Depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises du secteur privé sont dans l’obligation de déclarer et verser les cotisations sociales aux organismes de Sécurité Sociale, retraite complémentaire et prévoyance par l’intermédiaire de la DSN.
Ainsi, gérer la paie sans passer par un système d’information n’est plus aussi simple qu’avant. Mais il existe une alternative au logiciel de la paie, qui représente un coût et notamment pour les TPE qui embauchent leurs premiers salariés.
Alors, comment gérer les paies sans logiciel ? Quel sont les alternatives au logiciel de paie pour les entreprises ?
Nous vous proposons dans cet article un éclairage sur comment déclarer la DSN sans logiciel.
Sommaire de l'article:
Qu’est-ce que la DSN ?
Avant d’entrer dans les détails de la production de la DSN sans logiciel et des outils mis à disposition de l’administration, il est important de comprendre ce qu’est une DSN et comment elle fonctionne.
La DSN, c’est quoi ?
La DSN consiste à un envoi de flux de données sociales à destination des différents organismes sociaux (Urssaf, caisse de retraite, prévoyance, Pôle Emploi, DGFIP, …).
Concrètement, le logiciel de paie génère un fichier DSN reprenant les données de la paie comme la rémunération, les cotisations sociales ou encore les heures travaillées pour chaque salarié et en global pour chaque établissement.
Ces données sont ensuite traitées par les différents organismes sociaux pour calculer les droits des salariés (IJSS, allocation Pôle Emploi, …), calculer les cotisations dues par l’établissement ou encore à des fins statistiques.
La DSN : qui est concerné ?
Depuis le 1er janvier 2022, toutes les entreprises Françaises, y compris le secteur public, doivent obligatoirement produire la DSN pour la déclaration et le versement des cotisations sociales obligatoires :
- Les cotisations de Sécurité Sociales
- Les autres contributions dues à l’Urssaf : FNAL, CSA, taxe d’apprentissage, contribution à la formation professionnelle, …
- Les cotisations de retraite complémentaire obligatoire
- Les cotisations de prévoyance (risque incapacité/invalidité/décès et frais de santé)
Deux types de DSN : la DSN mensuelle et la DSN de signalement
Il existe deux grands types de DSN, la DSN mensuelle et la DSN de signalement. Il existe une troisième forme de DSN, la DSN ADV mais celle-ci n’est pas obligatoire et est encore très peu utilisée car récente et peu développée par les éditeurs de solutions paie.
La DSN mensuelle
La DSN mensuelle consiste à un envoi des données de la paie aux organismes sociaux. Elle doit être envoyée :
- Avant le 5 du mois suivant pour les employeurs d’au moins 50 salariés et dont la paie est versée au cours du même mois que la période de travail
- Avant le 15 du mois suivant pour les autres cas (employeurs de moins de 50 salariés ou paie décalée)
La DSN de signalement
Il existe deux types de DSN de signalement :
- Le signalement « arrêt de travail »
- Le signalement « fin de contrat »
Le signalement « arrêt de travail » doit être envoyé aux organismes sociaux pout tout arrêt de travail ou congé indemnisé par la Sécurité Sociale (maladie, accident de travail, maternité, adoption, paternité et accueil de l’enfant).
Il doit être envoyé dans les 5 jours ouvrés suivant l’arrêt. Toutefois, lorsque l’employeur demande la subrogation dans la perception des IJSS et lorsque qu’aucune retenue n’est opérée dans la paie en cours, le signalement peut être envoyé en même temps que la DSN mensuelle.
Le signalement « arrêt de travail » remplace l’attestation de salaire qui était déclarée sur net-entreprises. Il n’y a donc plus lieu de produire cette attestation.
Le signalement « fin de contrat »
Le signalement « fin de contrat » ou « FCTU » est envoyé pour informer les organismes sociaux et notamment Pôle Emploi et les organismes de protection complémentaire de la sortie d’un collaborateur.
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Je télécharge le guide RHLe signalement FCTU, qui est obligatoire depuis le 1er janvier 2022, sauf quelques cas dérogatoires, remplace l’attestation employeur qui était saisie sur le site de Pole Emploi. Après envoi du signalement, l’employeur reçoit en retour DSN une AER (Attestation Employeur Rematérialisée) qui doit obligatoirement être remise au salarié sortant.
Déclarer la DSN sans logiciel
La plupart des solutions paie intègre désormais les fonctionnalités DSN en M to M (Machine to Machine) ou à défaut offre la possibilité de générer une DSN et l’envoyer sur le Portail net-entreprises.
Toutefois, certains employeurs et notamment les plus petites TPE calculent encore leurs paies sans logiciel avec un tableur Excel par exemple ou utilise un logiciel pour lequel la fonctionnalité DSN est facturée en option. Alors, quels sont les alternatives pour envoyer la DSN sans logiciel ?
Les services gratuits de l’Urssaf
Il est possible, et notamment pour les TPE qui embauchent leurs premiers salariés et qui ne peuvent pas se permettre d’engager des frais supplémentaires pour la gestion des paies (logiciel de paie ou cabinet d’externalisation de la paie), de recourir à des services gratuits de l’Urssaf pour la production de la DSN. Seuls les employeurs bénéficiant des dispositifs suivants peuvent utiliser ce service.
- Le Titre Emploi Service Entreprise (TESE)
- Le Chèque Emploi Associatif (CEA)
- Le Titre Emploi Simplifié Agricole (TESA)
- Le dispositif impact emploi pour association
Des solutions DSN payantes et d’autres gratuites
De nombreux outils ont émergés pour saisir en ligne sa DSN.
- L’employeur saisie en ligne les éléments de la paie comme la rémunération, les heures travaillées ou encore les heures supplémentaires
- L’outil génère la DSN et les bordereaux de cotisations
- La DSN est soit envoyée directement en M to M, soit envoyée manuellement par le client sur le service net-entreprises.
A noter que si l’outil ne prévoit pas de contrôle intégré, il est nécessaire d’envoyer la DSN au préalable sur l’outil d’auto-contrôle DSN-VAL. Vous pouvez le télécharger directement sur net-entreprises. Vous avez également la possibilité d’envoyer votre DSN en test sur net-entreprises avant de l’envoyer en réel.
Certains outils sont payants de 100 à 200 € par an HT. D’autres sont gratuits mais attention, il y a toujours un business model derrière les solutions gratuites. Sont-elles rémunérées par la publicité ? Y a-t-il des coûts cachés ? Sont-elles fiables ? Il est très important de ne pas faire son choix à la légère en raison de l’impact important d’une DSN erronée (recouvrement Urssaf, pénalités, impact sur les droits des salariés, …).
Créer votre fichier DSN sans logiciel
Il existe une dernière alternative à l’utilisation d’un logiciel de paie, la création du fichier DSN. Il s’agit d’un fichier texte pour lequel il convient de reporter pour chaque code des éléments de paie.
Pour créer son propre fichier, il convient d’avoir de solides connaissances en matière de paramétrage DSN. Un seul code erroné, un mauvais caractère ou encore un espace en trop peut rendre votre fichier inexploitable.