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La prime de 13ème mois : calcul, conditions d’obtention, traitement paie…

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Mettre en place une prime de 13ème mois ou prime de fin d’année représente un avantage salarial largement plébiscité par les salariés.

Comment la mettre en place ? Quels sont les modalités de calcul ? Comment la traiter un paie ? Quel impact peut-elle avoir sur le bulletin de salaire des salariés ?

Vous allez tout savoir sur la prime de 13ème mois !

Qu’est-ce que le 13ème mois ? Comment ça fonctionne ?

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Le 13ème mois, c’est quoi ? Définition !

La prime de fin d’année que l’on appelle plus communément « prime de 13ème mois » est une prime annuelle versé en fin d’année et qui couvre toute l’année.

Comment fonctionne la prime de 13ème mois ?

Est-elle obligatoire ?

La prime de 13ème mois n’est pas imposée par le code du travail mais définit par la convention collective ou mise en place par l’employeur.

La prime de fin d’année peut également être mentionnée dans le contrat de travail, son paiement est alors obligatoire.

Pourquoi la mettre en place ?

Dans le cas d’une mise en place par l’employeur, cette prime constitue un avantage salarial qui permet à l’employeur de fidéliser ses salariés et d’attirer de futurs collaborateurs.

Comment la mettre en place ?

Dans le cas où la convention collective est muette à ce sujet, l’employeur a la possibilité de mettre en place une prime de 13ème mois par une décision unilatérale ou par un usage d’entreprise.

En cas d’absence d’écrit concernant les modalités d’attribution, il est nécessaire de transcrire les règles d’attribution dans un référentiel paie afin d’éviter toute litige et erreur d’interprétation.

Est-elle imposable ?

La prime de 13ème mois est imposable car elle constitue un complément de salaire. Elle rentre donc dans le calcul du prélèvement à la source.

Qui peut toucher le 13ème mois ? Quels sont les salariés concernés ?

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Quels sont les contrats concernés ? CDD ? CDI ? Intérim ?

Tous les types de contrats peuvent bénéficier de la prime de 13ème mois, y compris les travailleurs intérimaires.

Concernant ces derniers, une entreprise qui fait bénéficier à ses salariés d’une prime de 13ème mois doit également en faire bénéficier à ses travailleurs temporaires même s’ils ne sont pas salariés de l’entreprise elle-même mais de l’entreprise de travail temporaire.

En effet, la rémunération d’un travailleur temporaire ne peut pas être inférieure à celle d’un salarié de l’entreprise utilisatrice, après la période d’essai, à poste de travail et qualification équivalents (article L1251-18 du code du travail).

Les salariés à temps partiel peuvent également bénéficier de cette prime au prorata de leur temps de présence dans les mêmes conditions qu’un salarié à temps plein.

A partir de quelle ancienneté un salarié peut y prétendre ?

Les modalités d’attribution de la prime sont définies par la convention collective et/ou par l’accord ou l’usage dans l’entreprise. Il peut mentionner une condition d’ancienneté pour en bénéficier ou au contraire, octroyer le bénéfice de cette prime sans conditions d’ancienneté.

Comment traiter en paie le 13ème mois ?

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Quand doit être versée la prime de 13ème mois ?

La prime de 13ème mois est une prime de fin d’année, elle doit donc, sauf dispositions contraires, être versée sur la paie de décembre.

Comment calculer le 13ème mois ?

Pour déterminer comment calculer la prime de 13ème mois, il faut se référer au texte instaurant la prime (convention collective, accord, référentiel paie, …).

Déterminer la base de calcul de la prime. :

Il peut s’agir du seul salaire de base ou de la totalité de la rémunération. A défaut de précisions, la prime de 13ème mois doit être calculée sur l’ensemble de la rémunération hors remboursement de frais professionnels.

Calculer la prime au prorata du temps de présence effectif :

La prime de 13ème mois peut être calculée au prorata du temps de présence effectif dans l’entreprise. Les absences impactant la prime peuvent être précisées dans les textes. Il est d’ailleurs conseillé de les mentionner afin d’éviter tout litige et servir de référentiel au gestionnaire de paie.

Si seule la notion de temps de présence effectif est mentionnée, il faut se référer à celle-ci dans le code du travail, la convention collective et dans l’entreprise afin de déterminer les absences impactées.

Quelques exemples d’absences pouvant impacter la prime :

  • Grève
  • Maladie
  • Accident de trajet
  • Accident de travail
  • Maladie professionnelle
  • Congé sans solde
  • Congé sabbatique
  • Congé paternité
  • Congé maternité

La prime peut également être conditionnée à une présence effective à une date déterminée. Tout salarié absent à cette date ne peut pas bénéficier de la prime  sauf les salariés dispensés de préavis dans le cadre d’une procédure de licenciement et les salariés en arrêt pour accident de travail.

Dans tous les cas, il faut toujours se référer à la notion de présence effective dans les textes ou dans l’entreprise.

La calcul de la prime de 13ème mois au prorata temporis ne se présume pas, il faut qu’il soit prévu dans les textes  instaurant la prime.

En cas de solde de tout compte

Si le versement de la prime n’est pas conditionné à une présence effective à une date déterminée, la prime est due au salarié qui quitte l’entreprise en cours d’année. La prime est alors proratisée en fonction du temps présence sur l’année. 

Quelques exemples de conventions collectives instaurant une prime de 13ème mois :

CCN de la banque

« La treizième mensualité, calculée prorata temporis, est versée en même temps que le salaire du mois de décembre, sauf dispositions différentes d’entreprise ».

CCN de l’immobiler

« Les salariés à temps plein ou partiel reçoivent en fin d’année un supplément de salaire, dit de 13ème mois, égal à 1 mois de salaire global brut mensuel contractuel … Il est acquis au prorata du temps de présence dans l’année et réglé sur la base du salaire de décembre. Les périodes pendant lesquelles les salariés bénéficient du maintien de leur salaire à 90% ou à 100 % …, sont considérées comme temps de présence. »

CCN Boulangerie/Patisserie

« Après 1 an de présence dans l’entreprise, il est accordé aux salariés une prime de fin d’année. Cette prime est due aux salariés occupés par l’entreprise le 31 décembre et devra être payé au plus tard le 15 janvier. Le montant de cette prime est fixé en pourcentage du montant du salaire brut payé au salarié du 1er janvier au 31 décembre. ».

Exemples de calcul :

Une entreprise fait bénéficier à ses salariés d’une prime de 13ème mois qui correspond au salaire contractuel du mois de décembre (salaire de base + prime d’ancienneté). Cette prime est calculée au prorata du temps présence effectif. Il n’y a pas de conditions de présence à la date de paiement de la prime.

Un salarié a un salaire de base de 1 900 euros et une prime d’ancienneté de 100 euros sur décembre. Il a été présent toute l’année. Sa prime de 13ème mois sera de 2 000 euros.

Une salariée est embauchée le 15/06/19, son salaire mensuel contractuel est 2 000 euros. Sa prime de 13ème mois sera de : 2000 / 365 X 200 = 1 095,89 euros

Un salarié est à temps partiel à 80%. Son salaire mensuel contractuel équivalent temps plein est de 2 000 euros. Sa prime de 13ème mois sera de : 2000 X 80% = 1600 euros

Un salarié quitte l’entreprise le 31/07, son salaire mensuel contractuel est de 2 000 euros. Sa prime de 13ème mois sera de : 2000 / 365 X 212 = 1 161,64 euros

Un salarié est en maladie non professionnelle du 01/09/19 au 31/10/19. Les textes prévoient que cette absence impacte le montant du 13èmemois. Son salaire mensuel contractuel est de 2 000 euros. Sa prime de 13ème mois sera de : 2000 / 365 X (365-61) = 1 665,75 euros

Une salariée a une absence de 4 heures de grève sur l’année. Son salaire mensuel contractuel est de 2 000 euros. Sa prime de 13ème mois sera de : 2000 / 1820,04 X (1820,04-4) = 1 995,60 euros

Le 13ème mois est différent de la gratification

Il ne faut pas confondre la gratification pour 13ème mois qui constitue un complément de salaire et le paiement du salaire sur 13 mois qui constitue une modalité de règlement.

Le salarié peut bénéficier des deux éléments car ils n’ont pas le même objet (Cour de cassation- chambre sociale- 17 octobre 2018 n°17-20.646).

Quel est l’impact sur le bulletin de salaire ?

La prime de 13ème mois doit être mentionnée dans le bulletin de salaire. Elle est soumise à cotisations et contributions sociales ainsi que qu’à la CSG/CRDS. Elle entre dans le net imposable et pour le calcul de la retenue à la source.

Par ailleurs, la prime de 13ème mois ne rentre pas dans base de calcul des indemnités de congés payés.

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Quelques cas particuliers :

Peut-il y avoir une disparité entre les salariés cadres et non-cadres ?

Dans certains secteurs d’activité, la convention collective n’est pas la même pour les salariés cadres et non-cadres. Il peut donc y avoir une disparité concernant le bénéfice d’une prime de 13ème mois.

Par ailleurs, attribuer une prime de 13ème aux seuls salariés cadres est justifié dans la mesure où cette prime est un élément de rémunération versé en contrepartie du travail effectué et destinée à compenser une sujétion particulière (dans ce cas l’encadrement).

Les contrats particuliers (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrats aidés, …) ont-ils droit au 13ème ?

Tous les salariés quel que soit leurs types de contrat ont le droit au bénéfice de la prime de 13ème mois.  Par contre, l’employeur n’a pas l’obligation d’attribuer la prime aux stagiaires.

Que se passe-il pour un salarié en  mi-temps thérapeutique ?

Un calcul particulier se pose pour les salariés en temps partiel thérapeutique qui ne sont pas tout à fait des salariés à temps partiel et pas non plus des salariés en arrêt de travail à temps plein.

Pour le calcul au prorata temporis, en cas d’absence de précision dans les textes, il faut prendre en compte, pour minorer la prime, leurs heures d’absence pour temps partiel thérapeutique et non pas leur taux d’activité contractuel dans la mesure où lorsqu’ils sont en congés payés, ils sont rémunérés à temps plein.

Concernant les primes conditionnées à une date de présence effective, il ne faut discriminer un salarié à temps partiel thérapeutique par rapport à un autre en raison de sa répartition horaire de travail. Il faut donc le considérer comme un salarié à temps partiel inscrit à l’effectif.

Quid du 13ème mois lors d’un licenciement pour faute grave ?

Un salarié qui est licencié pour faute grave peut bénéficier de la prime de 13ème mois dans la mesure où celle-ci est calculée au prorata du temps de présence effectif sur l’année.

Quelques questions que pourraient vous poser des salariés

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Peut-on obtenir une avance sur 13ème mois ?

Il est possible au salarié de demander une avance sur 13ème mois dans la mesure où celle-ci est due  c’est-à-dire qu’elle soit calculée au prorata temporis et non conditionnée à une date de présence effective et quelle corresponde à la période déjà travaillée.

Exemple :

Un salarié demande une avance sur 13ème mois le 30/06. Son salaire est de 2 000 euros. Il n’a pas eu d’absences minorant sa prime. Son avance sera calculée de la manière suivante : 2000 / 12 X 6 = 1000 X75% = 750 euros

L’employeur a toutefois la faculté de refuser car ceci ne rentre pas dans le cadre de l’acompte sur salaire.

Certaines entreprises proposent une avance sur 13ème mois systématique en novembre ou début décembre permettant aux salariés de palier aux dépenses de fin d’année. Celle-ci est versée sous forme d’acompte et reprise sur le salaire de décembre. Il est possible aussi de verser cette prime sur la paie de novembre en brut et donc de payer les cotisations sociales affectant celle-ci en novembre et de procéder à la régularisation le cas échéant sur la paie de décembre.

En tout état cause, concernant cette pratique, il faut être vigilent sur les évènements pouvant minorer la prime en décembre (absences, départ, …)

Compte-t-elle pour la retraite ?

La prime de 13ème mois est soumise à cotisation de retraite, elle donc prise en compte pour le calcul des droits à la retraite.

Et pour le chômage ?

De la même manière que pour la retraite, la prime de 13ème mois est soumise à cotisations de chômage. Elle est donc prise en compte dans le calcul de l’assurance chômage en cas de rupture de contrat de travail ouvrant droit à ce régime. Elle est à déclarer dans la partie concernant les primes annuelles (bloc 52 DSN).

Est-elle limitée à un mois de salaire ?

La prime de fin d’année ne correspond pas obligatoirement à un 1 mois de salaire mais peut être supérieur. Certaines entreprises font bénéficier à leurs salariés d’un 14ème mois et même parfois d’un 15ème mois.

Pour résumer, la prime de 13ème mois, qui constitue un complément de salaire, dépend largement de ce que prévoient les textes instaurant la prime tout en veillant à ne pas créer de situation discriminatoire quant au calcul de celle-ci.

A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.

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