L’absence maladie a un impact important sur la paie d’un salariรฉ.
Nous allons vous expliquer quelle est la procรฉdure tant pour le salariรฉ que pour l’employeur, comment calculer l’absence maladie et quel est l’impact sur le bulletin de paie du salariรฉ.
Qu’est ce qu’une absence maladie ?
Afin de comprendre comment traiter une absence maladie en paie et quelles sont les incidences sur le bulletin de paie du salariรฉ, il faut dรฉfinir ce qu’est une absence maladie et connaรฎtre la procรฉdure tant pour le salariรฉ que pour l’employeur.
Dรฉfinition
La loi autorise le salariรฉ ร s’absenter pour incapacitรฉ de travail rรฉsultant de la maladie ou d’un accident non professionnel, son absence est alors dรฉduite de son salaire, elle peut รชtre maintenue partiellement ou totalement par lโemployeur sous certaines conditions selon des dispositions lรฉgales ou conventionnelles (L.1226-1 du Code du travail).
Sauf dispositions conventionnelles, par accord collectif ou par usage dans lโentreprise plus favorables, les absences maladie ont une incidence sur les droits du salariรฉ. Il peut s’agir :
- D’un impact sur lโacquisition des RTT et dans une moindre mesure sur les congรฉs payรฉs en ce qui concerne les arrรชts maladies d’origine non professionnelle.
- D’une diminution des primes annuelles comme le treiziรจme mois ou une prime sur objectif par exemple.
- D’une diminution du nombre de titres restaurant.
- D’une diminution du nombre d’indemnitรฉs liรฉes au nombre de jours travaillรฉs (indemnitรฉ de repas, indemnitรฉ de transport, prime de froid, …).
Comment รงa marche ?
![procedure-absence-maladie-traitement-paie](https://culture-rh.com/wp-content/uploads/2019/09/procedure-absence-maladie-traitement-paie.jpg)
Quelle est la procรฉdure pour le salariรฉ ?
Le salariรฉ en situation d’incapacitรฉ de travail doit fournir ร son employeur dans un dรฉlai de 48 heures un justificatif, il peut s’agir d’un arrรชt de travail pour maladie ou d’un bulletin d’hospitalisation.
L’arrรชt de travail pour maladie
Le salariรฉ doit se faire prescrire un arrรชt de travail dรจs le premier jour d’absence par son mรฉdecin traitant, il s’agit d’un arrรชt initial.
En cas de formulaire d’arrรชt de travail sous format papier, le salariรฉ doit transmettre le volet 1 et 2 de l’arrรชt de travail ร sa CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) dans les 48H.
Le volet 3, qui ne contient pas d’รฉlรฉments mรฉdicaux doit รชtre transmis ร son employeur รฉgalement dans les 48H.
Les mรฉdecins utilisent de plus en plus les arrรชts de travail dรฉmatรฉrialisรฉs. Les volets 1 et 2 sont alors envoyรฉs directement ร la CPAM et un seul volet est transmis au salariรฉ ร destination de l’employeur.
Cette pratique, de plus en plus gรฉnรฉralisรฉe, รฉvite tout problรจme d’interprรฉtation des dates de dรฉbut et de fin d’arrรชt par la CPAM et par lโemployeur dans la mesure oรน les donnรฉes sont sous format informatique contrairement au formulaire papier oรน elles sont manuscrites et parfois peu lisibles.
L’arrรชt de travail pour maladie pour sa version “employeur” comporte les รฉlรฉments suivants :
- Identitรฉ du salariรฉ.
- Identitรฉ de l’employeur.
- Une date de dรฉbut et une date de fin de l’arrรชt.
- Les sorties autorisรฉes : elles peuvent ne pas รชtre autorisรฉes, รชtre autorisรฉes dans un crรฉneau horaire dรฉfinit et pour les soins et examens mรฉdicaux ou รชtre autorisรฉes sans condition, cโest ce qu’on appelle les “sorties libres”.
En cas de prolongation de lโarrรชt de travail, le salariรฉ doit se faire prescrire un nouvel arrรชt de prolongation par son mรฉdecin traitant, il doit le transmettre alors dans les mรชmes conditions que pour lโarrรชt initial.
Le bulletin d’hospitalisation
En cas d’hospitalisation, le salariรฉ doit transmettre ร l’employeur un bulletin d’hospitalisation. Si l’hospitalisation est en cours, il s’agit d’un bulletin de situation qui indique la date d’entrรฉe ร lโhรดpital et que l’hospitalisation est encore en cours.
Si le salariรฉ est sorti, il s’agit d’un bulletin de sortie qui indique la date de dรฉbut et la date de fin d’hospitalisation.
Le bulletin d’hospitalisation n’est pas transmis directement ร la CPAM. C’est ร l’employeur de le transmettre en mรชme temps que l’envoi du signalement “arrรชt de travail” via un portail sรฉcurisรฉ, le Compte Entreprise de l’Assurance Maladie.
Vous pouvez trouver la procรฉdure dโenvoi des justificatifs dans la base de connaissance DSN, fiche 2364.
Quelles est la procรฉdure pour l’employeur ?
Dรจs rรฉception de l’arrรชt, l’employeur a 5 jours pour produire la dรฉclaration en DSN. Dans cette dรฉclaration, il doit transmettre les รฉlรฉments suivants :
- Motif de l’arrรชt de travail.
- Date du dernier jour travaillรฉ.
- Date de dรฉbut de l’arrรชt.
- Date de fin prรฉvisionnelle de l’arrรชt.
- Dates รฉventuelles de subrogation.
- IBAN de l’employeur en cas de subrogation.
- Date et motif de reprise si elle est connue au moment de la dรฉclaration.
En cas de prolongation de l’arrรชt de travail, les dates seront mises ร jour automatiquement sans nรฉcessiter un nouveau signalement.
En cas de reprise anticipรฉe, c’est ร dire avant la date de fin prรฉvisionnelle de l’arrรชt, un signalement dโรฉvรฉnement de reprise doit รชtre effectuรฉ.
Toutefois, dans le cas oรน l’employeur a demandรฉ la subrogation des Indemnitรฉ Journaliรจres de Sรฉcuritรฉ Sociale (IJSS), il n’ y a pas de dรฉlai obligatoire pour produire la dรฉclaration.
Petite prรฉcision concernant le dernier jour travaillรฉ : si le salariรฉ est en congรฉs payรฉs ร la date de l’arrรชt, ses congรฉs payรฉs sont suspendus et l’absence maladie prend le relais.
La date du dernier jour de travail ร dรฉclarer est le jour prรฉcรฉdant la date de dรฉbut de l’arrรชt et non celui prรฉcรฉdant la date de dรฉbut de ses congรฉs. Le dernier jour travaillรฉ n’est pas nรฉcessairement rรฉellement travaillรฉ. En effet, en cas dโarrรชt de travail le lundi, il faut dรฉclarer le dimanche prรฉcรฉdent.
Dans certains cas, il n’est pas possible de produire lโattestation de salaire en DSN (un salariรฉ embauchรฉ dans le mois par exemple), lโemployeur a alors la possibilitรฉ de transmettre lโattestation par l’ancienne procรฉdure via net-entreprises.
Le salaire ร dรฉclarer : Le salaire permettant le calcul des IJSS est envoyรฉ chaque mois en DSN mensuelle. Il s’agit du salaire brut soumis ร cotisation, rรฉtabli des incidences des absences autorisรฉes comme les absences maladies, l’embauche en cours de mois ou la fermeture de l’รฉtablissement par exemple.
Lire รฉgalement:
- Comment calculer la rรฉduction Fillon ?
- Frais professionnels: comment les traiter en paie ?
- Calcul du jour de fractionnement
Comment calculer l’absence maladie ?
L’absence maladie doit รชtre dรฉduite de la rรฉmunรฉration du salariรฉ. Il y a plusieurs mรฉthodes pour calculer l’absence en paie.
La mรฉthode retenue par la Cour de cassation est la mรฉthode en heures rรฉelles :
salaire / nombre d’heures rรฉelles du mois X le nombre d’heures rรฉelles d’absence.
Certaines entreprises procรจdent ร la retenue en jours ouvrรฉs, ouvrables ou calendaires, rรฉels ou moyens.
Dans cet article, nous allons retenir la mรฉthode en jours ouvrรฉs rรฉels, qui a plus de sens concernant les absences maladies.
En tout รฉtat de cause, il ne faut pas que la mรฉthode utilisรฉe soit plus dรฉfavorable au salariรฉ qu’une autre notamment en cas dโabsence de maintien de salaire.
Exemple :
Un salariรฉ est en arrรชt de travail pour maladie du 02/09 au 08/09. Son salaire brut est de 2000 euros.
L’absence maladie sera calculรฉ de la maniรจre suivante : 2000 / 21 X 5 = 476,19 euros.
Comment traiter en paie l’absence maladie ?
Des dispositions lรฉgales et conventionnelles prรฉvoient une indemnitรฉ des absences pour maladie en complรฉment du versement des Indemnitรฉs Journaliรจres de Sรฉcuritรฉ Sociale (IJSS). Le salaire brut peut รชtre totalement ou partiellement maintenu.
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Je participeLes Indemnitรฉ Journaliรจres de Sรฉcuritรฉ Sociale (IJSS)
Le salariรฉ en incapacitรฉ de travail pour maladie ou accident non professionnel a le droit ร des Indemnitรฉs Journaliรจres de Sรฉcuritรฉ Sociale sous certaines conditions :
- Avoir transmis ร sa CPAM un justificatif dโarrรชt dans les 48H.
- Avoir justifiรฉe d’une durรฉe minimale de cotisation suffisante.
Les IJSS sont versรฉs aprรจs un dรฉlai de carence de 3 jours, sauf en cas dโaffection de longue durรฉe. Dans ce dernier cas, le dรฉlai de carence s’applique une fois au cours d’une mรชme pรฉriode de 3 ans, lors du premier arrรชt de travail.
Comment est calculรฉe l’Indemnitรฉ Journaliรจre de Sรฉcuritรฉ Sociale ?
Le revenu d’activitรฉ journalier
Le revenu d’activitรฉ journalier, appelรฉ gain journalier de base avant le 1er juillet 2020, est calculรฉ de la maniรจre suivante : salaire des 3 derniers mois soumis ร cotisation prรฉcรฉdents lโarrรชt de travail / 91,25
Le salaire de chaque mois est plafonnรฉ ร 1,8 SMIC soit 3 180,46 euros au 1er janvier 2024.
Calcul de l’IJSS
Le montant de l’IJSS correspond ร 50% du revenu d’activitรฉ journalier. Ainsi, le montant de l’IJSS est plafonnรฉ ร 52,28 euros brut au 1er janvier 2024.
Exemple :
Un salariรฉ est en arrรชt de travail ร compter du 09/10, ses 3 derniers salaires prรฉcรฉdant son arrรชt sont les suivants :
salaire brut | salaire rรฉtabli | Observations | |
Juillet | 2000 | 2000 | |
Aout | 1500 | 2000 | Perte de salaire de 500 euros suite ร une absence maladie (absence + IJSS + garantie net) |
Septembre | 3500 | 3500 | Le salaire est plafonnรฉ ร 3 180,46 (1,8 SMIC) |
Son revenu d’activitรฉ journalier est donc de (2000 + 2000 + 3180,46)/91.25 = 78,69 euros
Le montant de l’IJSS brute est donc de 39,34 euros.
Lire รฉgalement:
- Temps partiel thรฉrapeutique: exemple de bulletin de salaire
- Comprendre le bulletin de paie et savoir l’expliquer
- Comment calculer la saisie sur salaire ?
Rรฉgime social et fiscal des IJSS maladie
Les Indemnitรฉs Journaliรจres de Sรฉcuritรฉ Sociale maladie ne sont pas soumises ร cotisation sociales. Elles sont seulement soumises ร CSG (6,20% dont 3,80% dรฉductibles) et CRDS (0,50%).
Elles sont รฉgalement soumises ร l’impรดt sur le revenu sauf en cas d’Affectation de Longue Durรฉe (ALD)
Pour le prรฉlรจvement ร la source de l’impรดt sur le revenu, c’est la CPAM qui se charge de retenir le montant de l’impรดt en fonction du taux qui lui est communiquรฉ par l’administration fiscale sauf en cas d’IJSS subrogรฉes, c’est alors ร l’employeur de procรฉder au prรฉlรจvement.
La subrogation
En thรฉorie, le salariรฉ perรงoit directement les IJSS .
Toutefois, si la rรฉmunรฉration du salariรฉ est partiellement ou totalement maintenue, l’employeur peut demander la subrogation des Indemnitรฉs Journaliรจres de Sรฉcuritรฉ Sociale.
Cette demande est effectuรฉe au moment du signalement dโรฉvรฉnement “Arrรชt de travail”. Il percevra alors les IJSS ร la place du salariรฉ.
Le maintien de salaire
Que dit le code du travail ?
Le code du travail prรฉvoit un maintien du salaire en cas d’incapacitรฉ de travail rรฉsultant de la maladie ou de l’accident non professionnel dans les conditions suivantes :
Le salariรฉ de moins d’un an dโanciennetรฉ n’a le droit ร aucune indemnisation complรฉmentaire.
Afin de dรฉterminer si un salariรฉ peut bรฉnรฉficier de l’indemnisation complรฉmentaire, il faut apprรฉcier lโanciennetรฉ au premier jour de l’arrรชt.
Afin de bรฉnรฉficier de cette indemnisation complรฉmentaire, le salariรฉ doit avoir
justifiรฉ son absence dans les 48H et doit รชtre soignรฉ en France ou dans les รฉtats membres de l’Union Europรฉenne ou de l’Espace รconomique Europรฉen.
L’arrรชt de travail doit รฉgalement รชtre pris en charge par la Sรฉcuritรฉ Sociale.
Exception : cette disposition lรฉgale ne s’applique pas aux travailleurs ร domicile, aux saisonniers, aux salariรฉs intermittents et aux travailleurs temporaires.
Le dรฉlai de carence : l’indemnisation complรฉmentaire commence au 8รจme jour d’arrรชt de travail.
Il s’agit d’une indemnisation complรฉmentaire dรฉduction faite des Indemnitรฉs Journaliรจres de Sรฉcuritรฉ Sociale (IJSS) et des รฉventuelles indemnisations complรฉmentaires de prรฉvoyance pour la part financรฉe par l’employeur.
Exemple :
Un salariรฉ est malade du 01/07 au 31/12, sa date d’anciennetรฉ est fixรฉe au 15/12/2005. Au 01/07, Il a 18 ans dโanciennetรฉ. Il bรฉnรฉficiera donc d’une indemnisation complรฉmentaire de :
- 90% du salaire brut du 08/07 au 05/09 soit 60 jours.
- 66,66% du salaire brut du 06/09 au 04/11 soit 60 jours.
- ร compter du 05/11, il n’aura plus d’indemnisation complรฉmentaire.
Son salaire brut est de 2 000 euros, sur la paie de septembre son indemnisation se calculera de la maniรจre suivante :
((2000 / 21 X 4) X 90%) + ((2000 / 21 X 4) X 66.66%) = 1422,11 euros
Indemnitรฉ complรฉmentaire conventionnelle
Les conventions collectives peuvent prรฉvoir des dispositions plus favorables au salariรฉ. Si l’indemnisation prรฉvue dans la convention collective est moins favorable au salariรฉ que la loi, il faut alors se rรฉfรฉrer au Code du travail pour le calcul du maintien de salaire.
Des accord collectifs peuvent รฉgalement prรฉvoir des dispositions plus favorables, il faut alors s’y rรฉfรฉrer.
Le garantie du net
Certaines convention collectives prรฉvoient un maintien du salaire brut, mais la plupart prรฉvoient un maintien du salaire net.
En effet, les Indemnitรฉs Journaliรจres de Sรฉcuritรฉ Sociale (IJSS) sont dรฉduites du salaire brut et donc minorent la base de cotisation, mais ont un taux de charge moins important que le salaire (elles sont soumises seulement ร CSG/CRDS au taux de 6,7%), le salariรฉ a alors un gain au niveau de son net ร payer par rapport au net qu’il aurait perรงu s’il avait travaillรฉ.
Le garantie du net s’entend pour le net ร payer avant impรดt sur le revenu.
Le mรฉcanisme en paie peut รชtre schรฉmatisรฉ comme suit :
Le salaire net du salariรฉ s’il avait travaillรฉ serai de 2000 X 75% = 1500 euros. Il a donc un gain de 183 euros sur son net ร payer.
Une รฉcriture est alors passรฉe en brut afin de neutraliser ce gain, appelรฉe รฉgalement “garantie du net”.
Prรฉcision sur le prรฉlรจvement ร la source : En cas de subrogation des IJSS maladie, les IJ nettes doivent รชtre intรฉgrรฉe au net imposable, mais non intรฉgrรฉe ร la base de calcul du prรฉlรจvement ร la source, car c’est la CPAM qui est chargรฉ de celui-ci.
Calcul du droit : Des dispositions peuvent รฉgalement prรฉvoir un calcul du droit sur l’annรฉe civile ou sur l’annรฉe glissante ร la date de dรฉbut d’arrรชt.
Exemple de maintien de salaire conventionnel :
CCN de la banque
100% | 50% | |
De 1 ร 4 ans d’anciennetรฉ | 2 premiers mois | 2 mois suivants |
De 5 ร 9 ans d’anciennetรฉ | 3 premiers mois | 3 mois suivants |
De 10 ร 14 ans d’anciennetรฉ | 4 premiers mois | 4 mois suivants |
De 15 ร 19 ans d’anciennetรฉ | 5 premiers mois | 5 mois suivants |
A partir de 20 ans d’anciennetรฉ | 6 premiers mois | 6 mois suivants |
Une majoration est accordรฉe pour les salariรฉs ayant au moins 1 enfant ร charge pour le maintien ร 50%.
Il est stipulรฉ que le revenu net du salariรฉ (indemnitรฉ complรฉmentaire employeur ajoutรฉe aux Indemnitรฉs Journaliรจres de Sรฉcuritรฉ Sociale) ne peut pas รชtre supรฉrieur ร la rรฉmunรฉration qu’aurait perรงu le salariรฉ s’il avait travaillรฉ. Il faut donc appliquer la garantie du net.
Le droit se calcul de date ร date sur 12 mois glissants.
L’indemnisation complรฉmentaire d’un organisme de prรฉvoyance peut dans certains cas se substituer ร l’indemnisation complรฉmentaire de l’employeur.
Par exemple, en cas de passage ร maintien de salaire ร 50% au 61รจme jour et d’une indemnisation supรฉrieure prรฉvue au contrat de prรฉvoyance ร cette mรชme date.
Exemple : Un salariรฉ est en arrรชt de travail pour maladie ร compter du 01/09. Il a รฉgalement รฉtรฉ en arrรชt de travail du 01/04 au 15/05, il a bรฉnรฉficiรฉ d’une indemnisation ร 100%. Son anciennetรฉ ร la date de dรฉbut d’arrรชt est de 3 ans. Son droit se calcul de la maniรจre suivante :
- Maintien de salaire ร 100% du 01/09 au 15/09 car il a dรฉjร utilisรฉ 45 jours sur l’annรฉe glissante.
- Maintien de salaire ร 50% du 16/09 au 14/11.
Le plafond de la Sรฉcuritรฉ Sociale
En cas d’absence maladie non indemnisรฉe par l’employeur, le Plafond Mensuel de la Sรฉcuritรฉ Sociale (PMSS) doit รชtre calculรฉ au prorata temporis en fonction du nombre de jours calendaires travaillรฉs.
Exemples de bulletins de salaire
Un salariรฉ est en arrรชt de travail pour maladie du 01/09 au 15/09. Il bรฉnรฉficie d’un maintien de salaire conventionnel ร 100% sur la pรฉriode.
Avec la subrogation
Sans la subrogation
Sans maintien de salaire
รmettons l’hypothรจse que notre salariรฉ ne bรฉnรฉficie pas de maintien de salaire.
Quelques questions sur l’absence maladie
Un justificatif est-il obligatoire ?
Le salariรฉ a l’obligation de produire un justificatif (arrรชt de travail ou bulletin d’hospitalisation) ร son employeur. En cas d’absence de justificatif, l’employeur peur requalifier celle-ci en absence non autorisรฉe pouvant aller jusqu’au licenciement.
Certains employeurs tolรจrent la production d’un certificat mรฉdical jusqu’ร 3 jours dโabsence dans la mesure oรน la CPAM intervient seulement sauf exception, au 4รจme jour d’arrรชt. En effet, la CPAM n’accepte pas les certificats mรฉdicaux.
Comment traite-on l’absence maladie d’un stagiaire ?
Dans le cas oรน le stagiaire est rรฉmunรฉrรฉ, l’employeur doit dรฉduire lโabsence maladie de sa gratification. Il n’a pas l’obligation de maintenir la rรฉmunรฉration selon les dispositions lรฉgales et conventionnelles en vigueur. Sa franchise de cotisation est alors proratisรฉe en fonction de lโabsence.
Un salariรฉ qui a รฉtรฉ malade sur l’annรฉe a t-il droit ร lโintรฉressement dans les mรชmes conditions que les autres salariรฉs ?
Si l’accord dโintรฉressement a รฉtรฉ รฉtabli selon des critรจres de conditions de prรฉsence au cours de l’exercice, l’absence maladie peut en dรฉduire son montant.
Quid de l’acquisition des congรฉs payรฉs pendant un arrรชt de travail
A compter du 24 avril 2024, les salariรฉs en arrรชt de travail pour maladie non professionnelle acquiert 2 jours ouvrables de congรฉs payรฉs par mois ( au lieu de 2,5 jours pour un salariรฉ prรฉsent). Le salariรฉ bรฉnรฉficie รฉgalement d’un report de congรฉs payรฉs sous certaines conditions.
L’indemnisation de l’employeur peut-elle รชtre suspendue ?
Si l’indemnisation de l’employeur est conditionnรฉe au versement des Indemnitรฉs Journaliรจres de Sรฉcuritรฉ Sociale (IJSS), l’employeur a la possibilitรฉ de suspendre le versement de l’indemnitรฉ complรฉmentaire si la CPAM prend la dรฉcision de suspendre le versement des IJSS suite ร une contre-visite du mรฉdecin conseil de la CPAM par exemple qui estimerait que lโarrรชt de travail n’est plus mรฉdicalement justifiรฉ.
Par ailleurs, l’employeur a la possibilitรฉ dโeffectuer une contre-visite par un mรฉdecin contrรดleur au domicile du salariรฉ. Les heures de visite doivent correspondre aux heures de prรฉsence obligatoires au domicile du salariรฉ indiquรฉes sur lโarrรชt de travail.
En cas de sorties libres, le salariรฉ est convoquรฉ au cabinet du mรฉdecin contrรดleur par lettre recommandรฉ avec accusรฉ de rรฉception.
En cas d’absence du salariรฉ ร son domicile ou si le mรฉdecin contrรดleur estime que lโarrรชt de travail n’est pas mรฉdicalement justifiรฉ, l’employeur a la possibilitรฉ de suspendre l’indemnitรฉ complรฉmentaire ร compter du lendemain de la date de la visite et jusqu’ร la date de fin de l’arrรชt.
En cas de prolongation de l’arrรชt, il faut reprendre la paiement des indemnitรฉs complรฉmentaires et organiser รฉventuellement une nouvelle une contre-visite.