Tout savoir sur la DSN mensuelle !

Toutes les entreprises, y compris celles relevant du service public depuis le 1^er janvier 2022, ont l’obligation d’adhérer à la DSN.

Elle remplace de nombreuses déclarations et doit être effectuée tous les mois après la clôture de paie.

Mais qu’est-ce la DSN mensuelle ? Quelles sont les données qui sont transmises et à qui ?  Comment la déclarer ?

Nous vous proposons dans cet article de faire le point sur la DSN mensuelle.

Qu’est-ce que la DSN mensuelle ?

Mise en place progressivement depuis 2017 et généralisée pour toutes les entreprises (sauf quelques exceptions) depuis le 1^er janvier 2022, y compris pour les entreprises relevant du service public.

La DSN mensuelle a révolutionné la manière de travailler des services paie. Même si la phase de mise en œuvre a nécessité un investissement technique et humain conséquent, le résultat est plus que concluant avec une meilleure productivité des services paie et une simplification et modernisation des processus.

La DSN mensuelle, définition !

La DSN mensuelle consiste à l’envoi des données de la paie mensuelle à destination des organismes sociaux e fiscaux.

Elle s’effectue par l’intermédiaire du logiciel de paie à l’issue de la paie. Elle permet, entre autres, de déclarer et payer les charges sociales dues aux organismes sociaux et fiscaux (Urssaf, caisses de retraite, organismes de prévoyance complémentaire, DGFIP).

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Quelles sont les organismes sociaux et fiscaux destinataires de la DSN mensuelle ?

La DSN mensuelle est envoyée à un certain nombre d’organismes at administrations permettant à ceux-ci de traiter les données de la paie « dans la limite des informations qui sont strictement nécessaires à l’accomplissement de leurs missions » et remplace ainsi les déclarations qui étaient auparavant faites mensuellement, trimestriellement ou annuellement.

Voici la liste des organismes et administrations destinataires de la DSN mensuelle :

• URSSAF
• MSA (Mutualité Sociale Agricole)
• CNAV (Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse)
• CNAM (Caisse Nationale Assurance Maladie 
• CNAF (Caisse Nationale d’Allocation Familiale)
• Les caisses de retraite complémentaire 
• Pôle emploi 
• DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques)
• Caisse des congés spectacle 
• DGCS (Direction Générale de la Cohésion Sociale)
• DGEFP (Direction Générale de la Cohésion Sociale)
• DGOS (Direction Générale de l’Offre de Soins)
• DGT (Direction Générale du Travail)
• DARES (Direction de l’Animation de la Recherche et des Etudes Statistiques)
• DREES (Direction de la Recherche, des Etudes, de l’Evaluation et des Statistiques)
• DAM (Direction des Affaires Maritimes)
• ASP (Agence de Service de Paiement)
• CDC (Caisse des Dépôts et Consignations)
• AGEFIPH

La DSN mensuelle est-elle obligatoire ?

La DSN mensuelle est obligatoire pour toutes les entreprises, y compris les entreprises relevant du service public pour laquelle elle est devenue obligatoire depuis le 1^er janvier 2022.

Toutefois, certains employeurs n’ont pas encore intégrés le dispositif DSN en raison de leur situation particulière ou de leur localisation géographique. 

Les employeurs exclus de la DSN

Les salariés déclarés à partir de dispositifs simplifiés de déclaration sont exclus de la DSN. C’est notamment le cas :

• Des particuliers employeurs
• Des salariés rémunérés à partir des titres emploi-service ou des chèques emploi associatif

 Par ailleurs, les employeurs situés dans certaines zonées géographiques n’ont pas encore l’obligation de produire la DSN mensuelle. Il s’agit :

• Des entreprises monégasques pour leurs salariés dont l’activité est sur le sol monégasque
• Les entreprises situées à Saint-Pierre-et-Miquelon, en Nouvelle- Calédonie, en Polynésie française et autres collectivités territoriales situées en outre-mer.

La DSN mensuelle : un envoi de flux de données

La DSN mensuelle consiste à un envoi de flux de données aux organismes sociaux et fiscaux organisé en 3 niveaux :

• La structure : il en existe 5, la structure définit les grands chapitres de la DSN (S10, S20, S21, S89 et S90)
• Le groupe : toujours G00
• Le bloc : détermine le type d’informations (ex : bloc 51 pour la rémunération individuelle)
• La rubrique : liée à chaque bloc, elle correspond à la nature de l’information transmise

Exemple :

Nom du logiciel de paie	S10.G00.00.001,’LOGICIEL’
Date de mois principal déclaré	S20.G00.05.005,’01052022′
Rémunération brute non plafonnée individuelle	S21.G00.51.013,’2513.72′
Nombre de lignes du fichier	S90.G00.90.001,’902′

La DSN mensuelle : comment ça marche ?

La DSN mensuelle a remplacé de nombreuses déclarations sociales qui pouvait être fastidieuses et chronophages pour les membres du service paie.

Après une mise en œuvre qui a parfois été compliquée pour les équipes paie et SI, la DSN mensuelle peut désormais être effectuée en quelques clics.

Comment déclarer la DSN mensuelle ?

La DSN mensuelle est déclarée chaque mois par l’intermédiaire du logiciel de paie. Après la clôture de paie, lorsque tous les éléments de paie ont été saisis, calculés et contrôlés.

Le gestionnaire de paie produit la DSN mensuelle et la transmet soit en passant par le portail net-entreprises, soit directement du logiciel de paie.

La dernière option intègre les pré-contrôles nécessaires à la bonne prise en compte de la DSN par les organismes. Cette technologie en M to M (Machine to Machine), qui permet de produire la DSN en quelques clics, est de plus en plus développée dans les solutions de paie.

Dans le cas contraire, il est mis à la disposition des entreprise des outils de pré-contrôle de la DSN avant l’envoi en réel.

Quand envoyer la DSN mensuelle ?

La DSN mensuelle doit être envoyée avant les dates d’échéance suivantes :

• Au plus tard le 5 du mois suivant pour les employeurs d’au moins 50 salariés et dont la paie est versée sur le même mois que la période de travail (pas de décalage de paie)
• Au plus tard le 15 du mois pour les autres cas soit les employeurs de moins de 50 salariés et les employeurs en décalage de paie

Comment faire une DSN mensuelle annule et remplace

Lorsqu’il est constaté une erreur dans la paie ou qu’un élément n’a pas été saisi, il est toujours possible de modifier la DSN même si celle-ci a été envoyé en réel. Il s’agit de la procédure DSN annule et remplace intégrale. La dernière DSN est ainsi écrasée par la dernière envoyée. Il est nécessaire que la DSN annule et remplace ait le même numéro de Siret, le même mois principal déclaré et le même numéro de fraction que la DSN initialement envoyée.

Le nombre de DSN annule et remplace n’est pas limité pour un mois donné même s’il est préférable de corriger les erreurs avant l’envoi de la DSN et de procéder qu’exceptionnellement à cette procédure. Elle peut être envoyée au plus tard avant la date d’échéance de la DSN (le 5 ou le 15 du mois selon les cas).