉrim dont le contrat a pour objet un accroissement temporaire dโactivitรฉ.
- 2 salariรฉs sous contrat dโapprentissage.
Une fois cela fait, il lui reste ร procรฉder au dรฉcompte de ses ETP par catรฉgorie :
- LโETP dโun salariรฉ en CDI et travaillant ร temps plein est รฉgal ร 1, ce qui nous donne donc 5 ETP.
- LโETP dโun salariรฉ en CDI et ร temps partiel est fonction de la durรฉe de son contrat. Ici cela nous donne 28/35*3, soit 2.4 ETP.
- LโETP dโun salariรฉ en CDD (autre que le remplacement dโun salariรฉ absent et dont le contrat est suspendu) et ร temps plein est, lui aussi, รฉgal ร 1, ce qui nous donne 1 ETP.
- Pour le salariรฉ sous CDD, ร temps plein et nโayant pas travaillรฉ le mois complet, le calcul de son ETP sera fonction de son temps de prรฉsence. Soit 1 * 2/4.33, ce qui nous donne 0.46 ETP.
- Le salariรฉ sous contrat de mission dont lโobjet est le remplacement dโune salariรฉe en congรฉ de maternitรฉ nโest pas comptabilisรฉ dans les ETP puisque le contrat de la personne quโil remplace est, lui, dรฉjร comptabilisรฉ dans les ETP CDI temps plein.
- Le salariรฉ intรฉrimaire dont le contrat a pour objet un accroissement temporaire dโactivitรฉ est lui intรฉgralement pris en compte dans le calcul des ETP. Ce qui รฉquivaut donc ร 1 ETP supplรฉmentaire.
- Les 2 salariรฉs sous contrat dโapprentissage ne sont pas intรฉgrรฉs aux ETP.
Pour ce mois donnรฉ, le calcul des ETP est donc de 5 + 2.4 + 1 + 0.46 + 0 + 1 + 0 soit 9.86 ETP mensuel.
En ce qui concerne le calcul de lโETP moyen annuel
Pour dรฉterminer le nombre dโETP moyen annuel, les entreprises ont la possibilitรฉ de choisir entre deux formes de calcul.
Elles peuvent soit identifier le nombre dโheures de travail annuel rรฉalisรฉ par chaque salariรฉ entrant dans le dรฉcompte des ETP et le proratiser selon le temps de travail annuel dโun salariรฉ ร temps plein (CP et jours fรฉriรฉs inclus), ร savoir 1 820 heures. Ce qui nous donnerait, pour un salariรฉ ayant effectuรฉ 1 500 heures sur lโannรฉe : 1 500 / 1 820, soit un รฉquivalent ETP de 0.82.
Ou elles peuvent faire la somme des ETP calculรฉs mensuellement tout au long de lโannรฉe quโelles diviseront ensuite par 12.
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Peut-on utiliser dโautres outils de calcul ETP ?
Lorsquโune entreprise compte peu de personnel et surtout peu de mouvement du personnel (turn-over, CDD, intรฉrim, โฆ) le calcul des ETP ne prend que peu de temps et le risque dโerreur est somme toute limitรฉ.
En revanche, pour celles dont les effectifs se composent de plusieurs dizaines de personnes, dont les entrรฉes et sorties sont frรฉquentes et/ou dont la nature des contrats est extrรชmement variรฉe, le calcul ร main levรฉe nโest plus envisageable. Cโest pourquoi, il existe dโautres mรฉthodes permettant le calcul des ETP.
Parmi elles, nous comptons :
- Des outils de calcul en ligne, gratuits ou non.
- Le dรฉploiement dโune solution de calcul en interne via Excel par exemple.
- Lโextraction de donnรฉes via les logiciels de SIRH.
Pourquoi calculer les ETP ? Pour quelles utilitรฉs ?
En dehors dโรชtre indispensable au calcul des effectifs dโune entreprise, les ETP sont au cลur de la Gestion des Ressources Humaines.
Ils sont notamment utiles pour lโรฉlaboration des indicateurs RH qui composeront les diffรฉrents tableaux de bord. Ils permettent รฉgalement de piloter la masse salariale et de dรฉterminer les besoins en recrutement sur les mois et annรฉes ร venir ou au contraire dโajuster ร la baisse les รฉquipes.
Ainsi, les ETP peuvent รชtre utiles lors de lโรฉtablissement des budgets annuels, mais aussi lorsque les entreprises, ร la suite de lโoctroi dโun nouveau marchรฉ ou du dรฉploiement dโun nouveau produit, doivent dรฉterminer la charge de travail supplรฉmentaire quโelles vont devoir produire.