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Entretien annuel : définition, utilité, fonctionnement…

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Ecrit par Audrey Gervoise

Évaluer le travail réalisé par son personnel est une étape importante dans toute entreprise.

C’est le moment parfait pour faire un point sur l’année qui vient de s’écouler (les objectifs ont-ils été remplis, le comportement du salarié a-t-il donné satisfaction, …), mais c’est également l’instant idéal pour préparer l’année à venir (nouveaux objectifs, points à corriger, augmentation de salaire, détermination de prime, …).

Dans cet article, nous allons réaliser pour vous et avec vous un tour d’horizon des pratiques de l’entretien annuel dit aussi entretien d’évaluation : est-il obligatoire ? De quelle façon le conduire ? Avec qui ? Comment le préparer ?

À la fin de notre article l’entretien annuel d’évaluation n’aura plus de secret pour vous.

Qu’est-ce qu’un entretien annuel d’évaluation ?

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L’entretien annuel, c’est quoi ? Définition !

Il est parfois difficile de se repérer et de faire la distinction entre les diverses expressions et les divers outils de la gestion des ressources humaines : entretien d’évaluation, entretien annuel, entretien professionnel. Est-ce la même chose ? Ont-ils le même objectif ? Si oui, puis-je les réaliser en même temps ? L’un après l’autre ?

Premier point, l’entretien annuel est aussi appelé l’entretien annuel d’évaluation. En revanche, l’entretien annuel et l’entretien professionnel sont deux entretiens distincts qui n’ont ni les mêmes objectifs, ni les mêmes caractéristiques, ni les mêmes obligations.

L’entretien annuel se définit comme un temps d’évaluation du travail et des performances du salarié sur l’année écoulée. Mais pas seulement, c’est aussi le moment de faire un point sur les engagements pris par les deux parties ; soit lors de l’entrée en poste, soit lors du précédent entretien annuel. Tout comme il peut être un moment privilégié d’échange entre les deux parties pour aborder tous les sujets relatifs au travail : ambiance, problèmes ou non de comportements, etc.

L’entretien annuel est également le support de route pour l’année à venir : objectifs, attentes, demandes, …

Est-ce une obligation légale ?

Malgré ce que l’on peut croire, l’entretien annuel n’est pas une obligation légale ni le Code du travail ni les conventions collectives ne le mentionnent.

Toutefois, cette démarche est extrêmement répandue dans les entreprises françaises, car elle est un outil utile et pratique dans la gestion des ressources. Tant pour les salariés que pour les employeurs.

Si vous décidez de mettre en place un entretien annuel d’évaluation, il vous faudra au préalable en informer et consulter les membres de votre CSE (Comité Social et Économique) et en informer également vos salariés.

À quoi sert-il pour l’employeur ? Pour l’employé ?

L’entretien annuel doit être l’occasion de faire un point complet sur l’ensemble des événements et du travail de l’année.

Attention, il ne dispense ni l’employeur ni l’employé de communiquer ensemble régulièrement tout au long de l’année. L’entretien annuel est un temps de synthèse, il ne doit pas être le seul temps de discussion entre les acteurs de l’entreprise.

Bien que le but soit le même pour les deux parties, son utilité, elle, différera quelque peu que l’on se place du côté de l’employeur ou de celui du salarié.

L’utilité de l’entretien annuel pour l’employeur :

  • Faire un point sur les objectifs et le travail du salarié.
  • S’assurer que les actions décidées ultérieurement ont bien été mises en place et de leur utilité.
  • Connaître l’état d’esprit de son salarié et tester ses motivations.
  • Déterminer l’ambiance au sein de son équipe de travail et/ou de son entreprise.
  • Obtenir un retour sur sa façon de manager.
  • Proposer de nouvelles formations ou l’acquisition de nouvelles compétences.
  • Fixer ensemble les objectifs de l’année suivante, ainsi que les moyens de les atteindre.
  • Convenir d’un moyen de communication, d’un moyen de suivi annuel des objectifs.

L’entretien annuel n’étant pas réglementé, il est possible de le modeler à vos envies, à la façon dont vous voulez manager et diriger vos équipes et vos salariés.

L’utilité de l’entretien annuel pour le salarié :

  • L’occasion de mettre en valeur son travail et/ou ses compétences.
  • Le moment de faire le point sur ce qui ne va pas ou sur les compétences manquantes.
  • Demander des formations, des moyens pour réaliser son travail dans de bonnes conditions.
  • Demander une augmentation ou une promotion.
  • Exprimer toutes ses idées sur l’amélioration et le développement de son travail, mais aussi s’investir dans la vie de l’entreprise.
  • Participer à l’élaboration et à la détermination de ses objectifs futurs, mais aussi à leur évaluation.

Comme pour l’employeur, l’entretien annuel d’évaluation est l’occasion pour le salarié d’aborder tous les points qui le concernent. Il n’y a aucun interdit, aucun sujet qui ne peut être abordé ni aucune question qui ne peut être posée, du moment que cela ne concerne pas la vie privée du salarié.

L’essentiel, pour l’un comme pour l’autre, est de toujours bien préparer l’entretien annuel et de rester dans un état d’esprit positif. L’entretien annuel ne doit pas être un moment de confrontation ni servir à blâmer l’une ou l’autre des parties.

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Est-ce qu’il existe des entretiens annuels dans la fonction publique ?

Oui, un entretien annuel existe au sein de la fonction publique et celui-ci diffère de ce qui se fait dans le privé.

Dans la fonction publique, l’entretien est appelé entretien professionnel annuel et il est obligatoire depuis le 1er janvier 2015. Contrairement à l’entretien annuel standard, sa forme et son contenu sont normés par différentes dispositions législatives et sa grille d’évaluation doit être soumise au préalable au CTP (Comité Technique Paritaire).

Tous les fonctionnaires, titulaires comme stagiaires, ainsi que tous les cadres d’emplois sont concernés par cet entretien professionnel annuel.

Durant cet entretien l’ensemble des points suivants doivent être abordés :

  • Bilan de l’année écoulée.
  • Fixation des nouveaux objectifs.
  • Évaluation des acquis de l’expérience professionnelle.
  • Détermination du potentiel de l’agent.
  • Les besoins de formation.
  • Les perspectives professionnelles.
  • La valeur professionnelle.

Il suit également des règles spécifiques quant à sa convocation (au moins 8 jours avant la date de celui-ci) et sa notification auprès du salarié (dans les 15 jours suivant l’entretien).

Comment fonctionne l’entretien annuel professionnel ?

À présent que la notion d’entretien annuel et son cadre n’ont plus de secret pour vous, il est temps de nous attarder sur la forme de celui-ci. Quand doit-il avoir lieu ? Qui mène l’entretien et comment le réaliser ?

Point par point, étape par étape, nous allons détailler le processus de l’entretien annuel pour vous guider pas à pas à travers la conduite de celui-ci.

Quand faut-il faire un entretien annuel ?

L’entretien annuel comme son nom l’indique se réalise une fois par an, le plus souvent en fin d’année civile.

Cependant, rien ne vous empêche de faire des points réguliers entre deux entretiens annuels pour vous assurer et aider vos salariés à garder le cap fixé pour cette année.

Vous avez également la possibilité de réaliser les entretiens annuels lors de la date anniversaire d’entrée du salarié. L’entretien n’étant pas obligatoire, il vous laisse une grande liberté tant dans la forme, dans le fond que dans la fixation de son échéance.

Toutefois, nous vous conseillons de tous les réaliser sur une même période à savoir vers le mois de novembre et de décembre. Ainsi, non seulement vous rationalisez le temps consacré à cette tâche, vous pouvez organiser votre planning en fonction, mais vous vous assurez aussi de n’oublier aucun de vos employés.

Qui plus est, de façon générale, il est ancré dans les esprits que l’entretien annuel se réalise en fin d’année civile. Permettant ainsi à tous de repartir sur de bonnes bases à la reprise du mois de janvier.

Qui fait passer cet entretien ?

Là encore, il n’y a pas d’obligation concernant la personne qui conduira l’entretien annuel d’évaluation. Cela peut-être :

  • L’employeur lui-même.
  • Le chef d’équipe.
  • Le supérieur hiérarque direct du salarié (le N+1).
  • Le responsable du service des ressources humaines de l’entreprise.

Généralement, c’est la taille de l’entreprise qui détermine celui qui mènera cet entretien. Dans les toutes petites structures il n’est pas rare de voir l’employeur tenir le poste de supérieur hiérarchique direct.

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Quelles sont les étapes de l’entretien annuel d’évaluation ?

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Pour qu’un entretien annuel soit réussi, il est important de le préparer bien en amont.

Non seulement pour être certain de ne laisser aucun sujet de côté, mais aussi pour respecter son obligation d’information, et pour finir afin de laisser le temps nécessaire à chacune des deux parties de songer à la direction qu’elles souhaitent faire prendre à cet entretien.

Afin de vous y aider, nous vous proposons une liste d’étape à suivre pour que l’entretien annuel se déroule au mieux. Pour vous, comme pour vos salariés.

Étape 1 : Planifier l’entretien et prévenir le salarié à l’avance.

Planifier le ou les entretiens vous permettra d’organiser votre temps sans que cela ne soit trop impactant sur vos tâches du quotidien. Vous pourrez déterminer l’heure, le jour et la durée de ce ou ces derniers si vous avez plusieurs salariés.

Cela vous permet également de préparer le contenu de l’entretien. Étape essentielle puisque les critères et méthodes d’évaluation qui seront mis en place lors de l’entretien doivent être communiqués au salarié, avant ou en même temps que l’information de la date dudit entretien.

Prévenez votre salarié dans un délai raisonnable de la tenue de cet entretien, ainsi il aura lui aussi l’occasion de préparer celui-ci sur les questions qu’ils souhaitent aborder et réaliser un premier bilan de son année. En général, un délai de 8 jours est recommandé entre la convocation et l’entretien en lui-même.

Étape 2 : Faire participer activement le salarié.

Pour cela, proposer à votre salarié de remplir une grille d’autoévaluation. Vous pouvez y intégrer des critères d’évaluation sur les compétences techniques et professionnelles du salarié, mais aussi sur des critères de comportement, toujours dans le cadre de son travail et qui représentent une utilité professionnelle.

Pour qu’elle soit la plus claire et la plus efficace possible, nous vous conseillons de la rédiger sous forme de questionnaire. Par exemple :

  • Ai-je réalisé l’ensemble des objectifs annuels qui m’était fixé ?
  • Ai-je toutes les connaissances et toutes les compétences nécessaires à la bonne tenue de mon poste ?
  • Ai-je les moyens matériels et techniques pour réaliser mes tâches ?
  • Suis-je source de proposition pour mon entreprise ?
  • L’ambiance au travail me permet-elle d’exercer mon activité dans de bonnes conditions …

Concernant les réponses, vous pouvez opter pour :

  • Le traditionnel oui / non.
  • Le nuancier tout à fait d’accord / plutôt d’accord / pas du tout d’accord.
  • Le système de note.
  • Un mix de tous ces systèmes.

Pensez aussi à laisser des espaces de réponse libre pour permettre à votre employé de s’exprimer sur des sujets précis ou des sujets qu’il estime utiles.

Étape 3 : Préparer la trame de l’entretien et la grille d’évaluation.

Pour qu’il soit le plus efficace possible et qu’il ne prenne pas tout votre temps, il est utile de réaliser une trame sur le déroulé de l’entretien.

Procédez par paliers en demandant par exemple à votre salarié de vous faire une synthèse de sa grille d’autoévaluation. Ainsi, vous pourrez enchaîner sur votre propre grille d’évaluation que vous aurez également préparée.

Prévoyez un temps pour faire une synthèse et un moment question-réponse. Vous pouvez aussi accorder un temps de parole libre à votre salarié.

Étape 4 : Réaliser l’entretien annuel dans des conditions optimales.

Tout aussi important que le contenu, le lieu de l’entretien.

Prévoyez de le réaliser dans une salle calme où vous serez à l’aise et où la confidentialité de vos échanges sera préservée. Installez tout ce dont vous aurez besoin : table, fauteuils, bureautique, eau, etc.

Étape 5 : Conclure l’entretien annuel.

À la fin de l’entretien faites un cours résumé de celui-ci en reprenant chaque élément pour vous assurer que ces derniers ont été clairement compris des deux côtés.

Il n’est pas nécessaire, ni obligatoire, de faire un compte rendu écrit, mais si c’est le cas, nous vous conseillons fortement d’obtenir la signature de votre salarié.

Étape 6 : Utiliser efficacement l’entretien annuel dans sa gestion RH.

Vous, comme vos salariés, allez consacrer du temps et de l’énergie à cet entretien d’évaluation, il serait dommage que cela ne vous soit pas utile dans votre gestion quotidienne de vos équipes.

N’hésitez pas à vous appuyer sur celui-ci pour conduire votre politique RH et insuffler, si besoin, des changements dans votre façon de manager vos équipes.

Modèle de grille d’évaluation.

Pour finir, nous vous proposons un modèle de grille d’évaluation. Vous pouvez soit vous en servir en l’état ou vous en inspirez pour construire votre propre grille d’évaluation.

Pour la détermination des critères sur les compétences et savoir-faire, nous vous conseillons de vous baser sur la fiche de poste du salarié.

Pour la détermination des savoir-être et des qualités professionnelles, référez-vous aux valeurs de votre entreprise et sur les critères que vous jugez importants et pertinents pour un bon travail et une bonne entente au travail.

Pour les objectifs, privilégiez des objectifs simples, clairs qui sont en correspondances avec son poste et réalisables pour le salarié. C’est-à-dire adaptés en fonction de ses connaissances et de ses compétences.

A propos de l'auteur

Audrey Gervoise

Généraliste confirmée dans le domaine des Ressources Humaines et dans la gestion des entreprises, je mets l'ensemble de mes compétences, de mon expérience et de mes savoir-faire au service des entreprise pour les aider et les éclairer dans la gestion RH et administrative du quotidien.

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