Comment optimiser un budget formation ?

Si vous travaillez dans un service formation, vous avez déjà été confrontés à cette vaste question : « Comment organiser le budget de formation de ma structure ? ». Vaste et complexe question puisque, soyons sincères : la formation en est rarement le plus gros poste budgétaire.

Cet article vous aidera à relever haut la main le challenge de concilier contraintes budgétaires avec qualité des actions. Pour optimiser votre budget de formation comme des chefs, vous aurez besoin de vous appuyer sur trois leviers :

• Levier n°1 : optimisez votre budget de formation grâce à l’analyse des besoins
• Levier n°2 : optimisez votre budget de formation en développant une approche stratégique des achats
• Levier n°3 : optimisez votre budget de formation en diversifiant les partenariats et les dispositifs

Pour commencer : la petite histoire qui vous met dans le bain (et vous rappelle des souvenirs)

On vient de l’annoncer en Comité de Direction : votre entreprise se met au vert. Un grand projet est lancé : THE Green Project. En clair, la démarche développement durable doit être intégrée dans votre structure, à tous les niveaux.

Nomination d’un chef de projet, budgétisation des différents postes sur lesquels il faudra investir, révision des processus, plan de communication… Tout a été réfléchi. Tout ? Presque tout…

Après quelques jours d’effervescence pour le lancement des opérations, le chef de projet vient toquer timidement à votre porte avec une tasse de café et des chouquettes. Le projet est super, vraiment. Seulement voilà, le volet formation n’y a pas été intégré.

Ce serait vraiment sympa de votre part de monter rapidement les actions nécessaires pour accompagner les uns et les autres dans la réalisation des différentes opérations. C’est pour hier. Et pour le budget… Il ne reste pas grand-chose.

Vous remerciez votre collègue pour le café et, une fois n’est pas coutume, vous refermez la porte de votre bureau. Vous auriez pu soupirer en regardant dans le vide, mais non, vous sautez de joie. Le Green Project est l’occasion rêvée de tester les trois leviers d’optimisation du budget décrits dans cet article.

Les 3 leviers pour optimiser un budget formation

Levier 1: optimisez votre budget de formation grâce à l’analyse des besoins

Lorsque l’on vous demande de former beaucoup de monde, commencez par remonter le fil du projet. Et là, c’est l’ingénierie de formation qui vous permettra d’éviter des heures et des heures de planifications pour que Lucie, qui ne travaille pas le mercredi, suive la formation du jeudi, mais pas en même temps que Pablo qui est dans le même service, mais qui revient de Boston jeudi également, etc, etc.

Avant de vous lancer dans cette incroyable planification, demandez-vous donc : « suis-je certain que tout le monde aura besoin de la même action de formation ? »Je vais vous dévoiler un petit secret, c’est rarement le cas.

Faites du tri entre les besoins en compétences, et « le reste ».

La règle d’or de l’ingénierie de formation est la suivante : un objectif de formation = une compétence à développer = une action de formation. Commencez donc par affiner votre liste. Pas de compétences à acquérir = pas de formation. Pour certains salariés, une information sera suffisante.

Affinez les besoins…

Qui devra faire quoi dans le projet ? Il est possible que Lucie et Pablo n’aient pas le même rôle à jouer. Il se pourrait même qu’ils n’aient pas le même besoin d’approfondissement. En affinant le recueil du besoin, vous découvrirez que Lucie n’a besoin que d’une initiation tandis que pour Pablo il faudra un approfondissement. 

Ne cédez surtout pas au vieil adage « qui peut le plus, peut le moins », car il fonctionne sans doute pour les tâches ménagères ou les devoirs d’écolier, mais pas pour la formation. Si Lucie suit une journée et Pablo deux, votre budget devra couvrir trois jours de formation au lieu de quatre.

Définissez donc le plus précisément possible les besoins, en différenciant bien les niveaux d’acquisition visés pour chaque public potentiel.

Mutualisez !

En réfléchissant en mode macro et transversal, vous serez surpris de constater que bon nombre de lignes inscrites dans votre plan de développement des compétences concernent la même action de formation.

Souvenez-vous : c’est l’objectif de la formation (et non pas le métier, le service ou encore le projet) qui vous permet d’identifier le nombre d’actions distinctes à prévoir. L’objectif étant une compétence, vous pouvez organiser une même action qui répond à des demandes différentes.

Pourvu que celles-ci aient toutes en commun la même compétence à développer. Cela vous évite de commander plusieurs fois la même action : vous gagnez du temps, de l’argent et vous pouvez négocier davantage avec votre prestataire.

Applications possibles

Je vous entends déjà me demander : « et si je suis confronté à un problème d’optimisation du budget à l’échelle de mon plan de développement des compétences et non pas d’un projet, puis-je appliquer les principes de tri, d’affinage du besoin et de mutualisation ? ». La réponse est oui. D’où l’intérêt d’y inscrire à la fois les besoins individuels et collectifs.

Un besoin exprimé de manière individuelle par plusieurs personnes peut déboucher sur une action collective.

N’oubliez pas que la démarche de mutualisation des besoins peut s’appliquer à plusieurs niveaux, et peut même franchir les murs de votre entreprise : filiales d’un groupe, secteur géographique, branche…

Par ailleurs, bon nombre d’OPCO proposent un catalogue de formations métier destinées aux salariés des structures adhérentes.

Vous avez désormais une cartographie des besoins en compétences qui vous permettra de construire de manière optimale votre dispositif.

Je vais vous expliquer maintenant comment optimiser votre budget de formation en utilisant le levier de la commande (négociations avec le prestataire, définition du type de prestation attendue, établissement du ratio groupes/sessions).

Lire également:

• Comment mettre en place le digital learning en entreprise ?
• Comment mesurer l’efficacité d’une formation ?
• Externalisation de la gestion de la formation: bonne idée ?

Levier n°2 : optimisez un budget de formation en développant une approche stratégique des achats

Intégrez la logique de mes prestataires pour négocier.

Sans doute avez-vous déjà pensé, en recevant le devis d’un organisme de formation, que la journée-consultant n’était pas donnée. Dites-vous bien que le prix/journée/consultant inclut le plus souvent le temps de préparation. Plus vous commandez de sessions, plus le coût du temps de préparation sera amorti.

Application pratique

Vous voulez organiser des demi-journées ? Prévoyez si possible deux sessions par jour pour que votre prestataire ne se déplace qu’une fois. En effet, une demi-journée n’est pas moitié prix… puisqu’en principe, la deuxième moitié de la journée ne sera pas attribuée à une autre opération.

Pour résumer, le principal levier de négociation avec votre prestataire sera le ratio prix/durée de la session/répétabilité de l’action.

Définissez précisément votre besoin d’achat

Avez-vous besoin d’un contenu standard ou sur mesure ? Dans le premier cas, votre marge de négociation sera plus importante. Si vous commandez un contenu sur étagère, le chiffrage du prestataire n’inclura pas (ou peu) le temps de préparation.

Bien connaître l’offre de formation du marché, c’est (aussi) optimiser son budget.

« Jouez » sur la taille des groupes par session.

Revenons à notre Green Project. Vous avez identifié un besoin de formation dans le domaine des achats pour 30 personnes. Vous avez le choix : vous pouvez organiser trois sessions de 10 personnes ou bien deux sessions de 15 personnes.

Points de vigilance

Jouer sur la taille des groupes par session, c’est simple mais efficace. Avec quelques limites : le critère mathématique ne peut pas prévaloir sur le critère pédagogique.

En clair, si vous optez pour une action traditionnelle, plutôt descendante, l’effectif peut aller jusqu’à 20 personnes. Pour des formations basées sur les méthodes actives, ne dépassez pas les 15 participants. Enfin, pour certaines actions requérant des sessions d’expérimentation (par exemple, les formations bureautiques), je vous déconseille un effectif de plus de 10 participants.

Vous avez bien utilisé le deuxième levier : votre stratégie achat est topissime. Bravo à vous ! Avouez-le : avec toutes ces astuces, on prend goût à l’optimisation du budget formation. Et ce n’est pas fini ! Découvrez ci-dessous comment aller encore plus loin en utilisant les solutions formatives disponibles : le distanciel, les partenariats avec les fournisseurs, la formation interne.

Levier n°3 : optimiser un budget de formation en diversifiant les partenariats et les dispositifs

Pensez au distanciel

Retour sur le Green Projet. C’est maintenant votre informaticienne, Leila, qui a besoin d’une formation sur le stockage durable des données. Elle a trouvé l’action qu’il lui faut, mais l’organisme de formation qui la dispense se trouve à Dunkerque. Et votre entreprise se situe à Carcassonne.

Dans ce cas, quelles solutions s’offrent à vous pour répondre à cette demande ?

Solution n°1 : commander le stage, le train : TGV puis 2 Ter, 3 bus et un taxi plus l’hôtel et les repas. Une journée de déplacement pour 7 heures de formation.

Solution n°2: micro-learning, digital learning, podcasts, webinars… L’offre distancielle est aujourd’hui vaste. Son déploiement vous demandera du temps, mais il vous permettra de maîtriser votre budget, en limitant les frais annexes. Sans compter sur le fait que deux heures de travail à distance équivalent à une journée de présentiel.

Lire également:

• Comment élaborer un plan de développement des compétences ?
• Qu’est-ce que le blended learning ?
• OPCO: quel changement par rapport aux OCPA ?

Vous avez dit achat ?

Votre Green Project touche vraiment tous les postes. Jean-Charles, par exemple, est chargé de gérer le parc automobile constitué de voitures hybrides et de faire remonter les pannes éventuelles.

Le problème, est que Jean-Charles ne jure que par le diesel depuis les années ’80 et ne connait rien aux hybrides. Pas la peine de commander une formation auprès d’un tiers. Votre fournisseur inclut souvent dans le contrat d’achat des actions de formations utilisateurs.

N’oubliez pas les ressources internes !

J’ai gardé le meilleur pour la fin. Pourquoi aller chercher ailleurs des compétences dont vous disposez dans votre entreprise ? Il existe au moins trois façons de valoriser et d’utiliser les compétences de vos collaborateurs.

De la plus simple à mettre en œuvre à la plus complexe, vous avez le choix

• Démultipliez la formation : un salarié part en formation, puis relaye ce qu’il a appris à d’autres salariés qui ont le même besoin de formation ;
• Créez une bourse aux compétences dans l’entreprise : lancez des appels à candidatures, organisez et animez un réseau d’échange de savoirs ;
• Mettez en place d’un dispositif de formation interne : commencez par des compétences transversales qui font typiquement l’objet d’un grand nombre de demandes (exemple : les formations bureautiques). Créez votre catalogue interne, recrutez et formez vos collaborateurs pour qu’ils deviennent formateurs internes. Vous valoriserez les compétences de vos collaborateurs tout en préservant votre budget !

Mon dernier conseil pour optimiser votre budget de formation serait de vous autoriser à réfléchir aux différents types de financements possibles. Plan de développement des compétences, compte personnel de formation, financements spécifiques (Région, Etat, Europe…). Votre budget sera d’autant plus optimisé que vous diversifierez les modes de financements.

C’est fait. Le Green Project est un succès et c’est aussi grâce à vous. Vous avez su trouver des solutions adaptées à chaque besoin. Vous avez été parfois obligés de refuser certaines demandes et d’en redéfinir d’autres. Et surtout, vous avez appris que le meilleur réflexe pour optimiser un budget de formation est de sortir des terrains battus.

Réfléchissez hors cadre, soyez créatifs, réinventez votre rôle chaque jour.