Un salaire erroné peut non seulement engendrer des difficultés financières pour les salariés, mais également de la méfiance et de l’insatisfaction. Côté employeur, des erreurs dans la gestion des paies peuvent avoir un impact conséquent en cas de condamnation prud’homale ou redressement Urssaf.
Voici donc 5 conseils pour limiter les erreurs de paie et améliorer la fiabilité du traitement de vos bulletins de salaire.
Erreurs de paie : quelles sont les erreurs les plus fréquentes ?
Les mécanismes de paie sont complexes et en constante évolution au fil des réformes et adaptations des pouvoirs publics, ce qui augmente le risque d’erreurs. Les gestionnaires de paie doivent s’adapter en permanence pour garantir des paies justes et conformes. Alors, quelles sont les erreurs les plus fréquentes en paie ?
L’Erreur de saisie
Les erreurs de saisie sont parmi les plus fréquentes. Elles peuvent survenir à cause d’un oubli, d’une faute de frappe, d’une inattention ou même d’une saisie au mauvais matricule en cas d’homonymie. Ces erreurs ne concernent pas uniquement le gestionnaire de paie, mais peuvent aussi être commises par un manager, un autre membre des RH (comme un assistant RH) ou même le salarié lui-même.
Anomalies dans la remontée d’informations
Des anomalies peuvent aussi survenir lors du transfert d’informations entre différents systèmes informatiques, notamment les solutions de gestion des temps (GTA) et le logiciel de paie. Lorsque les données relatives aux absences et au temps de travail sont enregistrées dans une solution de GTA externe, elles doivent être correctement intégrées au logiciel de paie avant le calcul. Cela permet de générer automatiquement des éléments comme :
- Le paiement des heures supplémentaires.
- Les absences des salariés.
- Les primes liées à l’activité (prime panier, transport, titres-restaurant, etc.).
Cependant, une interface défaillante entre la solution de GTA et le logiciel de paie peut entraîner des erreurs nécessitant des corrections manuelles par le gestionnaire de paie.
Problèmes de paramétrage du logiciel de paie
Les erreurs de paie peuvent être la conséquence d’un mauvais paramétrage du logiciel de paie. Il peut s’agir d’un problème dans le paramétrage des cotisations sociales, engendrant un calcul erroné pouvant entraîner des répercussions importantes pour l’entreprise en cas de redressement ou encore une erreur de calcul de certains éléments de paie. Voici quelques exemples :
- Un calcul erroné des cotisations sociales.
- Une mauvaise gestion des maintiens de salaire.
- L’absence de certaines rubriques.
Le manque de contrôle
Les erreurs de paie peuvent également avoir comme source un manque de rigueur dans le contrôle de paie. Cette dernière étape avant validation de la paie est indispensable. Malheureusement, par manque de temps et/ou absence de process de contrôle, le contrôle de paie est souvent négligé.
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Réduire les erreurs de paie : nos conseils pour une paie fiable et sécurisée
Les erreurs de paie peuvent impacter durablement le bon fonctionnement de l’entreprise. La conséquence évidente est l’impact financier en cas de condamnation prud’homale ou redressement lorsque les erreurs portent sur le calcul des cotisations sociales. Une autre conséquence, moins directe, mais plus impactante pour le fonctionnement de l’entreprise, est la perte de confiance et une défiance des salariés envers le service paie et par ricochet la direction et les Ressources Humaines.
C’est pourquoi il est indispensable de mettre en œuvre des actions curatives et correctives afin de réduire le risque d’erreurs de paie. Pas de panique, nous vous livrons 5 conseils pour éviter les erreurs et fiabiliser la gestion des paies.
Automatiser au maximum vos processus de paie
Afin de réduire le risque d’erreurs « humaines », il est important d’automatiser les différents processus de paie.
De nombreuses solutions de paie proposent des fonctionnalités d’automatisation avancées, telles que :
- L’envoi automatique de la DPAE dès la saisie de l’embauche.
- DSN mensuelle transmis depuis le logiciel de paie.
- Transmission du signalement « Arrêt de travail » à la saisie de l’absence.
- Transmission du signalement « Fin de contrat » à la validation du solde de tout compte.
- Contrôles intégrés de la DSN.
- Calcul automatique des éléments de paie (maintien de salaire, heures supplémentaires, prime d’ancienneté, 13ème mois, …).
Ainsi, automatiser le calcul de la paie et les déclarations sociales permet d’éviter les risques d’erreurs humaines, mais cela représente également un gain de temps pour les équipes paie qui peuvent alors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le contrôle de paie ou le conseil.
Mettre en place une « bible » de paie
Créer des procédures au sein du service paie est souvent négligé, mais s’avère être indispensable pour le bon fonctionnement du service et éviter le risque d’erreurs. Mettre en place une « bible » de la paie présente plusieurs avantages :
- Poser les règles de paie au sein de l’entreprise.
- Harmoniser les pratiques dans l’équipe paie.
- Faciliter le backup en cas d’absence d’un gestionnaire.
Rédiger une « bible » de paie est nécessaire, mais il est indispensable de procéder à sa mise à jour régulière dès qu’un changement intervient dans la réglementation ou au sein de l’entreprise.
Optimiser votre contrôle de paie
La meilleure manière d’éviter les erreurs de paie est de les corriger avant validation de la paie. C’est pourquoi prendre le temps d’effectuer un contrôle de paie de qualité est indispensable pour sécuriser ses paies. Voici les éléments qui nécessitent un contrôle rigoureux :
- Les éléments de paie saisis : heures supplémentaires, primes, indemnités, …
- La génération en paie des absences : arrêt de travail, congés payés, …
- Le calcul des éléments générés automatiquement en paie : prime de 13ème mois, prime d’ancienneté, …
- La cohérence avec la paie du mois précédent pour les éléments fixes : salaire de base, avantage en nature, …
- Le calcul des cotisations sociales.
Pour gagner en efficacité, tous ces contrôles peuvent être effectués à l’aide de fonctions Excel (ou tableur équivalent). Certaines solutions de paie proposent également des fonctionnalités ou des modules de contrôle de paie permettant d’effectuer ces contrôles au sein même de la solution.
Le back-up : un indispensable dans les services paie
Un imprévu peut survenir dans un service paie, comme un arrêt de travail prolongé ou encore un départ précipité. Il est également indispensable d’anticiper les congés d’été car un gestionnaire a le droit, au même titre que les autres collaborateurs de l’entreprise, de prendre des congés payés. Ainsi, même en cas d’absence d’un gestionnaire aux échéances de paie, les salaires doivent être versés aux collaborateurs et la DSN envoyée.
Un back-up, c’est à dire une personne capable de prendre le relais dans la gestion du portefeuille, doit alors être mis en place. Il peut s’agir d’un autre gestionnaire ou encore du responsable du service.
Une autre option s’offre aux entreprises, l’externalisation temporaire. Certains éditeurs de logiciel de paie peuvent proposer en option un service d’externalisation temporaire. Lorsqu’un collaborateur est absent, un expert paie prend le relais et gère la paie de la saisie des éléments variables à la déclaration de la DSN. Cette option peut être très intéressante dans les petites structures qui n’ont pas nécessairement un back-up en interne.
La veille sociale : bien s’informer pour mieux gérer les paies
La règlementation en matière de paie est en perpétuelle évolution, qu’il s’agisse d’un nouveau dispositif d’exonération, d’une nouvelle loi ou encore d’une réforme. Il est donc indispensable de suivre l’actualité paie de manière pro active.
Plusieurs options s’offrent aux équipes paie pour une veille sociale de qualité :
- Souscrire à une revue spécialisée, en version papier ou en ligne.
- Participer à des matinales dédiées à la paie.
- Assister à des webinaires sur les actualités de la paie.
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