Onboarding RH : les 9 erreurs les plus courantes et comment les éviter ?

Onboarding RH : les 9 erreurs  les plus courantes et comment les éviter ?
Audrey Gervoise

DRH en temps partagé, j'accompagne les entreprises dans la gestion et l'optimisation de leurs Ressources Humaines

Peut-on réellement commettre des erreurs d’onboarding ? Un peu n’est-il pas préférable à pas du tout ?
Eh bien ce n’est pas si sûr ! Découvrez les 9 erreurs les plus communes lors d’un onboarding, mais surtout comment les éviter !

Nombreuses sont les entreprises qui connaissent aujourd’hui l’importance de l’onboarding. Néanmoins toutes n’ont pas encore pris la pleine mesure de cette importance et ont tendance à proposer un onboarding allégé, voire parfois inexistant et qui n’a d’onboarding que le nom.

Que cela soit par manque de temps, par manque de moyen ou tout simplement parce qu’elles ne savent pas par où commencer, les entreprises risquent alors de perdre tous les bénéfices de l’onboarding et d’impacter négativement et durablement leur marque employeur.

Dans cet article, nous vous présentons les 9 erreurs les plus courantes lors des process d’onboarding et vous fournissons des conseils pratiques afin de les éviter.

Erreur n°1 : Ne pas lui donner de nouvelles avant le Jour J

Il n’est pas rare qu’entre la phase finale de recrutement et le début du contrat s’écoule plusieurs semaines, et parfois mois. Ce phénomène favorise le risque de « Ghosting » où quand le collaborateur ne se présente pas lors de son premier jour de travail.

Si à cela vous ajoutez une entreprise qui ne communique pas régulièrement avec son futur collaborateur, alors il y a fort à parier que ce dernier décide de proposer ses services à un autre employeur.

Les conséquences pour l’entreprise sont doubles, car non seulement elle va se retrouver avec un poste non pourvu (ce qui va sensiblement désorganiser son activité), mais elle va devoir également lancer un nouveau processus de recrutement, ce qui entraînera des coûts supplémentaires.

Comment l’éviter ?

Pour limiter au maximum ce risque de « Ghosting », il est nécessaire de maintenir un lien régulier avec le collaborateur. Pour ce faire, la mise en place d’un process de pré-onbording est un outil efficace.

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Cela peut se faire via l’ouverture de droits dans votre logiciel de SIRH pour qu’il puisse vous fournir les pièces justificatives de son contrat, vous pouvez également lui envoyer une copie de son contrat afin qu’il prenne le temps de le consulter et de formuler ses interrogations. Il est également conseillé de lui fournir tous les documents qui faciliteront son intégration : planning, plan de l’entreprise, présentation, etc …

Certaines entreprises vont même plus loin en envoyant au collaborateur une vidéo regroupant les messages de bienvenue de ses futurs collègues, une façon ludique pour qu’il puisse se familiariser avec son nouvel environnement de travail.

Au-delà de tous ces éléments que vous partagerez avec lui, n’hésitez pas à lui envoyer un message ou un mail pour prendre régulièrement de ses nouvelles et l’informer que vous restez à son écoute pour répondre à toutes ses questions.

Erreur n°2 : Attendre le jour J pour préparer l’accueil du collaborateur

Oui, il est vrai que lors de son premier jour, votre collaborateur ne sera pas et n’aura pas besoin d’être opérationnel à 100%. Néanmoins, il est important de lui faire sentir qu’il est le bienvenu et que tout le monde a hâte de l’accueillir.

Imaginez un peu son ressenti s’il constate le jour J que personne n’est au courant de sa venue et pire, qu’il n’a même pas de bureau à disposition. Quant à son matériel de travail, n’en parlons pas, mais en même temps s’il n’a pas de bureau où le ranger, où est le problème ?

Le problème est justement que votre collaborateur en ressente une frustration et que cela remette en question son engagement aussi bien à court qu’à long terme.

Comment l’éviter ?

En prenant le temps de préparer en amont l’environnement de travail de votre collaborateur, vous pourrez éviter cette erreur commune. Vérifiez qu’il dispose d’un ordinateur fonctionnel, du matériel adéquat qu’il soit informatique ou non, créez-lui les accès dont il aura besoin pour travailler, veillez à ce qu’il dispose d’un bureau personnel, etc.

Eh n’oubliez pas d’avertir l’ensemble des salariés de son arrivée en réalisant une courte présentation de ce collaborateur et du pourquoi il intègre votre collectif de travail.

Erreur n°3 : Être pris au dépourvu par l’arrivée du collaborateur

Le quotidien d’un service RH est à la fois mouvementé et imprévisible, il n’est donc pas rare que son planning soit bouleversé. Toutefois, il y a certains rendez-vous qu’il ne faut pas manquer et l’arrivée d’un nouveau collaborateur en est un.

Imaginez la réaction de votre salarié s’il s’aperçoit que son arrivée a été oubliée et qu’il se retrouve livré à lui-même. Si la première impression est déterminante pour un recruteur lors d’un entretien d’embauche, cela est vrai également pour le collaborateur lors de son premier jour.

Autant dire que la relation part d’un très mauvais pied et qu’elle risque alors de tourner court.

Comment l’éviter ?

La première chose à faire est bien évidemment de programmer une alerte dans son calendrier, mais comme nous vous le disions, un imprévu professionnel ou même personnel peut vite arriver, il est donc recommandé de prévoir un back-up en cas d’empêchement ou d’absence de dernière minute.

Autre option, si vous accueillez régulièrement de nouveaux collaborateurs, regroupez les accueils le même jour. Vous limiterez ainsi les risques d’oubli, mais cela permettra également de poser le jalon des premiers liens entre les collaborateurs.

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Erreur n°4 : Ne pas lui consacrer le temps nécessaire

Un bon accueil ne se résume pas à une présence le jour J et à un bureau qui attend son nouveau propriétaire, la qualité de celui-ci se mesure également par l’importance que vous lui donnez.

Si vous ne lui faites pas ressentir qu’il était attendu, non seulement par le service RH, mais également par ses nouveaux collègues, alors il y a fort à parier que votre nouvel entrant ne se sente pas vraiment à sa place ; son intégration n’en sera alors que plus difficile.

De même, il ne suffit pas de lui accorder du temps, il faut également que cet accueil soit chaleureux.

Comment l’éviter ?

Pour éviter d’être pris par le temps le jour de son arrivée, il est important que vous allégiez votre emploi du temps et que vous demandiez à son manager direct d’en faire de même. Vous pouvez également désigner un parrain, qui aura la charge d’assurer la partie intégration sociale.

Grâce à cela, il n’y aura que peu de chances que le collaborateur se retrouve livré à lui-même à l’occasion de son premier jour.

De plus, la présence de son parrain (avec qui il n’aura aucun lien hiérarchique) permettra d’alléger l’ambiance.

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Erreur n°5 : Le faire crouler sous les informations et la paperasse

Entre l’administratif à gérer et les informations à intégrer, le collaborateur va se retrouver face à une véritable montagne de données.

Bien évidemment, votre objectif est de permettre à votre collaborateur de s’intégrer au mieux en lui donnant accès à toutes les connaissances nécessaires pour prendre l’ampleur de son poste et se familiariser avec son nouvel environnement de travail.

Mais voilà en le « noyant » sous la paperasse et les informations, vous risquez que l’inverse ne se produise et que le collaborateur se sente alors perdu face à cette machine administrative.

Comment l’éviter ?

En digitalisant votre onboarding vous pourrez facilement et simplement alléger ce pan de l’intégration. Ainsi, le collaborateur aura l’opportunité avant même son premier jour de vous fournir les justificatifs nécessaires à l’élaboration de son contrat et dossier du personnel.

La digitalisation de l’onboarding ne se limite pas à l’aspect administratif, vous pouvez également digitaliser votre livret d’accueil, réaliser des vidéos de présentation et de formations que le collaborateur sera libre de consulter.

Erreur n°6 : Considérer le 1er jour comme un jour lambda

Comme nous avons pu le voir au fil de notre article, le premier jour donnera le « la » de la relation de travail entre le collaborateur et votre entreprise. Il est donc particulièrement important de soigner ce premier jour et cela passe également par un certain cérémonial.

Ne pas en faire un jour comme les autres permettra de marquer positivement le collaborateur qui sera alors d’autant plus investi dans cette nouvelle relation.

Comment l’éviter ?

Différentes options se présentent à vous afin d’en faire un jour particulier. Vous pouvez par exemple prévoir un temps d’accueil durant lequel un petit déjeuner d’équipe sera organisé et suivi par une visite des locaux et une présentation auprès de ses collègues.

Vous pouvez également consacrer la première matinée à la partie administrative et visite des locaux puis organiser un déjeuner d’équipe suivi d’une après-midi découverte de l’environnement de travail, etc.

L’essentiel est que cette journée marque durablement et positivement le collaborateur.

Erreur n°7 : Négliger l’aspect formation

La formation est un élément à ne pas négliger au cours d’un onboarding puisqu’elle répond à un double objectif : permettre au collaborateur de se familiariser avec l’entreprise et son environnement, mais également lui permettre d’acquérir les connaissances et compétences requises pour la bonne exécution de son poste.

En omettant le volet formation non seulement vous risquez de mettre en difficulté le collaborateur dans la réalisation de ses missions, mais il risque également de se sentir en décalage par rapport à ses collègues. Ce qui ne peut que mettre en péril son intégration.

Comment l’éviter ?

Grâce à la conception d’un programme de formation complet, couvrant à la fois les compétences techniques et les connaissances « sociales » de l’entreprise, le collaborateur aura alors toutes les cartes en main pour réussir son intégration.

Grâce aux outils de digitalisation, les services RH auront la possibilité de créer des parcours de formation ultra-personnalisés, mais également immersifs qui favoriseront l’apprentissage.

Erreur n°8 : Ne pas fixer de cap au nouveau collaborateur

En intégrant une nouvelle entreprise et un nouveau poste, le collaborateur se confronte à une certaine inconnue et il est tout à fait normal qu’il ne soit pas totalement opérationnel lors des premiers jours voire des premières semaines.

Lors de ces premiers instants, s’il est laissé sans direction et/ou sans objectifs clairs, le risque de « décrochage » est extrêmement important ; compromettant alors, à plus ou moins long terme, l’intégration du collaborateur.

Comment l’éviter ?

Pour éviter que cela ne génère confusion et découragement, il est primordial de lui fixer un cap voire même plusieurs qui lui permettront, tout au long du chemin de l’intégration, de gagner en confiance et de monter en compétence tout en se familiarisant avec son poste et les enjeux de l’entreprise.

Plusieurs options s’offrent à l’entreprise, vous pouvez organiser une réunion de présentation au cours de laquelle vous détaillerez la vision stratégique de l’entreprise et vos attentes vis-à-vis du collaborateur. Vous pouvez également fixer des objectifs précis à 1 mois, 3 mois, 6 mois et 1 an, etc.

L’important est de vous assurer d’une communication claire et régulière avec le collaborateur afin de lui apporter l’aide nécessaire à l’accomplissement de ses missions ainsi que les réponses à ses différentes questions.

Erreur n°9 : Ne pas réaliser de suivi

Comme nous l’avons vu tout au long de cette semaine, l’onboarding est une étape centrale et déterminante dans le process d’intégration des collaborateurs. Il demande un réel investissement de la part de l’ensemble des parties et ne se limite pas aux premiers jours.

Sans suivi, ni feedback, il vous sera impossible de vous assurer de la bonne intégration de votre nouveau salarié. Après tout ce temps et tous ces efforts pour trouver la perle rare, il serait dommage de la perdre par manque de suivi, non ?

Comment l’éviter ?

Comme pour la fixation des objectifs, imposez-vous des points d’étapes au cours desquels il vous sera possible d’identifier et de résoudre les éventuels points de blocage.

Mais cela n’est pas seulement l’occasion d’aborder les points qui ne vont pas, c’est aussi le moment d’échanger sur les aspects positifs de votre process d’onboarding et même pourquoi pas de l’optimiser grâce à l’œil neuf et aux expériences passées de ce nouvel entrant.

À cette occasion, le rapport d’étonnement se trouve être un outil particulièrement recommandé.

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Audrey Gervoise

Généraliste confirmée dans le domaine des Ressources Humaines et dans la gestion des entreprises, je mets l'ensemble de mes compétences, de mon expérience et de mes savoir-faire au service des entreprises pour les aider et les éclairer dans la gestion RH et administrative du quotidien.