Fiche de poste Responsable Paie + modèle à télécharger

Le responsable paie supervise la production de la paie dans l’entreprise ainsi que le paiement des cotisations sociales. Il s’assure du bon fonctionnement du service paie et que la paie soit conforme à la législation. Il encadre des techniciens/ gestionnaires de paie.

D’autres intitulés de poste peuvent le désigner, chargé de paie, responsable paie et administration du personnel ou encore payroll manager.

Alors, quelles sont les missions du responsable paie ? Quelles sont les compétences requises pour devenir responsable paie ?

Vous trouverez dans cet article une présentation du métier de responsable paie ainsi qu’une fiche de poste téléchargeable.

Sommaire de l'article:

Le métier du responsable paie

Le métier de responsable de paie, également connu sous d’autres appellations, est un poste clé dans l’entreprise car il assure la bonne gestion des salaires des employés de l’entreprise. Il est rattaché au service Ressources Humaines et travaille en étroite collaboration avec d’autres équipes de l’entreprise comme le service comptabilité ou encore les services généraux.

Les missions du responsable paie

En qualité d’expert en droit social et techniques de paie, le responsable paie veille au bon déroulement des opérations de paie mensuelles et rectifie d’éventuelles erreurs signalées par les gestionnaires de paie et notamment celles liées au paramétrage de la solution de paie. Il est responsable de la récolte, de la saisie et du calcul des éléments variables de paie.

Il est le garant dans l’entreprise de la conformité des règles en matière de paie et de cotisations sociales, rôle très important compte tenu de l’impact financier et social d’éventuelles erreurs de paie.

Comme toutes les entreprises sont différentes, d’une organisation à l’autre, le rôle et les missions du responsable paie peuvent diverger.

Supervision de la gestion de la paie

Le responsable paie est chargé de mettre en place et suivre l’ensemble des processus de gestion du temps et activités des salariés et de veiller à leurs bonnes remontées dans la solution de paie.

Il est également chargé de coordonner son équipe afin d’assurer une gestion de la paie qualitative et efficace. Ainsi, il met en place les processus et procédures internes et veille à leur respect par les gestionnaires de paie et les autres acteurs de la paie dans l’entreprise (managers, salariés, …).

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Contrôle de paie

Le responsable de paie doit veiller à produire une paie correcte en respect de la règlementation en vigueur dans l’entreprise (code du travail, convention collective, accords d’entreprise, …).

Il met en place les procédures de contrôle de paie et s’assure que celles-ci soit bien respectées par son équipe. Il procède si nécessaire à leurs mises à jour ou ajustement.

Veille légale et réglementaire

La veille légale et réglementaire est un aspect crucial du poste de responsable paie. Celui-ci doit constamment suivre l’évolution de la législation (loi et convention collective) qui impactent les salaires ou le calcul des cotisation sociales.

Il est ainsi l’interlocuteur privilégié de l’éditeur du logiciel de paie ou du service SIRH (externe ou interne) pour tout ce qui concerne le paramétrage des solutions de paie et GTA.

Gestion des charges sociales

Le responsable paie est l’interlocuteur privilégié des organismes de protection sociale et notamment l’Urssaf pour le suivi courant du dossier ou en cas de contrôle. Il est également le garant de la déclaration et du paiement des charges sociales dans les délais impartis, généralement par l’intermédiaire de la DSN. Ainsi, il joue un rôle clé pour toutes les problématiques relatives à la DSN.

Participer à la politique RH de l’entreprise

En parallèle de son activité de supervision de la production de la paie dans l’entreprise, le responsable paie contribue à l’élaboration et à la mise en œuvre des stratégies en matière de gestion des ressources humaines. Voici quelques domaines pour lesquels il peut intervenir :

Élaboration de la politique de rémunération.
Expertise en droit social en matière de recrutement.
Conformité légale en matière de gestion des Ressources Humaines.
Communication interne.

L’environnement relationnel du responsable paie

Du salarié aux organismes sociaux l’environnement relationnel du responsable paie est varié et implique la collaboration avec plusieurs acteurs internes et externes à l’entreprise.

Les relations internes à l’entreprise

Au sein de l’entreprise, le responsable paie entretient des relations avec différents acteurs de l’entreprise pour assurer le bon déroulement des processus de paie et la conformité réglementaire. Les principales relations internes sont les suivantes :

L’équipe paie.
Le membres du service Ressources Humaines : DRH, chargé de recrutement, responsable formation, …
La comptabilité et le contrôle de gestion sociale.
La direction de l’entreprise.
Les managers.
Les salariés.
Le service informatique.
Les services généraux.
Les instances représentatives du personnel.

Les relations externes à l’entreprise

Le responsable paie interagit également avec divers acteurs externes à l’entreprise pour assurer la conformité réglementaire et le traitement correct des cotisations sociales.

Voici les principaux interlocuteurs externes du responsable paie :

Les organismes sociaux : Urssaf, Sécurité Sociale, organismes complémentaires, …
Les partenaires externes : SIRH, cabinet d’expertise comptable, conseillers juridiques, …
L’inspecteur du travail.
La médecine du travail.

Le profil type du responsable paie

Le responsable paie doit associer des compétences techniques, les « hard skills », et des qualités humaines, les soft skills.

Les compétences techniques du responsable paie

Le responsable paie doit posséder un ensemble de compétences techniques pour mener à bien ses missions et assurer la conformité de la paie. Ce sont des requis indispensables au poste.

Voici les « hard skills » requis pour le poste de responsable paie :

Connaissance de la réglementation : le responsable paie doit maîtriser les règles en matière de techniques de paie et de calcul des cotisations sociales.
Maîtrise des logiciels de paie : il doit être capable d’utiliser et de configurer le logiciel de paie.
Avoir des bases en comptabilité : il doit posséder les connaissances de base (sans nécessairement être un expert) afin d’échanger de manière éclairée avec le service comptabilité.
Goût des chiffres : le responsable paie doit être à l’aise avec les données chiffrées pour assurer l’exactitude des informations de paie, contrôler les paies de manière pertinente et établir des rapports pour la direction.
Maîtrise avancée d’Excel : le responsable paie doit être en mesure de mettre en place des outils Excel et de traiter de manière automatisée un nombre important de données et notamment lors des travaux de contrôle de paie.
Veille légale et réglementaire : sans être nécessairement juriste, le responsable paie doit disposer d’une compréhension globale du droit social et être en mesure d’assurer efficacement sa veille sociale.
Gestion de projet : le responsable paie peut être amené à coordonner et à mettre en place des projets liés à l’amélioration des processus de paie ou encore à la mise en place d’un nouveau logiciel de paie.

Les qualités humaines du responsable paie

Outre les compétences techniques, le responsable paie doit être doté de qualités humaines afin de mener à bien ses missions.

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Voici les « soft skills » indispensables au responsable paie :

Leadership : le responsable paie doit être capable de fédérer son équipe pour garantir la réalisation des objectifs et l’amélioration continue des processus de paie.
Sens des responsabilités : il doit être capable d’assumer les responsabilités qui incombent à son poste.
Capacité à résoudre des problèmes : le responsable doit savoir faire preuve de méthodologie pour résoudre les problèmes liés à la paie de manière proactive.
Gestion du stress : la responsabilité de la paie peut être un travail stressant surtout dans les périodes de clôture de paie ou lorsque l’on rencontre une problématique.
Écoute et compréhension : le responsable paie doit être capable d’écouter attentivement les préoccupations, les besoins et les demandes des employés ainsi que ceux de son équipe.
Intelligence émotionnelle : le responsable paie doit être en mesure de comprendre et de gérer les émotions de son équipe et des salariés pour communiquer efficacement.

Modèle de fiche de poste du responsable paie

Vous trouverez ci-dessous une fiche de poste à télécharger gratuitement. Vous y trouverez les missions du responsable paie ainsi que les compétences requises pour le poste.