Paie

Comment mettre en place un système de contrôle de paie efficace ?

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Bien que le traitement de la paie soit de plus en plus automatisé et sécurisé, il n’en reste pas moins que le contrôle de paie, par le gestionnaire, reste indispensable. Mais comment faire ? Quand réaliser ce contrôle ? Quelles sont les données à contrôler ? On vous dit tout !

Avec des logiciels de paie de plus en plus automatisés et en parallèle une réglementation de plus en plus complexe, le contrôle de la paie des salariés prend toute sa place afin de sécuriser au maximum les paies.

Mais quels sont les éléments qu’il est essentiel de contrôler ? Comment mettre en place un système de contrôle de paie ?

Nous vous proposons, dans cet article, de vous éclairer sur le contrôle de paie et vous aider à le mettre en place dans votre entreprise pour une paie sécurisée.


Laëtitia Baccelli, l’auteure de cet article, aimerait connaître vos habitudes de travail en matière de contrôle de la paie.

Cette étude sera partagée sur Culture RH afin que vous puissiez vous situer par rapport à vos collègues responsables de la paie en entreprise.

Elle ne vous prendra que 2min de votre temps.

Merci de votre participation


Qu’est-ce que le contrôle de paie ?

Le contrôle de paie, c’est quoi ?

Le contrôle de paie consiste à contrôler les éléments calculés par le logiciel de paie après la saisie de ceux-ci par le gestionnaire de paie. Un certain nombre d’éléments sont à vérifier afin de s’assurer de la conformité de la paie.

Pourquoi contrôler les paies ?

Contrôler la saisie du gestionnaire de paie.

Lors d’un cycle de paie, le gestionnaire de paie saisit des éléments de paie (embauche, prime, sortie, …) qui seront ensuite calculés par le logiciel de paie afin de générer des rubriques de paie. Les différentes rubriques de paie ainsi calculées doivent alors être contrôlées par le gestionnaire de paie.

Contrôler le paramétrage du logiciel.

Les solutions de paie sont de plus en plus performantes mais pas infaillibles. Ainsi, il est essentiel de contrôler le paramétrage du logiciel (base et taux de cotisations, garantie du net, …).

Quand a lieu le contrôle de paie ?

Un cycle de paie se déroule de la manière suivante :

  • Saisie des éléments variables de paie.
  • Calcul de la paie.
  • Contrôle de la paie.
  • Validation de la paie.
  • Traitement des virements.
  • DSN et autres déclarations sociales.

Ainsi, le contrôle de paie a lieu après le calcul de la paie. La procédure de calcul de paie va très largement dépendre de l’organisation du service paie et du fonctionnement du système de paie.

Certains logiciels proposent un calcul en temps réel au fil des différentes saisies, d’autres systèmes de paie fonctionnent avec un calcul général à une date donnée avec la possibilité d’effectuer des calculs de paie individuels appelés plus généralement “paie à la demande”.

La date du contrôle de paie va varier d’une entreprise à l’autre et d’un mode d’organisation à l’autre. Ainsi, une TPE, une grande entreprise et un cabinet d’externalisation de la paie ne fonctionneront pas de la même manière.

Dans une entreprise où les virements doivent être traités avant le dernier jour du mois, les éléments de paie sont généralement saisis avec un décalage d’une durée variant d’une entreprise à l’autre (M-1, du 20 au 20, …). Ainsi, le contrôle de paie peut avoir lieu aux alentours du 20 du mois afin de laisser au gestionnaire de paie le temps nécessaire au contrôle de la paie. C’est généralement le mode d’organisation des PME et grandes entreprises.

Dans les plus petites entreprises et dans les cabinets comptable, les virements de salaires peuvent être traités jusqu’au 15 du mois suivant. Les éléments sont alors saisis “au réel” (exemple : éléments de janvier pour la paie de janvier). Dans ce cas, le contrôle de paie va avoir lieu au début du mois suivant et en tout état de cause avant les dates limites d’envoi de la DSN soit le 15 du mois pour les entreprises de moins de 50 salariés et le 5 du mois pour les autres entreprises.

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Quels sont les éléments à contrôler ?

Le contrôle des embauches.

Différents points sont à contrôler lors de la saisie d’une embauche :

  • Les données individuelles du salarié : il est important de veiller à l’exactitude de certaines données (numéro de Sécurité Sociale, nom, prénom et date de naissance). En cas d’informations erronées, la DSN peut alors être rejetée. À savoir qu’en cas d’absence de numéro de Sécurité Sociale, l’employeur peut attribuer au salarié un numéro technique temporaire afin de pouvoir envoyer la DSN. L’adresse est également une donnée importante à vérifier, car une erreur pourrait avoir des répercussions importantes sur le salarié.
  • Les éléments du contrat : lors de la saisie d’une nouvelle embauche, il convient de vérifier l’emploi, la qualification, l’affectation, le type de contrat (CDD, CDI, contrat d’apprentissage, …), le motif de contrat et la date éventuelle de fin de contrat.
  • Le contrôle de la rémunération : il convient de contrôler la bonne prise en compte du salaire sur le bulletin de salaire ainsi que le calcul de l’absence pour embauche en cours de mois le cas échéant.
  • Les compteurs d’absence : la génération des différents compteurs d’absence (congés payés, RTT, …) doit être vérifiée.

À savoir que la plupart des systèmes de paie ont intégré des “garde-fous” au moment de la saisie d’une embauche afin d’éviter des erreurs de saisie pouvant avoir des répercussions importantes. Par exemple, un message d’erreur peut apparaître empêchant la validation de la saisie en cas de numéro de Sécurité Sociale incohérent avec le sexe, la date et le lieu naissance ou en cas de contrat à durée déterminée sans date de fin de contrat.

La conformité des éléments saisis.

Différents éléments de paie ont été saisis et/ou intégrés au cours du mois, il convient alors de les contrôler :

  • Les primes et indemnités : contrôle dès la génération en paie des éléments saisis (prime exceptionnelle, prime de panier, ticket restaurant, …).
  • Les absences : contrôle de la génération de la rubrique d’absence et de l’indemnité éventuelle, contrôle de l’indemnisation partielle ou totale en cas d’arrêt de travail, contrôle de la génération des IJSS en cas de calcul automatique.
  • Les compteurs d’absence : contrôle de la bonne déduction de l’absence en cas de compteurs (congés payés, RTT, repos compensateur, …).

La prise en compte des éléments de la GTA.

Des éléments issus de la Gestion des Temps et Activité sont intégrés et calculés en paie comme les heures supplémentaires ou les majorations pour travail de nuit, le dimanche ou les jours fériés. Il convient alors de les contrôler.

Toutes les entreprises ne fonctionnent pas de la même manière :

  • Suivi externe au logiciel de paie et saisie des éléments de la GTA manuellement.
  • Logiciel de GTA externe au logiciel de paie avec intégration des éléments dans le logiciel de paie.
  • Module de GTA intégré au logiciel de paie.

Le calcul du solde de tout compte.

Au départ d’un collaborateur, le gestionnaire de paie saisi la date de fin de contrat et le motif de départ, il convient alors de contrôler les rubriques de paie générées :

  • La rubrique d’absence pour départ en cours de mois le cas échéant.
  • L’indemnité compensatrice de congés payés.
  • L’indemnité compensatrice des autres compteurs (RTT, repos compensateur, …).
  • L’indemnité liée au départ du salarié (prime de précarité, indemnité de licenciement, …).
  • Le calcul des cotisations sociales (régularisation des bases de cotisation, assujettissement fiscal et social des indemnités de rupture, …).

À noter qu’il est très important de contrôler avec minutie le dernier bulletin de salaire d’un collaborateur sortant. En effet, en cas de trop-perçu par le salarié, il sera plus compliqué pour l’employeur de procéder à la régularisation et d’autant plus dans le cadre d’une rupture de contrat suite à une procédure disciplinaire.

Le contrôle de cohérence.

Au-delà du contrôle des éléments saisis, des contrôles de cohérence de la paie peuvent être effectués. On peut distinguer 3 types de contrôle de cohérence :

  • La comparaison des salaires bruts et/ou nets M et M-1.
  • Le contrôle des bases de cotisations.
  • Tout autre contrôle lié aux contraintes et organisation de chaque entreprise : contrôle des codes affectation, des codes contrats, croisement entre un code et une rubrique de paie.

Ainsi, même s’il existe une base commune, chaque entreprise a son propre plan de contrôle de paie lié à son activité et à ses contraintes.

Les contrôles ponctuels.

Certains éléments périodiques comme le 10ème congés payés lorsqu’il est payé annuellement, la prime de vacances ou le 13ème mois nécessitent des contrôles ponctuels afin de vérifier la conformité des éléments calculés par le logiciel de paie.

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Contrôle par fichier Excel.

Il y a quelques années, le contrôle de paie était essentiellement fait manuellement bulletin par bulletin en fonction des éléments saisis (classé dans une pochette ou un classeur) et de la paie du mois dernier.

Désormais, la fonction s’est dématérialisée et les méthodes de contrôle de paie ont également évolué pour plus de modernité et d’efficacité.

Extraction des données de paie.

Après le calcul de paie, les données de paie sont extraites via le logiciel de paie ou via à un logiciel de reporting. Le choix des rubriques à extraire est déterminé en fonction du plan de contrôle de paie :

  • Les primes et indemnités du plan de paie.
  • Les rubriques de salaire.
  • Les rubriques de base de cotisations.

Croisement avec les données saisies.

Les données requêtées sont croisées avec les données de saisie. Si les données sont également sous format Excel ou autres formats pouvant être convertis sur Excel, le contrôle peut être effectué via la formule Recherche V ou Recherche H. Dans le cas contraire, le tableau Excel peut être pointé manuellement.

Quelques exemples :

  • Prime exceptionnelle.
  • Augmentations.
  • Heures supplémentaires.
  • Rubriques d’absence sans solde.
  • Rubriques d’absence et indemnité maladie.
  • Rubrique d’IJSS et cohérence de la garantie du net.
  • Suivi du solde de CP, RTT, …

Comparaison avec M-.

Certaines données clés peuvent être comparées avec le mois précédent. Les écarts sont ainsi identifiés et peuvent être justifiés.

Quelques exemples :

  • Comparaison entre le salaire de base du mois et celui du mois précèdent et justification des écarts.
  • Comparaison entre le temps de travail du mois et celui du mois précédent et justification des écarts.
  • Comparaison entre le salaire net du mois et celui du mois précédent et justification des écarts supérieurs à 100 euros.

Contrôle croisé des données.

Certaines données peuvent être croisées afin d’en vérifier leur conformité. Au-delà du contrôle de la conformité de la paie, ces contrôles sont également utiles au contrôle de gestion sociale pour la réalisation des reporting post-paie.

Quelques exemples :

  • Contrôle du temps de travail avec le motif du temps de travail (temps plein, temps partiel congé parental, …).
  • Contrôle du motif temps partiel avec l’âge des enfants : si les enfants ont plus de 3 ans, le motif congé parental n’est pas valable.
  • Contrôle du code contrat avec la date de fin de contrat : les CDD doivent avoir une date de fin de contrat.

Contrôle des bases.

Les bases de cotisations doivent être contrôlées afin de vérifier l’exactitude du calcul du logiciel de paie. Après la validation de la paie, elles seront également à comparer avec les états DSN.

Quelques exemples :

  • Comparaison des différentes bases déplafonnées : elles doivent être identiques.
  • Contrôle et recalcule de la base CSG/CRDS.
  • Contrôle de la base de forfait social.

Ainsi chaque entreprise va élaborer son propre plan de contrôle de paie, même si des bases communes existent, en fonction de ses attentes et des spécifiés de son entreprise.

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Contrôle via le logiciel de paie ou un logiciel de contrôle de paie.

Certains éditeurs proposent des modules de contrôle de paie intégrés à la solution et paramétrable à la demande. Ce type de prestation ne s’est pas encore démocratisé et peu d’éditeurs proposent des contrôles de paie automatique ou semi-automatique allant au-delà des simples contrôles DSN. Par ailleurs, quand ils existent, ces modules sont le plus souvent proposés en option.

Une autre alternative au contrôle de paie manuel est l’investissement dans un logiciel dédié au contrôle de paie. Les données de paie sont intégrées manuellement ou automatiquement dans le logiciel et sont retraitées en fonction du plan de contrôle de paie élaboré par l’entreprise en concertation avec l’éditeur. Le logiciel met ainsi en évidence les écarts constatés sans la nécessité d’un traitement manuel par le gestionnaire de paie.

A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.