Personnalisation de l’onboarding, est-ce possible ?

Personnalisation de l’onboarding, est-ce possible ?
Laure Piana

Consultante et rédactrice RH, dirigeante de Semantik RH, j'accompagne les entreprises dans leur marketing de contenus RH

Les collaborateurs attendent toujours plus de personnalisation dans l’accompagnement de leur cycle de vie en entreprise. Mais comment personnaliser l’onboarding ?

L’onboarding RH marque la transition entre la phase de recrutement, l’expérience candidat et le début de l’expérience collaborateur. Il ne se limite pas aux premières journées de travail, mais s’étend sur plusieurs mois pour réussir l’intégration. C’est une période cruciale, car les collaborateurs ayant bénéficié d’un onboarding efficace ont 60% de chance en plus de rester plus de 3 ans dans l’entreprise comparé à ceux qui n’en n’ont pas eu un, selon une étude relayée par UKG

Les collaborateurs sont par ailleurs demandeurs de plus de personnalisation dans l’accompagnement de leur parcours, tout au long de leur cycle de vie dans l’entreprise. Mais comment personnaliser l’onboarding

Personnaliser le mail de bienvenue

Cela semble évident, et pourtant, ce n’est pas toujours le cas ! Personnaliser l’onboarding commence par accueillir le nouvel entrant et prévenir les équipes de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, en précisant son poste de travail, le contexte de son arrivée, mais surtout en donnant quelques informations personnelles issues du processus de recrutement, afin de contextualiser l’arrivée du nouveau collaborateur. 

Si vous avez un template de mail de bienvenue, n’oubliez pas de le personnaliser, en ajoutant des informations sur les hobbies du nouveau salarié par exemple, ou sur ses expériences antérieures. Cela permettra de faire une première présentation du nouvel embauché auprès des équipes !

Fournir un emploi du temps personnalisé de la première semaine de travail

Parmi les autres bonnes pratiques pour personnaliser la phase d’intégration, il est d’usage de fournir au nouveau salarié, quelques jours avant son arrivée, un emploi du temps de sa première semaine de travail. Celui-ci devra intégrer des temps de réunions avec ses principaux collègues de travail, des temps de production et des temps de rencontres informelles pour s’intégrer à l’équipe.

L’emploi du temps est forcément personnalisé en fonction du poste et des tâches à effectuer dès les premiers jours de l’intégration. Ceci étant, prenez soin de prendre en compte la personnalité du nouvel entrant dans la constitution de son emploi du temps. S’il est plutôt introverti, évitez de le noyer sous un flot de rencontres et de réunions dès les premiers jours. Mixez des temps collectifs et des temps de travail individuel pour qu’il puisse se ressourcer.

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Créer un livret d’accueil numérique

Le livret d’accueil est souvent un document un peu indigeste pour le nouveau salarié. Pour personnaliser son expérience, vous pouvez mettre en place un livret d’accueil numérique qui permettra au collaborateur de naviguer plus facilement dans les sections qui l’intéressent, quitte à y revenir plus tard.

Adapter le parcours de formation aux besoins du collaborateur

Le processus d’onboarding est souvent associé à un parcours de formation pour découvrir l’entreprise et se former à la connaissance des produits ou aux compétences clés du poste.

Là encore, il est possible de réduire le parcours de formation en le personnalisant. Par exemple, en mettant en place une grille d’autodiagnostic en amont du parcours de formation qui permettra de situer le collaborateur et d’éviter qu’il ne suive des modules sur lequel il est déjà performant.

Vous pouvez également mettre en place des modules communs obligatoires et des modules optionnels qui seront à réaliser en fonction des résultats de l’auto-évaluation.

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Privilégier le mentorat

Le mentorat est particulièrement adapté à la phase d’intégration du nouveau salarié. Le mentor offre un accueil chaleureux et un soutien émotionnel, réduisant ainsi l’anxiété et augmentant le sentiment d’appartenance. Il facilite également la compréhension des valeurs, normes et pratiques de l’entreprise, rendant la transmission de la culture d’entreprise plus efficace et personnalisée. 

D’autre part, le mentor guide le nouveau venu dans le développement de compétences spécifiques et lui fournit des conseils pratiques adaptés à son rôle. Il peut aussi jouer un rôle crucial dans l’introduction du nouvel employé au réseau professionnel de l’entreprise, facilitant ainsi son intégration. 

Les obstacles à surmonter pour réussir la personnalisation de l’onboarding

L’onboarding personnalisé, bien qu’essentiel pour assurer une intégration efficace des nouveaux collaborateurs, présente plusieurs défis. Le premier est la collecte et l’analyse des données pertinentes sur les nouveaux employés sans empiéter sur leur vie privée ou leurs droits. Il est crucial de trouver un équilibre entre la personnalisation et le respect de la confidentialité et de la RGPD.

De plus, l’adaptation du parcours d’onboarding à des profils individuels demande des ressources considérables en termes de temps et d’efforts pour les équipes RH. Cela implique de créer des contenus adaptés, de planifier des modules de formations spécifiques et d’organiser des rencontres personnalisées. Selon une étude Heyteam, les RH passent en moyenne 17H sur la mise en place d’un onboarding pour un nouvel arrivant !

Un autre obstacle est l’alignement de ces pratiques avec les procédures globales de l’entreprise. Il est essentiel de maintenir une certaine cohérence d’ensemble tout en offrant une expérience unique à chaque nouvel employé.

Pour lever ce frein, le mieux reste d’utiliser des templates personnalisables afin de gagner du temps. En ce qui concerne la formation, optez pour des modules de tronc commun et des modules optionnels, puis personnalisez le parcours en fonction des profils de vos nouvelles recrues.

En conclusion, l’art de personnaliser l’onboarding est fondamental pour transformer une simple intégration en une expérience enrichissante et engageante pour le nouveau collaborateur. Chaque action, qu’il s’agisse de personnaliser un mail de bienvenue, de créer un emploi du temps sur mesure, de développer un livret d’accueil numérique ou d’adapter un parcours de formation, contribue à une intégration réussie. 

Le mentorat, en particulier, joue un rôle clé en offrant un soutien personnalisé et en facilitant l’intégration du nouvel employé au sein de l’entreprise et de son réseau professionnel. Ces pratiques démontrent l’engagement de l’entreprise à créer un environnement de travail accueillant et inclusif. 

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En fin de compte, un onboarding personnalisé n’est pas seulement bénéfique pour le nouvel employé, mais également pour l’organisation, favorisant un engagement durable et une fidélisation accrue des talents. Un processus d’intégration performant peut améliorer la rétention des nouveaux employés de 82% selon une étude Glassdoor !

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Laure Piana

Rédactrice RH et Consultante en Marketing de Contenus RH, je possède dix ans d’expériences professionnelles en tant que chargée de mission RH, puis consultante RH. Ce parcours m’a permis d’aborder les thématiques liées à la GPEC, à la prospective RH et à l'ingénierie de formation et d’accompagner les entreprises et les actifs dans la gestion des parcours et des compétences. Aujourd’hui, j’accompagne les différents acteurs de la chaîne de valeur RH à gagner en visibilité et à accompagner le changement, en produisant des contenus qui accompagnent le cycle de décision des professionnels RH et des actifs en transition.