Digitaliser son process d’onboarding : par quoi commencer ?

Digitaliser son process d’onboarding : par quoi commencer ?
Anaïs Le Digarcher

Ex-Recruteuse devenue Créatrice de contenus & Rédactrice, je fais rayonner votre communication RH.

C’est une évidence. Vos nouvelles recrues doivent se sentir attendues. Comment la digitalisation peut alors s’inscrire dans votre parcours de recrutement, à l’étape onboarding, pour servir cet enjeu si décisif ?

Onboarding : Pourquoi et comment ?

L’onboarding est bien plus qu’une simple formalité administrative dans le processus de recrutement. Il constitue un pilier fondamental de l’expérience collaborateur : ce sont les prémices du sentiment d’appartenance de vos nouveaux arrivants.

En effet, une intégration réussie, c’est une intégration harmonieuse qui favorise l’engagement initial des employés.

Considérer l’onboarding comme une étape à part entière du recrutement permet par ailleurs de renforcer sa marque employeur, essentielle pour attirer et retenir les bons profils.

Mais comment soigner cette phase cruciale ?

Marion Bellet, dirigeante de SHakeR, l’agence RH externalisée, nous partage sa liste des bonnes questions à se poser :

  • À partir de maintenant, quelles sont les étapes que vous avez prévues avant son arrivée ?
  • Quelle est votre réactivité dans l’envoi de la promesse ou du contrat ? Et êtes-vous sûr qu’il n’apprendra rien de nouveau dessus ?
  • Faites-vous du teasing d’arrivée avec votre future pépite ?
  • Qui prépare son matériel, ses équipements ?
  • Est-ce que la communication auprès des équipes et clients concernés est prévue ?
  • Comment va se passer son intégration ? Le programme des premiers jours.
  • D’ailleurs, sait-il à quelle heure et où doit-il arriver ?
  • Comment allez-vous recueillir ses ressentis (liberté de la parole) ?
  • Quels seront vos objectifs pour valider (ou non) votre période d’essai objectivement ?

    « Pendant ces premiers jours, c’est là que, l’un comme l’autre, vous vous demandez : ai-je fait le bon choix ? Offrez cette opportunité pour qu’il le pense de son côté. Il vous le rendra. »

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Les RH face au digital

La digitalisation des ressources humaines englobe l’ensemble des méthodes visant à numériser les divers aspects RH au sein d’une entreprise.

Celle-ci révolutionne le quotidien et ce à différents niveaux, avec pour conséquences :

  • Un gain de temps et de productivité.

Les tâches les plus chronophages étant automatisées, les RH peuvent ainsi se focaliser sur leur mission première, qui est de gérer de l’humain.

  • Une amélioration des processus.

Avec une diminution des erreurs, des risques de perte d’informations ou de documents, etc.

  • Une marque employeur boostée.

La digitalisation vient faciliter la communication, réorganiser le travail pour une routine plus sereine, elle fait donc du bien à la QVCT (Qualité de Vie et des Conditions de Travail), voire même, influence positivement la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).

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3 bénéfices à utiliser le digital pour son onboarding

1. Plus de personnalisation

Un outil digital vous aide à fournir un contenu personnalisé et interactif à vos nouvelles recrues, en fonction de leur rôle, de leur niveau, de leur emplacement et de leurs préférences.

Pourquoi pas utiliser des vidéos, des quiz, des enquêtes. La gamification intervient pour rendre l’expérience unique et ludique. Elle aide à apprendre plus rapidement, à retenir plus d’informations et à se sentir plus connecté à l’organisation.

C’est ce qu’a fait l’entreprise Advania, une société nordique de services informatiques, grâce à la solution d’apprentissage Seppo. Son but était d’accueillir et d’intégrer les nouveaux et les anciens salariés suite à une fusion.

Ils ont déployé un jeu d’une durée de 8 semaines, avec de nouvelles tâches révélées chaque semaine, favorisant l’assimilation de la culture de l’entreprise, de ses méthodes de travail et, surtout, pour encourager les collègues à mieux se connaître.

9 fiches pour développer le potentiel de vos entretiens

L’entretien annuel peut devenir un moment clé pour l’engagement et la formation des équipes. Notre partenaire Lucca a élaboré un guide avec des conseils pratiques : implication des collaborateurs lors de préparation, identification des besoins de formation et réflexion sur les perspectives de carrières.

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Une bonne idée pour nourrir un esprit de communauté.

Toutefois, ce mode opératoire ne peut se substituer à un réel accompagnement, autant en présentiel qu’en distanciel, avec du mentoring ou de la formation.

2. Plus d’efficacité

Un outil digital vous fait gagner du temps. Certaines tâches répétitives, comme l’envoi d’e-mails de bienvenue, l’attribution de tâches, la collecte de documents, l’envoi de rappels et le suivi de la progression, se voient remises entre les mains du digital.

Cela contribue à améliorer votre conformité, à la manière de la solution digitale Workelo.

À chaque intégration, elle va :

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  • Récupérer en ligne les informations administratives, grâce à des formulaires conditionnels : adresse, numéro de sécurité sociale, passeport, enfants à charge, etc.
  • Laisser son IA vérifier les documents importés. Si certains sont erronés, les relances seront automatiquement envoyées aux bonnes personnes.
  • Générer et faire signer le contrat de travail en ligne grâce à la signature électronique : génération automatisée à partir des informations fournies.
  • Faire le lien avec votre SIRH en déversant toutes les données de la recrue, GED ou outil de paie et supprimées après la première mise en paie pour respecter le RGPD.

L’automatisation est une véritable alternative pour se délester de cette charge parfois lourde et redondante, et se concentrer davantage sur l’humain.

3. Un meilleur suivi

Un autre intérêt non négligeable : la récolte et l’analyse de commentaires ou des performances de vos nouveaux collaborateurs. Ainsi, vous observez leur taux de satisfaction et leur progression.

Vous pouvez utiliser des sondages, des évaluations et des rapports pour mesurer et optimiser les résultats de votre intégration.

Basculer vers le digital en 10 étapes

Avant de choisir une solution, il est indispensable de définir les besoins spécifiques de l’entreprise, le budget et les fonctionnalités requises pour garantir une intégration fluide et efficace des nouveaux employés.

Ce travail peut se découper de cette façon :

1. Auditer l’existant. Quels sont les logiciels déjà à portée de main ?

2. Relever les problématiques potentielles. Quels faits ou chiffres démontrent un besoin de digitaliser ? (Par exemple, un taux très élevé de documents perdus à la phase d’onboarding).

3. Consulter les parties prenantes : RH, managers, équipes. Il est judicieux de sonder et entendre les éventuels points de friction venant du terrain.

4. Définir les objectifs liés à la digitalisation. Ça peut-être : gagner du temps, améliorer la rétention, ou encore s’adapter aux nouvelles générations.

5. Explorer le marché des outils disponibles. Comparer et estimer ceux qui répondent le mieux au besoin et penser à vérifier le degré de personnalisation des fonctionnalités proposées.

6. Évaluer la compatibilité avec votre environnement. Attention, il est important de s’assurer que ça ne fasse pas doublon avez le système RH, ou que la solution puisse bien se connecter avec la technologie à disposition dans l’entreprise.

7. Organiser des sessions de formation. Un incontournable pour aider les concernés à se familiariser avec la nouvelle application, et, la plupart du temps, l’éditeur de l’outil apporte un soutien sur ce sujet.

8. Instaurer une période de test pour juger l’efficacité de la nouvelle approche. Pour mettre la lumière sur les ajustements nécessaires.

9. Faire évoluer la culture de l’entreprise. L’adoption de nouvelles méthodes va forcément enrichir son fonctionnement et impacter son climat.

10. Communiquer de manière claire et transparente. La mise en place d’un nouvel applicatif n’est pas anodine et par ailleurs, relève de la conduite du changement. La communication et un suivi continu sont une bonne formule pour impliquer tout le monde.

L’onboarding, plus qu’une étape, un parcours !

Quelques chiffres clés issus du guide onboarding 2023 de Workelo, la plateforme onboarding et offboarding :

  • 88% des organisations n’ont toujours pas un bon processus d’onboarding selon les employés.
  • 45% des démissions ont lieu la première année du contrat.
  • La durée moyenne d’un onboarding est de 9 mois.
  • 82% d’augmentation de la rétention est possible avec un bon onboarding.

L’onboarding constitue finalement un parcours complet. Véritable reflet de votre marque employeur, lien entre l’expérience candidat et l’expérience collaborateur.

Sa digitalisation est un vrai atout, à la fois pour perfectionner vos pratiques d’onboarding et pour une meilleure attractivité et rétention des talents.

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Anaïs Le Digarcher

Créatrice & Rédactrice de contenus RH, je m'appuie sur mon expertise terrain de 10 ans en Formation, Marketing RH et Recrutement, à la fois en France et au Royaume-Uni, pour faire rayonner la communication des entreprises et des marques qui souhaitent mieux attirer et fidéliser leurs candidats ou leurs clients.