Comment recueillir et analyser les besoins en formation d’un collaborateur dans votre organisation ?

Comment recueillir et analyser les besoins en formation d’un collaborateur dans votre organisation ?
Sylvie Mortreux

Quel est l’intérêt de recueillir les besoins en formation et à quoi cela sert -il ? L’évaluation des besoins en formation de vos salariées est nécessaire pour atteindre vos objectifs stratégiques, cela favorise une meilleure performance, de la motivation aussi et donc une montée en compétences.

Quel est l’intérêt de recueillir les besoins en formation et à quoi cela sert -il ? L’évaluation des besoins en formation de vos salariées est nécessaire pour atteindre vos objectifs stratégiques, cela favorise une meilleure performance, de la motivation aussi et donc une montée en compétences.

Le recueil des besoins va permettre, pour chaque collaborateur, de lister ses compétences et celles qu’il n ‘a pas encore et qui lui permettront d’être plus performant sur son poste, mais également pour qu’il puisse occuper un autre poste dans votre organisation.

C’est une étape indispensable et elle va permettre la construction du plan de développement des compétences, cela sera aussi une étape indispensable pour construire une démarche GEPP.

Recueillir le besoin : nécessaire, mais également délicat

Je vais vous présenter 2 grandes étapes dans ce processus de recueil de besoin.

Tout d’abord, vous devez définir un périmètre : celui du projet, puis il va falloir le suivre tout au long de son cycle de vie et enfin, je vous invite à lister les résultats attendus.

Comme je vous l’ai précisé, évaluer votre collaborateur est une nécessité pour atteindre vos objectifs, cela favorise la performance et la montée en compétences.

Dans cet article, je vous explique : l’intérêt d’identifier les besoins en formations, puis la manière dont il sera judicieux de les recueillir, et enfin l’inévitable prise en compte des obligations pour l’entreprise, c’est-à-dire le cadre légal.

À quoi sert le recueil des besoins en formation ?

Recueillir les besoins en formation est une démarche qui consiste à observer et analyser les compétences existantes de vos salariés et celles qui leur manquent pour occuper leur poste ou pour occuper un autre poste.

Un besoin en formation, c’est déterminer l’écart entre ce qu’il possède et ce dont il a besoin. Grâce à cette analyse, nous allons pouvoir proposer une formation pertinente au collaborateur.

Pour que les formations soient efficaces, elles devront à la fois répondre au besoin du salarié, ce qui parait logique, mais aussi répondre à la stratégie de l’entreprise ; c’est pour cela que l’on parle de politique de formation ou d’axes de formations à définir pour construire un PDC.

Vous allez donc devoir les recenser, les classer et les arbitrer en fonction de votre budget formation.

Recueillir les besoins en formation, c’est une manière d’anticiper l’évolution de votre masse salariale, de la population existante, de prévoir demain.

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Comment allons-nous recueillir les besoins en formation ?

Je vous propose 3 étapes, tout d’abord, il vous faudra définir les besoins en compétences pour atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise, puis il s’agira d’identifier ces compétences existantes ou manquantes et enfin les hiérarchiser.

Il est fondamental de faire une distinction entre deux types de besoins en entreprise : les besoins collectifs et les besoins individuels.

Les besoins collectifs, ils sont axé sur l’entreprise, vous serez donc amené à réfléchir sur :

  • La stratégie de développement de l’entreprise.
  • L’introduction de nouveaux outils de travail ou pas.
  • La volonté de remédier à des dysfonctionnements.
  • Et d’autres axes caractérisant vos particularités.

Les besoins individuels, seront ceux de vos salariés : on va déterminer les compétences manquantes, les besoins en mobilité et autres.

Je vous propose ce tableau qui synthétise la méthode de recueil de besoins en formation :

Analyse organisationnelleC’est l’analyse complète de votre organisation en termes : d’objectifs de ressources et d’utilisation des ressources, mais aussi de culture, d’environnement, etc. Cela permet d’identifier les déficiences et les mécanismes nécessaires pour y remédier.
Analyse des tâchesOn va analyser toutes les tâches sur un poste et les compétences attendues sur celui-ci ainsi que les formations nécessaires à avoir. On va parler de normes d’exécution. Cette démarche nous aidera à comprendre quelles sont les compétences, les connaissances et les attitudes qu’un salarié doit avoir pour remplir la performance attendue.
Analyse de la personneL’analyse de la personne se concentre sur le collaborateur individuellement, ses compétences, ses capacités, ses connaissances et son attitude. Pourtant, les données sur les aspects pertinents peuvent être collectées par le biais d’enregistrements, d’observations, de rencontres avec le salarié et d’autres personnes qui travaillent avec lui
tableau démarches recueil des besoins en formation

 

Dans le cadre du processus de recueil des besoins en formation, vous devrez faire la distinction entre les formations relevant du CPF qui relèveront du compte personnel de formation du collaborateur et les formations relevant de votre PDC.

Une fois, que vous avez recueillies, hiérarchiser et arbitrer les besoins en formations, nous allons pouvoir passer à une autre étape, celle du contenu de chaque formation et aussi interroger votre OPCO sur les modalités de remboursement.

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Déterminer des formations obligatoires pour vos équipes

Les formations obligatoires devront, elles aussi, faire l’objet d’un recueil du besoin, un suivi précis sur chaque site est à organiser.

Proposer des formations obligatoires aux collaborateurs favorise leur niveau d’implication et leur motivation et leur investissement dans vos organisation.

Il ne faut pas perdre l’objectif que ces formations répondent à un cadre légal qui a pour objet la sécurité des personnes, le matériel et l’environnement de travail, en tant qu’employeur, nous avons l’obligation de limiter les risques d’accidents liées à l’activité.

Enfin, ce sont des formations qui concernent l’ensemble des salariés sans exception.

Quels sont les outils pour recueillir les besoins en formation ?

Par quel moyen allons-nous recueillir ces besoins en formation ? Il existe 3 outils, tout d’abord les entretiens annuels et professionnels, les référentiels métier, que je vous invite à construire, mais aussi les enquêtes, les questionnaires que vous pouvez soumettre directement à vos collaborateurs.

L’entretien annuel et professionnel

Ces entretiens, qui sont souvent organisé entre juin et septembre, permettent à chaque collaborateur de s’exprimer auprès de leur hiérarchie sur les mois antécédents. On va y faire le point et identifier ce que l’on peut améliorer dans le cadre de son poste ou encore sur une volonté de mobilité interne.

Après ces entretiens, retranscrit et archivé chaque année, on va arbitrer avec les managers sur l’attribution d’une formation.

Les référentiels métiers

Recenser les compétences nécessaires à chaque métier de votre entreprise peut s’avérer être une tâche longue et fastidieuse. Les référentiels métiers proposent des listes de compétences nécessaires pour chaque métier.

Les questionnaires

Il est également pertinent d’organiser des phases de recensement intermédiaires, cela favorise aussi votre marque employeur et votre communication avec vos collaborateurs. Les salariés apprécient d’avoir la parole et de se sentir acteur de votre organisation. L’implication est source de performance.

Cela permettra d’anticiper les besoins en formation sans attendre la fin de l’année. Notamment lorsqu’il s’agit d’un changement dans l’organisation ou sur la stratégie de l’entreprise, ou encore un changement du marché.

Formez efficacement vos équipes avec une plateforme en ligne

Dans beaucoup d’entreprise, on a vu apparaitre des plateformes de formation en ligne, ces outils permettent d’avoir des statistiques et d’en tirer des conclusions sur les besoins en formation de vos collaborateurs. Utilisez-les !

Vous aurez alors la possibilité d’évaluer le niveau de vos salariés grâce à des tests de niveaux.

De plus, quelle que soit la formation que vous choisirez, elle sera personnalisable avec un choix de :

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  • Format (vidéo, audio, fichier, présentation).
  • Durée (vous choisissez la durée de la formation : 6 mois, 1 an ou deux semaines).
  • Score (vous aurez le choix du score à atteindre pour réussir la formation).

Ces plateformes présentent un intérêt assez important pour vos organisations, car les collaborateurs peuvent suivre des formations en toute autonomie, on peut aussi personnaliser et suivre de manière plus rigoureuse chaque parcours de formation.

Bien entendu, vous devez faire des choix budgétaires et aussi ne pas proposer exclusivement ce format de formation à vos collaborateurs, car après la pandémie mondiale vécue de 2020, l’ensemble des collaborateurs aspirent aujourd’hui à revivre des formations en présentiel et d’avoir très peu ou occasionnellement des e-learning ou des visioconférences, ce paramètre à est à prendre en compte.

À vous de jouer !

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Sylvie Mortreux

Mes missions de Consultante en Bilans de compétences ainsi que mes interventions en écoles de commerces auprès des apprenants sur l'ensemble des thématiques des Ressources Humaines, me permettent sans cesse d'actualiser mes connaissances et d'avoir un œil d'expert RH. Mon expertise est la résolution de vos problèmes en Ressources Humaines, je peux vous aider à opérer une véritable transformation. Mon atout, mon authenticité.