Congés non pris au 31 mai, que dit la loi ?

Congés non pris au 31 mai, que dit la loi ?
Laurence Ruaux

À chaque clôture de paie du mois de mai la même question se pose : que faire lorsque les salariés n’ont pas pris l’ensemble de leurs congés payés au 31 mai ? Doit-on les payer ? Les reporter ? Ou tout simplement les supprimer ? Eh bien, tout dépend de la situation du salarié. Alors avant de trancher voici quelques éclaircissements.

En vertu de l’article L.3141-3 du code du travail, tout salarié, quels que soient son ancienneté, son statut et son secteur, a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. Cette durée légale de congés payés est minimale, des conventions collectives peuvent prévoir des congés payés supplémentaires.

Les jours de congés payés s’acquièrent sur une période de référence courant du 1er juin de l’année N – 1 au 31 mai de l’année N (sauf convention ou accord contraire) et doivent être pris entre le 1er juin de l’année N et soldés au plus tard au 31 mai de l’année N + 1. 

Ainsi, les congés payés acquis au cours de la période du 1er juin 2020 au 31 mai 2021 doivent être pris entre le 1er juin 2021 et au plus tard le 31 mai 2022.

Ces dates peuvent être différentes dans certaines entreprises si une convention ou un accord de branche a été signé.

Le départ en congés payés est soumis à l’accord de l’employeur et aucun salarié ne peut fixer unilatéralement ses dates de départ en congé et s’absenter sans l’accord de l’employeur. 

L’employeur a l’obligation de permettre au salarié de prendre ses congés payés. 

Il ne doit pas le mettre dans l’impossibilité de prendre ses congés payés en le soumettant à une charge de travail excessive, ou en lui refusant systématiquement la prise de congé. À défaut il encourt des sanctions pénales et civiles.

Qu’advient-il des congés payés non pris ? Sont-ils reportables ? Un salarié peut-il exiger le paiement des congés payés perdus ?

Voyons ce que nous dit la loi concernant les congés payés non pris au 31 mai.

Est-il possible de reporter les jours de congés payés non pris ?

Cas général

Principe

En principe, les congés payés acquis au cours de la période du 1er juin de l’année N -1 au 31 mai de l’année N doivent être pris au plus tard le 31 mai de l’année N + 1. À défaut, ces congés ne peuvent pas être reportés sur la période de référence suivante et sont perdus.

Donc légalement, et sauf accord d’entreprise plus favorable, les salariés avaient jusqu’au 31 mai 2022 pour liquider leurs congés 2020/2021. Après cette date, les salariés ne pourront plus bénéficier des jours de congés payés acquis au titre de la période de référence « 1er juin 2020 – 31 mai 2021 » et le reliquat des congés payés sera définitivement perdu.

Il appartient à chaque employeur d’informer ses salariés et de tout mettre en œuvre pour leur permettre de solder leurs jours de congé.

Exceptions

Le report est cependant possible si la convention, un accord d’entreprise ou d’établissement ou un usage le prévoit ou, à défaut, en cas d’accord entre le salarié et l’employeur.

Si un accord ou un usage prévoit ce report

Dans ce cas, l’employeur doit faire droit à la demande de report formulée par le salarié. 

Si aucun accord ou usage n’existe

Le salarié peut demander à son employeur de bénéficier du report de ses jours sur l’année suivante en lui adressant une lettre de demande de report de congés payés soit en recommandé, soit remise directement en main propre contre récépissé.

L’employeur est libre de refuser ou d’accepter la demande de report. 

S’il la refuse, le salarié ne peut ni reporter ses congés ni demander une indemnité compensatrice et perd ses jours de congés payés non pris.

S’il l’autorise, le reliquat de jours de congés payés non pris sera reporté à la période de référence suivante.

L’autorisation de l’employeur doit être expresse. 

Il est conseillé aux deux parties de formaliser cet accord par écrit afin de prévenir tout litige ultérieur.

La mention du report de congés payés non pris sur le bulletin de paie suffit pour établir l’accord de l’employeur à ce report.

En cas de silence de l’employeur après une demande du salarié, les tribunaux considèrent que cette absence de réponse ne vaut pas acceptation de la demande.

A contrario, l’employeur ne peut pas non plus imposer au salarié le report de ses congés. Toute décision doit toujours se faire d’un commun accord.

Situations particulières

Le Code du travail prévoit la possibilité de reporter les congés payés dans certains cas spécifiques.

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En cas de maladie du salarié

La législation et surtout la jurisprudence distinguent selon que la maladie du salarié survient avant ou pendant sa période de congés payés.

Si le salarié tombe malade avant la période de congés

Dans ce cas, la loi prévoit le droit de reporter le début des congés payés acquis et non pris après la date de reprise de son travail. L’employeur a l’obligation d’accorder au salarié une nouvelle période de prise de congés, même si cette période va au-delà de la période de référence.

Si l’arrêt maladie survient pendant les congés payés

Dans ce cas, l’employeur doit reporter les jours de congé restants en cas de dispositions conventionnelles.

En l’absence d’accord, les règles juridiques sont plus floues. En effet, la jurisprudence européenne impose à l’employeur ce report au motif que la finalité des congés payés est de permettre à celui qui en profite de se reposer et de disposer d’une période de détente et de loisirs (CJUE, 5e ch. 21 juin 2012, aff. C-78/11).

Cette solution n’a pas été confirmée par la justice française et la jurisprudence, en la matière, reste sur le principe du non-report. 

Cette faculté s’étend également aux salariés victimes d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle et dont les jours acquis peuvent être reportés après la date de reprise du travail.

En cas de congé maternité ou d’adoption

L’article L. 3141-2 du Code du travail dispose que les salariés de retour de congé maternité ou d’un congé d’adoption ont droit à leurs congés payés annuels quelle que soit la période de congés payés retenue. Les salariés qui se trouvent dans ces situations peuvent donc reporter leurs jours de congés payés non pris au-delà de la période de référence.

À lire également :

En cas de travail annualisé

Une convention ou un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou accord de branche peut prévoir le report des jours de congé (art. L3141-22 du Code du travail). Les reports de congés peuvent être effectués jusqu’au 31 décembre de l’année suivante celle pendant laquelle la période de prise de ces congés a débuté.

En cas de mise en place d’un système de compte épargne temps

En présence d’un compte épargne temps (CET) dans l’entreprise permettant aux salariés de capitaliser des jours de congés payés, les salariés n’ayant pas pris leurs congés avant la date butoir du 31 mai pourront alimenter ce compte.

Toutefois, seule la 5ᵉ semaine de congés payés, des jours de congé conventionnels ou des jours de congé supplémentaires pour fractionnement peuvent être comptabilisés dans ce CET.

Si l’employeur refuse un report des congés dans ces cas prévus par la loi, il risque une condamnation à verser une indemnité compensatrice de congés payés, ainsi que le paiement de dommages et intérêts.

Les congés payés non pris peuvent-ils être indemnisés ?

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Principe

En principe, aucune disposition n’oblige l’employeur à payer les congés payés non pris si leur perte n’est pas de son fait. 

En effet, d’après la loi, le congé doit impérativement répondre à une période de repos effectif et ne peut donc pas être remplacé par une indemnité de congés.

« Le versement d’une indemnité ne peut suppléer la prise effective des congés ». Cass. Soc, 13 juin 2012, n°11-10929.

Exceptions

Si les congés n’ont pas pu être pris du fait de l’employeur

Si les congés payés n’ont pas pu être pris et que cette impossibilité est du fait de l’employeur, le salarié peut demander à son employeur de lui payer et de lui verser des indemnités de congés payés et ce dernier devra indemniser son salarié.

En effet, l’employeur étant responsable de l’organisation des congés payés, il a l’obligation de s’assurer que le salarié peut effectivement exercer son droit à prendre ses congés payés. 

C’est pourquoi, si l’employeur n’a pas pris les mesures nécessaires pour assurer au salarié la possibilité d’exercer son droit à congé ou l’a mis dans l’impossibilité de prendre ses congés payés en le soumettant, par exemple, à une charge de travail excessive, ou en lui refusant systématiquement la prise de ses congés, le salarié est en droit de lui demander l’indemnisation de ses congés payés non pris.

Cependant, ce droit exceptionnel à indemnisation ne veut pas dire que l’employeur peut remplacer son obligation d’assurer la prise de congés payés en décidant de verser une indemnité au salarié. Il lui est interdit de proposer cette substitution, et le salarié ne peut pas l’exiger non plus. 

En outre, l’employeur encourt des sanctions pénales et civiles.

Aucun formalisme particulier n’est exigé pour demander la rémunération de congés payés non pris. Elle doit toutefois respecter les stipulations de l’accord collectif applicable.

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Si le salarié quitte l’entreprise

Si le contrat de travail d’un salarié est rompu avant que celui-ci ait pu prendre ses congés payés, l’employeur doit obligatoirement indemniser le salarié pour l’ensemble des congés acquis non posés et lui verser une indemnité compensatrice de congés payés correspondant aux congés non pris (art. L. 3141-28 du Code du travail).

Cette indemnité est due à tous les salariés n’ayant pas pris l’ensemble de congés auxquels ils avaient droit, et ce indépendamment de leur type de contrat. Ainsi, le paiement des congés non pris en CDI, comme les congés non pris en CDD, donne droit au même titre au versement d’une indemnité lorsque le salarié quitte l’entreprise.

Cette indemnité est également due que la rupture soit du fait de l’employeur ou du salarié.

Ainsi, lorsqu’un salarié démissionne de son poste sans avoir pris tous ses congés payés, l’employeur doit lui verser une indemnité compensatrice de congés payés qui sera alors versée dans le cadre du solde de tout compte.

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Laurence Ruaux

Avocate de formation, je suis consultante juridique auprès de TPE/PME de tous secteurs, et en particulier les entreprises du secteur de la restauration. Parallèlement, formée au coaching professionnel, j’accompagne les acteurs des professions juridiques et RH dans leur gestion de carrière et leurs transitions professionnelles.