Paie

Externalisation Paie : combien ça coûte ? Quel prix ?

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Vous envisagez d’externaliser la gestion des paies de vos salariés et vous souhaitez en savoir plus sur le coût que cela peut entraîner ? Culture RH fait le point et vous livre toutes les informations concernant le prix d’un bulletin de paie externalisé. Suivez le guide !

Lorsque qu’un dirigeant d’entreprise songe à externaliser la paie de ses salariés, se pose tout naturellement la question du coût de l’externalisation de la paie.

Nous vous proposons dans cet article, une étude comparative entre la réalisation de la paie en interne et l’externalisation de la paie et nous vous donnons toutes les clés pour faire le bon choix.

De plus, Culture RH a également publié un article pour vous livrer toutes les clés pour choisir un cabinet d’externalisation de la paie.

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Combien coûte l’externalisation de la paie ?

Le cout de l’externalisation de la paie est estimé à 25 euros en moyenne par bulletin. Le prix va dépendre de plusieurs paramètres :

  • Le type d’entreprise prestataire
  • Les prestations prévues au contrat
  • Des spécificités de l’entreprise

Des prestations complémentaires peuvent être facturées en sus, on peut citer notamment :

  • La rédaction du contrat de travail : facturé de 50 à 100 euros en moyenne
  • La rédaction des avenants au contrat de travail : facturé de 10 à 20 euros en moyenne
  • Le conseil en droit social : forfait variable en fonction de la prestation ( nombre de questions limitées par an, forfait illimité, …)
  • La gestion de la médecine du travail
  • Les déclarations annuelles

La tarification des différentes prestations est variable d’une entreprise à l’autre en fonction des spécificités de l’entreprise. Le prix final de l’externalisation se fait généralement sur devis après analyse de l’entreprise prestataire.

Notre analyse comparative paie en interne / externalisation de la paie

Nous avons réalisée une étude comparative du coût de la paie en interne et en externe en fonction du nombre de salariés :

Nombre de salariés Coût de la paie en interneCoût de l’externalisation de la paie
10 salariés262 euros250 euros
50 salariés 1051 euros1250 euros
100 salariés 2036 euros2500 euros
250 salariés4993 euros6250 euros

Cette étude à été réalisée :

  • Paie en interne : sur la base d’un salaire annuel moyen de 32K euros brut rapporté au temps de travail dédié à la paie, du coût du logiciel et d’un abonnement à un magazine spécialisé
  • Paie en externe : sur la base de 25 euros par bulletin

Nous constatons qu’au delà de 10 salariés, l’externalisation de la paie n’est apparemment pas rentable mais d’autres paramètres sont à prendre en considération.

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Pourquoi externaliser la paie ?

En fonction de l’effectif de l’entreprise, les critères retenus pour prendre la décision d’externaliser la paie de ses salariés sont différents.

Vous avez embauché votre 1er salarié ou vous êtes une TPE de moins de 10 salariés

Nous constatons dans notre étude qu’externaliser la paie reste rentable jusqu’à 10 salariés.

C’est d’autant plus rentable que dans les TPE de moins de 10 salariés, la paie est généralement réalisée par le dirigeant de l’entreprise qui n’a pas la compétence nécessaire à cette mission. La paie étant de plus en plus complexe et en constante évolution, elle nécessite une expertise particulière.

Par ailleurs, produire la paie de ses salariés n’est pas la priorité d’un dirigeant d’entreprise. Le temps passé à gérer les paies, mission très chronophage, est du temps perdu pour le développement de son entreprise.

Vous avez franchi le seuil des 10 salariés

A partir de 10 salariés, nous constatons qu’à première vue, il n’est plus rentable d’externaliser les paies mais il n’y a pas assez de salariés non plus pour embaucher un(e) gestionnaire de paie et RH à temps plein.

Cette mission est alors souvent attribuée à l’assistant(e) de direction qui n’a pas la compétence nécessaire pour réaliser cette mission, qui nécessite une expertise.

Des erreurs sur la paie des salariés peuvent avoir des impacts financiers (condamnation prudhommale, redressement Urssaf) qui peuvent avoir des effets irrémédiables pour une société de cette taille.

Vous êtes une entreprise de plus de 100 salariés

A partir de 100 salariés, il est temps de développer une véritable stratégie RH avec l’intégration d’un(e) responsable Ressources Humaines qui est chargé de gérer et développerles différents domaines liés aux salariés dans l’entreprise et notamment la paie.

Cependant, la paie est une mission qui peut être très chronophage et être un frein au développement des autres missions comme la formation ou le recrutement qui nécessitent une attention particulière afin de développer la stratégie RH de l’entreprise.

Par ailleurs, maitriser la paie et notamment pour un généraliste RH est une compétence qui se paye sur le marché du travail, ce type de profil, plutôt rare qui plus est, exigera une rémunération plus importante.

A noter qu’embaucher un profil junior dans ce contexte est une erreur que font de nombreuses entreprises, l’expérience est indispensable et notamment pour la production des paies en toute autonomie.

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Vous êtes une PME de plus de 250 salariés

D’un premier abord, l’externalisation pour ce type de structure n’est pas l’option la plus rentable. Toutefois, des entreprises de plus de 250 salariés externalisent tout de même la paie de leurs salariés. Mais pour quelles raisons ?

Les coûts analysés dans notre étude sont les coûts prévisibles d’un service paie en interne. Toutefois, les aléas qui peuvent intervenir vont générer des surcoûts qui peuvent difficilement être anticipés.

On peut citer par exemple, un départ d’un collaborateur du service ou un paramétrage important du logiciel suite à une modification dans la législation.

Avec l’externalisation de la paie, malgré les différents évènements qui peuvent intervenir, le coût reste le même pour le client. C’est l’entreprise prestataire qui supporte le coût supplémentaire.

Vous êtes une grande entreprise

Certaines grandes entreprises font le choix de l’externalisationde la paie de leurs salariés. Mais pourquoi cette décision ?

Les grandes entreprises, et notamment celles qui ont connues une croissance par rachat, ont une organisation très complexe.

L’organisation du service paie peut parfois être problématique dans ce type de structure (multi-conventions, multi-accords, exceptions, …). Un service paie désorganisé et des erreurs de paie fréquentes peuvent avoir des répercussions importantes sur le climat social et l’image du service Ressources Humaineset la Direction dans l’entreprise.

Par ailleurs, les grandes entreprises connaissent un taux de turn-over plus important que dans des plus petites structures en raison d’un mode d’organisation du travail impliquant peu de flexibilité et de polyvalence et d’un manque de proximité avec les salariés réduisant la dimension humaine du métier. Ceci implique alors un des couts supplémentaires supportés par l’entreprise.

En conclusion, quelque soit le type de structure et l’effectif de l’entreprise, l’externalisation de la paie par une entreprise prestataire peut être la solution.

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A propos de l'auteur

Laetitia Baccelli

Fort de plus de 10 ans d’expériences dans le domaine de la paie, j'ai toujours eu à cœur de développer des outils et méthodes améliorant la productivité et facilitant la gestion au quotidien. J'accompagne désormais les entreprises en qualité de consultante pour des missions d'audit et de formalisation de processus, de développement d’outils de gestion ainsi qu' en tant que support pour la production de la paie.