Paie

Calculer une absence en paie ? (jours ouvrés, ouvrables, calendaires…)

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Lorsqu’un collaborateur est absent, son absence doit alors être retirée de sa paie et est parfois indemnisée par l’employeur ou par un organisme externe.

Plusieurs méthodes co-existent pour calculer l’absence d’un collaborateur en fonction du type d’absence.

Nous vous présentons dans cet article les différentes méthodes de calcul de l’absence et pour quelle type d’absence il convient de les appliquer.

Les différentes méthodes de calcul de l’absence

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Méthode en heure réelle : la seule méthode reconnue par la jurisprudence

Cette méthode consiste à appliquer un rapport entre le nombre d’heures réelles théoriques qui auraient dû être travaillées et le nombre d’heures réelles d’absence.

Retenue de l’absence = salaire / nombre d’heures réelles du mois X nombre d’heures d’absence

Exemple :
Un salarié est mensualisé pour 2500 euros par mois. Il travaille du lundi au vendredi de la manière suivante :
– Lundi : 7H
– Mardi : 8H
– Mercredi : 7H
– Jeudi : 8H
– Vendredi : 5H

Il est absent le mardi 9 juin. Le nombre d’heures réelles théoriques du mois est de 155 heures.
Retenue de l’absence : 2500 / 155 X 8 = 129,03 euros


Il est de nouveau absent le mardi 7 juillet. Le nombre d’heures réelles théoriques du mois est alors de 160 heures (y compris le 14 juillet jour férié chômé).
Retenue de l’absence : 2500 / 160 X 8 = 125 euros
La retenue d’absence est alors plus faible qu’en juin car le nombre d’heures théoriques de travail du mois est plus important.

Méthode de la durée mensuelle moyenne

Pour cette méthode, il s’agit également d’appliquer un rapport entre le nombre d’heures d’absence et le nombre d’heures du mois mais cette fois il s’agit du nombre d’heures mensualisées soit 151,67 H pour un salarié à 35H hebdomadaire.

Retenue de l’absence = salaire / nombre d’heures mensualisées X nombre d’heures réelles d’absence

L’avantage de cette méthode est d’appliquer un même taux horaire sur toute l’année, toutefois elle a ses limites notamment si le nombre d’heures réelles d’absence et supérieur à 151,67 H pour un temps plein.

Exemple :
Un salarié est mensualisé à 151,67H par mois pour un salaire de 2000 euros. Ses horaires de travail sont réparties de la manière suivante :
– Mardi : 8H
– Mercredi : 8H
– Jeudi : 8H
– Vendredi : 8H
– Samedi : 3H

Il est absent le samedi 25 janvier.
Retenue de l’absence = 2000 / 151,67 X 3 = 39,56 euros

Il est de nouveau absent le mardi 4 février.
Retenue de l’absence = 2000 / 151,67 X 8 = 105,49 euros

Il est absent tous le mois d’octobre soit 159 heures.
Retenue de l’absence = 2000 /151,67 X 159 = 2096,66 euros
Dans ce cas, cette méthode a atteint sa limite car son application impliquerait d’avoir une retenue d’absence supérieure au salaire.

Méthode des jours ouvrés

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En jours ouvrés réels

Dans cette méthode, nous ne sommes plus dans un logique d’heures travaillées mais de jours travaillés.

Elle doit alors être utilisée pour les absences se décomptant à la journée. Par ailleurs, cette méthode ignore la notion de répartition inégale des horaires de travail sur la semaine.

Retenue de l’absence : salaire / nombre de jours ouvrés réels du mois X nombre de jours ouvrés d’absence

En jours ouvrés moyens

Cette méthode consiste à prendre en compte un nombre de jours ouvrés moyens au lieu du nombre de jours ouvrés réels.

Pour un temps plein, le nombre de jours ouvrés moyens est évalué à 21,67 jours calculé de la manière suivante : 5 jours par semaine X 52 semaines / 12 mois. Ce nombre peut être arrondi à 22 jours.

Exemple :
Un salarié est mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour un mois comptant 20 jours ouvrés.
En jours ouvrés réels :
Retenue de l’absence = 2500 / 20 X 1 = 125 euros

En jours ouvrés moyens :
Retenue de l’absence = 2500 / 22 X 1 = 113,64 euros

La méthode des jours ouvrables

Cette méthode présente la même logique que la méthode en nombre de jours ouvrés mais dans ce cas, il faut décompter le nombre de jours ouvrables du mois soit du lundi au samedi.

De la même manière, cette méthode peut être appliquée en jours ouvrables réels ou en jours ouvrables moyens. Le nombre de jours ouvrables moyens est alors évaluée à 26 jours calculé comme suit : 6 X 52 / 12.

Exemple :
Un salarié est mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour un mois comptant 27 jours ouvrables.

En jours ouvrables réels :
Retenue de l’absence = 2500 / 27 X 1 = 92,59 euros

En jours ouvrables moyens :
Retenue de l’absence = 2500 / 26 X 1 = 96,15 euros

La méthode des jours calendaires

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En jours calendaires réels

Pour cette méthode, il convient de tenir compte du nombre de jours calendaires réels c’est-à-dire du lundi au dimanche, jours fériés compris.

Exemple :
Un salarié mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour en juillet.
Retenue absence : 2500 / 31 X 1 = 80,65 euros

En 30ème

Pour cette méthode, au lieu de tenir compte du nombre de jours calendaires réels, il convient de tenir compte du nombre de jours moyens calendaires par mois soit 30 jours.

Exemple :
Un salarié mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour.
Retenue absence : 2500 / 30 X 1 = 83,33 euros

Quelle méthode pour quelle type d’absence ?

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L’absence non rémunérée

Pour une une absence sans solde, une absence injustifiée ou tout autre absence non rémunérée par l’employeur, il est recommandé par la jurisprudence d’utiliser la méthode en heures réelles.

Exemple :
Un salarié à temps plein est en congé sans solde du mardi au jeudi. Son salaire est de 2500 euros. Le nombre d’heures réelles théorique du mois est de 148 heures. Sa répartition horaire hebdomadaire est organisée comme suit :
– lundi : repos
– mardi : 8H
– mercredi : 8H
– jeudi : 8H
– vendredi : 7H
– samedi : 4H

Retenue de l’absence = 2500 / 148 X 24 = 405,41 euros

L’absence « sécurité sociale »

Il s’agit des absences qui sont indemnisées par la sécurité sociale :

  • La maladie
  • L’accident de travail/trajet
  • La maladie professionnelle
  • Le congé maternité
  • Le congé paternité

Pour ce type d’absence, dans la mesure où la sécurité sociale indemnise le salarié en jours calendaires, les entreprises calculent généralement la retenue de l’absence ainsi que l’indemnisation complémentaire aux indemnités journalières en jours calendaires réels.

Exemple :
Un salarié est en congé paternité du 2 au 12 mars. Son salaire est de 2500 euros.

Retenue de l’absence = 2500 / 31 X 11 = 887,10

L’absence pour congés payés

Pour ce type d’absence, le mode de calcul utilisé va étroitement dépendre de la manière dont sont calculés les congés payés.

En effet, au choix de l’entreprise, les congés payés peuvent être calculés en congés ouvrables ou en congés ouvrés.

Congés payés ouvrables

Si les congés payés sont calculés en jours ouvrables, il convient de calculer l’absence en jours ouvrables moyens soit 26 jours.

Exemple :
Un salarié prend une semaine de congés payés soit 6 jours ouvrables. Son salaire est de 2500 euros.

Retenue de l’absence : 2500 /26 X 6 = 576,92

Congés payés ouvrés

Si les congés payés sont calculés en jours ouvrés, la retenue de l’absence doit alors être calculée en jours ouvrés moyens soit 21,67 jours pouvant être arrondis à 22 jours.

Exemple :
Un salarié prend une semaine de congés payés soit 5 jours ouvrés. Son salaire est de 2500 euros.

Retenue de l’absence : 2500 /21,67 X 5 = 576,83
Nous pouvons constater que le résultat obtenu est sensiblement le même que pour le calcul en jours ouvrables.

L’absence rémunérée par l’employeur

Pour l’absence pour enfant malade, le congé pour événement familial ou tout autre absence rémunérée par l’employeur, la méthode de calcul de l’absence à utiliser à moins d’importance car n’a pas d’impact sur le salaire du salarié.

Il convient seulement de poser une méthode pour chaque type d’absence de s’y conformer pour tous les salariés de l’entreprise.

A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.