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Embaucher un salarié : Quelles formalités ? Comment gérer sa paie

Embaucher un salarié : Quelles formalités ? Comment gérer sa paie
Laetitia Baccelli

DPAE, contrat de travail, saisie en paie, … Embaucher un salarié implique rigueur et organisation. Découvrez quelles sont les formalités liées à l’embauche et comment gérer au mieux l’embauche de vos collaborateurs !

De la DPAE à l’organisation de la visite médicale, l’embauche d’un salarié est soumise à différentes formalités obligatoires à intégrer dans le processus de gestion du service paie et/ou d’administration du personnel. La gestion administrative de l’embauche du salarié est une étape cruciale pour une intégration réussie.  

Mais quels sont les formalités obligatoires lorsque vous embauchez un salarié ? Comment rédiger le contrat de travail ? Comment gérer et contrôler la paie d’un nouveau collaborateur ?  

Nous vous proposons dans cet article de faire le point sur les formalités et la gestion en paie d’une nouvelle embauche.

Embauche du salarié : quelles sont les formalités ?

Embaucher un salarié implique de devoir procéder à un certain nombre de formalités obligatoires. Quelles sont-elles ? Quels sont les formalités liées à son intégration ?

Avant l’embauche : la DPAE

Conformément à l’article R1221-4 du code du travail, l’employeur doit procéder à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) au plus tôt 8 jours avant l’embauche.

Il peut arriver que le salarié ne se présente pas le 1er jour d’embauche. Dans ce cas, il n’y a pas lieu d’annuler la DPAE.

La DPAE contient les informations suivantes :

Identification de l’employeur

  • SIRET
  • Code NAF
  • Raison sociale
  • Adresse postale
  • Urssaf

Identification du futur salarié

  • Nom et prénom du salarié (nom marital le cas échéant)
  • Sexe
  • Date de naissance
  • Lieu de naissance
  • N° de sécurité sociale

Si vous ne disposez pas du numéro de Sécurité Sociale, celui-ci ne doit pas obligatoirement être renseigné.

 Les informations contractuelles

  • Motif de contrat
  • Date prévisible d’embauche
  • Heure prévisible d’embauche
  • Durée de période d’essai
  • Service de santé au travail

Le registre du personnel

Lors de l’embauche d’un collaborateur, il convient de renseigner le registre du personnel, quelle que soit la nature du contrat, y compris pour les travailleurs intérimaires.

Les informations suivantes doivent être renseignées :

  • Nom et prénom du salarié
  • Adresse
  • N° de Sécurité Sociale
  • Nationalité
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Emploi et qualification
  • Date d’embauche
  • Informations sur le titre de séjour le cas échéant
  • Informations spécifiques pour les jeunes travailleurs
  • Informations spécifiques pour les contrats particulier (CDD, temps partiel, intérim, …)

Signature du contrat de travail dans les deux jours suivant l’embauche

Le contrat de travail du salarié est remis au salarié le 1er jour de l’embauche et dans un délai maximal de deux jours ouvrables suivant l’embauche pour les contrats à durée déterminée.

Contrairement aux idées reçues, la transmission tardive du contrat de travail à durée déterminée ne qualifie pas nécessairement le contrat en CDI, mais l’employeur s’expose à verser au salarié une indemnité plafonnée à un mois de salaire.

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Organisation de la visite médicale embauche

Le salarié nouvellement embauché doit passer une visite médicale d’information et de prévention (ex visite médicale d’embauche) dans les 3 mois suivant l’embauche, quel que soit le type de contrat. Toutefois, pour les apprentis, la visite médicale doit être organisée dans les 2 mois.

Dans certains cas, la visite médicale doit être organisée avant l’embauche :

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  • Les jeunes de moins de 18 ans.
  • Les travailleurs de nuit.
  • Les salariés exposés à des champs électromagnétiques à partir de certaines limites.
  • Les salariés exposés à des agents biologiques du groupe 2.

Lorsque que le salarié a déjà passé une visite médicale avec avis d’aptitude dans les 5 années (3 ans dans certains cas) précédant l’embauche sur un emploi identique avec les mêmes risques d’exposition, il n’est pas nécessaire de lui organiser une visite médicale. Il convient de lui demander son avis d’aptitude.

À noter que l’employeur qui ne respecte pas son obligation engage sa responsabilité.

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Embauche du salarié : la gestion en paie

La gestion en paie des embauches implique organisation et rigueur. Alors quels sont les documents à demander au salarié pour la saisie en paie ? Quels sont les éléments à contrôler ? Comment optimiser la gestion des embauches dans votre entreprise ?

La saisie dans le logiciel de paie

Afin de produire la 1ère paie du salarié, certaines informations doivent être demandées au salarié. Il s’agit au minimum de :

  • Un justificatif d’identité.
  • Le titre de séjour le cas échéant.
  • L’attestation de Sécurité Sociale (à défaut la copie de la carte vitale).
  • L’adresse postale.
  • Les coordonnées bancaires.
  • Le nombre d’enfants à charge (pour les droits CE et en cas de saisie sur rémunération).
  • L’adhésion à la mutuelle ou la demande de dispense d’affiliation.

Afin de transmettre ses informations personnelles, le salarié complète généralement une fiche de renseignement sous format papier ou format électronique.

Après saisie du salarié dans le logiciel de paie, il vous faut demander le taux PAS personnalisé du salarié, car celui-ci vous parviendra en retour DSN qu’après la première DSN. Cette formalité n’est pas obligatoire, vous pouvez appliquer un taux neutre calculé en fonction du salaire du salarié. Si vous souhaitez appliquer un taux personnalisé dès la première paie, vous avez deux manières de faire :

  • Demande du taux PAS par le service TOPAZE sur net-entreprises.
  • Par la DSN ADV (Amorçage des Données Variables).

Le contrôle de la 1ère paie

La première paie doit être contrôlée avec la plus grande attention, car ce contrôle permet de vérifier la saisie sur le logiciel de paie. Voici les éléments à contrôler (liste non exhaustive) :

  • L’identification de l’employeur
  • L’identification de l’établissement (si plusieurs établissements)
  • L’affectation
  • L’emploi et la qualification
  • La date de début du contrat
  • L’horaire contractuel
  • Le salaire de base
  • La retenue mois incomplet
  • Les cotisations sociales et notamment la cotisation mutuelle si adhésion
  • Le plafond de la Sécurité Sociale
  • Les droits à congés payés

L’objectif ici est de contrôler que la saisie dans le logiciel de paie du nouveau collaborateur soit correcte et qu’il ait le bon profil de bulletin de paie (cadre/non cadre/dirigeant, SMIC, contrat apprentissage, …).

Optimiser la gestion des embauches dans l’entreprise

Pour gagner du temps dans la gestion des embauches et ne pas devoir courir après les documents auprès des salariés/managers/RH, nous vous conseillons d’automatiser au maximum les processus liés à l’embauche.

La mise en place d’un logiciel Onboarding

Vous en avez marre de courir après les documents des salariés nouvellement entrés pour faire la DPAE, rédiger le contrat de travail et procéder à la saisie dans le logiciel de paie, pensez onboarding.

De nombreux éditeurs proposent désormais des logiciels permettant d’optimiser la gestion des embauches dans l’entreprise.

Voici un exemple de process au sein d’un logiciel d’onboarding RH :

  • Le candidat sélectionné reçoit un mail lui demandant de fournir un certain nombre de documents.
  • Dans son espace personnel, le futur salarié peut consulter divers documents (règlement intérieur, garantie mutuelle, informations générales sur l’entreprise, …).
  • Vous recevez une notification dès que le salarié à renseigner ses informations personnelles, et télécharger les justificatifs demandés.
  • Tout le long du processus d’embauche, vous recevez des notifications des différentes taches à effectuer (Exemple : Faire la DPAE).

Automatiser les taches liées à l’embauche au sein du logiciel de paie

Faire la DUE avant l’embauche (si vous avez les documents à temps), rédiger le contrat de travail, renseigner le registre du personnel, …l’embauche d’un nouveau collaborateur peut être chronophage pour le gestionnaire paie/ADP. Bonne nouvelle, le logiciel de paie peut le faire pour vous, un gain de temps assuré et des processus sécurisés.

  • Génération automatique de la DUE.
  • Intégration des modèles de contrat de travail au sein du logiciel.
  • Registre du personnel numérique.
  • Demande du taux PAS via la DSN ADV.

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Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.