Les mesures “vertes” en paie

Depuis ces dernières années, la protection de l’environnement est au cœur des préoccupations de notre société. Les entreprises participent également à ce projet commun par la mise en place de certaines mesures en faveur de l’environnement comme l’incitation à recourir à des moyens de transport doux pour se rendre au travail ou la mise en place du « zéro papier ».

Mais quelles sont les mesures en paie en faveur de l’environnement ? Comment les mettre en place ?

Nous vous proposons dans cet article de faire un tour d’horizon des différentes mesures « vertes » en paie.

Inciter à l’utilisation des véhicules électriques ou hybrides et aux modes de transport « alternatifs »

Afin de favoriser l’utilisation de véhicules électriques ou hybrides, que ce soit pour le trajet domicile-travail ou dans le cadre de l’activité professionnelle, ces véhicules présentent un traitement de faveur concernant le remboursement des frais professionnels ainsi qu’en matière d’avantage en nature.

L’avantage en nature « véhicule électrique »

Lorsque l’employeur met à la disposition permanente (pour les besoins de l’activité professionnelle et de la vie personnelle), un véhicule aux salariés, une partie des dépenses engagées par l’employeur sont soumises à cotisation.

C’est ce que l’on appelle l’avantage en nature « véhicule ». Celui-ci peut être calculé soit sur la base des frais réellement engagés, soit sur une base forfaitaire et doit prendre en compte :

• Le coût d’achat du véhicule ou le coût global annuel de la location.
• Les dépenses de carburant engagées par l’employeur.

Toutefois, il existe un régime de faveur en cas d’acquisition ou location d’un véhicule exclusivement électrique (les véhicules hybrides ne sont pas concernés). Ainsi, depuis le 1^er janvier 2020, l’avantage en nature des véhicules électriques est calculé :

• Sans prendre en compte les frais d’électricité engagés par l’employeur pour recharger le véhicule.
• Après application d’un abattement de 50%, dans la limite de 1800 euros.

Majoration du barème kilométrique

Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, l’employeur peut lui rembourser les frais engagés sous forme d’indemnité kilométrique en franchise de cotisations selon le barème kilométrique.

Depuis le 1^er janvier 2021, en cas d’utilisation d’un véhicule exclusivement électrique, le barème est majoré de 20%.

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La prime de transport

La prime de transport peut être versée par l’employeur, sous certaines conditions, afin de prendre en charge les frais de transport domicile-travail.

Depuis le 1^er janvier 2020, la prime de transport est étendue aux frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables et hydrogènes. Cette prime est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 500 euros par salarié et par an.

La prise en charge des frais de transport public

L’employeur est tenu de rembourser les frais de transport publics engagés par le salarié pour ses trajets domicile-travail à hauteur de 50% de l’abonnement en franchise de cotisations.

Cette prise en charge concerne également les services de location de vélo. Pour inciter les salariés à utiliser ce type de transport au lieu de leur véhicule personnel, l’employeur a la possibilité de rembourser l’abonnement au-delà des 50% obligatoires. Cette prise en charge complémentaire est exonérée de charges sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite des frais réels engagés par le salarié.   

Le forfait de mobilité durable

Le forfait de mobilité durable permet à l’employeur de prendre en charge les frais de transport entre le domicile et le travail par l’intermédiaire de mode de transport « doux ». Cette mesure, mise en place le 11 mai 2020, reste facultative pour l’employeur. Les modes de transport « alternatifs » sont les suivants :

• Cycle personnel (vélo électrique ou non, tricycle, …).
• Covoiturage (conducteur ou passager).
• Services de mobilité partagée (trottinette ou scooter en libre-service, service de location de véhicules électriques, …).
• Transports publics utilisés ponctuellement.
• Engin de déplacement personnel motorisé de type trottinette électrique.

Le forfait de mobilité durable est exonéré de cotisations dans la limite de 500 euros par an et par salarié.

À noter que le forfait de mobilité durable est cumulable avec la prime de transport et la prise en charge des frais de transport publics. En cas de cumul avec la prime de transport, le cumul des deux dispositifs ne peut être supérieur à 500 euros dont 200 euros au titre de la prise en charge des frais de carburant. En cas de cumul avec la prise en charge des transports publics, le montant cumulé ne peut dépasser 600 euros par salarié et par an.

Exonération de cotisations pour la vente d’invendus aux salariés

Afin d’inciter les employeurs à une gestion plus responsable de leurs stocks d’invendus, les employeurs peuvent proposer à leurs salariés une réduction tarifaire jusqu’à 50 % du prix proposé au public concernant les produits qui ne peuvent pas ou ne peuvent plus être vendus.

Ce dispositif ne concerne que les produits non alimentaires. Cet avantage en nature présente un régime de faveur et est exonéré de charges sociales et d’impôt sur le revenu.

En route vers le « zéro papier »

La dématérialisation des documents est la révolution de cette dernière décennie et de nombreuses entreprises ont atteint l’objectif du zéro papier.

Ce mouvement de dématérialisation des documents dans l’entreprise a été animé tout d’abord par des préoccupations environnementales, mais les employeurs se sont également rendu compte que l’archivage et le traitement numérique pouvaient réduire les coûts et améliorer la productivité des salariés.

La législation sociale a également évolué afin de permettre aux entreprises de passer au tout numérique.

La DSN : la dématérialisation des déclarations sociales

La DSN permet de déclarer et régler les cotisations sociales aux différents organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite, organismes de prévoyance, …). Elle est effectuée directement du logiciel de paie après validation de la paie.

Les informations sont envoyées sous forme de flux de données qui sont alors retraitées par les différents organismes.

Le bulletin de paye électronique

L’employeur a désormais la possibilité de transmettre les bulletins de paie par voie électronique. Il peut s’agir d’un envoi par courriel ou d’un accès via un espace personnel et sécurisé (intranet, logiciel de paie, …).

Toutefois, le salarié a la possibilité de s’opposer à cette dématérialisation. Dans ce cas, l’employeur est tenu de lui remettre le bulletin de salaire sous format papier.

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Informations concernant l’intéressement et la participation

Lors du versement d’une prime d’intéressement et de participation, l’employeur doit remette au salarié une fiche d’information. Cette fiche annexe peut être remise par voie électronique au lieu du format papier.

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Archivage numérique des documents

Les documents concernant les salariés qui doivent être conservés (contrat de travail, justificatifs de frais professionnels, arrêt de travail, …) peuvent être numérisés et archivés sur un serveur au lieu de les classer dans un dossier physique.

Par ailleurs, en cas de contrôle URSSAF, les documents numérisés sont acceptés et notamment concernant les frais professionnels. Le document doit être conforme à l’original en image et en contenu et ne pas avoir subi de transformation.   

Au-delà de l’aspect environnemental du zéro papier dans l’archivage, ce mode de classement a le mérite de faire gagner beaucoup de temps au gestionnaire de paie et de supprimer une tache à faible valeur ajoutée qu’est le classement.

Présenté dans un premier temps comme une révolution pour l’environnement, le tout numérique n’a pas nécessairement une empreinte carbone plus faible que le papier. En effet, l’archivage numérique entraîne l’émission de gaz à effet de serre provenant des data centers, des infrastructures réseau et des équipements informatiques. Le tout papier a également son empreinte environnementale avec l’exploitation des forêts et la transformation en usine.

Il n’est pas question ici de revenir en arrière et de passer au tout papier, il faut vivre avec son temps, mais de travailler en tout numérique de manière responsable par exemple en archivant que les mails et documents qui doivent être conservés et en procédant régulièrement à un nettoyage du serveur en prenant en compte les délais de conservation des documents.