Pourquoi et comment calculer les ETP ?

Au quotidien, la Gestion des Ressources Humaines s’étend sur divers périmètres et comme pour tout domaine spécifique, elle possède, ses propres codes, ses propres outils et son propre vocabulaire.

Et parmi ces derniers l’un des plus fréquemment rencontré est l’ETP (l’Équivalent Temps Plein). Mais bien qu’il soit utilisé usuellement par nombre de services RH, il reste relativement méconnu.

À quoi sert-il ? Comment le calculer ? Quels sont les critères à prendre en compte ? Etc. Autant de questions qui trouveront une réponse avec notre article !

Qu’est-ce qu’un ETP ? Définition !

Généralement, les ETP sont assimilés aux effectifs d’une entreprise. Et s’il est vrai qu’Équivalent Temps Plein et effectif sont deux notions étroitement liées, les ETP sont en réalité une unité de mesure, un outil, qui permet d’évaluer la charge de travail, mais aussi la capacité de travail des salariés de l’entreprise.

En fonction de la nature des contrats, mais aussi de la durée du temps de travail, les Équivalents Temps Plein seront amenés à varier. Et c’est là que réside toute la complexité de l’ETP.

Alors comment calculer les ETP d’une entreprise ?

Comment calculer les Équivalent Temps Plein ?

S’il est aisé de déterminer l’ETP d’un salarié en CDI et à temps complet, cela se complexifie lorsque les salariés sont embauchés en CDD et/ou à temps partiel. De plus, tous les salariés amenés à travailler au sein d’une entreprise ne seront pas à prendre en compte dans le calcul des ETP.

Mais dans ce cas, comment calculer les ETP ?

Quels sont les éléments à prendre en compte dans le calcul des ETP ?

Bien que le calcul des ETP puisse servir à l’établissement de différentes données (à savoir le calcul des effectifs mensuels, le calcul des effectifs moyens annuel, etc.) tous doivent être calculés en réalisant deux distinctions :

• La nature du contrat.
• Le temps de travail.

En ce qui concerne la nature du contrat de travail, il sera nécessaire de séparer les salariés en CDI des autres salariés de l’entreprise. Car si pour les salariés en CDI, en fonction de la périodicité de calcul de l’ETP, la question de l’entrée en fonction n’est pas importante, cette dernière le sera pour les salariés intermittents, en CDD, mis à disposition et en intérim.

Ainsi, un salarié en CDI intégré le 15 janvier au sein de l’entreprise sera pris en compte dès le 1^er janvier. Alors que le salarié sous contrat temporaire sera pris en compte à compter du 15 et son ETP devra alors être minoré de son absence.

Dans un second temps, il vous faudra considérer les ETP en fonction des temps de travail de chacun. Il sera alors nécessaire de réaliser une seconde ventilation des salariés selon deux facteurs :

• Les salariés travaillant à temps plein.
• Les salariés travaillant à temps partiel.

Ainsi, sur un mois, un salarié en CDI à temps complet équivaudra à 1 ETP. Alors qu’un salarié en mission d’intérim ayant travaillé 10 jours avec un temps de travail hebdomadaire de 25 heures équivaudra à 0.23 ETP (25/35 * 10/30, soit 25 heures divisées par 35 que l’on multiplie par ses 10 jours de présence sur le mois).

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Quels sont les salariés exclus du calcul des ETP ?

Le calcul des ETP est le plus souvent utilisé afin de déterminer les effectifs d’une entreprise ainsi que sa masse salariale. De ce fait, certains salariés devront être exclus de son calcul.

Ainsi, ne seront pas comptabilisés dans les ETP, les salariés :

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• Employés sous contrat à durée déterminée, par le biais d’une mission d’intérim ou mis à disposition par une entreprise tierce afin de palier à l’absence d’un salarié dont le contrat de travail est momentanément suspendu. Par exemple, le remplacement d’une salariée absente pour congé de maternité.
• Placés sous contrat d’insertion, tel que le contrat initiative emploi.
• Ayant conclus un contrat de professionnalisation.
• Sous contrat d’apprentissage.

Exemple de calcul des ETP

Imaginons une entreprise qui a besoin de déterminer son effectif en Équivalent Temps Plein sur une période bien précise, mais également de calculer ses ETP moyens de l’année.

Pour ce faire, elle devra procéder de deux façons.

En ce qui concerne le calcul des ETP sur un mois donné

Dans un premier temps, elle devra réaliser l’état des lieux de son personnel qui compte 14 personnes et qui se décompose comme suit :

• 5 salariés en CDI et à temps plein.
• 3 salariés en CDI et dont le temps de travail est de 28 heures semaine.
• 1 salarié en CDD et à temps plein.
• 1 salarié en CDD à temps plein dont la durée du contrat était de 2 semaines.
• 1 salarié en intérim dont le contrat a pour objet le remplacement d’une salariée, sous contrat à durée indéterminée, placée en congé de maternité.
• 1 salarié en intérim dont le contrat a pour objet un accroissement temporaire d’activité.
• 2 salariés sous contrat d’apprentissage.

Une fois cela fait, il lui reste à procéder au décompte de ses ETP par catégorie :

• L’ETP d’un salarié en CDI et travaillant à temps plein est égal à 1, ce qui nous donne donc 5 ETP.
• L’ETP d’un salarié en CDI et à temps partiel est fonction de la durée de son contrat. Ici cela nous donne 28/35*3, soit 2.4 ETP.
• L’ETP d’un salarié en CDD (autre que le remplacement d’un salarié absent et dont le contrat est suspendu) et à temps plein est, lui aussi, égal à 1, ce qui nous donne 1 ETP.
• Pour le salarié sous CDD, à temps plein et n’ayant pas travaillé le mois complet, le calcul de son ETP sera fonction de son temps de présence. Soit 1 * 2/4.33, ce qui nous donne 0.46 ETP.
• Le salarié sous contrat de mission dont l’objet est le remplacement d’une salariée en congé de maternité n’est pas comptabilisé dans les ETP puisque le contrat de la personne qu’il remplace est, lui, déjà comptabilisé dans les ETP CDI temps plein.
• Le salarié intérimaire dont le contrat a pour objet un accroissement temporaire d’activité est lui intégralement pris en compte dans le calcul des ETP. Ce qui équivaut donc à 1 ETP supplémentaire.
• Les 2 salariés sous contrat d’apprentissage ne sont pas intégrés aux ETP.

Pour ce mois donné, le calcul des ETP est donc de 5 + 2.4 + 1 + 0.46 + 0 + 1 + 0 soit 9.86 ETP mensuel.

En ce qui concerne le calcul de l’ETP moyen annuel

Pour déterminer le nombre d’ETP moyen annuel, les entreprises ont la possibilité de choisir entre deux formes de calcul.

Elles peuvent soit identifier le nombre d’heures de travail annuel réalisé par chaque salarié entrant dans le décompte des ETP et le proratiser selon le temps de travail annuel d’un salarié à temps plein (CP et jours fériés inclus), à savoir 1 820 heures. Ce qui nous donnerait, pour un salarié ayant effectué 1 500 heures sur l’année : 1 500 / 1 820, soit un équivalent ETP de 0.82.

Ou elles peuvent faire la somme des ETP calculés mensuellement tout au long de l’année qu’elles diviseront ensuite par 12.

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Peut-on utiliser d’autres outils de calcul ETP ?

Lorsqu’une entreprise compte peu de personnel et surtout peu de mouvement du personnel (turn-over, CDD, intérim, …) le calcul des ETP ne prend que peu de temps et le risque d’erreur est somme toute limité.

En revanche, pour celles dont les effectifs se composent de plusieurs dizaines de personnes, dont les entrées et sorties sont fréquentes et/ou dont la nature des contrats est extrêmement variée, le calcul à main levée n’est plus envisageable. C’est pourquoi, il existe d’autres méthodes permettant le calcul des ETP.

Parmi elles, nous comptons :

• Des outils de calcul en ligne, gratuits ou non.
• Le déploiement d’une solution de calcul en interne via Excel par exemple.
• L’extraction de données via les logiciels de SIRH.

Pourquoi calculer les ETP ? Pour quelles utilités ?

En dehors d’être indispensable au calcul des effectifs d’une entreprise, les ETP sont au cœur de la Gestion des Ressources Humaines.

Ils sont notamment utiles pour l’élaboration des indicateurs RH qui composeront les différents tableaux de bord. Ils permettent également de piloter la masse salariale et de déterminer les besoins en recrutement sur les mois et années à venir ou au contraire d’ajuster à la baisse les équipes.

Ainsi, les ETP peuvent être utiles lors de l’établissement des budgets annuels, mais aussi lorsque les entreprises, à la suite de l’octroi d’un nouveau marché ou du déploiement d’un nouveau produit, doivent déterminer la charge de travail supplémentaire qu’elles vont devoir produire.