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Rappel de salaire : Comment le traiter en paie ?

Rappel de salaire : Comment le traiter en paie ?
Laetitia Baccelli

En paie, différentes situations peuvent ouvrir au versement d’un rappel de salaire et en fonction de la nature du rappel, les conditions d’intégration et de déclaration varient.
Dans notre article, nous vous détaillons les différentes catégories de rappel de salaire ainsi que les règles de paie applicables.

Augmentation à effet rétroactif, requalification d’un arrêt de travail, régularisation à la suite d’une erreur ou d’un oubli, … le rappel de salaire fait partie du quotidien du gestionnaire de paie. Il a des conséquences sur le calcul des cotisations, le déclaratif ou encore le prélèvement à la source.

Mais qu’est ce qu’un rappel de salaire ? Quelles sont les règles en matière de rappel de salaire ? Comment les gérer en paie et les déclarer en DSN ?

Nous vous proposons dans cet article de vous livrer un éclairage sur le rappel de salaire et sa gestion en paie.

Qu’est ce qu’un rappel de salaire ?

Le rappel de salaire englobe une notion très large, du rappel d’heures supplémentaires non perçues par un salarié au rappel judiciaire de salaire en cas de condamnation. Mais comment peut on définir un rappel de salaire ? Quels sont les différents types de rappel de salaire ?

Le rappel de salaire, c’est quoi ?

Le rappel de salaire peut se définir comme tout élément de salaire versé après la période d’emploi à laquelle il se rapporte.       

Les différents types de rappel de salaire

Il existe une multitude de rappel de salaire et leurs règles de rattachement différent en fonction de leur nature. On peut les regrouper en 5 catégories :

  • La correction d’erreur ou versement rétroactif.
  • Les éléments de paie versés selon une périodicité différente de la paie.
  • Le rappel de salaire pendant un suspension de contrat.
  • Les sommes versées après la rupture du contrat.
  • Les rappels judiciaires de salaire.

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Fonctionnement du rappel de salaire

Les règles de rattachement des rappels de salaire sont fixées par le décret 2016-1567 du 21 novembre 2016. Jusqu’à la mise en place du BOSS, une doctrine précisait l’application de ces règles. Désormais, c’est le BOSS qui fixe les règles applicables en matière de rappel de salaire (rubrique Règles d’assujettissement – chapitre 5). En fonction de la nature du rappel, les règles d’assujettissement ne sont pas les mêmes.

Les éléments de paie versés selon une périodicité différente de la paie

Certains éléments de paie versés de manière habituelle et régulière ont une périodicité différente de la paie du mois en cours.

Quelques exemples :

Conformément à l’article R-242-1 (II – al 2) du code de la sécurité sociale, les taux et plafonds de la période d’emploi en cours sont également appliqués aux rémunérations rattachées à la même paie dues au titre d’autres périodes. Cette règle a été mise en place pour un souci de simplicité afin de ne pas avoir des taux et plafonds différents sur une même paye.  

Exemple :
En janvier, un employeur verse la prime de fin d’année due pour l’année précédente. Les taux et les plafonds applicables sont ceux en vigueur en janvier.

La correction d’erreur ou versement rétroactif

En gestion de la paie, il existe toujours un risque d’erreur ou d’oubli. Par chance, en paie, tout est régularisable (ou presque). Il peut s’agir par exemple d’heures supplémentaires non saisies dans la paie correspondant au mois d’exécution ou encore un arrêt de travail réceptionné en retard.

Par ailleurs, certains éléments de paie sont habituellement saisis avec effet rétroactif comme des augmentations de salaire à la suite des NAO ou un accord de branche étendu.

Depuis le 1er avril 2021 (mise en place du BOSS), en cas de versement d’éléments de paie afin de corriger une erreur au titre d’une période antérieure, les cotisations et contributions sociales sont calculées en tenant compte des règles d’assujettissement applicable à la paie du mois au cours duquel ces éléments auraient dû être versés.

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Exemple :
Conformément à un accord de branche sur les salaires, un salarié est augmenté de 50 euros bruts à compter du 1er septembre. L’accord de branche est applicable au 1er janvier de l’année suivante à la suite de la publication de son extension. Le rappel de salaire concernant la période de septembre à décembre est soumis aux règles d’assujettissement (taux et plafonds) applicables sur l’année antérieure.

Les sommes versées pendant une période de suspension du contrat

Il arrive parfois que des éléments de salaire soit versés à un salarié dont le contrat est temporairement suspendu (arrêt de travail, congé parental, …).

À compter du 1er avril 2021, les règles de rattachement en cas de suspension du contrat de travail sont les mêmes que pour les salariés en cours de contrat.

  • Eléments versés habituellement et régulièrement selon une périodicité non mensuelle : rattachement au mois de versement.
  • Autres éléments : rattachement à la période d’emploi.

Les sommes versées après la rupture du contrat

Certains éléments de paie peuvent être versées après le départ du salarié. Il peut s’agit par exemple d’une prime calculée à postériori du départ ou encore des éléments du solde de tout compte oubliés ou erronés.

Les règles de rattachement applicables aux éléments de paie versées après la sortie d’un collaborateur sont ceux correspondant à la dernière période de travail.

Exemple :
Un salarié quitte l’entreprise en novembre. En janvier de l’année suivante, l’employeur lui verse une prime de production de 200 euros. Cette prime est soumise à cotisations et contributions sociales selon les règles applicables en novembre de l’année précédente.

À noter que des règles particulières s’appliquent en cas de CDD successifs ( BOSS – assiette générale – § 530).

Les rappels judiciaires de salaire

En cas de rappels de salaire versés sur décision de justice, les règles applicables sont celles des périodes de travail donnant lieu à ces rappels.

Les règles pour le prélèvement à la source

Les rappels de salaire, quelque soit leur nature, entrent dans l’assiette du PAS du mois de versement. Le taux en vigueur est donc celui du mois de versement.

Lorsque le salarié a quitté l’entreprise, il convient d’appliquer le taux personnalisé dans la limite de sa période de validité (2 mois). Au-delà, le taux à appliquer est le taux non personnalisé fixé par la grille de taux neutres.

A lire également :

Rappel de salaire : la déclaration en paie 

Les rappels de salaires ont une incidence sur le calcul des cotisations et contributions sociales, il convient donc de les déclarer correctement en DSN.

Rappel de salaire et bulletin de salaire

Les rappels de salaire doivent apparaitre sur le bulletin de salaire de façon distincte. Lorsque le salarié a quitté l’entreprise, il faut alors émettre un nouveau bulletin de salaire.

Déclarer en DSN le rappel de salaire

Les rappels de salaire dont les règles d’assujettissement font référence à une période d’emploi différente de la période de versement doivent être déclarés dans des blocs séparés en indiquant la période de rattachement du rappel.

Bloc 51 Rémunération
Bloc 22 Bordereau de cotisation due
Bloc 23 Cotisation agrégée
Bloc 78 Base assujettie
Bloc 79 Composant de base assujettie
Bloc 81 Cotisation individuelle

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Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.