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Comment calculer l’indemnité de congés payés ? Méthodologie + exemples concrets

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Quelle méthodologie appliquer pour calculer l’indemnité de congés payés (CP) ? Comment choisir entre la méthode du maintien de salaire ou du 10ème ? Comment la traiter en paie ?

Culture RH vous aide à faire le point et vous livre une méthodologie simple pour vous accompagner dans ces calculs qui, vous le verrez, ne sont pas si compliqués.

Qu’est-ce que l’indemnité de congés payés ?

Avant d’aborder la méthodologie pour calculer l’indemnité de congés payés, il convient dans un premier temps de rappeler ce qu’est un congés payés et de comprendre dans quel contexte est-il payé.

Définition & rappels

Tous les salariés qu’ils soient en contrat à durée indéterminée ou durée déterminée , y compris en contrat d’apprentissage et en contrat de professionnalisation, à temps plein ou à temps partiel, ont le droit à des congés payés. (article L3141-1 du code du travail).

Un salarié acquiert 2.5 jours ouvrables (décompte du lundi au samedi) par mois de travail effectif ce qui porte le nombre de congés annuel à 30 jours sur la période de référence.

Petit rappel sur la notion de congés payés

Certaines entreprises calculent les congés payés en jours ouvrés (décompte du lundi au vendredi). Il faut alors veiller à ce que cette méthode ne soit pas moins favorable pour le salarié qu’un décompte en jours ouvrables, en cas de jour férié tombant un samedi par exemple.

La période de référence légale pour le calcul des congés payés commence le 01/06 et se termine le 31/05 de l’année suivante. Un accord d’entreprise ou d’établissement, ou à défaut, une convention ou un accord de branche peut fixer une autre période de référence (année civile par exemple).

Il faut distinguer 2 compteurs :

  • Les congés acquis de la dernière période de référence
  • Les congés en cours d’acquisition de la période de référence en cours

Nous pouvons illustrer la période de référence par le schéma ci-dessous. Dans notre exemple, nous sommes au 31/12/19.

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Qu’est ce que l’indemnité de congés payés ?

Un salarié qui prend des congés payés a le droit à une indemnité de congés payés afin de ne pas subir une perte de rémunération dû à son absence (article L3141-23 du code du travail).

Par ailleurs, lorsque qu’un salarié quitte l’entreprise, l’employeur doit lui verser une indemnité compensatrice de congés payés sur les congés non pris (congés acquis et en cours d’acquisition).

Certaines convention collectives peuvent accorder au salarié une indemnité conventionnelle de congés payés, l’employeur doit alors l’appliquer. Il peut s’agir d’une majoration en fonction de l’ancienneté par exemple.

Comment calculer l’indemnité de congés payés ?

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Deux méthodes de calcul doivent être comparées afin de déterminer laquelle est la plus favorable au salarié. Il s’agit de la méthode du maintien de salaire et la méthode du 10ème.

Ainsi, l’indemnité de congés payés doit être au moins égale au dixième des salaires perçus par le salarié au cours de la période de référence et ne peut pas être inférieure au salaire qu’aurait du percevoir le salarié.

La méthode du maintien de salaire

Base de calcul

L’indemnité de congés payés ne peut être inférieur à la rémunération qu’aurait perçu celui-ci s’il avait travaillé.

Ainsi, pour les salariés à temps partiel, il faut bien prendre en compte leurs taux d’activité pour le calcul de l’indemnité.

Par ailleurs, en cas de prime permanente comme une prime d’ancienneté par exemple, il faut également l’intégrer au calcul.

Méthode de calcul

La règle de calcul de l’indemnité de congés payés doit être la même que pour le calcul de l’absence pour congés payés. Les entreprises peuvent utiliser plusieurs méthodes pour calculer l’absence :

Le calcul en jours :

  • en jours ouvrés réel
  • en jours ouvrables réel
  • en jours ouvrés moyen soit 21.67 jours
  • en jours ouvrables moyen soit 26 jours
  • en jours calendaires réel
  • en jours calendaires moyens soit 30 jours

Le calcul en heures :

  • En heures réelles
  • En heures moyennes soit 151.67

La méthode de calcul préconisée par la Cour de Cassation est la retenue d’absence en heures réelles.

A savoir que malgré cette préconisation, beaucoup d’entreprises utilisent la méthode en jours ouvrés ou ouvrables moyens afin de simplifier l’opération.

Pour simplifier le calcul, nous allons retenir la méthode en nombre de jours moyens ouvrables du mois soit 26 jours dans la mesure où un salarié ne peut pas prendre moins d’une 1/2 journée de congés payés.

Le calcul est le suivant : salaire permanent / nombre de jours ouvrables du mois X le nombre jours de congés ouvrables pris (ou à solder en cas de solde de tout compte)

Concrètement, en cas de prise de congés payés, le montant de l’indemnité doit être égale à celle de la retenue.

La méthode du 10ème

Base de calcul

L’indemnité de congés payés selon la méthode du 10ème est égal à 1/10 de la rémunération brute de la période de référence d’acquisition des congés payés.

Il est alors nécessaire de bien ventiler les congés acquis et les congés en cours d’acquisition comme vu précédemment.

Tous les éléments du salaire brut ne rentre pas dans la base de calcul du 10ème, appelé également et notamment sur le bulletin de salaire la « base de congés payés ».

Les éléments à inclure à la base de calcul sont les éléments de salaire qui rémunèrent une période travaillée.

Par ailleurs, les primes qui n’ont pas de caractère obligatoire comme une prime exceptionnelle par exemple sont à exclure de la base de calcul.

Les primes annuelles ou trimestrielles couvrant des périodes de travail et des périodes de congé payés et dont le montant ne serai pas impacter par la prise de congés payés comme la prime de 13ème mois par exemple sont également à exclure.

A noter également que les retenues d’absence ainsi que les retenues d’Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) pour les absences qui n’impactent pas l’acquisition des congés payés (maternité, paternité et accueil du jeune enfant, accident de travail, maladie professionnelle, activité partielle, …) ne doivent pas être inclues dans la base de calcul des congés payés.

Quelques exemples d’éléments de salaire inclus dans la base de calcul et exclus de celle-ci :

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Méthode de calcul

La méthode du calcul du 10ème consiste à diviser 1/10 de la base de calcul des congés payés divisé par le nombre de congés payés acquis sur la période de référence afin de déterminer un taux journalier.

Celui-ci sera alors multiplié par le nombre de jours de congés pris ou à solder en cas d’indemnité compensatrice de congés payés.

Comparaison entre le maintien de salaire et le 10ème

Afin de déterminer le taux journalier à appliquer, il convient de comparer le taux journalier du calcul du maintien de salaire et du 10ème.

indemnite-conges-payes-paiement-annuel

Certaines entreprises payent le 10ème de congés payés éventuel une fois par an dès la période de référence échue ou lorsque le salarié solde ses congés. Si l’indemnité de congés payés au 10ème est supérieure au calcul de l’indemnité au maintien de salaire pour la totalité des congés acquis, il faut alors verser au salarié la différence entre la seconde et la première.

D’autres entreprises calculent l’indemnité de congés payés en comparant le 10ème et le maintien de salaire de façon systématique à chaque prise de congés.

Exemple concret de calcul

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Un salarié prend ses congés payés du 05/08/19 au 26/08/19 soit 18 jours ouvrables. Son salaire de base est de 1900 euros et il bénéficie d’une prime d’ancienneté de 100 euros. Sa base de congés payés pour la période du 01/06/18 au 31/05/19 est de 26 000 euros.

Sa retenue de congés payés sera alors de : 2000 / 26 X 18 = 1384,62 euros

Il convient alors de calculer l’indemnité de congés payés selon la règle du 10ème afin de voir si elle est plus favorable : 26000 / 10 / 30 X 18 = 1560 euros.

Il faut alors retenir l’indemnité de congés payés selon la règle du 10ème.

Retenue congés payés1876,92-1384,62
Indemnité congés payés1886.671560

En décembre 2019, notre salarié a une augmentation de salaire. Son salaire est porté à 2 200 euros et il bénéficie d’une prime d’ancienneté de 110 euros. Il prend 6 jours de congés du 16/12/19 au 21/12/19.

Sa retenue de congés payés sera de : 2310 / 26 X 6 = 533.08 euros

L’indemnité de congés payés selon la règle du 10ème sera de :

26000 / 10 / 30 X 6 = 520 euros

Il faut retenir le calcul du maintien de salaire, il n’y aura alors pas d’impact sur le net à payer du salarié.

Retenue congés payés676,92-533.08
Indemnité congés payés676.92533.08

Exemple de calcul d’une indemnité compensatrice de congés payés

Il est nécessaire dans un premier temps de déterminer quel est le nombre de congés payés à solder et de ventiler ceux qui sont acquis sur la période de référence précédente et ceux qui sont en cours acquisition.

Un salarié quitte l’entreprise le 31/12/19 et a un solde de congés acquis de 6 jours ouvrables sur les 30 jours acquis et 18 jours de congés en cours d’acquisition.

Il faut alors comparer les taux journaliers selon les deux méthodes et en distinguant bien les deux périodes.

Calcul de l’indemnité pour les congés payés acquis:

Le salarié a une base de congés payés de 30 000 euros pour la période du 01/06/18 au 31/05/19 et de 13 000 euros du 01/06/19 au 31/12/19. Son salaire brut pris en compte pour le calcul du maintien de salaire est de 2000 euros. (1900 euros de salaire de base et 100 euros de prime d’ancienneté).

Calcul au maintien de salaire = 2000 / 26 =76,92

Calcul au 10ème : 30000 / 10 / 30 = 100

La taux le plus favorable est donc le 10ème. Il faut alors multiplié ce taux par le nombre de congés payés à solder : 6 X 100 = 600 euros.

En tout état de cause, il faut s’assurer que le 10ème n’a pas déjà payé par l’employeur par une procédure de paiement annuel. Dans ce cas, il faut seulement solder les congés acquis selon la méthode du maintien de salaire.

Calcul de l’indemnité pour les congés payés en cours d’acquisition :

Calcul au maintien de salaire = 2000 / 26 =76,92

Calcul au 10ème : 13000 / 10 / 18 = 72.22

Il faut alors appliquer la méthode du maintien de salaire soit 76.92 X 18 = 1384,62 euros.

Quel est l’impact sur le bulletin de salaire ?

L’indemnité de congés payés ainsi que l’indemnité compensatrice de congés payés est soumise à cotisations et contributions sociales et entre dans l’assiette du net imposable et donc dans le calcul du prélèvement à la source.

Elles doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire ainsi que les dates de prises des congés.

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indemnité-conges-payes-exemple-bulletin-de-paie

Quelque cas particuliers

Comment se calcul l’indemnité en cas de congés supplémentaires conventionnels ou légaux ?

Les salariés peuvent acquérir des congés supplémentaires, d’origine conventionnelle ou légale, aux congés légaux (5 semaines) . Il peut s’agir des congés d’ancienneté ou des congés de fractionnement par exemple.

Ces congés sont soumis aux mêmes règles de calcul que les congés légaux.

Pour le calcul au maintien de salaire, le mode opératoire est similaire.

Pour le calcul du 10ème, afin de déterminer le taux journalier, le nombre de jours de congés supplémentaires doit être ignoré du nombre total de jours acquis.

Exemple :

Un salarié bénéficie de 2 jours de congés d’ancienneté au delà des congés légaux. Il a donc acquis 32 jours de congés. Son salaire pris en compte pour le calcul du maintien est de 2000 €, sa base de congés payés est de 26 000 €

Calcul au maintien de salaire : 2000 / 26 X 32 = 2 461,54 soit 76,92 € par jour de congés.

Calcul au 10ème : 26000 / 10 / 30 X 32 = 2 773,33 soit 86,67 par jour de congés.

Le taux journalier à prendre en compte sera donc la méthode du 10ème soit 86.67 euros.

Le salarié en CDD a t-il droit à l’indemnité de congés payés ?

Tous les salariés, quelque soit leurs contrats, y compris les contrats d’apprentissage et les contrats de professionnalisation, ont le droit à l’indemnité de congés payés et à l’indemnité compensatrice de congés payés.

L’arrêt maladie a t-il un impact sur l’indemnité de congés payés ?

Au sens du code du travail, l’absence pour accident ou maladie non professionnelle impacte le calcul de l’acquisition des congés payés et l’incidence de cette absence minore la base de congés payés permettant le calcul du 10ème. Il peut s’agir de la retenue pour absence maladie et la retenue d’Indemnité Journalière de Sécurité Sociale (IJSS). Les indemnités pour absence maladie ne doivent donc pas être intégrées à la base de congés payés dans ce contexte.

Certaines conventions collectives, accords ou usages prévoient des dispositions plus favorable notamment en cas de maintien de salaire. Ainsi, il peut être prévu par exemple que les absences pour maladie non professionnelle n’impactent pas les congés payés tant qu’ils sont maintenues par l’employeur.

Comment est calculé l’indemnité de congés payés en cas de préavis non effectué ?

Dans le cas où l’employeur décide de dispenser le salarié de préavis (dans le cadre d’une procédure de licenciement par exemple), il doit lui verser une indemnité compensatrice de préavis.

Cette indemnité doit être comprise dans la base permettant au calcul de l’indemnité de congés payés. Par ailleurs, le salarié doit acquérir des congés payés dans les mêmes conditions que s’il avait effectué son préavis.

Dans quel cas l’indemnité compensatrice de congés payés n’est pas due ?

L’indemnité de congés payés est due dans tous les cas de rupture y compris en cas de licenciement pour faute grave ( article L3141-26) et depuis le 4 mars 2016 en cas de licenciement pour faute lourde (décision n°2015-523 du 2 mars 2016 du conseil constitutionnel).

L’indemnité de fin contrat (ou précarité) entre t-elle dans la base de congés payés ?

L’indemnité de fin de contrat entre dans la base congés payés pour la calcul du 10ème. A contrario, l’indemnité de congés payés n’entre pas dans le calcul de l’indemnité de fin contrat.

L’indemnité de congés payés est-elle saisissable en cas de saisie sur salaire ?

En cas de procédure de saisie sur salaire ou de cession sur salaire, l’indemnité de congés payés est saisissable en respect du principe de la quotité saisissable.

La provision pour congés payés

Les congés acquis et non sodés des salariés doivent être provisionnés afin d’être comptabilisés. Cette provision a alors un impact sur le compte de résultat et le bilan.

Le calcul de la provision pour congés payés respecte les mêmes règles de calcul que l’indemnité compensatrice de congés payés en cas départ d’un salarié. Elle consiste à se placer à date de clôture de l’exercice et de considérer les congés non soldés de chaque salarié en dissociant bien les congés acquis et les congés en cours d’acquisition.

Le solde obtenu est alors multiplié par le taux journalier le plus avantageux entre le calcul du maintien de salaire et le calcul du 10ème. Pour résumer, il faut considérer un départ fictif de tous les salariés de l’entreprise à date de clôture de l’exercice.

Le montant ainsi calculé est alors majoré du taux de charges sociales et fiscales

A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.

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