Paie

Externalisation de la paie : fonctionnement, organisation, coût, avantages, … Tout savoir !

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Que vous soyez une startup qui embauche ses premiers salariés ou un groupe qui cherche à optimiser la gestion opérationnelle, l’externalisation de la paie a des avantages mais également des inconvénients. Culture RH vous propose un point complet sur l’externalisation de la paie : avantages, inconvénients, coûts, choix du prestataire…

La gestion de la paie des salariés peut être réalisée en interne dans l’entreprise mais également sous traitée par un prestataire extérieur. C’est ce qu’on appelle l’externalisation de la paie !

Nous vous présentons dans cet article les différentes manières de sous-traiter la gestion de la paie, son fonctionnement et son coût ainsi que les raisons pour lesquelles les entreprises externalisent la paie de leurs salariés. Vous saurez tout sur l’externalisation de la paie !

Qu’est ce que l’externalisation de la paie ?

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L’externalisation de la paie : en quoi ça consiste ?

L’externalisation de la paie consiste à sous-traiter la gestion de la paie à une entreprise extérieure. Il peut s’agir d’un cabinet comptable, d’un éditeur de logiciel, d’un cabinet d’externalisation de la paie ou encore d’un gestionnaire de paie indépendant.

Les missions confiées à l’entreprise sous-traitante

L’entreprise prestataire peut réaliser les missions suivantes (liste non exhaustive) :

  • La saisie et le contrôle de la paie
  • La gestion des arrêts de travail
  • Les déclarations sociales
  • L’administration du personnel ( DUE, contrat de travail, …)
  • La gestion de la médecine du travail
  • Le conseil en droit social

Fonctionnement de l’externalisation de la paie

De le transmission des éléments variables au déclarations sociales, plusieurs étapes sont nécessaires à la production des paies des salariés. Chacune des parties ayant ses rôles et responsabilités.

La production de la paie en sous-traitance : comment ca marche ?

Même si toutes les entreprises prestataires ne fonctionnent pas de la même manière et qu’il n ‘y a pas qu’un seul mode d’organisation, le fonctionnement de l’externalisation de la paie se présente de la manière suivante :

Récolte et transmission des éléments variables de paie par l’entreprise

L’entreprise cliente récolte et transmet à l’entreprise prestataire les différents éléments variables qui composent la paie :

  • Dossier d’embauche : informations personnelles du salarié, éléments du contrat, …
  • Les éléments variables de paie comme des primes ou le paiement d’heures supplémentaires par exemple
  • Les informations concernant la sortie d’un collaborateur : fin de contrat, départ à la retraite, …

L’entreprise prestataire saisie et contrôle la paie

L’entreprise prestataire saisie les éléments transmis par l’entreprise cliente et se charge du contrôle de ceux-ci.

Dans certains cas, l’entreprise peut elle même être chargée de saisir les éléments variables de paie via une plateforme dédiée et sécurisée, c’est ce qu’on appelle la paie en co-production. L’entreprise prestataire est alors garante de l’exactitude des éléments calculés.

Au delà de la production de la paie, l’entreprise prestataire peut également prendre en charge d’autres missions liées aux salariés dans l’entreprise :

  • la gestion administrative du personnel : gestion des arrêts de travail, contrats de travail, avenants, courriers divers, …)
  • la gestion de la médecine du travail
  • la gestion et le suivi des élections des IRP
  • Le suivi des indicateurs sociaux
  • La production des documents sociaux obligatoires : registre du personnel, BDES, …
  • La gestion et le suivi des procédures disciplinaires
  • Le conseil en droit social

Les déclarations sociales

L’entreprise prestataire se charge de la production de la DSN et des différentes déclarations sociales post-paie et annuelles (tendant à diminuer avec la généralisation de la DSN aux différents organismes sociaux).

Transmission des états de virement à l’entreprise utilisatrice

A la clôture de paie, l’entreprise prestataire transmets les états de virement à l’entreprise cliente pour que celle-ci puisse procéder au paiement des salaires.

Elle transmet également les bulletins de salaire à l’entreprise cliente, soit en format numérique, soit par courrier, au choix de l’entreprise, pour remise du bulletin de salaire au collaborateur.

Certains outils permettent à l’entreprise cliente de disposer des états de virement, états comptables et bulletins de salaire directement via une plateforme en ligne sécurisée.

Rôles et responsabilités

La paie est produite par l’entreprise prestataire en fonction des éléments transmis par l’entreprise cliente. Une erreur de paie dans une entreprise peut avoir des conséquences graves sur la santé financière de l’entreprise (indemnité prud’hommale, redressement judiciaire, …). La responsabilité de la paie des salariés incombe à celui qui la produit. Ainsi, dans le cas de l’externalisation de la paie par un entreprise prestataire, la responsabilité incombe à celle-ci, des assurances professionnelles étant prévues à cet effet.

Toutefois, si l’erreur de paie est due à une absence d’information ou une information erronée du client, la responsabilité incombe alors à l’entreprise cliente. C’est pourquoi il est indispensable de garder une trace écrite de toutes les communications entre le client et le prestataire.

Externalisation de la paie et RGPD

Externaliser la paie n’exonère pas l’entreprise de respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) concernant les données personnelles des collaborateurs de l’entreprise. Il est donc nécessaire d’interroger le prestataire sur le respect du RGPD dans le traitement des données.

Pourquoi externaliser la paie ?

Le choix de l’externalisation de la paie repose sur plusieurs critères qui peuvent être différents en fonction du type de structure.

Les TPE de moins de 10 salariés

Dans les entreprises de moins de 10 salariés, il est plus rentable de faire appel à une entreprise sous-traitante que de produire les paies en interne. En effet, en prenant en compte le coût d’une solution paie, qui plus est avec accompagnement si la personne chargée de réaliser les paies est inexpérimentée dans ce domaine, les coûts salariaux et le cout d’une veille sociale de qualité afin d’éviter les erreurs de paie, il est plus intéressant pour l’entreprise de moins de 10 salariés de faire appel à une entreprise prestataire.

Par ailleurs, dans les entreprise de moins 10 salariés, les paies sont souvent réalisées par le dirigeant de l’entreprise. Ainsi , le temps passé à gérer les paies de ses collaborateurs, tâches qui peuvent être chronophages, est du temps non passé à s’occuper de son cœur de métier et donc à développer son entreprise.

Au delà de 10 salariés

Au delà de 10 salariés, l’entreprise commence à se développer et se structurer. C’est souvent le moment d’embaucher un(e) assistant(e) de direction ou un/une comptable afin d’épauler le/la chef(fe) d’entreprise dans l’exercice de son activité. Parmi ses différentes missions, il peut lui être attribué la gestion de la paie des salariés de l’entreprise.

Toutefois, la paie est un métier d’expertise et ne consiste pas uniquement à appuyer sur un bouton.La complexité de la législation sociale et son évolution constante implique un niveau d’expertise conséquent pour gérer les paies.

Une erreur de paie peut entraîner des conséquence financières graves pour l’entreprise pouvant mettre en péril son activité ( redressement Urssaf, indemnité prud’homale, …). C’est pourquoi, il est essentiel de disposer de personnels qualifiés pour la réalisation des paies.

TPE en plein développement de plus de 100 salariés

A partir de 100 salariés, la paie est souvent gérée par un(e) responsable RH chargé également de gérer la gestion administrative du personnel, le recrutement, la formation professionnelle, le développement RH, les relations avec les IRP, …

Le temps passé à gérer les paies, missions très chronophages, est du temps en moins pour gérer et développer tous les autres aspects des ressources humaines, essentiels à ce stade de développement de l’entreprise.

Par ailleurs, un(e) responsable RH maitrisant également la paie est un profil rare qui se paye plus cher qu’un généraliste RH.

PME et ETI

Les PME et ETI ont généralement un service paie et administration du personnel d’une ou plusieurs personnes qualifiées. D’un premier abord, il est plus rentable de produire les paies en interne pour ce type de structure mais c’est sans compter les frais cachés d’un service paie. Départ d’un collaborateur du service, gros paramétrage sur le logiciel, formation d’entretien des connaissance ou suite à une nouvelle législation, …

Avec l’externalisation de la paie, le cout est fixe chaque mois et peu plus facilement être budgété.

Grande entreprise

Dans les grandes entreprises, le climat social est primordial et notamment dans les structures culturellement très syndiquées. Des erreurs de paie récurrentes ou un service paie désorganisé peuvent entacher l’image du service Ressources Humaines et de la Direction. Externaliser la paie permet à l’entreprise de se dédouaner de cette problématique et de retrouver des relations plus sereines avec les salariés et les Instances Représentatives du Personnel.

Comment externaliser la paie ?

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Plusieurs solutions sont possibles lorsqu’une entreprise souhaite externaliser sa paie.

Le cabinet comptable

Traditionnellement utilisé par les TPE et petites PME qui n’ont pas de service de comptabilité, le cabinet comptable est chargé de gérer la comptabilité de l’entreprise.

Au delà de sa prestation de comptabilité, le cabinet propose un volet social qui comprend la réalisation des paies des collaborateurset les déclarations sociales mais également des prestations en administration du personnel tel la production de la DUE ou la rédaction des contrats de travail. Il a également un rôle de conseil en droit social.

Il est essentiel de bien se renseigner sur la qualification de la personne chargée de s’occuper du volet social au sein du cabinet car dans certaines cabinets (essentiellement dans les petits cabinets qui n’ont pas de pôle social à part entière) , les comptables sont formés “sur le tas” et l’expertise nécessaire à la fonction n’est pas toujours au rendez-vous.

L’éditeur de logiciel de paie

Certains logiciels de paie proposent désormais une prestation d’externalisation de la paie avec plusieurs niveaux d’assistance :

  • Saisie des éléments variables et contrôle de la paie par le client avec assistance du prestataire, déclarations sociales effectuées par le prestataire
  • La paie est géré dans sa totalité par le prestataire. le plus souvent, la saisie est laissé au client via une plateforme en ligne.

En fonction du prestataire, le service peut être modulable compte tenu du besoin du client.

Le gestionnaire de paie indépendant

L’entreprise souhaitant externaliser sa paie peut également faire appel à un gestionnaire de paie indépendant, ayant généralement le statut de micro-entrepreneur. Le fonctionnement est le même qu’avec un cabinet comptable ou une entreprise spécialisée en gestion de paie.

Comme pour tout prestataire, il est essentiel de s’assurer de la qualification et du sérieux du gestionnaire de paie indépendant.

L’entreprise spécialisée dans la gestion de la paie

Ce type d’entreprise s’est développé ces dernières années. C’est une alternative au cabinet comptable avec des collaborateurs qui sont spécialistes de la paie.

Les missions sont les mêmes qu’un cabinet comptable mais dans la mesure où le cœur de métier est la paie et non la comptabilité, l’analyse se permet d’être beaucoup plus poussée avec une dimension beaucoup plus axée “ressources humaines” que financière car en paie avant de traiter des chiffres, nous traitons avant tout des ressources humaines.

Par ailleurs, certains cabinets se sont spécialisés dans un secteur d’activité en particulier comme le transport ou l’audiovisuel.

Quel est le coût de l’externalisation de la paie ?

Prix au bulletin de salaire

Le prix est généralement facturé au bulletin soit en moyenne 25 euros par bulletin. Des prestations supplémentaires peuvent être facturées comme les embauches et soldes de tout compte par exemple.

Les autres prestations

D’autres prestations peuvent être facturées en sus du prix du bulletin. Par exemple un contrat de travail est facturé en moyenne entre 50 et 100 euros, un avenant est facturé en moyenne entre 10 et 20 euros.

Il ne s’agit pas d’une activité réglementée. Ainsi, chaque prestataire fixe librement ses tarifs. Il convient alors de bien définir la tarification en amont afin d’éviter les mauvaises surprises.

Les différents critères à prendre en compte pour faire son choix

Chaque entreprise a ses propres contraintes et besoins concernant la gestion des paies des salariés. Afin de vous aider à faire le bon choix, nous vous proposons un outil pour vous permettre de peser le pour et le contre en toute sérénité.

 Externalisation de la paieGestionnaire de paie en interne
Fonction chronophageL’employeur va se libérer du temps pour développer son entreprise ou sa stratégie RH A partir d’un certain nombre de salariés, il est toutefois nécessaire d’avoir un interlocuteur pour gérer la relation entre les salariés et le prestataire, son coût salarial est alors à prendre en compte en plus du prix du prestataire.
Expertise du métier La paie est un métier d’expertise nécessitant une montée en compétence permanente. Celle-ci reste à la charge du prestataire sans que le le prix de prestation évolue. Par ailleurs, les prestataires chargés de la paie sont des experts métiers, gage de qualité. Avoir à disposition l’expertise en interne, même si celle-ci implique des coûts supplémentaires, peut être une stratégie intéressante pour l’entreprise notamment vis-à-vis des collaborateurs de l’entreprise.
Le coût de la paieLe coût est défini à l’avance et reste fixe quelque soit les aléas donc peut être plus facilement budgété. Peut être plus rentable notamment pour les petites entreprises. Pour estimer le coût de la paie,  il faut prendre en compte le coût du logiciel de paie, le coût salarial de la personne chargée de la paie ainsi que la coût de formation et de veille sociale à ne pas négliger. Attention aux coûts cachés qui peuvent faire gonfler le budget du service paie.
La responsabilité et ses incidencesLe prestataire a la responsabilité de la production de la paie en respect de la législation. En cas de manquement et d’une incidence financière sur l’entreprise tel un redressement Urssaf ou une condamnation prud’homale, l’entreprise a la possibilité de reporter la faute sur le prestataire, qui a par ailleurs souscrit une assurance professionnelle prévue à cet effet. En cas de manquement à la législation et par conséquent une incidence financière pour l’entreprise, l’entreprise qui gère ses paies en interne et seule responsable. Il est donc primordial de mettre en place une veille sociale et des procédures internes et livre blancs afin de sécuriser au maximum les paies.

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A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.