Le turn-over des gestionnaires de paie : comment y faire face et y remédier ?

Le turn-over des gestionnaires de paie : comment y faire face et y remédier ?
Laetitia Baccelli

Désormais, l’importance stratégique de la paie n’est plus à démontrer. Si le métier a particulièrement évolué au cours des dernières années, il s’est également complexifié. Alors est-ce la seule raison qui explique le fort taux de turn-over des gestionnaires de paie ? Comment y remédier ?

Le métier de gestionnaire de paie est un métier qui connaît un fort taux de turn-over. Selon une étude Payjob publiée en 2019, le turn-over moyen d’un gestionnaire de paie est de 3,8 ans.

Mais quelle est l’origine de ce fort taux de turn-over ? Comment y faire face ? Quelles solutions pour fidéliser vos collaborateurs en paie ?

Nous vous offrons dans cet article notre analyse sur le turn-over des gestionnaires de paie.

Pourquoi ce fort taux de turnover

Une étude Payjob publiée en 2019 démontre que les gestionnaires de paie enregistrent un taux de turn-over important. Ainsi, un gestionnaire de paie reste sur son poste environ 3,8 ans. Mais quelle est l’origine de ce fort taux de turn-over ?  

Diversité de la paie d’une entreprise à l’autre

La gestion de la paie est principalement régie par la convention collective applicable, les accords collectifs en vigueur ainsi que les procédures internes à l’entreprise. Ainsi, d’une entreprise à l’autre, la gestion de la paie au quotidien est différente. C’est pourquoi, les gestionnaires de paie ont tendance à évoluer vers de nouveaux horizons lorsqu’ils ont fait le tour de leur poste afin de développer leurs connaissances et compétences et ainsi se perfectionner.

À noter qu’on considère généralement avoir fait le tour du poste de gestionnaire de paie au bout de 3 ans.

Par ailleurs, nous constatons depuis plusieurs années sur le marché de paie française un déséquilibre entre l’offre et la demande. Ainsi, un gestionnaire de paie expérimenté souhaitant changer d’entreprise trouve généralement rapidement un nouveau poste. Sans être en recherche active, les profils expérimentés de gestionnaire de paie sont régulièrement chassés par les cabinets de recrutement.

Cette tendance risque de s’atténuer dans les prochaines années en raison de l’explosion des reconversions professionnelles dans le domaine de la paie, ce qui implique plus de gestionnaires de paie sur le marché du travail. Cette tendance risque de s’accentuer davantage avec l’automatisation des process et systèmes de paie, ce qui implique une demande moins importante des entreprises.

Des conditions de travail compliquées  

Les conditions de travail d’un gestionnaire de paie peuvent être parfois compliquées. Il ne s’agit pas ici de conditions de travail physiques comme le port de charges lourdes, mais de charge mentale impliquant une fatigue psychique du gestionnaire de paie pouvant aller jusqu’au burn-out.

Le métier de gestionnaire peut générer du stress en raison de la forte pression exercée sur le service paie. Le gestionnaire de paie est en première ligne face aux salariés et aux managers. Une erreur ou un oubli sur une paie impacte directement le salarié dans sa vie privée et peut entraîner des conséquences importantes tant financières que sur le climat social de l’entreprise.

Lorsqu’il y a des tensions dans l’entreprise ou des erreurs de paie récurrentes, les relations entre les salariés et/ou manager et le gestionnaire de paie peuvent être dégradées.

Le droit social est un droit vivant, qui évolue constamment. Le gestionnaire de paie doit donc être en veille sociale permanente. Cette contrainte exerce une pression supplémentaire sur celui-ci.

Les difficultés organisationnelles et techniques au sein du service paie

Certaines difficultés au sein du service paie peuvent impacter durablement la qualité de vie au travail.

La qualité du logiciel de paie

Le logiciel de paie est le principal outil de travail du gestionnaire de paie. Ainsi, un logiciel de paie mal paramétré nécessitant des corrections manuelles, pas intuitif ou encore manquant d’automatisme ou de fonctionnalités, n’accompagne pas correctement le gestionnaire dans son travail, objectif premier du logiciel de paie.

La qualité de vie au travail est donc dégradée et le gestionnaire de paie peut ainsi être amené à vouloir travailler dans une autre entreprise avec des conditions de travail plus favorables.

Le choix de son logiciel de paie revêt donc une importance capitale.

Des difficultés organisationnelles au sein du service paie

Un service en sous-effectif, un remaniement trop fréquent des portefeuilles, des tensions au sein de l’équipe ou encore un management absent ou branlant, les difficultés organisationnelles et managériales au sein du service paie dégradent les conditions de travail et vont pousser le gestionnaire de paie à chercher autre chose. Mais comment gérer efficacement un service paie ?

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Ainsi, c’est toutes ces raisons qui peuvent amener le collaborateur en paie à vouloir évoluer vers d’autres horizons, car « l’herbe est toujours plus verte ailleurs ».

Turnover des gestionnaires de paie : comment y faire face ?

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Le turn-over des gestionnaires de paie implique des coûts supplémentaires (recrutement, formation, …) pour l’entreprise, mais également une désorganisation du service (charge supplémentaire, remaniement des portefeuilles). Mais comment y faire face sans être noyé ou désorganisé ?

Utiliser la cooptation pour réduire les frais de recrutement

Pour réduire les frais de recrutement (agence d’intérim, cabiner de recrutement, frais de diffusion, …), vous pouvez solliciter votre équipe pour recruter un nouveau collaborateur parmi leurs anciens collègues, connaissances, amis.

C’est ce qu’on appelle la cooptation, pratique de plus en plus répandue dans les entreprises pour réduire le temps et les coûts de recrutement.

Anticiper l’intégration d’un nouveau collaborateur

Vous savez que le métier de gestionnaire de paie est sujet à un fort taux de départ, vous serez donc amené à régulièrement intégrer des nouveaux collaborateurs dans votre équipe.

Pour une intégration et une formation facilitée, il vous faut mettre en place des procédures et modes opératoires intuitifs, une sorte de guide de formation accessible aux nouveaux collaborateurs, mais également au reste de l’équipe pour la pratique quotidienne de la paie.

Attention à veiller à ce que ces procédures soient mises régulièrement à jour.

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Uniformiser les pratiques au sein du service paie

Lorsqu’un membre du service quitte l’entreprise, l’équipe paie peut se retrouver un moment en sous-effectif ou avec un nouveau collaborateur en formation. Les portefeuilles doivent alors être remaniés pour ne pas impacter la production de la paie.

Une problématique peut alors se poser si les pratiques ne sont pas uniformisées au sein de l’équipe paie. Le responsable paie doit alors veiller à ce que tous les gestionnaires de paie traitent les paies de la même manière en uniformisant les pratiques.   

Turnover des gestionnaires de paie : comment inverser la tendance ?

Le métier de gestionnaires de paie souffre d’un taux de turn-over important, mais rien n’est irrémédiable, vous pouvez inverser la tendance et fidéliser vos collaborateurs en paie.

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Impliquer les gestionnaires de paie dans des missions diverses

Pour fidéliser vos collaborateurs, il faut abandonner le management traditionnel directif pour un management plus participatif.

Ainsi, certaines missions qui incombent généralement au responsable paie peuvent être déléguées au gestionnaire de paie. Vous pouvez par exemple proposer à un membre de votre équipe de s’occuper de la veille sociale mensuelle et de la présenter au reste de l’équipe. Vous pouvez également, en fonction des appétences de chaque membre de votre équipe, leur proposer de mener un projet comme la refonte des procédures ou encore la mise en place d’un nouveau process.

De manière générale, faire participer votre équipe dans les décisions permettra de les impliquer et de les responsabiliser et ainsi de diversifier leurs missions au sein de l’entreprise. De la même manière, le responsable de paie doit être en mesure de remplacer ou d’accompagner le gestionnaire dans la production de la paie.

Investir dans des solutions de paie efficientes

Pour améliorer les conditions de travail au sein du service paie, l’investissement dans un logiciel de paie efficient est une première étape. Exit les retraitements manuels, les paies à recalculer ou les doubles saisies, un logiciel intuitif et automatisé va grandement faciliter le quotidien du gestionnaire de paie.

Le logiciel de paie n’a pas vocation à être une contrainte pour le gestionnaire de paie, mais au contraire l’accompagner et l’aider dans la production de la paie.

Être présent pour son équipe

Une dernière clé pour remédier au turn-over des gestionnaires de paie est d’être présent et d’accompagner son équipe dans toutes les situations, même conflictuelles. Le gestionnaire de paie doit se sentir soutenu en toute situation et le responsable paie doit être en mesure de l’aider en cas de difficultés.

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Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.