รquivalent dโune fiche dโidentitรฉ, mais dโun point de vue professionnel, les dossiers du personnel peuvent se montrer trรจs utiles au sein dโune entreprise : gain de temps lors de la recherche dโinformations, opportunitรฉ de personnaliser la gestion des salariรฉs, outil de fidรฉlisation, โฆ les possibilitรฉs sont nombreuses, mais encore faut-il รชtre en mesure dโexploiter tout son potentiel.
Dans notre article, nous faisons le point sur les dossiers du personnel afin de vous rรฉvรฉler tout ce quโil y a ร savoir sur leur sujet : existe-t-il des obligations lรฉgales ? Que dit le Code du travail ? Quelle est son utilitรฉ ? Que peut-il ou doit-il contenir ? Qui est en droit de le consulter ? Comment le digitaliser ? Etc…
Quโest-ce quโun dossier du personnel exactement ? Que dit le Code du travail ?
Avant de nous intรฉresser ร la faรงon dont sont constituรฉs les dossiers du personnel, intรฉressons-nous aux dossiers du personnel en eux-mรชmes.
Dans cette premiรจre partie, nous allons donc nous attacher ร vous fournir toutes les informations nรฉcessaires et utiles au sujet des dossiers du personnel : sont-ils obligatoires ? Pourquoi et quand les mettre en place ? Qui a le droit de consulter un dossier du personnel et pour quels motifs ?
Mais avant, voici une brรจve dรฉfinition de ce quโest un dossier du personnel. ยซ Le dossier du personnel est constituรฉ dโun ensemble de donnรฉes informatives, personnelles et professionnelles, au sujet dโun salariรฉ de lโentreprise. ยป
Les dossiers du personnel sont-ils obligatoires ?
Non, les employeurs nโont aucune obligation lรฉgale en ce qui concerne la constitution ou non des dossiers du personnel de leurs salariรฉs.
De mรชme, le Code du travail nโimpose aucune forme tant sur le contenu du dossier que sur lโรฉlaboration et le choix de son support.
Toutefois, en fonction de la convention collective dont une entreprise dรฉpend, elle peut se voir imposer la crรฉation, mais aussi la forme et le contenu de tout ou partie des informations pouvant sโinscrire dans un dossier du personnel.
Pourquoi constituer un dossier du personnel ?
Bien que la constitution dโun dossier du personnel ne soit pas une obligation lรฉgale, cela peut se rรฉvรฉler particuliรจrement utile et pratique pour le service des ressources humaines et/ou lโemployeur.
En effet, regrouper toutes les informations et tous les documents, et parfois mรชme les documents lรฉgaux tel que la dรฉclaration prรฉalable ร lโembauche, permet ร lโemployeur ou au responsable RH de sโassurer de la bonne conformitรฉ du dossier ; tout en lui permettant, le cas รฉchรฉant, de trouver rapidement tous les รฉlรฉments nรฉcessaires ร la gestion du personnel (demandes de congรฉs, de formations, historique disciplinaire, etc.).
Quand faut-il constituer un dossier du personnel ?
Idรฉalement, et pour des raisons de praticitรฉ, le dossier du personnel se constitue lors de lโentrรฉe dans la sociรฉtรฉ du salariรฉ concernรฉ.
Toutefois, lร encore, aucune rรจgle ne vient fixer le cadre temporel de la constitution du dossier du personnel. Il est donc tout ร fait envisageable de le constituer ร n’importe quelle pรฉriode de la vie du salariรฉ au sein de lโentreprise.
Par qui les dossiers du personnel sont-ils consultables ?
Le dossier du personnel, regroupant des informations d’identitรฉ personnelle et souvent classรฉes sensibles, est donc confidentiel. Son accรจs est rรฉglementรฉ et seuls certains utilisateurs seront autorisรฉs ร le consulter.
Ainsi, peuvent consulter les dossiers du personnel :
- Lโemployeur et/ou son reprรฉsentant.
- Le service des ressources humaines.
- Le salariรฉ pour son dossier personnel.
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Comment constituer les dossiers du personnel des salariรฉs ? Quel contenu ?
Au cours de cette deuxiรจme partie, nous allons vous prรฉsenter ce qui fait lโessence mรชme du dossier du personnel. ร savoir : les informations qui le composent et celles qui sont interdites.
Et pour finir, nous aborderons le sujet dรฉlicat des obligations de lโemployeur lorsque celui-ci opte pour la mise en place des dossiers du personnel.
Quelles sont les informations indispensables du dossier du personnel ?
Lโintรฉrรชt principal de la constitution des dossiers du personnel est de regrouper dans un mรชme classeur, pochette ou fichier informatique, toutes les donnรฉes nรฉcessaires ร lโidentification personnelle et professionnelle des salariรฉs.
De ce fait, apparaรฎt comme indispensable, la prรฉsence des informations suivantes :
- Son รฉtat civilย : nom, prรฉnom, sexe, date et lieu de naissance.
- Ses coordonnรฉes : adresse physique et mail, numรฉro de tรฉlรฉphone fixe et mobile.
- Son numรฉro de sรฉcuritรฉ social.
- La liste des personnes ร prรฉvenir en cas dโurgence.
- Les donnรฉes relatives ร son entrรฉe dans lโentreprise : CV, lettre de motivation, copie des diplรดmes, des certifications et des habilitations, la DPAE et son contrat de travail.
- Copie des visites mรฉdicales et des aptitudes et/ou inaptitudes prononcรฉes par la mรฉdecine du travail.
- Les donnรฉes relatives ร sa sortie de l’entreprise : lettre de convocation ร un entretien prรฉalable, lettre de notification de licenciement, lettre de dรฉmission, protocole dโaccord pour rupture ร lโamiable, rupture conventionnelle, solde de tout compte signรฉ, renonciation ou acceptation du portage salariale, etc.
Que peut-il contenir dโautres ?
En dehors des interdits que nous verrons dans la section suivante de cette deuxiรจme partie, toutes sortes dโinformations peuvent sโimplรฉmenter dans les dossiers du personnel. On peut notamment y insรฉrer :
- Une copie des รฉchanges entre le salariรฉ et lโentreprise : copie de courrier, impression de courriels, etc.
- La situation maritale et familiale du salariรฉ.
- Lโhistorique disciplinaire du salariรฉ : rappel ร lโordre, avertissement et autres notifications de sanctions.
- Le dรฉtail des formations demandรฉes et suivies par le salariรฉ.
- Les comptes rendus des entretiens dโรฉvaluation et professionnels.
- Les avis dโarrรชts maladie, la correspondance de la CPAM (reconnaissance dโun accident du travail par exemple).
- Les demandes dโautorisation dโabsences et de congรฉs.
- Les contrats de mutuelles et de prรฉvoyances souscrits par le salariรฉ dans le cadre de lโoffre proposรฉe par lโentreprise.
- Les diffรฉrents avenants et/ou contrats de travail du salariรฉ (cumul de CDD ou de pรฉriode dโintรฉrim).
Quelles sont les informations et mentions interdites dans un dossier du personnel ?
Si le dossier du personnel a pour vocation dโidentifier de faรงon prรฉcise un salariรฉ au sein de lโentreprise, il ne peut et ne doit en aucun cas รชtre discriminant et/ou servir dโoutil de fichage des salariรฉs.
Ainsi, dans les dossiers du personnel, il ne peut รชtre fait mention :
- Dโinformations ร caractรจre discriminatoire : origines ethniques et/ou raciales, la mention de date dโentrรฉe sur le territoire franรงais (exemple : en France depuis 5 ans seulement), la date de naturalisation du salariรฉ, orientations et prรฉfรฉrences sexuelles, les appartenances et opinions politiques, la religion pratiquรฉe, la nature du logement.
- De donnรฉes sโapparentant ร un fichage personnel : informations sur lโentourage familial, historique des adresses, condamnations judiciaires si le casier judiciaire vierge nโest pas un impรฉratif dโembauche, des apprรฉciations ou remarques personnelles qualifiant le salariรฉ (par exemple : crรฉdule, ne court pas aprรจs le travail, โฆ).
Quelles sont les obligations de lโemployeur avant et pendant la constitution des dossiers du personnel ?
Que cela soit lors de la mise en place, lors de lโexploitation ou lors de lโarchivage des dossiers du personnel, il est de la responsabilitรฉ de lโemployeur de prรฉserver la sรฉcuritรฉ et la confidentialitรฉ des donnรฉes dans le respect des rรฉglementations รฉrigรฉes par la CNIL et par le RGPD.
Ainsi, lorsque les dossiers du personnel sont dรฉmatรฉrialisรฉs, lโemployeur doit non seulement sโassurer de la sรฉcuritรฉ des serveurs et de la prรฉservation de la confidentialitรฉ des donnรฉes personnelles en les cryptant, mais il doit รฉgalement sโassurer de dรฉlivrer un accรจs consultatif au salariรฉ sur son dossier.
Pour les dossiers du personnel, qui sont constituรฉs et conservรฉs sous une forme physique, lโemployeur doit sโassurer de les disposer dans un lieu sรฉcurisรฉ, cโest-ร -dire un lieu qui ne serait pas en libre accรจs pour lโensemble des employรฉs. Il devra รฉgalement rรฉpondre favorablement ร toutes les sollicitations des salariรฉs voulant consulter leur dossier personnel.
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Digitalisation des dossiers du personnel VS stockage papier des dossiers du personnel, quelles solutions privilรฉgier ?
ร l’รจre du tout numรฉrique, la tentation de dรฉmatรฉrialiser lโensemble de ses donnรฉes, quโelles soient en lien avec la gestion des RH ou autres, est grande. Mais la dรฉmatรฉrialisation des dossiers du personnel est-elle rรฉellement possible ? Ne faut-il pas continuer ร privilรฉgier le dossier papier ?
Dans cette troisiรจme partie de notre article, nous nous intรฉresserons ร la digitalisation du dossier du personnel, enjeux majeur dans la digitalisation RH.
La dรฉmatรฉrialisation des dossiers du personnel
Les avantages de la digitalisation des dossiers du personnel.
Opter pour la dรฉmatรฉrialisation des dossiers du personnel aura de nombreux avantages pour les entreprises et notamment :
- Un accรจs simplifiรฉ et facilitรฉ aux informations du dossier du personnel.
- Une consultation depuis nโimporte quel support connectรฉ.
- Une rรฉalisation des mises ร jour en instantanรฉ.
- Lโexportation de donnรฉes prรฉcises pour effectuer des analyses poussรฉes (donnรฉes du bilan social, GPEC, etc.).
- Rรฉduction des coรปts de gestion des dossiers.
- La possibilitรฉ dโouvrir des canaux dโaccรจs avec des droits restreints (exemple : ouverture au service formation de droit dโaccรจs pour consultation et modification de la partie formation et certifications des dossiers du personnel).
- Sโassurer de la conformitรฉ des dossiers avec le RGPD.
Les inconvรฉnients de la dรฉmatรฉrialisation des dossiers du personnel.
Toutefois, la dรฉmatรฉrialisation a รฉgalement ses limites et principalement dans les cas suivants :
- Crashs des serveurs qui empรชchent la consultation des donnรฉes.
- Pannes des systรจmes informatiques.
- Piratages des serveurs qui peuvent entraรฎner une fuite ou une perte totale des donnรฉes.
Le stockage papier des dossiers du personnel.
Les avantages du stockage papier des dossiers du personnel.
Bien quโils soient peu nombreux, les dossiers papiers conservent toujours quelques avantages. Parmi ces derniers, nous pouvons citer :
- Une vue gรฉnรฉrale sur les demandes et les consultations des dossiers.
- Des risques de pertes et/ou de piratages presque nuls.
Les inconvรฉnients du stockage papier des dossiers du personnel.
- Des lourdeurs administratives.
- Une mise ร jour et des recherches d’informations longues et pas toujours prรฉcises.
- Une capacitรฉ de stockage limitรฉe.
Est-il possible dโallier les deux ?
Allier les deux systรจmes de stockage et de gestion des dossiers est tout ร fait possible, mais cela nโest pas forcรฉment la solution la plus optimale quโil soit. En effet, afin quโil y ait un rรฉel intรฉrรชt, il faudrait sโassurer que le service des RH veille ร la bonne mise ร jour des deux dossiers.
Or le principe de la digitalisation est de permettre au service RH de se libรฉrer du temps pour se consacrer ร des tรขches qui soient moins chronophages et plus gรฉnรฉratrices de valeur ajoutรฉe pour lโentreprise.
Ce que nous pouvons vous conseiller, afin de pallier les inconvรฉnients de la dรฉmatรฉrialisation de vos dossiers du personnel, est de vous assurer de la mise en place dโun systรจme de sauvegarde. Ainsi, mรชme en cas de pertes ou de vols de donnรฉes, vous aurez toujours une possibilitรฉ de les rรฉcupรฉrer et de les consulter.
Questions frรฉquentes !
Quand et comment archiver un dossier du personnel ?
Gรฉnรฉralement lโarchivage dโun dossier du personnel intervient lors du dรฉpart du salariรฉ de lโentreprise, mais certains รฉlรฉments peuvent รชtre archivรฉs indรฉpendamment du dossier du personnel. Toutefois nโoublions pas quโarchivage ne rime pas avec suppression.
En effet, nombre de documents composant les dossiers du personnel doivent รชtre conservรฉs sur une pรฉriode minimale aprรจs le dรฉpart ou non du salariรฉ :
- Contrats de travail : 5 ans aprรจs le dรฉpart du salariรฉ.
- Les feuilles de pointages et les relevรฉs dโheures : 3 ans aprรจs expiration de la date dโapplication.
- Dossier AT : 5 ans aprรจs lโavis de consolidation du mรฉdecin.
- Bulletin de paie : 5 ans, mais il est fortement conseillรฉ de les conserver sur une pรฉriode beaucoup plus longue en cas de demande de reconstitution de carriรจre de la part du salariรฉ.
Lโarchivage numรฉrique se fait simplement via les options du logiciel, quant ร l’archivage papier il est souvent tout aussi simple : les dossiers seront dรฉplacรฉs dโune รฉtagรจre ou dโune armoire ร lโautre.
Comment gรฉrer la mise ร jour des dossiers du personnel ?
Les mises ร jour des dossiers du personnel, quโelles soient numรฉriques ou papiers, doivent toujours se faire sur la base dโun justificatif.
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