Fiche de Poste Gestionnaire de Paie 2023

Fiche de Poste Gestionnaire de Paie 2023
Laetitia Baccelli

Consultante et formatrice en paie, j'apporte mon expertise pour optimiser efficacement vos services paie

Découvrez les missions et les compétences requises du métier de gestionnaire de paie ainsi qu’un fiche de poste à télécharger gratuitement !

Le gestionnaire de paie, poste clé dans l’entreprise, assure la production de la paie des salariés dans l’entreprise. Il s’assure que la paie soit conforme à la législation sociale, que celle-ci soit versée aux salariés dans les délais impartis et que l’entreprise réponde à ses obligations sociales.

Il a également un rôle de conseil auprès des salariés et des managers pour tout ce qui concerne la paie et les cotisations sociales.

Alors, quelles sont les missions du gestionnaire de paie ? Quelles sont les compétences requises pour devenir gestionnaire de paie ?

Vous trouverez dans cet article une présentation du métier de gestionnaire de paie ainsi qu’une fiche de poste téléchargeable.

Lire également: Reconversion en gestionnaire de paie, comment faire ?

Le métier du gestionnaire de paie

Les missions du gestionnaire de paie sont riches et variées, de la gestion des arrêts de travail à la déclaration des cotisations sociales, le quotidien du gestionnaire de paie est bien rempli et exige un niveau d’expertise élevé.

Il s’agit d’un poste central dans l’entreprise, il est garant de la conformité de la paie et veille à ce que tous les salariés de l’entreprise perçoivent la rémunération qui leur est due en temps et en heure.

Les missions du gestionnaire de paie    

La gestion des arrêts de travail

La gestion des arrêts de travail et congés indemnisés par la Sécurité Sociale représente un poste très important dans la gestion de la paie.

Le gestionnaire de paie réceptionne et traite l’arrêt de travail sur le logiciel de paie afin que le salarié puisse percevoir les indemnités journalières de la Sécurité Sociale (ou l’employeur en cas de subrogation).

Si le salarié n’est pas maintenu, le gestionnaire de paie déclare, le cas échéant, son arrêt de travail auprès de l’organisme de prévoyance et assure le suivi du dossier prévoyance.

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La gestion des embauches

Lorsqu’un nouveau collaborateur entre dans l’entreprise, le gestionnaire de paie effectue la DPAE (déclaration préalable à l’embauche) et entre les éléments le concernant dans le logiciel de paie afin d’établir la première paie.

La gestion des soldes de tout compte

Lors du départ d’un salarié, le gestionnaire de paie établit sa dernière paie, le solde de tout compte. Il transmet également au salarié sortant les éléments suivants :

  • Attestation employeur
  • Certificat de travail
  • Reçu pour solde de tout compte

La saisie des éléments variables de paie

Le gestionnaire de paie saisit au fil du mois, jusqu’à une date arrêtée par le calendrier de paie, les éléments variables de paie.

Quelques exemples d’EVP à traiter en cours de mois :

  • Les absences « compteurs » (congés payés, RTT, …)
  • Les remboursements des frais professionnels et notamment le remboursement des frais de transport public
  • Les diverses primes et indemnités (indemnité de repas, titres restaurant, prime de production, …
  • Les éléments relatifs à la gestion des temps (heures supplémentaires, astreinte, …)

Le contrôle de la paie

Après calcul de paie, le gestionnaire de paie contrôle les éléments calculés par le logiciel de paie.

Plusieurs manières de contrôler les paies :

  • Bulletin par bulletin
  • En utilisant les extractions de paie et Microsoft Excel (ou logiciel équivalent)
  • Par l’intermédiaire d’une solution de contrôle de paie

L’envoi de la DSN et déclarations sociales annexes

Lorsque la paie est clôturée et les virements de salaire versés aux salariés, le gestionnaire de paie contrôle et envoie la DSN qui permet de déclarer et payer aux organismes sociaux les cotisations.

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La plupart des cotisations sociales légales sont désormais intégrées en DSN. Toutefois, certaines cotisations conventionnelles ou facultatives peuvent être versées hors DSN.   

Lire également: Quel est le salaire d’un gestionnaire de paie ? 

L’environnement relationnel du gestionnaire de paie

Le gestionnaire de paie est amené à interagir avec divers interlocuteurs, des salariés de l’entreprise aux organismes sociaux. 

Les relations internes à l’entreprise

Dans la mesure où il gère les paies des collaborateurs de l’entreprise, le gestionnaire de paie est régulièrement amené à échanger avec de nombreux interlocuteurs dans l’entreprise.

  • Les salariés
  • Les managers
  • La direction
  • La DRH/RRH
  • Le service informatique
  • Les autres services RH (formation, recrutement, juriste social, …)
  • La comptabilité
  • Les services généraux (gestion des accès, …)   

Les relations externes à l’entreprise

Le gestionnaire de paie entre également en interaction ponctuellement avec d’autres intervenants externes à l’entreprise.

  • L’éditeur de la solution de paie ou SS2I pour le paramétrage de la solution de paie
  • Les organismes sociaux (Urssaf, prévoyance, Sécurité Sociale, …)

Lire également: Formation Gestionnaire de paie: laquelle choisir ?

Le profil type du gestionnaire de paie

Le gestionnaire de paie doit associer des compétences techniques, les « hard skills », et des qualités humaines, les soft skills.

Les compétences techniques du gestionnaire de paie

Une expertise paie

Le gestionnaire de paie doit parfaitement maitriser les techniques de paie et notamment :

  • Les règles de calcul des éléments de paie (absence, congés payés, …)
  • Le calcul des cotisations sociales
  • Les règles d’exonérations sociales et fiscales

Une base en droit social

En complément de son expertise paie et cotisations sociales, le gestionnaire doit avoir un solide socle de connaissance en droit social afin de comprendre le fonctionnement du droit social et des règles qui régissent la paie des salariés.

Un bon niveau d’Excel

Il est indispensable que le gestionnaire de paie maitrise les fonctionnalités de base et certaines avancées de Microsoft Excel dans la mesure où c’est un outil utilisé au quotidien et notamment pour le contrôle de la paie et de la DSN. Le niveau généralement requis est un niveau perfectionnement.

Les qualités humaines du gestionnaire de paie

Rigueur

Le gestionnaire de paie doit faire preuve d’une grande rigueur dans l’exercice de ses missions compte tenu du risque engendré par des erreurs de paie (risque financier, climat social dégradé, …)

Discrétion

La paie des salariés étant un sujet sensible, le gestionnaire de paie doit faire preuve de discrétion. Il doit veiller au respect de la vie privée des salariés

Intelligence émotionnelle

A delà du simple sens du relationnel, le gestionnaire doit faire preuve d’une certaine intelligence émotionnelle pour faire face à toute situation et adapter rapidement son comportement à son interlocuteur. Cette qualité humaine associe le sens su relationnel, l’empathie et la capacité d’adaptation.

Résistance au stress

Respect des délais, pression des managers, des salariés, la paie n’est pas de tout repos. Le gestionnaire de paie doit être capable de bien gérer la pression qui incombe à ce poste.  

Sens du service

Le gestionnaire de paie doit être disponible pour les salariés/ managers qui ont des interrogations, qui souhaitent comprendre leur paie. Il doit être à l’écoute de ses interlocuteurs afin de répondre au mieux à leurs besoins. Au-delà de la simple disponibilité, il doit avoir un véritable sens du service.

Modèle de fiche de poste du Gestionnaire de Paie

Vous trouverez ci-dessous une fiche de poste à télécharger gratuitement. Vous y trouverez les missions du gestionnaire de paie ainsi que les compétences requises pour le poste.

 

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Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.