Qu’est-ce que la paie et la gestion de la paie ?

Qu’est-ce que la paie et la gestion de la paie ?

Ah la paie, qu’on attend toutes les fins de mois avec plaisir et impatience, en contrepartie du travail que l’on a fournie à notre employeur !

Mais honnêtement, mis à part regarder les quelques lignes qui nous parlent (congés payés, heures supplémentaires, primes), le reste nous semble bien flou et on ne réalise pas vraiment tout le travail que cela demande.

À travers notre article, découvrez l’ensemble des informations qui composent votre fiche de paie ainsi que la gestion de la paie et l’organisation que cela requiert.

Définition de la paie

La paie correspond à la somme d’argent reçue par une personne physique contre la réalisation d’un travail. Ce montant peut être négocié avec le représentant de l’entreprise ou le responsable des ressources humaines lors de l’entretien en fonction de son expérience professionnelle dans le domaine en question et du travail demandé.

Il est en résulte un document appelé fiche de paie ou bulletin de salaire qui fait l’objet de calcul. Fourni obligatoirement au salarié tous les mois, il devra respecter des mentions légales et conventionnelles.

En savoir plus sur le calcul fiche de paie.

La fiche de paie

La fiche de paie ( ou bulletin de paie ou salaire), est un document officiel qui justifie le paiement que doit fournir l’employeur à son employé suite au travail réalisé pour un mois donné. La loi fixe les règles (légales et fiscales) qui doivent obligatoirement y figurer.
Dans cette fiche de paie, l’employé y trouve également les informations sur son solde de congés payés, ses repos compensateurs, son revenu net imposable, etc.

Reçu tous les mois au moment du paiement du salaire (en mains propres par la poste ou par mail), l’employé doit conserver ses fiches de paie tout le reste de sa vie.
L’employeur dans son cas, se doit de garder un double des bulletins de paie durant une durée minimum de 5 ans.

Calculer la paie demande à connaître beaucoup de paramètres qui correspondent aux charges salariales (payées par l’employé) et patronales (payées par l’employeur), ainsi que des frais divers comme les frais kilométriques, les panier-repas (tickets restaurant), etc.
Toutes les informations devant être présentes sur la fiche de paie sont primordiales. La moindre erreur peut avoir de grosses conséquences, tant pour le salarié que pour l’employeur.

Les informations obligatoires sur une fiche de paie

Voici les informations obligatoires à faire figurer dans un bulletin de paie, selon l’article R3243-1 du Code du travail :

  • L’identité de l’employeur : nom, adresse, numéro Siret, code APE ou NAF
  • L’identité du salarié : nom, emploi, niveau ou coefficient hiérarchique
  • La convention collective applicable
  • La période et le nombre d’heures de travail : heures au taux normal et heures supplémentaires, ainsi que les taux concernés
  • La rémunération brute du salarié
  • Montant des cotisations de protection sociale (santé, accidents du travail et maladie professionnelles, retraite, famille et chômage)
  • Le montant, l’assiette et le taux des cotisations et contributions sociales, avant déduction des exonérations et exemptions
  • Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales
  • Nature et montant des éléments variables (primes, avantages en nature, frais professionnels…)
  • La prise en charge des frais de transport domicile-travail
  • Date et le montant de l’indemnité de congés payés
  • Le montant net à payer avant l’impôt sur le revenu, le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source, le type de taux choisi (personnalisé, individualisé, non personnalisé) et son niveau
  • La rémunération nette
  • La date de paiement
  • Le montant total versé par l’employeur (rémunération, cotisations et contributions à la charge de l’employeur)
  • Le montant correspondant à la suppression des cotisations salariales chômage et maladie
  • La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site service-public.fr
  • La mention indiquant que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée

Les évolutions

Tous les ans, des nouveautés et des changements sont effectués (plafond de la Sécurité sociale, le SMIC horaire et mensuel, le contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, les frais professionnels, de repas et de grand déplacement, les saisies sur salaire, etc.). Il est donc important de rester à la page pour ne pas commettre d’erreur sur le bulletin de paie.

Son paiement

L’entreprise dispose de 3 possibilités pour le paiement des salaires :
• Par virement ;
• Par chèque ;
• En espèces (montant ne dépassant pas 1 500 euros).

La gestion de la paie, sa signification

La gestion de la paie désigne l’organisation (procédés mis en place par l’entreprise) du mode de rémunération des employés et le calcul des cotisations salariales et patronales relatives à cette rémunération.

Le service comptabilité et la direction des ressources humaines sont généralement les services qui se partagent cette tâche.

Après le recrutement d’un salarié, ces services ont pour obligations :

  • D’établir des bulletins de paie (selon les critères du poste et de l’entreprise) ;
  • D’établir des déclarations de cotisations sociales ;
  • D’effectuer les déclarations de cotisations sociales aux organismes compétents ;
  • D’effectuer la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Cependant, la gestion de la paie est avant tout une tâche qui demande de collecter des informations sur l’activité du salarié (absences, planning, heures supplémentaires, prise de congés payés, etc.).

Ses enjeux

La paie et sa gestion sont en permanence en proie aux évolutions de la réglementation et du cadre conventionnel (respect de la législation).

Comme stipulé plus haute, cela demande donc de s’assurer d’être toujours à jour (veille juridique) et de surveiller les éventuels changements (conformité-paie).

Les erreurs commises peuvent avoir des graves répercussions (sanctions financières, pénales, administratives, litige aux prud’hommes ainsi que perte de temps dans la correction des erreurs, contrôle URSSAF).

Son organisation et ses outils

Il existe 2 possibilités pour la gestion de la paie :

L’externalisation

L’externalisation de la paie consiste à faire appel à un expert-comptable. Il aura comme tâches à effectuer :

  • L’édition de tous les bulletins de paie ;
  • L’établissement des charges sociales ;
  • L’établissement des déclarations annuelles.
  • La gestion des arrivées et départs dans l’entreprise d’un point de vue comptable ;
  • Effectuer les modifications de contrat (changement de statut, de rémunération, etc).

Les avantages de l’externalisation de la gestion de la paie :

  • Permet de rester concentré sur son domaine de travail, ses objectifs et ses activités.
  • L’expertise d’un professionnel dans son domaine et de ses connaissances.
  • Coût moindre que l’embauche de salariés pour ces tâches.

Le service interne à l’entreprise

La gestion de paie en interne est souvent choisie par les grandes entreprises qui disposent d’un budget conséquent. Il facilite la communication en interne, et la rapidité du flux d’informations.

Avec ce choix, vous avez le contrôle sur l’ensemble du processus, c’est-à-dire réunir les informations nécessaires pour l’édition des bulletins de paie et des déclarations fiscales et sociales.

Pour cela, vous pouvez faire appel à un logiciel de paie pour l’édition de tous les documents nécessaires à la paie, des documents juridiques, les déclarations sociales, etc. Point très important, les logiciels sont toujours mis à jour, ce qui assure une veille juridique (conformité paie) et surtout, évite les erreurs dans les taux et les sanctions financières.

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