Frais professionnels : les principaux changements suite à la parution du BOSS.

Le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) a dépoussiéré les différentes directives, instructions, circulaires, notes de service et commentaires de l’administration régissant les règles de calcul des cotisations sociales et notamment concernant les frais professionnels.

Mais que change le BOSS concernant les règles d’assujettissement et d’exonération de cotisations des frais professionnels ?

Nous vous proposons dans cet article de comparer les dispositions réglementaires avant et après la BOSS en matière de frais professionnels.

Qu’est-ce que le BOSS ?

Définition du BOSS.

Le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) est une base documentaire publiée sur le site https://boss.gouv.fr/. Celle-ci est opposable à l’administration à compter du 1er avril 2021. Les arrêtés du 30 mars 2021 et du 31 mars 2021 ont officialisé les dispositions du BOSS.

Pourquoi le BOSS ?

Les sources de la réglementation en matière de cotisations et contributions sociales étaient multiples :

• Le code de la Sécurité Sociale.
• La jurisprudence.
• Les circulaires.
• Les directives.
• Les instructions.
• Les notes de service.
• Les commentaires de l’administration.

Ainsi, il n’était pas toujours aisé aux praticiens de la paie de s’y retrouver et de trouver la bonne information afin de sécuriser la paie.

Par ailleurs, les circulaires, directives, instructions, notes de service et commentaires n’étaient pas opposables à l’administration. Ainsi, le contrôleur Urssaf pouvait apporter sa propre interprétation des textes lors de l’analyse d’un dossier.

C’est pour cette raison que l’administration a souhaité poser des règles fixes et non équivoques afin d’apporter plus de transparence et d’éviter tout litige lors de ceux-ci.

Les principaux apports du BOSS en matière de frais professionnels.

Le BOSS a permis d’harmoniser l’interprétation des textes en matière de frais professionnels. Des changements de doctrines en matière de frais professionnels sont ainsi officialisés à compter du 1er avril 2021.

La déduction forfaitaire spécifique.

Le BOSS instaure une application beaucoup plus stricte de la déduction forfaitaire pour frais professionnels qu’elle l’était jusque-là.

La déduction forfaitaire spécifique avant le BOSS.

L’employeur a la possibilité d’appliquer une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels pour certaines professions définies dans l’article 5, de l’annexe IV du code général des impôts. À partir du moment où le salarié appartenait à la profession concernée par la déduction forfaitaire spécifique, que le salarié supporte effectivement des frais ou non, elle pouvait être appliquée.

Les frais professionnels remboursés par l’employeur devaient alors être réintégrés dans l’assiette de cotisation.

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La déduction forfaitaire spécifique après le BOSS.

Les frais doivent être effectivement supportés par le salarié.

Le BOSS prévoit désormais (Frais professionnels- chapitre 9) que l’employeur doit être en mesure d’apporter la preuve que des frais sont effectivement supportés par le salarié lors de son activité professionnelle et qu’ils ne sont pas remboursés en totalité par celui-ci.

Par ailleurs, en cas d’absence (arrêt de travail, congés payés, …), la déduction spécifique forfaitaire ne peut pas être appliquée sur la rémunération correspondant à l’indemnisation de l’absence, car aucun frais n’est supporté pendant cette période. Ainsi, en cas d’absence tout le mois, aucune déduction forfaitaire spécifique ne peut être appliquée.

La prise en charge directe des frais professionnels par l’employeur doit être réintégrée.

Concernant la réintégration des frais professionnels dans l’assiette de cotisations, le BOSS va plus loin en incluant désormais les frais réglés directement par l’employeur ( exemple : paiement direct d’une nuit d’hôtel) dans l’assiette de cotisation.

Toutefois, dans un communiqué datant du 31/03/21 publié sur le site du BOSS, il est précisé que l’entrée en vigueur de cette disposition ne sera effective qu’à compter du 1er janvier 2022 dans la mesure où la déduction forfaitaire spécifique s’applique du 1er janvier au 31 décembre de l’année civile. Ce délai donné aux employeurs leur permet également de disposer du temps nécessaire pour informer les salariés et consulter le CSE.

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Les frais d’entreprise.

Les frais d’entreprise représentent des frais liés à l’activité de l’entreprise et non à l’exercice de l’activité professionnelle d’un salarié.

Les frais d’entreprises avant le BOSS.

Les remboursements au titre de frais d’entreprise étaient exonérés de cotisations et contributions sociales. En cas de déduction forfaitaire spécifique, les frais d’entreprise ne devaient pas être réintégrés.

Pour être considérés comme des frais d’entreprises, ceux-ci devaient :

• Avoir un caractère exceptionnel.
• Être engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
• Être exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié.

Par ailleurs, était également considérés comme frais d’entreprise, les frais justifiés par l’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise, la mise en œuvre des techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise ou encore le développement de la politique commerciale de l’entreprise.

Les frais d’entreprise après le BOSS.

Le BOSS supprime la notion de frais d’entreprise qui basculent dans le régime des frais professionnels de droit commun. Toutefois, certains frais d’entreprise, même s’ils ne sont plus qualifiés comme tel, restent exonérés de cotisations sociales.

Ainsi, les frais d’entreprises sont désormais considérés comme des frais professionnels au même titre que les autres frais professionnels et sont ainsi régis par les mêmes règles que les frais professionnels.

Le BOSS précise dans la rubrique Frais professionnels les frais pouvant bénéficier d’une exonération de cotisations et contributions sociales. On peut citer notamment :

• Les repas d’affaires.
• L’entretien des vêtements de travail.
• Les séminaires et voyages d’affaires.

En cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique, les frais d’entreprise doivent désormais être réintégrés dans l’assiette de cotisations et contributions sociales.

Les frais de télétravail.

Le BOSS a permis d’officialiser les aménagements en matière de frais de télétravail sous forme d’allocation forfaitaire.

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Les frais de télétravail avant le BOSS.

Les frais de télétravail étaient exclusivement remboursés au réel sur justificatif. L’arrêté du 20 décembre 2002 définit 3 catégories de frais :

• Les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local pour un usage professionnel.
• Les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique.
• Les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses.

Toutefois, un aménagement avait été admis par le réseau des Urssaf en décembre 2019, suite à la grève générale des transports en commun puis la crise sanitaire en 2020, sous forme d’allocation forfaitaire.

Les frais de télétravail après le BOSS.

Le BOSS officialise la méthode de remboursement sous forme d’allocation forfaitaire tout en apportant quelques modifications aux dispositions admises par l’Urssaf.

L’employeur peut désormais rembourser les frais de télétravail sous forme d’allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de :

• Soit 10 € par mois pour une journée de télétravail par semaine.
• Soit 2,5 € par jour de télétravail dans la limite de 55 euros par mois.

Par ailleurs, le BOSS officialise sa position concernant le droit aux titres restaurant des télétravailleurs, sujet qui a fait débat pendant la crise sanitaire et désormais dans les tribunaux.

Ainsi, dans les entreprises où les salariés bénéficient de titres restaurants, il peut en être de même pour les télétravailleurs. Les titres restaurant attribués aux salariés en situation de télétravail bénéficient des mêmes exonérations de cotisations et contributions sociales que les autres salariés.

Toutefois, cette précision de l’Urssaf traite du régime social des titres restaurants attribués aux télétravailleurs et non pas sur l’obligation d’attribuer des titres restaurants aux salariés en télétravail.