Formation

Externalisation de la gestion de la formation : opportunité ou fausse bonne idée ?

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Ecrit par Brigitte Fermaud

La fonction RH recouvre des métiers et des missions variés. Certaines entreprises peuvent décider, pour des raisons diverses, qu’il s’agisse de manque de temps ou de compétences, ou par choix, de se concentrer sur les activités jugées centrales et stratégiques.

Elles peuvent alors avoir recours à des prestataires externes qui ont développé une expertise et leur confier la réalisation de certaines des missions jugées moins centrales. Là où certaines activités RH sont couramment externalisées, la démarche peut aussi concerner d’autres aspects de la fonction et notamment la formation professionnelle.

En quoi consiste l’externalisation en formation ? Quel est l’intérêt d’externaliser la gestion de la formation de ses salariés ? Quelles sont les actions qui peuvent être externalisées ? Quelles sont les limites ? etc..

Vous allez tout savoir sur l’externalisation de la formation en espérant que cet article vous permette de vous faire votre avis sur ce fonctionnement.

Pourquoi externaliser la gestion de la formation ?

La formation et le développement des compétences qu’elle vise représentent aujourd’hui des enjeux majeurs pour les entreprises :

  • Enjeu de compétences des collaborateurs pour réaliser leurs missions avec le niveau souhaité de qualité ou d’efficience ;
  • Enjeu d’attractivité des profils recherchés dans un contexte de guerre des talents ;
  • Enjeu managérial de motivation et de rétention des salariés ;
  • Enjeu aussi de maintien de l’employabilité des salariés, autrement dit : obligation pour l’employeur d’assurer leur capacité à occuper demain un emploi dans l’entreprise ou hors de son sein ;
  • Enjeu, in fine, de bonne marche et de pérennité de l’entreprise.

Or, la formation professionnelle est confrontée à des évolutions majeures qui percutent les missions du responsable de formation ou de développement des compétences, et modifie les politiques à mettre en œuvre pour répondre à ces enjeux.

Les évolutions du paysage formation sont de plusieurs ordres. Faisons un focus sur les différentes évolutions.

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La  formation est fortement impactée par la transformation digitale.

De nouvelles modes de formation apparaissent aussi variés que les MOOC, les SPOC, les COOC, les classes virtuelles, le mobile learning …..

Pour rappel:

  • MOOC : Massive open online courses, Anglicisme pour CLOT, sigle de cours en ligne ouverts à tous.
  • COOC : Corporate open online courses, ou cours en ligne ouverts aux salariés ou groupes de salariés d’une société
  • SPOC : Small online private course, pour cours en ligne privé en petit groupe
  • Mobile learning : formation sur supports mobiles tels que les tablettes ou smartphones

De nouveaux acteurs agiles et innovants apparaissent sur le marché et proposent une offre diversifiée, complémentaire par rapport aux traditionnels formats présentiels.  

Les entreprises peuvent souhaiter bénéficier de ces innovations au profit de leurs salariés, de plus en plus demandeurs de ces solutions nouvelles, et notamment les collaborateurs issus des jeunes générations.

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La formation est soumise à des évolutions réglementaires importantes

En particulier la Loi pour la Liberté de choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018 qui rentre progressivement en application vient réformer en profondeur la formation professionnelle.

Celle-ci assouplit la définition de l’action de formation qui devient « un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel », et qui peut se dérouler « en tout ou partie à distance ou en situation de travail ».

Elle reconnait ainsi la formation digitale évoquée plus haut, et crée l’AFEST ou action de formation en situation de travail.

Elle modifie aussi les circuits financiers de la formation et les recours possibles à des financements externes pour favoriser l’investissement dans les compétences des salariés de l’entreprise.

Saisir ces opportunités ou faire avec ces nouvelles contraintes nécessite des compétences spécifiques et diverses, d’ordre pédagogique, réglementaire et financier.

Les équipes RH en place, faites de généralistes dans les PME ou ETI (entreprises de taille intermédiaires), ne disposent pas nécessairement du temps et des compétences nécessaires pour appréhender et mettre en œuvre ces nouvelles dispositions et modalités.

Un service externalisé peut alors devenir un soutien précieux.

Qu’est-ce qui peut être externalisé en matière de formation ?

Des prestataires externes privés proposent une offre de services permettant aux entreprises de confier certains des champs plus ou moins vastes de la gestion de la formation. Cette offre inclut en en général plusieurs leviers que nous allons détailler ci-après.

Le recueil des besoins du plan de développement des compétences

Pour rappel, le plan de développement des compétences est l’outil qui succède au plan de formation depuis la  loi « Avenir professionnel ».

Le recueil des besoins est la toute première étape de l’élaboration d’un plan de développement des compétences. Il nécessite pour le prestataire d’être en contact avec les salariés, ou à minima d’avoir accès au contenu des entretiens individuels d’évaluation ou professionnels.

Il suppose aussi de connaître les besoins issus de décisions stratégiques formulées par la direction générale de l’entreprise.

La recherche de prestataires externes et l’achat de formation

Nous l’avons vu, l’offre de formation sur le marché est riche et mouvante. En particulier de nombreux nouveaux acteurs proposent des solutions digitales diverses.

Un prestataire externe peut aider à se repérer dans ce paysage, à identifier les organismes capables de proposer ou construire des solutions fiables en réponse aux besoins exprimés et ceux susceptibles de faire bénéficier l’entreprise de financements externes.

Le prestataire pourra aussi réaliser la négociation commerciale avec les organismes sélectionnés.

La gestion des inscriptions et la logistique

Il s’agit d’une partie chronophage et à faible valeur ajoutée de la formation. Sa gestion rigoureuse est néanmoins nécessaire.

L’externaliser peut représenter un avantage significatif et dégager du temps pour des missions plus enrichissantes.

La gestion financière et le reporting

Les financements externes de la formation se restreignent.

Rappelons notamment que seules les entreprises de moins de 50 salariés peuvent désormais espérer de la part de leur OPCO, qui ont succédé aux OPCA avec la réforme,  une contribution financière pour déployer leur plan de développement des compétences.

Dans ce contexte, gérer le budget formation, identifier les financements externes encore possibles, en complément de la recherche de solutions économiques pour financer l’investissement dans les compétences, représentent une mission importante.

De plus, assurer le reporting obligatoire dans le cadre du dialogue social avec le CSE, comité social et économique est une nécessité.

Ces  missions peuvent être réalisées utilement par un prestataire pourvu qu’il dispose des compétences nécessaires, et notamment une solide connaissance du droit de la formation.

Le conseil en ingénierie pédagogique

Les entreprises peuvent souhaiter construire elles mêmes leurs propres solutions formation plutôt qu’avoir recours à l’achat auprès d’organismes externes.

Le prestataire peut alors proposer un conseil en ingénierie pédagogique, qu’il s’agisse de formations présentielles, distancielles ou pourquoi pas en situation de travail (AFEST).

Quelles limites à l’externalisation de la formation ?

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L’externalisation de la formation n’est pas pour autant la solution pour tous ni pour tous les aspects de la fonction.

La formation, nous l’avons vu, répond à des enjeux majeurs dans l’entreprise. Elle accompagne les stratégies business et en ressources humaines.  

Le choix attentif du prestataire et des missions externalisées

L’externalisation, si elle est relativement large, suppose donc de communiquer à un prestataire externe une partie de la stratégie de l’entreprise et des impacts en terme de besoins en compétences. Elle demande aussi de transmettre des informations individuelles relatives aux salariés.

L’externalisation n’est donc pas une décision anodine et suppose une sélection attentive du prestataire.

Il faudra s’assurer bien sûr de ses compétences techniques, en droit de la formation, dispositifs de financement, ingénierie pédagogique …. , mais aussi valider sa bonne compréhension des enjeux, projets et culture de l’entreprise.

Et, étant donné les informations sensibles dont le prestataire va disposer au sujet de l’entreprise et de ses collaborateurs, il faudra s’assurer du traitement fiable de ces données.

Comme dans toute relation de prestation de services, la confiance et la présence d’un relais au sein de l’entreprise seront nécessaires.

Les rôles stratégiques de l’employeur

Quoi qu’il arrive, et même en cas de recours à un prestataire externe, l’entreprise ne pourra s’affranchir d’une réflexion stratégique sur sa politique en matière de développement de compétences.

Il s’agira :

  • des grandes orientations en matière de compétences à acquérir, de métiers ou populations à privilégier,
  • des moyens pour accompagner ces choix : budgets à  consacrer à la formation, politique d’abondement du CPF

L’entreprise garde en particulier la responsabilité en matière du dialogue social avec les partenaires internes, en particulier avec le CSE et possiblement avec les organisations syndicales.

En effet le CSE devra être consulté sur la stratégie de l’entreprise, ses impacts en termes d’emploi et de compétences et sur le plan de développement des compétences. Rappelons aussi qu’une négociation triennale avec les organisations syndicales est obligatoire en matière de gestion des emplois et des parcours professionnels dans toutes les entreprises dont l’effectif est supérieur à 300 salariés.

L’entreprise ne pourra donc pas externaliser l’ensemble de la fonction formation. Elle pourrait même décider d’investir plutôt en interne et s’équipant de la compétence au sein du département des ressources humaines.

Le recours aux services de l’OPCO

Par ailleurs, si des prestataires privés proposent d’assurer pour l’entreprise tout ou partie de la gestion de la formation, rappelons qu’une entreprise, en particulier une TPE ou PME, peut aussi avoir recours aux services de son OPCO.

En effet, les OPCO, ont notamment pour mission vis à vis de leurs adhérents TPE et les PME, de :

  •  les accompagner dans la définition de leurs besoins en matière de formation professionnelle, notamment au regard des mutations économiques et technologiques,
  • d’améliorer l’information et l’accès de leurs salariés à la formation professionnelle.

Leur rétribution se fera alors sous la forme de frais de gestion ponctionnés sur les contributions obligatoires des entreprises.

Alors, opportunité ou fausse bonne idée ?

L’externalisation de la formation est une option possible pour l’entreprise.

Quelle que soit sa décision en la matière, les aspects stratégiques de la fonction seront maintenus au sein du département des ressources humaines en lien avec la direction générale.

Le prestataire externe pourra assurer une partie de la mission et sécuriser notamment les aspects techniques et juridiques si l’entreprise le souhaite.

A propos de l'auteur

Brigitte Fermaud

Après 20 ans en tant que Responsable ou DRH en entreprise, je conseille et je forme DRH, DG et managers.
Je les accompagne notamment dans leurs problématiques autour de l'emploi, la compétence et la formation professionnelle.
Je m'appuie sur une connaissance fine du droit de la formation.

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