Recrutement

Comment rédiger une fiche de poste efficace et précise ? + modèle à télécharger

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Ecrit par Jessica Ready

Vous êtes recruteur et on vous fait part d’un besoin en recrutement ? La première étape, avant même de commencer à rechercher des candidats, est de cadrer le besoin du futur recrutement : comprendre la raison qui suscite ce besoin, analyser l’environnement et les missions du poste à pourvoir puis enfin définir le profil du candidat recherché.

La définition de poste et par conséquent de la fiche de poste est donc une étape essentielle dans le processus de recrutement mais également une étape essentielle dans la détermination des missions que doivent réaliser un salarié tout au long de son parcours dans l’entreprise.

Dans cet article, vous découvrirez à quoi sert une fiche de poste dans le domaine du recrutement et vous apprendrez à en rédiger une de manière efficace et précise.

Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?

La fiche de poste est un document qui est essentiel dans la vie du collaborateur dans l’entreprise : que ce soit dès la phase de recrutement ou bien dans l’exercice de ses fonctions.

Une fiche de poste, c’est quoi ? Définition !

La fiche de poste est avant tout un outil de communication qui permet de clarifier le rôle de chaque collaborateur dans une entreprise. Elle permet au salarié de connaître les missions qu’il sera amené à réaliser au quotidien.

Pour les managers, elle permet, quant à elle, de s’assurer que les missions fixées par cette fiche de poste sont bien effectuées par le salarié, notamment lors des entretiens annuels.  

Lire également: Quelles sont les questions interdites à poser en entretien d’embauche ?

A quoi sert une fiche de poste quand on est recruteur ?

Dans le processus de recrutement, la fiche de poste est un outil qui permettra de définir le profil de poste idéal du futur collaborateur.

Ce document permettra, également, au recruteur de connaître les missions que devra réaliser le futur salarié, les compétences absolument nécessaires pour le poste mais aussi celles qui pourront être secondaires.

Ce document vous permettra alors de communiquer avec les candidats notamment à travers les offres d’emplois mais aussi lors d’un entretien d’embauche

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Quelles sont ses autres finalités ?

La fiche de poste a également d’autres objectifs dans la gestion d’entreprise :

  • Elle permet aux collaborateurs d’une entreprise de comprendre la finalité de leurs fonctions.
  • Ce document a également pour objectif de définir un cadre d’évaluation du salarié : en effet, il permet de vérifier que les missions exigées pour le poste sont bien réalisées.
  • Elle peut également être utilisée comme base, dans le service Ressources Humaines, pour comparer les salaires ou encore pour gérer l’évolution des compétences du salarié.

Quand faire une fiche de poste ?

La fiche de poste doit être faite dès qu’on apprend qu’il y a un besoin en recrutement. En effet, la fiche de poste sera la première étape du processus.

Elle vous permettra de cadrer le besoin en recrutement, de déterminer les missions que le candidat devra effectuées mais aussi de déterminer les compétences professionnelles et le profil idéal que le candidat devra avoir pour décrocher le poste.

Est-elle obligatoire ?

La fiche de poste n’est pas obligatoire. Néanmoins, c’est un document qui est de plus en plus apprécié par le service Ressources Humaines et les managers car cette fiche de poste peut être utilisé dans la gestion de la carrière des collaborateurs.

Fiche de poste ou profil de poste, quelle différence ?

Attention à ne pas confondre fiche de poste et profil de poste quand on est recruteur.

En effet, la fiche de poste est, au départ, un document qui permet au salarié de connaître son rôle dans l’entreprise et de suivre la bonne exécution de son travail. Cette fiche de poste est adaptée dans le recrutement afin de permettre au recruteur de bien cibler les critères qui seront nécessaires dans son recrutement.

Le profil de poste, quant à lui, est une sorte de portrait du profil idéal du candidat recherché.

De quoi est composée la fiche de poste dans le recrutement ?

Pour permettre au recruteur de trouver le candidat idéal, la fiche de poste doit contenir les données suivantes :

  • Intitulé du poste
  • Département / Service auquel le futur salarié sera rattaché
  • Liaisons hiérarchiques du poste : qui est son supérieur hiérarchique et a-t-il des collaborateurs à encadrer ?
  • Liaisons fonctionnelles à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise : avec qui ou quel service le salarié pourra-t-il être amené à travailler ? Aura-t-il des clients, des fournisseurs ou des sous-traitons avec qui il devra travailler en externe ?
  • Les missions, les objectifs et les responsabilités du poste : les missions principales du poste déclinées en différentes tâches en y indiquant le temps dont le futur salarié devra passer sur chaque tâche […]
  • Evolution possible du poste
  • Difficultés et spécificités du poste : y a-t-il des contraintes horaires particulières ? Est-ce qu’il y a des spécificités liées à l’environnement du poste ? […]
  • Compétences requises pour le poste

Cette fiche de poste permettra de déterminer les compétences que le candidat doit absolument détenir mais permettra aussi de déterminer celles qui seront considérées comme secondaires et qui pourront être apprises au futur salarié si besoin.

Qui doit établir la fiche de poste avant de démarrer le processus de recrutement ?

Quand on est recruteur, la fiche de poste doit être établie avec l’opérationnel qui a suscité le besoin en recrutement.

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Qui la rédige ?

La fiche de poste est généralement rédigée par le service Ressources Humaines. Cependant, afin d’être la plus précise possible, il est important qu’elle soit rédigée en collaboration avec le responsable hiérarchique du poste à pourvoir.

En effet, après avoir fait connaître son besoin en recrutement, le responsable hiérarchique est le plus à même de donner toutes les dimensions du poste : les critères qu’il recherche obligatoirement, les tâches qui seront le plus effectuées, …

Qui la valide ?

La fiche de poste doit être validée par le responsable hiérarchique qui a suscité le besoin en recrutement afin de vérifier que le besoin en recrutement est bien défini.

Doit-elle être signée ? Par qui ?

Ce document n’étant pas obligatoire, il ne doit pas forcément être signé.

Cependant, dans le cadre de ses différentes finalités, la fiche de poste peut être signée par le responsable hiérarchique ainsi que par le salarié notamment lors d’un entretien d’évaluation annuel.

Comment faire une fiche de poste ?

La fiche de poste se déroule en trois temps :

  • La collecte des informations,
  • La rédaction de la fiche,
  • La validation par un responsable hiérarchique.

Afin de bien démarrer la rédaction de la fiche de poste, il est important d’échanger avec le responsable hiérarchique du futur collaborateur et de réaliser un inventaire des missions, activités et tâches que devra effectuer le futur salarié.

Il convient de faire relire cette fiche de poste par le responsable hiérarchique une fois qu’elle sera rédigée. En effet, en la relisant, ce dernier pourra décider s’il souhaite modifier certains détails et accorder plus d’importance ou non à certaines compétences nécessaires pour le poste.

Quelques conseils pour la rédaction de la fiche de poste

Faites bien attention au fond et à la forme de cette fiche de poste. Pour cela :

  • Utilisez des verbes d’actions pour la description des activités, des tâches à effectuer et des compétences requises pour le poste.
  • Ne faites pas des phrases trop compliquées : toute personne lisant la fiche de poste doit être capable de comprendre rapidement les données qui s’y trouvent.

La fiche de poste peut-elle être modifiée ?

La fiche de poste peut être modifiée durant le processus de recrutement notamment lorsqu’un candidat est difficile à trouver. Il convient donc de revoir si certaines missions ou compétences peuvent devenir facultatives.

Elle peut également être modifiée lors de la vie du salarié dans l’entreprise. Par exemple, si un collaborateur a de nouvelles responsabilités, mais que son intitulé de poste ne change pas, alors la fiche de poste devra être modifiée pour inclure ces nouvelles responsabilités.

Modèle de fiche de poste

Si vous êtes recruteur et que vous débutez dans la rédaction de fiche de poste ou que vous souhaitez tout simplement vous améliorer, voici un modèle de fiche de poste à remplir.

Ce modèle de fiche de poste est téléchargeable gratuitement en cliquant sur l’image ci-dessous:

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A propos de l'auteur

Jessica Ready

Avec 4 années d’expérience en cabinet de recrutement, j’ai accompagné de nombreux clients dans leur recrutement au quotidien.

Aujourd’hui, j’accompagne les entreprises en tant que consultante que ce soit pour leur trouver la perle rare ou bien pour améliorer leur processus de recrutement. J’accompagne également les demandeurs d’emploi à travers des coaching pour booster leur recherche d’emploi.

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