Recueil des Besoins de Formation : comment le réussir ?

Parfois réalisée de manière machinale ou superficielle par manque de temps, l’identification des besoins de formation est pourtant essentielle à l’élaboration du plan de développement des compétences. Cette étape consiste à inventorier, par divers moyens, les besoins d’acquisition ou de perfectionnement des compétences de vos collaborateurs.

C’est à partir de cette collecte, et après arbitrage, que vous pourrez construire des dispositifs de formation adaptés et cohérents avec les objectifs et le développement de votre structure.

Pensez à vos projets de formation les plus réussis : je parie qu’ils partagent un recueil des besoins réfléchi, adapté au public et spécifique.

Dans cet article, je vous invite à dire « non aux automatismes ! » et « oui à une approche stratégique ! » pour redécouvrir le plaisir et l’intérêt de cette pratique fondamentale, tout en respectant vos contraintes de temps. Allez, c’est parti !

Dire « non! » à la routine …

Pour commencer, admettons qu’aucune pratique n’est bonne simplement parce qu’elle est installée. Le recueil des besoins de formation ne fait pas exception. Voici donc deux automatismes à revoir pour (re)commencer du bon pied.

Non à l’expression: « recueil des besoins de formation » !

Si vous êtes des puristes de la formation, le titre de mon article vous a certainement interpelés. Et vous avez raison, car les besoins de formation n’existent pas.

Nous pouvons accepter de les nommer ainsi pour « aller plus vite », mais nous devons garder à l’esprit que la formation n’est pas un besoin, mais un moyen de satisfaire un besoin d’acquisition (ou de perfectionnement) d’une compétence.

Changer la façon de désigner cette pratique: quel impact concret?

« D’accord – vous vous dites – je veux bien arrêter de parler de besoins de formation pour faire plaisir à la dame de l’article. Mais concrètement, qu’est-ce que cela va m’ apporter au quotidien ? « .

Projetez-vous donc quelques instants au moment des entretiens professionnels.

Scénario n°1

Il est 22:30, vos collaborateurs en sont à la quatrième heure d’entretien. Ils arrivent enfin à la page 52 du formulaire, où ils lisent LA question. « Quels sont vos besoins de formation ? ». Ils ne savent plus où ils habitent, mais ils sont sympas.

Ils vont donc faire l’effort de vous noter une liste des courses avec des intitulés de stage de formation issus des catalogues. Inutile de faire de l’analyse du besoin: vous passez directement de chargé de la formation à opérateur de saisie. C’est parti pour 1200 lignes dans un tableau Excel.

Scénario n°2

Vous décidez de poser plutôt la question suivante: « quelles compétences pouvons-nous vous aider à développer, soutenir, renforcer dans le cadre des projets et des objectifs fixés ? » Question qui ne figure plus en bas de la page 52, mais en face de ces projets et objectifs annuels.

Vous obtenez alors de la matière sur laquelle vous pourrez travailler pour élaborer un plan de développement des compétences efficace et optimisé. Youpi, c’est bien ce pourquoi vous êtes là, ça tombe bien. (Si, à ce stade, vous manquez un peu de budget, je vous propose de jeter un coup d’œil à l’article dédié à l’optimisation d’un budget formation).

Vous l’avez compris: changer de vocabulaire, ce n’est pas que pour la forme. Parlez de recueil des besoins en compétences pour laisser la porte de l’analyse du besoin grande ouverte. Et construire ainsi au passage un petit bout de culture formation auprès des encadrants et des salariés.

Si ce changement vous paraît intéressant mais peu faisable par manque de temps, lisez jusqu’au bout et je vous promets de vous proposer des outils qui le rendront très accessible.

Lire également:

• Comment mettre en place le digital learning en entreprise ?
• Comment mesurer l’efficacité d’une formation ?
• Externalisation de la formation: bonne idée ?

Quels outils utiliser pour un recueil de formation ? Non aux outils trop généraux !

Votre structure est vivante et dynamique. Chaque service a son activité spécifique et ses particularités. Vous ressentez la nécessité de réinterroger régulièrement la question de l’accompagnement des collaborateurs investis dans les projets et les différentes missions, et vous avez raison.

Dans la mesure où la formation est un outil de cet accompagnement, elle doit être proposée à des moments-clé de l’activité. Savoir poser les bonnes questions fait partie des compétences essentielles des métiers de la formation.

On peut donc dire oui à un recensement des besoins « général » qui accompagne les entretiens professionnels, mais en ayant en tête qu’il y a sans doute des recueils intermédiaires à planifier de manière plus spécifique autour d’un projet, une échéance, une actualité.

Un exemple et un conseil !

Pensez à vos informaticiens. Avec le confinement, ils se sont trouvés à déployer du jour au lendemain une organisation sans précédents pour rendre le télétravail possible au plus grand nombre.

Etaient-ils prêts? Lors de la formalisation du plan de reprise de l’activité, il sera tout à fait pertinent d’organiser un recueil de leurs besoins en compétences .

En conclusion, abandonner les automatismes dans la phase de recueil vous aidera à anticiper et à identifier des besoins que vous n’aviez pas recensés dans vos pratiques habituelles.

« C’est bien. Mais tout cela ne cacherait pas encore des activités à ajouter à mon agenda (déjà) très chargé ? « 

Oui et non. Oui, car vous aurez à planifier, rectifier, communiquer.

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Non, car cela vous évitera de:

• Constater un décalage entre l’expression du besoin et sa réponse par l’organisation d’une formation qui interviendrait trop tard, et donc …
• … Relancer des participants qui ont oublié qu’ils devaient partir en formation, depuis le temps ! Ou encore …
• … Recevoir des mails de désistement ou des demandes d’annulation la veille au soir. Ou pire …
• … Constater un taux d’absentéisme record dans la salle.

Si vous vous reconnaissez dans l’une de ces quatre mésaventures, alors je vous ai convaincus.

Je suis convaincu mais je n’ai pas le temps. Comment faire ?

C’est normal. Rome ne s’est pas fait en un jour. Vous pouvez réaliser des recueils des besoins spécifiques uniquement pour certaines actions, selon l’un de ces deux critères :

• Le R.O.I. ou retour sur investissement s’il y a des francophones dans la salle. En bref: ciblez les projets qui représentent un enjeu particulier pour votre structure.
• La reconductibilité de l’action. Si une action est reconduite, il est important de vérifier régulièrement qu’elle répond toujours aux besoins de vos collaborateurs.

Dire « oui! » à l’approche stratégique du recueil des besoins…

Un recueil stratégique des besoins doit vous permettre:

• D’obtenir le plus grand nombre de réponses
• De recueillir des informations précises, fiables et exploitables
• De vous apporter des informations nouvelles, dont vous ne disposiez pas déjà grâce aux célèbres pouvoirs divinatoires des « gens de la formation ».

Là, on est tous d’accord. Je suis sûre que vous voulez bien dire oui à une approche stratégique du recueil des besoins. Mais il faut quand même que ce soit pratique. C’est parti alors.

Voici trois pistes pour réaliser des recueils de manière stratégique MAIS opérationnelle en même temps: la veille documentaire, l’analyse du travail et le public-cible.

Recueillir des besoins grâce à la veille documentaire

Le recueil des besoins de vos collaborateurs ne peut pas se réaliser par le seul biais du questionnement direct en interne.

La formation donne aux professionnels qui œuvrent dans une structure les moyens de s’adapter dans un contexte mouvant. Différents types d’actualités peuvent impacter l’activité : nouvelles lois, innovations techniques et technologiques, contexte économique …

En tant que professionnels, vous êtes déjà attentifs aux évènements extérieurs. Constituez-vous un dossier d’actualités pouvant impacter les métiers de votre structure. Vous identifierez ainsi des besoins potentiels et vous vous inscrirez dans une démarche d’amélioration continue de l’offre de formation.

Lire également:

• Comment construire un plan de développement des compétences ?
• Qu’est-ce que le blended learning ?
• Tuteur en entreprise: quels sont les enjeux ?

Recueillir les besoins à partir de l’analyse du travail

Il existe un livre centré sur l’ergonomie du travail au titre évocateur, « Comprendre le travail pour le transformer » (éd. Anact, 2007). Cette formule résume bien ce qu’est le métier d’un professionnel de la formation en entreprise.

Pour réaliser un recueil du besoin stratégique, il est donc important de comprendre le travail et les métiers de vos collaborateurs :

• En les observant en situation ou en les interrogeant sur leur métier/poste lorsque cela est possible, même de manière informelle.
• En utilisant un super outil: les référentiels métiers. Les référentiels, on connait côté RH et recrutement mais, va savoir pourquoi, on ne s’en sert pas beaucoup côté formation. Pourtant, ils peuvent vous aider:
  • à comprendre les métiers, avec leurs facteurs d’évolution et leurs conditions d’exercice,
  • à disposer d’une liste de compétences à développer par la formation. Et qui dit compétence dit objectif. Souvenez-vous: en début d’article je vous proposais un outil qui vous permettrait de sortir de la logique de la commande de formation de manière simple. Chose promise, chose due: au lieu de choisir dans une liste de titres de formations, demandez à vos collaborateurs de choisir dans une liste de compétences. Il sera alors tellement plus simple de réfléchir en termes de mutualisation et de transversalité !

Recueillir les besoins à partir de la connaissance du public-cible

Revenons au questionnement direct des besoins. Dressez un portrait de votre public-cible pour choisir un outil stratégique. Les habitudes apprenantes, le rapport au numérique et à l’écrit, l’attitude vis-à vis de la formation … Autant d’éléments qui vous permettront de répondre aux questions existentielles qui suivent.

Quel outil pour quel besoin ?

Quantitatif ou qualitatif ?

Si vous voulez interroger un grand nombre de collaborateurs dans le but d’obtenir des tendances ou des statistiques, choisissez un outil quantitatif comme le questionnaire. Les réponses obtenues n’auront pas pour vocation d’expliquer le besoin mais de le quantifier.

Si vous voulez « creuser » un besoin ou le comprendre davantage, choisissez des outils qualitatifs qui vous permettront de poser des questions ouvertes. Vous pouvez organiser une réunion avec tout ou partie de votre public (procédez par échantillonnage si l’effectif est trop important).

Dans tous les cas, choisissez un outil qui soit en cohérence à la fois avec son exploitation future et avec le type d’informations que vous souhaitez recueillir.

Digital or not digital ?

Les outils digitaux ont changé la vie de nombreux professionnels de la formation qui, auparavant, comptabilisaient des petites croix pour les saisir dans un tableur qui faisait des camemberts.

Cependant, certains publics sont dans une situation d’illectronisme ou ne sont pas équipés informatiquement et individuellement sur leurs postes. Dans ce cas, l’utilisation d’outils digitaux, bien que pratique pour vous, peut avoir une incidence très négative sur le taux de réponses.

Anonyme ou nominatif ? Collectif ou individuel ?

Les deux questions se rejoignent, en particulier en ce qui concerne la confidentialité et la sensibilité des informations à recueillir. Par exemple, pour une problématique liée au travail en équipe, vous pouvez utiliser un questionnaire anonyme pour un recueil quantitatif, suivi d’entretiens individuels pour un recueil qualitatif.

Que vous choisissiez des outils quantitatifs ou qualitatifs, numériques ou non, collectifs ou individuels, vous devrez également décider entre des outils traditionnels ou plus innovants, tels que les cartes mentales, les votes via boîtiers ou smartphones, et les nuages de mots.

En prenant le temps de réfléchir à ces questions, vous pourrez choisir vos outils de recueil des besoins de manière stratégique.

En conclusion …

Vous l’aurez compris: le meilleur recueil des besoins est celui dont la partie n’est pas jouée d’avance.

Face aux besoins de vos collaborateurs, exercez le rapport d’étonnement, laissez-vous surprendre… tout en anticipant !