Offboarding RH : définition, enjeux pour l’entreprise, processus étape par étape…

Quand on parle d’expérience collaborateur, on a plutôt tendance à penser Onboarding et programme de fidélisation des salariés que Offboarding RH, c’est-à-dire l’accompagnement du salarié lors de sa sortie de l’entreprise.

Et pourtant, petit à petit, jour après jours, cette pratique acquiert ses lettres de noblesse au sein des entreprises et des pratiques RH françaises. Notamment grâce au développement et à la démocratisation des parcours d’accompagnement dans la mobilité externe, via les congés de mobilités, le dispositif Transco, etc.

Qu’est-ce que l’Offboarding RH ?

Première étape de notre exploration de l’Offboarding RH : découvrir et comprendre ce concept. Pour cela, nous commencerons par donner une définition de l’Offboarding avant de nous intéresser aux enjeux du Offboarding RH pour les entreprises, mais également pour les collaborateurs.

Quelle est la définition de l’Offboarding RH ?

Comme le terme d’Offboarding nous laisse le supposer, cette pratique nous vient du management outre-Atlantique. Littéralement, le terme offboarding se traduit par le mot : débarquement. En pratique, nous le traduirons par la gestion des départs des collaborateurs de leur entreprise.

L’Offboarding regroupe tous les processus, toutes les procédures et tous les services mis en place par une entreprise pour gérer et faciliter le départ de l’un de ses salariés. Que ce départ soit volontaire ou contraint.

Mais pour que l’Offboarding soit un outil efficace et pour qu’il est une réelle utilité pour l’entreprise comme pour les collaborateurs, il ne doit pas se contenter d’être une simple check-list de sortie. L’Offboarding doit tenir compte des procédures et des contraintes légales de sortie, mais aussi être un facilitateur de transition entre les collaborateurs.

Comme nous allons le voir, dans cette seconde section, l’Offboarding RH regroupe de nombreux enjeux.

Quels sont les enjeux de l’Offboarding RH ?

Dans un contexte toujours plus concurrentiel, où les entreprises se livrent une véritable guerre d’image, afin d’attirer et de conserver en son sein les talents d’aujourd’hui et de demain, la pratique du Offboarding RH peut se révéler être un avantage stratégique certain.

Ainsi, la bonne pratique de l’Offboarding devient un enjeu dans l’attractivité de l’entreprise envers les talents du marché du travail qui sont, pour elle, de potentiels collaborateurs. Mais il devient également un enjeu dans le cadre de sa politique d’amélioration de la qualité de vie au travail, de sa RSE et de sa diffusion en interne comme en externe.

Et pour finir, l’Offboarding, lorsque celui-ci est conduit de façon pertinente, revêt un enjeu de continuité de la productivité et de limitation de la perte des savoir-faire propres à l’entreprise.

Les enjeux de l’Offboarding sont donc nombreux et, comme nous allons le voir dans notre deuxième partie, ils vont générer des avantages à la fois pour l’entreprise, mais aussi pour les salariés de l’entreprise.

Toutefois, nous allons également voir qu’il n’est pas aussi simple de mettre en place la pratique du Offboarding au sein de son organisation.

Pourquoi et comment mettre en place l’Offboarding RH ?

Dans cette deuxième partie, nous allons vous détailler les différents avantages qu’offre la pratique du Offboarding RH, tant pour les entreprises que pour les salariés de ces dernières.

Et avant de vous éclairer sur la façon dont il est possible de mettre en place un processus d’Offboarding efficace, nous vous présenterons les raisons, les freins, qui font que cette pratique est encore timide en France.

Quels sont les avantages de l’Offboarding RH ?

Il peut paraître contradictoire d’accompagner la sortie d’un salarié afin que celle-ci se passe au mieux. Et pourtant, l’Offboarding procure de nombreux avantages à l’entreprise qui le déploie et s’y investit.

Amélioration de la marque employeur

Le premier d’entre eux sera l’avantage qu’il aura sur la marque employeur de l’entreprise. Le départ d’un salarié trouvera écho dans de nombreuses sphères professionnelles comme privées.

Dans chaque milieu professionnel, les salariés parlent entre eux, mais ils parlent également en dehors du cadre du travail avec leur famille, leurs amis qui en parlent eux-mêmes à ceux qu’ils connaissent et ainsi de suite.

De cette manière, une réputation peut très vite être redorée comme ternie. Avoir un processus d’Offboarding au sein de son entreprise laissera à votre collaborateur une excellente impression de son expérience au sein de celle-ci.

De ce fait, même s’il la quitte, il n’hésitera pas à dire tout le bien qu’il pense d’elle et continuera malgré tout à être un ambassadeur de l’entreprise. Incitant alors de nouveaux talents à y postuler pour rejoindre ses rangs.

Améliorer le recrutement boomerang

Le offboarding a également l’avantage d’améliorer ce que l’on nomme le « recrutement boomerang ». Ce type de recrutement consiste à embaucher un salarié ayant déjà été employé par l’entreprise.

Grâce à l’Offboarding, le salarié partant conservera une excellente image de l’entreprise et il sera, de cette façon, plus enclin à y retourner dans le futur. Ce recrutement à un avantage certain pour l’entreprise puisqu’il sera moins coûteux en temps, en formation et en intégration.

Amélioration de la motivation au travail des autres salariés

Autre atout, lorsque les processus d’Offboarding sont réussis, c’est l’impact positif que cela aura sur les salariés restants de l’entreprise. La considération accordée au salarié sur le départ va prouver aux collaborateurs restants l’importance que l’entreprise accorde à ceux qui travaillent pour elle.

Cela va prouver son implication et contribuer à mobiliser, mais également à motiver l’ensemble des employés. Par ricochet, cet état d’esprit des salariés contribuera à diminuer leur stress au travail et participera à l’amélioration de leur bien-être et de la qualité de vie et des conditions de travail en général.

La transmission de connaissance

Dernier avantage, et non des moindres, la bonne transmission des compétences et des savoir-faire interne à l’entreprise. Une procédure d’Offboarding complète et mise en œuvre dans les temps permettra à l’employeur de s’assurer que le salarié partant aura le temps et les moyens de transmettre son expérience et ses savoir-faire pour éviter une perte de compétence et de productivité au sein du service et de l’entreprise même.

Quels sont les freins au Offboarding RH ?

Comme nous venons de le démontrer, l’Offboarding recèle de nombreux avantages pour une entreprise, mais pourtant, très peu d’entre elles le pratique. Pourquoi l’Offboarding a-t-il si peu de succès dans nos entreprises françaises ?

Cet état de fait à deux freins principaux :

• Le premier est que le départ d’un salarié de l’entreprise est encore et toujours perçu comme un affront à celle-ci. Peu importe que les relations entre le salarié en question et l’entreprise se dégradent, peu importe que de ce fait le travail fourni par le collaborateur ne soit plus satisfaisant et peu importe que cela ait un impact négatif sur l’ensemble de ses collègues. Le départ est et reste une trahison envers son employeur et cristallise souvent un regain des tensions.
• Le second est que les managers et les dirigeants ont tendance à percevoir l’Offboarding comme une perte de temps et d’argent. Prendre le temps de l’accompagner dans sa démarche, de récolter ses impressions et son ressenti serait gaspiller de précieuses ressources de temps et d’argent qui ne seraient pas consacrées à des salariés qui eux veulent s’investir et rester dans l’entreprise.

Cela se résume en une seule et même question : pourquoi devrions-nous perdre du temps et de l’argent pour un salarié qui nous trahit ?

C’est cette vision du départ d’un salarié qui fait que, jusqu’à présent, l’Offboarding n’a pas réussi à trouver sa place au sein des entreprises françaises.

La mise en place de l’Offboarding RH en entreprise.

Comme pour toutes procédures RH, les équipes doivent prendre le temps de se réunir et de définir, ensemble, leurs besoins en matière d’Offboarding.

Une fois le dessin général réalisé, le service RH, accompagné des managers et chefs d’équipes, devront établir certaines spécificités en fonction des postes et responsabilités des personnes entrant dans le processus d’Offboarding. Tant sur le matériel à récupérer, les accès à fermer et les connaissances à transmettre.

Durant tout le processus d’Offboarding, il est important de communiquer régulièrement avec le collaborateur amené à vous quitter, mais également avec ses collègues. Parfois, un départ peut chambouler une équipe et instiller du doute ou des craintes dans l’esprit des salariés qui resteront. Afin de couper court à tout cela, une seule solution : la transparence et la communication. De même, l’entreprise devra éviter de stigmatiser le partant et veiller à ce qu’il reste intégré dans la vie d’entreprise et ce jusqu’au jour de son départ.

Mettre en place une interview Offboarding pour non seulement connaître le ressenti de celui qui a vécu l’Offboarding, mais aussi celui de ses collègues. Ainsi, l’entreprise sera en mesure de s’améliorer ou d’ajouter des étapes.

N’oubliez pas que l’Offboarding ne se termine pas le jour du départ du salarié. Comme nous l’avons vu dans les avantages de ce système, les « recrutements boomerangs » sont non négligeables et pour cela, il est nécessaire de garder le contact avec votre ancien salarié à la suite de son départ.

L’Offboarding RH en pratique

Pour que la pratique de l’Offboarding vous paraisse un peu moins abstraite, nous vous détaillons étape par étape sa mise en place au sein de votre structure.

Étape 1 : Élaborer une feuille de route généraliste.

Tout au long du processus d’Offboarding, il y aura des éléments à récupérer et des échéances à définir et à respecter.

Dans cette feuille de route, l’entreprise établira les grandes étapes de la procédure : récupération du matériel, clôture des comptes administratifs et financiers, remise des documents de fin de contrat, portage de la mutuelle et de la prévoyance, remboursement des derniers frais engagés, etc.

Étape 2 : Lister les cas particuliers.

Plus le collaborateur sortant aura une fonction et des responsabilités importantes, plus son départ deviendra un véritable enjeu stratégie. Pour ces cas-là, l’entreprise devra prendre le temps d’étudier tous les aspects du départ : transfert de compétences, clause de non-divulgation et de non-concurrence, logement de fonction et autres avantages en nature, etc.

Étape 3 : Établir un rétroplanning.

Si l’entreprise possède déjà un logiciel de SIRH, elle pourra intégrer l’Offboarding à ce logiciel et automatiser un certain nombre de tâches (notamment celles relatives à la fin de contrat), mais cela lui permettra également d’avoir des rappels constants pour être certaine de ne rien oublier.

Sinon, il est toujours possible de paramétrer son agenda électronique, lors du démarrage de l’Offboarding, pour éviter d’oublier une échéance.

Étape 4 : Communication et transparence.

Dès que le départ est acté, l’entreprise devra communiquer ouvertement et librement auprès de ses salariés sur ce départ. Si le collaborateur occupait de hautes fonctions, cela est encore plus important. Ses équipes auront besoin d’être rassurées et de savoir que, malgré son départ, l’activité va perdurer.

De même ne pas stigmatiser et ne pas exclure le collaborateur sortant aura un effet positif sur ceux restants.

Étape 5 : Organiser et accompagner le départ.

Pour que le départ se passe au mieux, pour l’ensemble des collaborateurs, l’entreprise ne doit pas hésiter à anticiper le recrutement du successeur. Ainsi, il pourra bénéficier d’une période de formation et de transition avec son prédécesseur. Évitant, alors, une perte des savoir-faire et des compétences spécifiques au poste et à l’entreprise.

Étape 6 : Récolter les impressions et le ressenti des intervenants de l’Offboarding.

Pour le collaborateur sortant : cela permettra à l’entreprise de collecter d’importantes informations. À la fois sur les raisons de son départ, mais aussi sur la perception de son départ.

Pour les autres collaborateurs : l’entreprise aura un aperçu de la vision que ses salariés ont d’elle.

Pour l’entreprise : grâce aux différents feedbacks, l’entreprise aura la possibilité d’adapter sa stratégie interne et de repérer ses axes d’amélioration.

Étape 7 : Garder le contact.

Un collaborateur vous quitte, mais cela n’est pas nécessairement définitif. Conserver des liens cordiaux avec lui vous permettra peut-être de le retrouver dans le futur et cela permettra de conserver un ambassadeur de votre société, même s’il ne travaille plus pour vous actuellement.