DPAE en retard, quels impacts ? Quelles sanctions possibles ?

DPAE en retard, quels impacts ? Quelles sanctions possibles ?
Audrey Gervoise

DRH en temps partagé, j'accompagne les entreprises dans la gestion et l'optimisation de leurs Ressources Humaines

La DPAE est une étape incontournable lors d’une embauche, mais parfois oubliée. Quels sont les risques et comment réagir en cas d’oubli ? On vous dit tout !

Lors de l’embauche d’un collaborateur, l’employeur doit se conformer à de nombreuses obligations et parmi ces obligations, certaines doivent être réalisées avant la prise effective du poste. Cela est notamment le cas de la Déclaration Préalable À l’Embauche – plus connue sous le nom de DPAE – mais que se passe-t-il en cas d’oubli de déclaration ?

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L’employeur peut-il être condamné ? Un recours est-il possible ?

Dans notre article, nous vous disons tout ce qu’il y a à savoir sur le retard de déclaration de la DPAE, mais aussi comment réagir le cas échéant ?

La DPAE, rappel en 5 questions

Avant de nous attarder sur les conséquences d’un oubli ou d’un retard de DPAE, prenons quelques instants pour nous rappeler ce qu’est une DPAE et quelles sont les obligations de l’employeur en la matière.

DPAE, qu’est-ce que c’est ? À quoi sert-elle ?

Comme son nom l’indique, la DPAE est une déclaration préalable de l’employeur qui par ce fait énonce son intention d’employer la personne susmentionnée.

Cette déclaration a un double objectif, le premier sera de lutter et de limiter le recours au travail dissimulé et le second sera de préparer l’arrivée du collaborateur au sein de votre structure en lui ouvrant notamment l’ensemble de ses droits en matière de protection sociale, à savoir : assurance chômage, demande d’adhésion au service de santé au travail, assurance maladie, etc.

DPAE, quelles sont les informations mentionnées ?

Afin de remplir vos obligations en matière de DPAE, vous devrez renseigner les éléments mentionnés ci-dessous :

  • « Dénomination sociale de l’entreprise ou les noms et prénoms de l’employeur.
  • Le Code APE.
  • Le Siret et l’adresse de l’établissement.
  • Le service de santé au travail de l’établissement.
  • L’identité du salarié que vous souhaitez embaucher.
  • Le numéro de sécurité sociale du futur collaborateur, s’il en possède déjà un.
  • La date et l’heure présumée de l’embauche.
  • Les informations en lien avec la nature du contrat de travail : type de contrat, durée, période d’essai, …. »

DPAE, qui est concerné ?

Tous les employeurs de droit privé, y compris les associations et les particuliers employeurs, doivent déclarer auprès de l’URSSAF l’embauche de salariés relevant du régime général de la sécurité sociale. Et ce quels que soient : la forme juridique de l’entreprise, son effectif, son secteur d’activité, les conditions d’exercice de la profession ainsi que la nature et la durée du contrat (apprentis, CDI, CDD saisonniers, alternants, temps plein, temps partiel …).

Dispense de DPAE, est-ce possible ?

La DPAE n’est pas demandée pour les collaborateurs stagiaires, les bénévoles et volontaires du programme de service civique.

Dans certains cas spécifiques, l’employeur n’aura pas à réaliser de DPAE puisque ces dernières seront déjà intégrées au dispositif de gestion utilisé par l’entreprise. Il s’agit des dispositifs :

  • Tese
  • CEA
  • TFE
  • Guso

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DPAE, Comment l’effectuer

S’il s’agit de votre première déclaration, il vous faudra réaliser votre DPAE sur le site de l’URSSAF afin de créer votre compte employeur.

Par la suite, les DPAE sont à réaliser ou à déposer sur le site net-entreprises.fr. Vous aurez alors la possibilité de la saisir via un formulaire en ligne ou de déposer un fichier issu de votre SIRH ou en API.

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DPAE, à quel moment la déclarer ?

Afin de s’assurer de respecter la réglementation en matière de DPAE, l’employeur doit impérativement réaliser sa DPAE avant la prise de fonction du collaborateur et jusqu’à 8 jours avant cette date.

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DPAE en retard, quels sont les risques ?

Absence d’un collaborateur, informations non transmises par le futur salarié, survenue d’un accident et/ou d’un incident de production, dossiers urgents à traiter, etc. La vie d’un RH n’est pas de tout repos et il se peut qu’une DPAE soit oubliée et/ou retardée.

Mais cet oubli aura-t-il de réelles conséquences ? Pouvez-vous vous passer de cette démarche sans risque ?

Tout retard de déclaration, même de quelques heures, peut entraîner la mise en œuvre par l’URSSAF de pénalités financières. Le montant de ces pénalités est déterminé comme suit :

  • 750€ en cas de défaut de production de la déclaration dans les temps impartis.
  • 750€ supplémentaires par mois ou fraction de mois de retard dès que ce dernier excède 1 mois.

À ces pénalités, des majorations de retard de paiement pourront être ajoutées si l’entreprise ne procède pas aux règlements demandés dans les délais impartis par l’administration. La majoration de retard est fixée selon le barème suivant :

  • 5% du montant restant dû.
  • 0.4% de majoration complémentaire par mois ou fraction de mois écoulé.

Au-delà de ces pénalités, l’absence de DPAE peut également être considérée par l’administration comme du travail dissimulé. Dans ce cas, les conséquences seront bien plus graves pour l’employeur et pourront à la fois être financières et pénales avec une amende pouvant aller jusqu’à 45 000€ et une potentielle peine d’emprisonnement d’une durée maximale de 3 ans.

En cas de non-transmission des informations par le futur collaborateur, et pour éviter d’éventuels oublis ultérieurs, les employeurs peuvent être tentés de déposer leur DPAE avec des informations erronées, mais cela n’est pas nécessairement une bonne opération puisque l’administration peut décider de leur appliquer une pénalité d’inexactitude de déclaration d’un montant de 750€.

Que faire en cas d’oubli de déclaration ?

Que ce soit lors de son premier jour ou au moment de la réalisation de la première paie, il se peut que vous vous aperceviez de votre oubli de déclaration. Dans ce cas, il est recommandé d’entrer immédiatement en contact avec votre URSSAF afin de lui faire part de cet oubli et de prouver votre bonne foi.

En fonction, des circonstances et de vos antécédents en la matière, l’administration peut :

  • Décider de ne pas appliquer de pénalité.
  • Accorder à l’entreprise une remise sur le montant des pénalités et majorations de retard dues.

Annulation, modification DPAE, est-ce possible ? Comment faire ?

Par crainte que le candidat ne se présente, il se peut que l’employeur soit réticent à réaliser sa DPAE dans les délais accordés par l’URSSAF, imaginant de lourdes démarches administratives pour annuler cette dernière.

Or il n’en est rien, car si le candidat ne se présente pas le jour attendu, vous n’aurez aucune démarche à réaliser pour annuler votre DPAE puisqu’il ne s’agit que d’une déclaration d’intention. Si le collaborateur ne se présente pas, il ne sera pas inscrit dans vos DSN et vous n’aurez donc aucune charge le concernant.

Si l’annulation est impossible, la modification, elle, le reste pour certaines informations en lien avec le contrat de travail, mais pour une durée limitée. En effet, en cas d’erreur sur votre DPAE, vous avez la possibilité d’en demander la modification auprès de l’URSSAF dans les deux jours ouvrables suivants la réception de votre accusé de réception.

Si les erreurs concernent d’autres informations, vous devrez réaliser une nouvelle DPAE.

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Audrey Gervoise

Généraliste confirmée dans le domaine des Ressources Humaines et dans la gestion des entreprises, je mets l'ensemble de mes compétences, de mon expérience et de mes savoir-faire au service des entreprises pour les aider et les éclairer dans la gestion RH et administrative du quotidien.