Formation

Budget formation : obligations légales, modalités de calcul et régimes spécifiques

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Le droit à la formation est l’un des grands principes de notre législation sociale. Il permet à chaque salarié de compléter et d’actualiser ses connaissances, de permettre son adaptation et son évolution professionnelle.

L’article L6321-1 du code du travail prévoit en effet les obligations de l’employeur en matière de formation professionnelle : « L’employeur assure l’adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations…« 

Pour l’entreprise, cette obligation se traduit dans les faits par des dépenses directes de formations ainsi que par le paiement de contributions obligatoires.

Dans leur état actuel, les grands principes du financement de la formation ont été posés par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel.

Celle-ci prévoit en effet les modalités de financement par les employeurs de la formation professionnelle et de l’alternance, à savoir :

  • Un financement direct des formations des salariés grâce, notamment, au plan de développement des compétences.
  • Une participation financière annuelle.

Tout d’abord, nous verrons en détail quelles sont les obligations des employeurs en matière de financement de la formation. Il est ensuite important de s’arrêter sur le calcul du budget de formation global (paiement direct des formations et contributions obligatoires) et ses modalités de versement. Enfin, nous aborderons les régimes spécifiques de la formation professionnelle liés à certaines catégories de salariés ou secteurs d’activité.

Quelles sont les obligations des employeurs relatives au financement de la formation professionnelle ?

Le budget formation des entreprises est composé du financement direct de formations pour leurs salariés ainsi que de contributions financières annuelles.

Le financement direct de formations

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Définition du plan de développement des compétences

L’employeur finance directement des formations pour ses salariés. Celles ci sont prévues dans le plan de développement des compétences (anciennement appelé « plan de formation ») qu’il élabore chaque année.

Non obligatoire, cet outil reste néanmoins indispensable pour une bonne gestion financière et logistique de la formation. Il permet en outre de garantir que l’employeur respecte bien ses obligations de formation envers ses salariés.

Rappelons en effet qu’il a l’obligation d’assurer l’adaptation de ses salariés à leurs postes de travail et de veiller à leur maintien dans l’emploi en particulier au regard de mutations technologiques ou organisationnelles.

Modalités de mise en oeuvre

Concrètement, l’employeur détermine tout d’abord les besoins de ses salariés. Ensuite, il inscrit dans son plan de développement de compétences les formations nécessaires : actions de formations (sécurité, évolution de logiciel, nouvelles compétences…), bilans de compétence, validation des acquis de l’expérience ….

Les coûts de ces formations sont pris en charge par l’employeur, éventuellement avec une aide de l’OPCO pour les entreprises de moins de 50 salariés.

A savoir : la loi du 5 septembre 2018 a supprimé les précédents OPCA (organismes paritaires collecteurs agréés) pour les remplacer par des OPCO (opérateurs de compétences). Les 329 branches professionnelles sont désormais réparties au sein des 11 OPCO nouvellement créés. Leurs missions sont désormais centrées sur l’accompagnement des entreprises en matière de formation et non plus sur la collecte des contributions.

Une participation financière annuelle

 La contribution à la formation professionnelle (CFP)

Cette contribution mise en place par la loi sur l’avenir professionnel de 2018 regroupe la taxe d’apprentissage et la contribution à la formation professionnelle. A partir de 2021, elle sera recouvrée par les URSAFF et non plus par les OPCO.

 Employeurs concernés

Cette contribution concerne l’ensemble des employeurs quelque soit leurs activités, leurs formes juridiques ou leurs régimes d’imposition.

Seuls en sont exclus l’Etat, les établissements publics administratifs et les collectivités locales.

Affectation des fonds

Les sommes versées par les entreprises sont transmises à France compétences. Cet organisme public verse ensuite aux organismes financeurs (Opco, pôle emploi…) les sommes nécessaires à la prise en charge des coûts de formations.

Elles sont par exemple destinées aux entreprises de moins de 50 salariés ou à la formation des demandeurs d’emplois.

La contribution CPF-CDD 

Cette participation permet de financer le compte personnel de formation (CPF) des salariés en CDD. Elle est donc due par toutes les entreprises (quelque soit leurs effectifs) ayant employé des salariés en CDD au cours de l’année civile.

Néanmoins elle ne concerne pas les contrats suivants :

  • Contrats particuliers (apprentissage, professionnalisation …).
  • CDD saisonniers.
  • CDD avec des sportifs et entraineurs professionnels.
  • CDD suivi d’un CDI.
  • CDD avec des jeunes pendant leur cursus scolaire.

Comment calculer son budget de formation ? 

Pour calculer son budget de formation, l’employeur doit donc prendre en compte ses différentes contributions obligatoires ainsi que le coût des différentes formations prévues dans le plan de développement des compétences.

Calcul de la contribution à la formation professionnelle (CFP)

Le taux de cette contribution est de 0,55% pour les entreprises de moins de 11 salariés et de 1% pour les entreprises de 11 salariés et plus. Elle est calculée sur la même assiette que les cotisations de sécurité sociale.

La période de référence est celle de l’année civile concernée. Par exemple : pour la contribution à verser pour l’année 2020, il faut prendre en compte les salaires du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2020.

Calcul de la contribution CPF-CDD

La contribution CPF-CDD correspond à 1% des rémunérations versées aux salariés concernés (CDD) pendant l’année. Son assiette est la même que pour la contribution à la formation professionnelle, à savoir celle des cotisations de sécurité sociale.

Formations prévues au plan de développement des compétences 

Comme nous l’avons vu précédemment, l’employeur prévoit l’ensemble de ses formations dans le plan de développement des compétences.

Il s’agit d’un outil de gestion indispensable permettant d’établir un prévisionnel des coûts en amont, puis de suivre les dépenses pendant l’année. Outre le montant de la formation elle même, l’employeur doit en effet prévoir les frais annexes, notamment :

  • Frais de déplacements, d’hébergement, de restauration
  • Coût de la rémunération du salarié pendant son absence
  • Son remplacement éventuel

Quelles sont les modalités de versement des différentes contributions ?

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A qui verser les contributions ?

A compter de 2021, les contributions relatives à la formation professionnelle seront recouvrées par les URSSAF. D’ici là, la loi de 2018 prévoit une période transitoire permettant aux opérateurs de compétence (OPCO) de recouvrer ces sommes. Ce sera donc encore le cas des contributions concernant les rémunérations versées en 2020.

Quand et comment ?

Employeurs de moins de 11 salariés

La date limite de paiement de la CFP et du CPF-CDD est fixée au 1er mars de l’année suivante. Pour les rémunérations versées en 2020, il s’agit donc du 1er mars 2021.

Employeurs de 11 salariés et plus

Pour le CPF-CDD le délai est également prévu au 1er mars 2021 pour les rémunérations versées en 2020.

Concernant la contribution à la formation professionnelle (CFP), les entreprises versent 2 acomptes durant l’année et le solde au 1er mars de l’année suivante .

Exemple pour la contribution au titre de l’année 2020 : L’entreprise verse un acompte de 60% au 1er mars 2020, un second de 38% au 15 septembre 2020 et le solde avant le 1er mars 2021. Les acomptes sont alors calculés sur les rémunérations de l’année précédente.

Quels contrôles et sanctions ?

L’employeur qui ne verse pas ses contributions (ou n’en verse pas la totalité) doit effectuer une régularisation auprès des services fiscaux.

Celle ci doit se faire au plus tard le 30 avril suivant l’année de versement des rémunérations concernées, au moyen d’un bordereau spécifique.

L’employeur est alors soumis à une majoration importante de sa contribution. Le montant de la régularisation est en effet égal à la contribution manquante majorée de cette même somme. La somme initialement due est donc doublée.

De plus, l’inspection du travail vérifie également que l’employeur respecte bien ses obligations concernant le financement directe de formations et le versement de ses contributions obligatoires. Les contributions spécifiques pour certaines catégories de salariés ou d’employeurs

Le code du travail prévoit des régimes spécifiques pour le financement de la formation professionnelle de certains salariés.

Lire également:

Les régimes spécifiques pour certains secteurs d’activité

Le code du travail prévoit des régimes spécifiques pour la formation professionnelle des intermittents du spectacle, des salariés du BTP et des travailleurs non salariés.

Les intermittents du spectacle

Les employeurs d’intermittents du spectacle doivent verser une contribution unique pour le financement de la formation professionnelle de leurs salariés. Celle ci est librement fixée par accord ou convention nationale étendue mais en respectant les minimas suivants (article L6331-56) :

  • Taux global de 2 %
  • CPF de 0,35%
  • Développement des compétences 1,10 %
  • Formation des demandeurs d’emplois 0,10%

Depuis 2014 la contribution pour les intermittents du spectacles est fixée à 2,10% sur la base des salaires soumis à cotisations de sécurité sociale. Elle est versée à l’OPCO du secteur de la culture, des médias, des loisirs, à savoir l’AFDAS.

Le bâtiment et les travaux publics

La cotisation des entreprises du BTP est également spécifique. Elle est prévue par accord entre les organisations syndicales et d’employeurs de la branche.

La loi prévoit néanmoins un taux applicable en l’absence d’accord : 0,30% pour les entreprises du bâtiment et 0,22% pour les travaux publics (article L6331-35 et s.).

Les travailleurs non salariés

Le droit à la formation professionnelle des travailleurs non salariés est prévu par l’article L6312-2 du code du travail. Leurs obligations de financement varient en fonction de leur statut et secteur d’activité.

Travailleurs indépendants (professions libérales ou non salariés)

Ils versent 0,25 % du plafond annuel de la sécurité sociale (PASS).

Pour le régime « micro-social » le taux est de 0,10% (commerce) ou 0,20 % (prestations de service et activités libérales) du montant de leur CA annuel.

Sans chiffre d’affaire (début d’une micro-entreprise par exemple) aucune contribution n’est due et l’entrepreneur ne bénéficie donc pas de la formation professionnelle.

Pêche maritime et cultures marines de moins de 11 salariés

Les employeurs versent à l’URSSAF une contribution de 0,15% du PASS. A noter qu’au delà de 11 salariés ces entreprises relèvent du régime agricole.

Artisans

Le taux de contribution est de 0,29% du PASS versée à l’URSSAF. La somme sera ensuite répartie entre le fond de formation des chefs d’entreprise (0,17%) et la chambre des métiers et de l’artisanat (0,12%).

Pour le régime micro-social, la contribution est de 0,30% du CA.

Artistes-auteurs

Le régime de la formation professionnelle est financé conjointement par les artistes et les exploitants commerciaux :

  • Artistes : versement d’une contribution de 0,35% sur leurs revenus
  • Exploitants : versement d’une somme correspondant à 0,10% de leur CA ou des sommes versées aux artistes.

A propos de l'auteur

Céline Le Friant

De formation juridique, j’ai pu évoluer en entreprise sur des postes de juriste en droit social, responsable paie, puis responsable RH. Forte de ces 13 années d’expérience, je travaille aujourd’hui à mon compte en tant que responsable RH et juriste en droit social à temps partagé. J’aide les entreprises à retrouver la sérénité dans la gestion de leurs salariés en intervenant de manière ponctuelle ou régulière, en fonction des besoins.
Je propose également des missions de sous-traitance en droit social pour des cabinets d’experts comptables et d’avocats.