Il s’agit d’une obligation légale. L’employeur doit rembourser une partie des titres d’abonnements des transports en commun souscrits par les salariés dans le cadre des déplacements domicile-travail (art. L. 3261-2). À l’ère du développement des mobilités douces et écologiques, cela touche également les services de location de vélos.
Cette indemnisation ne doit pas être confondue avec un éventuel remboursement du transport personnel des salariés (frais de carburant par exemple), qui lui est facultatif.
De même, il s’agit d’une obligation différente du versement mobilités (ex-versement transport), qui est une contribution due par les entreprises de plus de 11 salariés et recouvrée par l’URSSAF.
L’indemnisation des titres de transport est ici directement versée aux salariés par l’intermédiaire du bulletin de paie. Mais dans quelles conditions ? Pour quel montant ? Quel est le régime social et fiscal de ce remboursement ?
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Qui est concerné ?
Les employeurs.
L’obligation d’indemnisation des titres de transport concerne tous les employeurs, qu’ils soient de droit privé ou public et quel que soit leur effectif (art.L3261-1).
Les salariés.
Ce remboursement bénéficie à tous les salariés (CDD, CDI, temps partiels, etc.) ainsi qu’aux stagiaires.
Les conditions de l’indemnisation.
Pour en bénéficier, les salariés doivent remplir les conditions cumulatives suivantes :
- Utiliser les transports publics pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail : métro, train, bus, tramway, location de vélo.
- Acheter des titres d’abonnements pour utiliser ces transports ou services publics. L’abonnement peut être hebdomadaire, mensuel ou annuel.
Si ces conditions sont remplies, le remboursement du titre de transport par l’employeur est obligatoire même si le salarié a choisi de vivre loin de son lieu de travail (Cass. soc. 12-12-2012 n° 11-25.089).
Par contre, si le salarié est hébergé près de son lieu de travail la semaine, il ne peut pas obtenir la prise en charge des trajets nécessaires pour rejoindre sa famille le week-end (Cass. soc. 22-6-2016 n° 15-15.986).
Enfin, certains salariés bénéficient déjà d’une prise en charge au moins égale à cette indemnisation légale. Dans ce cas, le remboursement du titre de transport par l’employeur n’est pas obligatoire.
Pour obtenir ce remboursement, le salarié doit remettre à l’employeur son titre d’abonnement nominatif. Des tickets de transport anonymes ne sont pas valables (Cass. soc. 16-1-1991 n° 87-42.084 D).
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Montant et paiement du remboursement.
Montant de la prise en charge.
La prise en charge de l’employeur est de 50 % du prix de l’abonnement souscrit par le salarié, sur la base d’un tarif 2ème classe (art.R.3261-1).
Pensez à vérifier votre convention collective, car elle peut prévoir des dispositions plus favorables.
Calcul pour les temps très partiels. Les salariés dont la durée du travail est inférieure à un mi-temps bénéficient d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport au mi-temps. Par exemple, pour un salarié travaillant 12 heures par semaine avec un abonnement de 50 euros. Son indemnisation sera de (50 x 50%) x 12/17,5 = 17,14 euros.
Paiement.
L’indemnisation est mensuelle, même pour les abonnements annuels.
L’employeur doit rembourser ces frais rapidement, au plus tard à la fin du mois suivant le mois concerné. Un accord collectif peut prévoir les modalités de paiement sans que les délais puissent être supérieurs à celui-ci.
Le paiement se fait par l’intermédiaire du bulletin de paie. Lors de la préparation des paies, l’employeur collecte les justificatifs de transport auprès de ses salariés. Il calcule ensuite le montant à intégrer et les intègre à la paie, au niveau du net à payer (voir régime social ci-dessous).
En cas de changement dans la procédure (délais, justificatif…), l’employeur doit en avertir les salariés au moins 1 mois avant la modification.
Télétravail. Le remboursement s’applique également si le salarié fait du télétravail quelques jours par semaine ou une semaine sur 2. Mais si le télétravail est continu, l’entreprise n’est pas tenue au remboursement des titres de transport.
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Quel est le régime social et fiscal du remboursement ?
Le montant remboursé par l’employeur n’est pas soumis aux cotisations et contributions sociales, ni à l’impôt sur le revenu.
Sur le bulletin de salaire, il apparaît donc en bas de bulletin, directement ajouté au net à payer.
Néanmoins, dans le cas d’un salarié résidant dans une autre région, la prise en charge de son titre de transport n’est exonérée de cotisation que si l’éloignement de son domicile est contraint par :
- L’emploi (mobilité, difficulté à trouver un emploi, etc.).
- Ou des contraintes familiales (scolarité des enfants, lieu de travail du conjoint, etc.).
Quelles sanctions en cas d’absence de paiement ?
L’employeur qui ne respecte pas cette obligation de prise en charge risque une contravention de 4ème classe, soit une amende de 3 750 euros (art. R. 3261-16).