Absence du Salarié en Formation : quelles réactions adopter ?

Absence du Salarié en Formation : quelles réactions adopter ?
Elodie Schaller

Cet article évoque les conséquences (directes et indirectes) de l’absence d’un salarié à une session de formation. Il s’agit également de voir quels processus mettre en place afin de ne pas revivre de telles situations à l’avenir. Enfin, d’un point de vue management RH, il est intéressant de se positionner sur les suites à donner à cette absence, en fonction de sa nature.

Vous avez mené campagne pour recueillir les besoins en formation de l’entreprise et vous avez arbitré les formations retenues selon les orientations stratégiques définies. Vous avez bataillé pour financer au mieux votre plan de développement des compétences.

Vous avez négocié avec l’organisme de formation et joué des coudes pour obtenir la session idéale. Et pourtant, aujourd’hui, votre salarié est absent à sa formation !

Voyons dans un premier temps quels sont les impacts de cette absence pour l’entreprise. Ensuite, je vous donnerai mes astuces pour éviter que cette situation ne se reproduise à l’avenir.

Enfin, il sera intéressant de réfléchir aux suites à donner à cette absence, en fonction de sa nature.

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Les impacts directs et indirects de l’absence 

Le premier impact est bien évidemment une désorganisation de la session de formation initialement prévue. En effet, cette dernière voit son nombre de participants réduit, ce qui peut aller jusqu’à compromettre sa tenue.

Cela peut notamment être le cas dans le cadre d’une session qui justifie d’un minimum de participants, en intra-entreprise particulièrement.

Si l’absence est prévue et inévitable, il s’agira de trouver un nouveau participant pour ne pas devoir annuler la session. Si cela n’est pas possible, il faudra dans ce cas prévenir l’organisme de formation au plus vite, afin de trouver une solution adaptée (négociation tarifaire, déplacement de la session…).

Si la session doit être reportée, attention à ce que cette modification ne porte pas préjudice au besoin en formation des autres participants prévus. Il faut être particulièrement vigilant aux dates dans le cadre des formations obligatoires par exemple.

Un salarié qui ne serait plus habilité l’espace d’un temps peut faire courir des risques à l’entreprise. Quid de la responsabilité en cas d’accident de travail ? Interdiction d’intervenir chez les clients extérieurs conformément au plan de prévention

Si la session doit être annulée faute de participants, la question du coût peut également se poser. En effet, une session en intra-entreprise qui devrait basculer en inter-entreprises ne sera plus aussi rentable. Le coût par participant sera supérieur et il faudra peut-être y ajouter des frais de déplacement et de repas.

De plus, un autre impact notoire est celui lié à l’organisation même du travail en cas d’annulation de dernière minute (le jour même ou quelques jours avant).

En effet, le manager qui considère son salarié comme absent à son poste de travail pour cause de formation, va prévoir une organisation et des moyens différents pour parvenir à assurer la continuité de service. Cela se traduira notamment au niveau des plannings prévisionnels.

Ainsi, une annulation tardive entraînera la disponibilité des participants prévus. Il faudra alors obtenir leur accord pour modifier les plannings (respect du délai de prévenance) ou leur trouver une tâche à effectuer afin de ne pas « perdre » ces heures de travail inutilement.

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Comment éviter les absences du salarié en formation ?

Le débat est toujours ouvert sur le moment opportun pour transmettre les convocations aux stagiaires. Trop tôt et elle sera perdue, oubliée. Trop tard et il sera difficile d’assurer la présence de chacun face à des obligations professionnelles déjà actées.

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L’idéal est souvent perçu à 3 semaines, 1 mois de la formation. C’est pour cela qu’une planification annuelle du plan de développement des compétences en début de période est recommandée, pour ne pas se retrouver avec des délais intenables.

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  • S’assurer de la bonne réception de la convocation par le salarié : les intermédiaires (humains et/ou informatiques) ne sont pas toujours fiables. Rien de mieux que d’échanger avec le salarié de vive voix sur son départ en formation pour vérifier qu’il est au courant de la date prévue, après transmission du sésame.
  • Impliquer le manager du salarié dans l’organisation et la communication de la formation. Il faudra s’assurer que ce dernier est bien au courant du départ en formation de son collaborateur. En effet, s’il n’est pas destinataire d’un double de la convocation, il ne peut pas le deviner. Une fois l’information transmise, il faudra également s’assurer qu’elle est intégrée dans son organisation de travail.
  • Prévoir un rappel à J-10 et J-3 pour éviter les oublis ! Ce rappel se fera selon les moyens de communication usités en entreprise. Il permettra au salarié de se mettre en condition avant la formation, au manager de vérifier son organisation et au service RH de se retourner dans un délai raisonnable en cas de besoin.

Les suites à donner aux absences

Les suites à donner seront différentes qu’il s’agisse d’une absence justifiée ou non de la part du salarié. On ne parle bien évidemment pas là d’une absence connue à l’avance, mais bien d’une absence survenant le jour de la formation.

Cas d’une absence justifiée

La première absence qui vient en tête est celle liée à la maladie. Par maladie on va entendre l’absence du salarié en question, une éventuelle rechute AT/MP ou encore une absence pour enfant malade.

Il s’agit là d’absences soudaines, qui ne peuvent être reprochées au salarié. 

La formation prévue ne dispense cependant pas le salarié de respecter les règles liées à la prévenance et à la justification de ces absences auprès de son manager et du service RH.

2 autres cas d’absences peuvent également être rencontrés en entreprise :

  • Le salarié ne participe pas à la formation à laquelle il est inscrit, car il est en CP/RTT. Dans ce cas, un entretien de recadrage avec le salarié et le manager s’impose pour réexpliquer l’importance de la formation dans l’entreprise. Sous réserve de savoir quand a été validé le congé par rapport à la remise de la convocation !
  • Le salarié ne participe pas à la formation à laquelle il est inscrit, car il est en délégation syndicale. Sujet toujours délicat, mais un échange avec l’élu semble opportun, pour lui rappeler également l’importance de la formation dans l’entreprise et vos efforts pour arriver à assurer vos obligations légales. Il devrait y être sensible, surtout s’il est dans la commission formation !

Cas d’une absence injustifiée

Si le salarié est absent à sa formation et ne peut fournir de justificatif valable, il s’expose alors à des sanctions disciplinaires de la part de son employeur.

En effet, le salarié ne peut refuser un départ en formation que pour 2 motifs :

  • La formation est prévue en dehors de son temps de travail.
  • La formation n’a aucun lien avec son contrat de travail.

Pour toute autre raison, le salarié a l’obligation de suivre les formations initiées par son employeur.

C’est d’ailleurs pour cela que l’on retrouve dans les contrats de travail un article sur l’engagement de l’employeur à former son salarié (mention à l’entretien professionnel notamment). Cela permet à l’entreprise de se mettre en conformité contractuelle avec ses obligations légales en la matière.

La sanction prévue pour le salarié sera à prendre au cas par cas, en fonction de la situation rencontrée.

Avant d’en arriver à un tel arsenal, le dialogue reste à privilégier afin de comprendre les raisons du salarié à refuser la formation proposée et co-construire une solution gagnante-gagnante.

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Elodie Schaller

Diplômée d'une école de commerce dans le domaine de la gestion d'entreprise, j'ai pu exercer des postes RH à responsabilités principalement dans le domaine de l’Industrie automobile, au sein de grands groupes internationaux mais aussi de PME locales, dans des contextes à forts enjeux sociaux. Je me considère comme une véritable Business Partner, avec la volonté de prendre en considération les aspects humains et financiers de l’entreprise, pour un résultat gagnant-gagnant.