L’entretien annuel d’évaluation est un rendez-vous important pour toute entreprise. Il permet de faire le point sur l’année écoulée, en évaluant si les objectifs ont été atteints et si le comportement professionnel du salarié a répondu aux attentes.
Cet échange prépare aussi l’avenir en définissant de nouveaux objectifs, en identifiant des axes d’amélioration ou en discutant de l’évolution de la rémunération.
Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est un entretien annuel, en donnant une définition précise et en répondant aux principales questions que vous pouvez vous poser : est-il obligatoire ? Quels sont ses objectifs pour l’employeur et pour le salarié ? Comment se déroule-t-il dans la fonction publique ?
Vous découvrirez ensuite le fonctionnement de l’entretien annuel, ses grandes étapes, ainsi que des conseils pratiques pour bien le préparer.
Pour vous accompagner, nous mettons à votre disposition un modèle d’entretien annuel et un modèle de grille d’évaluation à télécharger, que vous pourrez facilement adapter aux besoins de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un entretien annuel d’évaluation ?
L’entretien annuel, c’est quoi ? Définition !
Il est parfois difficile de se repérer et de faire la distinction entre les diverses expressions et les divers outils de la gestion des ressources humaines : entretien d’évaluation, entretien annuel, entretien professionnel. Est-ce la même chose ? Ont-ils le même objectif ? Si oui, puis-je les réaliser en même temps ? L’un après l’autre ?
Premier point, l’entretien annuel est aussi appelé l’entretien annuel d’évaluation. En revanche, l’entretien annuel et l’entretien professionnel sont deux entretiens distincts qui n’ont ni les mêmes objectifs, ni les mêmes caractéristiques, ni les mêmes obligations.
L’entretien annuel se définit comme un temps d’évaluation du travail et des performances du salarié sur l’année écoulée. Mais pas seulement, c’est aussi le moment de faire un point sur les engagements pris par les deux parties ; soit lors de l’entrée en poste, soit lors du précédent entretien annuel. Tout comme il peut être un moment privilégié d’échange entre les deux parties pour aborder tous les sujets relatifs au travail : ambiance, problèmes ou non de comportements, etc.
L’entretien annuel est également le support de route pour l’année à venir : objectifs, attentes, demandes, …
Est-ce une obligation légale ?
Malgré ce que l’on peut croire, l’entretien annuel n’est pas une obligation légale, le Code du travail n’impose pas sa tenue. Toutefois, une convention collective peut, elle, le prévoir. Il est donc indispensable de vérifier ce point.
Bien qu’elle ne soit pas une obligation légale, cette démarche reste extrêmement répandue dans les entreprises françaises, car elle est un outil utile et pratique dans la gestion des ressources. Tant pour les salariés que pour les employeurs.
Si vous décidez de mettre en place un entretien annuel d’évaluation, il vous faudra au préalable en informer et consulter les membres de votre CSE (Comité Social et Économique) et en informer également vos salariés.
À quoi sert-il pour l’employeur ? Pour l’employé ?
L’entretien annuel doit être l’occasion de faire un point complet sur l’ensemble des événements et du travail de l’année.
Attention, il ne dispense ni l’employeur ni l’employé de communiquer ensemble régulièrement tout au long de l’année. L’entretien annuel est un temps de synthèse, il ne doit pas être le seul temps de discussion entre les acteurs de l’entreprise.
Bien que le but soit le même pour les deux parties, son utilité, elle, différera quelque peu que l’on se place du côté de l’employeur ou de celui du salarié.
L’utilité de l’entretien annuel pour l’employeur :
- Faire un point sur les objectifs et le travail du salarié.
- S’assurer que les actions décidées ultérieurement ont bien été mises en place et de leur utilité.
- Connaître l’état d’esprit de son salarié et tester ses motivations.
- Déterminer l’ambiance au sein de son équipe de travail et/ou de son entreprise.
- Obtenir un retour sur sa façon de manager.
- Proposer de nouvelles formations ou l’acquisition de nouvelles compétences.
- Fixer ensemble les objectifs de l’année suivante, ainsi que les moyens de les atteindre.
- Convenir d’un moyen de communication, d’un moyen de suivi annuel des objectifs.
- …
L’entretien annuel n’étant pas réglementé, il est possible de le modeler à vos envies, à la façon dont vous voulez manager et diriger vos équipes et vos salariés.
L’utilité de l’entretien annuel pour le salarié :
- L’occasion de mettre en valeur son travail et/ou ses compétences.
- Le moment de faire le point sur ce qui ne va pas ou sur les compétences manquantes.
- Demander des formations, des moyens pour réaliser son travail dans de bonnes conditions.
- Demander une augmentation ou une promotion.
- Exprimer toutes ses idées sur l’amélioration et le développement de son travail, mais aussi s’investir dans la vie de l’entreprise.
- Participer à l’élaboration et à la détermination de ses objectifs futurs, mais aussi à leur évaluation.
- …
Comme pour l’employeur, l’entretien annuel d’évaluation est l’occasion pour le salarié d’aborder tous les points qui le concernent. Il n’y a aucun interdit, aucun sujet qui ne peut être abordé ni aucune question qui ne peut être posée, du moment que cela ne concerne pas la vie privée du salarié.
L’essentiel, pour l’un comme pour l’autre, est de toujours bien préparer l’entretien annuel et de rester dans un état d’esprit positif. L’entretien annuel ne doit pas être un moment de confrontation ni servir à blâmer l’une ou l’autre des parties.
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Est-ce qu’il existe des entretiens annuels dans la fonction publique ?
Oui, un entretien annuel existe au sein de la fonction publique et celui-ci diffère de ce qui se fait dans le privé.
Dans la fonction publique, l’entretien est appelé entretien professionnel annuel et il est obligatoire depuis le 1er janvier 2015. Contrairement à l’entretien annuel standard, sa forme et son contenu sont normés par différentes dispositions législatives et sa grille d’évaluation doit être soumise au préalable au CTP (Comité Technique Paritaire).
Tous les fonctionnaires, titulaires comme stagiaires, ainsi que tous les cadres d’emplois sont concernés par cet entretien professionnel annuel.
Durant cet entretien l’ensemble des points suivants doivent être abordés :
- Bilan de l’année écoulée.
- Fixation des nouveaux objectifs.
- Évaluation des acquis de l’expérience professionnelle.
- Détermination du potentiel de l’agent.
- Les besoins de formation.
- Les perspectives professionnelles.
- La valeur professionnelle.
Il suit également des règles spécifiques quant à sa convocation (au moins 8 jours avant la date de celui-ci) et sa notification auprès du salarié (dans les 15 jours suivant l’entretien).
Comment fonctionne l’entretien annuel professionnel ?
À présent que la notion d’entretien annuel et son cadre n’ont plus de secret pour vous, il est temps de nous attarder sur la forme de celui-ci. Quand doit-il avoir lieu ? Qui mène l’entretien et comment le réaliser ?
Point par point, étape par étape, nous allons détailler le processus de l’entretien annuel pour vous guider pas à pas à travers la conduite de celui-ci.
Quand faut-il faire un entretien annuel ?
L’entretien annuel comme son nom l’indique se réalise une fois par an, le plus souvent en fin d’année civile.
Cependant, rien ne vous empêche de faire des points réguliers entre deux entretiens annuels pour vous assurer et aider vos salariés à garder le cap fixé pour cette année.
Vous avez également la possibilité de réaliser les entretiens annuels lors de la date anniversaire d’entrée du salarié. L’entretien n’étant pas obligatoire, il vous laisse une grande liberté tant dans la forme, dans le fond que dans la fixation de son échéance.
Toutefois, nous vous conseillons de tous les réaliser sur une même période à savoir vers le mois de novembre et de décembre. Ainsi, non seulement vous rationalisez le temps consacré à cette tâche, vous pouvez organiser votre planning en fonction, mais vous vous assurez aussi de n’oublier aucun de vos employés.
Qui plus est, de façon générale, il est ancré dans les esprits que l’entretien annuel se réalise en fin d’année civile. Permettant ainsi à tous de repartir sur de bonnes bases à la reprise du mois de janvier.
Qui fait passer cet entretien ?
Là encore, il n’y a pas d’obligation concernant la personne qui conduira l’entretien annuel d’évaluation. Cela peut-être :
- L’employeur lui-même.
- Le chef d’équipe.
- Le supérieur hiérarque direct du salarié (le N+1).
- Le responsable du service des ressources humaines de l’entreprise.
Généralement, c’est la taille de l’entreprise qui détermine celui qui mènera cet entretien. Dans les toutes petites structures il n’est pas rare de voir l’employeur tenir le poste de supérieur hiérarchique direct.
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Quelles sont les étapes de l’entretien annuel d’évaluation ?
Pour qu’un entretien annuel soit réussi, il est important de le préparer bien en amont.
Non seulement pour être certain de ne laisser aucun sujet de côté, mais aussi pour respecter son obligation d’information, et pour finir afin de laisser le temps nécessaire à chacune des deux parties de songer à la direction qu’elles souhaitent faire prendre à cet entretien.
Afin de vous y aider, nous vous proposons une liste d’étape à suivre pour que l’entretien annuel se déroule au mieux. Pour vous, comme pour vos salariés.
Étape 1 : Planifier l’entretien et prévenir le salarié à l’avance.
Organiser à l’avance le ou les entretiens vous permettra de gérer votre emploi du temps sans perturber vos tâches habituelles. Vous pourrez choisir l’heure, le jour et la durée de chaque entretien, notamment si plusieurs salariés sont concernés.
Cela vous offre aussi l’occasion de préparer le contenu de l’entretien. Cette étape est importante, car les critères et méthodes d’évaluation utilisés doivent être communiqués au salarié avant l’entretien ou au moment où la date lui est annoncée.
Informez le salarié suffisamment en amont pour lui laisser le temps de se préparer, réfléchir aux sujets qu’il souhaite aborder et faire un premier bilan de son année. En pratique, un délai de 8 jours est généralement conseillé entre la convocation et l’entretien.
Étape 2 : Faire participer activement le salarié.
Pour cela, proposer à votre salarié de remplir une grille d’autoévaluation. Vous pouvez y intégrer des critères d’évaluation sur les compétences techniques et professionnelles du salarié, mais aussi sur des critères de comportement, toujours dans le cadre de son travail et qui représentent une utilité professionnelle.
Pour qu’elle soit la plus claire et la plus efficace possible, nous vous conseillons de la rédiger sous forme de questionnaire. Par exemple :
- Ai-je réalisé l’ensemble des objectifs annuels qui m’était fixé ?
- Ai-je toutes les connaissances et toutes les compétences nécessaires à la bonne tenue de mon poste ?
- Ai-je les moyens matériels et techniques pour réaliser mes tâches ?
- Suis-je source de proposition pour mon entreprise ?
- L’ambiance au travail me permet-elle d’exercer mon activité dans de bonnes conditions …
- …
Concernant les réponses, vous pouvez opter pour :
- Le traditionnel oui / non.
- Le nuancier tout à fait d’accord / plutôt d’accord / pas du tout d’accord.
- Le système de note.
- Un mix de tous ces systèmes.
Pensez aussi à laisser des espaces de réponse libre pour permettre à votre employé de s’exprimer sur des sujets précis ou des sujets qu’il estime utiles.
Étape 3 : Préparer la trame de l’entretien et la grille d’évaluation.
Pour rendre l’entretien efficace et éviter qu’il ne s’éternise, il est conseillé de préparer une trame précise de son déroulement.
Avancez étape par étape, en demandant par exemple au salarié de commencer par présenter la synthèse de sa grille d’autoévaluation. Vous pourrez ensuite poursuivre avec votre propre grille d’évaluation, que vous aurez préparée en amont.
Prévoyez un moment pour faire une synthèse de l’échange et organiser un temps de questions-réponses. Il est aussi pertinent de laisser un espace de parole libre au salarié.
Étape 4 : Réaliser l’entretien annuel dans des conditions optimales.
Tout aussi important que le contenu, le lieu de l’entretien.
Prévoyez de le réaliser dans une salle calme où vous serez à l’aise et où la confidentialité de vos échanges sera préservée. Installez tout ce dont vous aurez besoin : table, fauteuils, bureautique, eau, etc.
Étape 5 : Conclure l’entretien annuel.
À la fin de l’entretien faites un cours résumé de celui-ci en reprenant chaque élément pour vous assurer que ces derniers ont été clairement compris des deux côtés.
Il n’est pas nécessaire, ni obligatoire, de faire un compte rendu écrit, mais si c’est le cas, nous vous conseillons fortement d’obtenir la signature de votre salarié.
Étape 6 : Utiliser efficacement l’entretien annuel dans sa gestion RH.
Vous et vos salariés allez investir du temps et de l’énergie dans cet entretien d’évaluation, il est donc important qu’il serve concrètement à la gestion de vos équipes au quotidien.
N’hésitez pas à utiliser les enseignements tirés de cet échange pour orienter votre politique RH et, si nécessaire, ajuster votre manière de manager.
Modèle d’entretien annuel
Pour simplifier l’organisation, le déroulé et le suivi de vos entretiens annuels, nous
vous avons préparé un modèle d’entretien annuel prêt à l’emploi. Vous pouvez le télécharger ci-dessous :
Modèle de grille d’évaluation à télécharger
Vous trouverez ci-dessous un modèle de grille d’évaluation téléchargeable gratuitement pour vous aider à évaluer les compétences de vos collaborateurs ainsi que la réalisation de ses objectifs.
Pour la détermination des critères sur les compétences et savoir-faire, nous vous conseillons de vous baser sur la fiche de poste du salarié.
Pour la détermination des savoir-être et des qualités professionnelles, référez-vous aux valeurs de votre entreprise et sur les critères que vous jugez importants et pertinents pour un bon travail et une bonne entente au travail.
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Je crée mon tableau de bordPour les objectifs, privilégiez des objectifs simples, clairs qui sont en correspondances avec son poste et réalisables pour le salarié. C’est-à-dire adaptés en fonction de ses connaissances et de ses compétences.
