Comment constituer un dossier du personnel ? Le digitaliser ?

Équivalent d’une fiche d’identité, mais d’un point de vue professionnel, les dossiers du personnel peuvent se montrer très utiles au sein d’une entreprise : gain de temps lors de la recherche d’informations, opportunité de personnaliser la gestion des salariés, outil de fidélisation, … les possibilités sont nombreuses, mais encore faut-il être en mesure d’exploiter tout son potentiel.

Dans notre article, nous faisons le point sur les dossiers du personnel afin de vous révéler tout ce qu’il y a à savoir sur leur sujet : existe-t-il des obligations légales ? Que dit le Code du travail ? Quelle est son utilité ? Que peut-il ou doit-il contenir ? Qui est en droit de le consulter ? Comment le digitaliser ? Etc…

Qu’est-ce qu’un dossier du personnel exactement ? Que dit le Code du travail ?

Avant de nous intéresser à la façon dont sont constitués les dossiers du personnel, intéressons-nous aux dossiers du personnel en eux-mêmes.

Dans cette première partie, nous allons donc nous attacher à vous fournir toutes les informations nécessaires et utiles au sujet des dossiers du personnel : sont-ils obligatoires ? Pourquoi et quand les mettre en place ? Qui a le droit de consulter un dossier du personnel et pour quels motifs ?

Mais avant, voici une brève définition de ce qu’est un dossier du personnel. « Le dossier du personnel est constitué d’un ensemble de données informatives, personnelles et professionnelles, au sujet d’un salarié de l’entreprise. »

Les dossiers du personnel sont-ils obligatoires ?

Non, les employeurs n’ont aucune obligation légale en ce qui concerne la constitution ou non des dossiers du personnel de leurs salariés.

De même, le Code du travail n’impose aucune forme tant sur le contenu du dossier que sur l’élaboration et le choix de son support.

Toutefois, en fonction de la convention collective dont une entreprise dépend, elle peut se voir imposer la création, mais aussi la forme et le contenu de tout ou partie des informations pouvant s’inscrire dans un dossier du personnel.

Pourquoi constituer un dossier du personnel ?

Bien que la constitution d’un dossier du personnel ne soit pas une obligation légale, cela peut se révéler particulièrement utile et pratique pour le service des ressources humaines et/ou l’employeur.

En effet, regrouper toutes les informations et tous les documents, et parfois même les documents légaux tel que la déclaration préalable à l’embauche, permet à l’employeur ou au responsable RH de s’assurer de la bonne conformité du dossier ; tout en lui permettant, le cas échéant, de trouver rapidement tous les éléments nécessaires à la gestion du personnel (demandes de congés, de formations, historique disciplinaire, etc.).

Quand faut-il constituer un dossier du personnel ?

Idéalement, et pour des raisons de praticité, le dossier du personnel se constitue lors de l’entrée dans la société du salarié concerné.

Toutefois, là encore, aucune règle ne vient fixer le cadre temporel de la constitution du dossier du personnel. Il est donc tout à fait envisageable de le constituer à n’importe quelle période de la vie du salarié au sein de l’entreprise.

Par qui les dossiers du personnel sont-ils consultables ?

Le dossier du personnel, regroupant des informations d’identité personnelle et souvent classées sensibles, est donc confidentiel. Son accès est réglementé et seuls certains utilisateurs seront autorisés à le consulter.

Ainsi, peuvent consulter les dossiers du personnel :

• L’employeur et/ou son représentant.
• Le service des ressources humaines.
• Le salarié pour son dossier personnel.

Lire également:

• Marketing RH: quels sont les enjeux ?
• Sieste au travail: comment la mettre en place ?
• Insubordination en entreprise: comment réagir ?

Comment constituer les dossiers du personnel des salariés ? Quel contenu ?

Au cours de cette deuxième partie, nous allons vous présenter ce qui fait l’essence même du dossier du personnel. À savoir : les informations qui le composent et celles qui sont interdites.

Et pour finir, nous aborderons le sujet délicat des obligations de l’employeur lorsque celui-ci opte pour la mise en place des dossiers du personnel.

Quelles sont les informations indispensables du dossier du personnel ?

L’intérêt principal de la constitution des dossiers du personnel est de regrouper dans un même classeur, pochette ou fichier informatique, toutes les données nécessaires à l’identification personnelle et professionnelle des salariés.

De ce fait, apparaît comme indispensable, la présence des informations suivantes :

• Son état civil : nom, prénom, sexe, date et lieux de naissance.
• Ses coordonnées : adresse physique et mail, numéro de téléphone fixe et mobile.
• Son numéro de sécurité social et, le cas échéant, une copie de son permis de conduire.
• La liste des personnes à prévenir en cas d’urgence.
• Les données relatives à son entrée dans l’entreprise : CV, lettre de motivation, copie des diplômes, des certifications et des habilitations, la DPAE et son contrat de travail.
• Copie des visites médicales et des aptitudes et/ou inaptitudes prononcées par la médecine du travail.
• Les données relatives à sa sortie de l’entreprise : lettre de convocation à un entretien préalable, lettre de notification de licenciement, lettre de démission, protocole d’accord pour rupture à l’amiable, rupture conventionnelle, solde de tout compte signé, renonciation ou acceptation du portage salariale, etc.

Que peut-il contenir d’autres ?

En dehors des interdits que nous verrons dans la section suivante de cette deuxième partie, toutes sortes d’informations peuvent s’implémenter dans les dossiers du personnel. On peut notamment y insérer :

• Une copie des échanges entre le salarié et l’entreprise : copie de courrier, impression de courriels, etc.
• La situation maritale et familiale du salarié.
• L’historique disciplinaire du salarié : rappel à l’ordre, avertissement et autres notifications de sanctions.
• Le détail des formations demandées et suivies par le salarié.
• Les comptes rendus des entretiens d’évaluation et professionnels.
• Les avis d’arrêts maladie, la correspondance de la CPAM (reconnaissance d’un accident du travail par exemple).
• Les demandes d’autorisation d’absences et de congés.
• Les contrats de mutuelles et de prévoyances souscrits par le salarié dans le cadre de l’offre proposée par l’entreprise.
• Les différents avenants et/ou contrats de travail du salarié (cumul de CDD ou de période d’intérim).

Quelles sont les informations et mentions interdites dans un dossier du personnel ?

Si le dossier du personnel a pour vocation d’identifier de façon précise un salarié au sein de l’entreprise, il ne peut et ne doit en aucun cas être discriminant et/ou servir d’outil de fichage des salariés.

Ainsi, dans les dossiers du personnel, il ne peut être fait mention :

• D’informations à caractère discriminatoire : origines ethniques et/ou raciales, la mention de date d’entrée sur le territoire français (exemple : en France depuis 5 ans seulement), la date de naturalisation du salarié, orientations et préférences sexuelles, les appartenances et opinions politiques, la religion pratiquée, la nature du logement.
• De données s’apparentant à un fichage personnel : informations sur l’entourage familial, historique des adresses, condamnations judiciaires si le casier judiciaire vierge n’est pas un impératif d’embauche, des appréciations ou remarques personnelles qualifiant le salarié (par exemple : crédule, ne court pas après le travail, …).

Quelles sont les obligations de l’employeur avant et pendant la constitution des dossiers du personnel ?

Que cela soit lors de la mise en place, lors de l’exploitation ou lors de l’archivage des dossiers du personnel, il est de la responsabilité de l’employeur de préserver la sécurité et la confidentialité des données dans le respect des réglementations érigées par la CNIL et par le RGPD.

Ainsi, lorsque les dossiers du personnel sont dématérialisés, l’employeur doit non seulement s’assurer de la sécurité des serveurs et de la préservation de la confidentialité des données personnelles en les cryptant, mais il doit également s’assurer de délivrer un accès consultatif au salarié sur son dossier.

Pour les dossiers du personnel, qui sont constitués et conservés sous une forme physique, l’employeur doit s’assurer de les disposer dans un lieu sécurisé, c’est-à-dire un lieu qui ne serait pas en libre accès pour l’ensemble des employés. Il devra également répondre favorablement à toutes les sollicitations des salariés voulant consulter leur dossier personnel.

Lire également:

• Tenue vestimentaire au travail: quelles sont les règles ?
• Entreprise libérée: définition & enjeux
• Démarche RSE: comment la mettre en place ?

Digitalisation des dossiers du personnel VS stockage papier des dossiers du personnel, quelles solutions privilégier ?

À l’ère du tout numérique, la tentation de dématérialiser l’ensemble de ses données, qu’elles soient en lien avec la gestion des RH ou autres, est grande. Mais la dématérialisation des dossiers du personnel est-elle réellement possible ? Ne faut-il pas continuer à privilégier le dossier papier ?

Dans cette troisième partie de notre article, nous nous intéresserons à la digitalisation du dossier du personnel, enjeux majeur dans la digitalisation RH.

La dématérialisation des dossiers du personnel

Les avantages de la digitalisation des dossiers du personnel.

Opter pour la dématérialisation des dossiers du personnel aura de nombreux avantages pour les entreprises et notamment :

• Un accès simplifié et facilité aux informations du dossier du personnel.
• Une consultation depuis n’importe quel support connecté.
• Une réalisation des mises à jour en instantané.
• L’exportation de données précises pour effectuer des analyses poussées (données du bilan social, GPEC, etc.).
• Réduction des coûts de gestion des dossiers.
• La possibilité d’ouvrir des canaux d’accès avec des droits restreints (exemple : ouverture au service formation de droit d’accès pour consultation et modification de la partie formation et certifications des dossiers du personnel).
• S’assurer de la conformité des dossiers avec le RGPD.

Les inconvénients de la dématérialisation des dossiers du personnel.

Toutefois, la dématérialisation a également ses limites et principalement dans les cas suivants :

• Crashs des serveurs qui empêchent la consultation des données.
• Pannes des systèmes informatiques.
• Piratages des serveurs qui peuvent entraîner une fuite ou une perte totale des données.

Le stockage papier des dossiers du personnel.

Les avantages du stockage papier des dossiers du personnel.

Bien qu’ils soient peu nombreux, les dossiers papiers conservent toujours quelques avantages. Parmi ces derniers, nous pouvons citer :

• Une vue générale sur les demandes et les consultations des dossiers.
• Des risques de pertes et/ou de piratages presque nuls.

Les inconvénients du stockage papier des dossiers du personnel.

• Des lourdeurs administratives.
• Une mise à jour et des recherches d’informations longues et pas toujours précises.
• Une capacité de stockage limitée.

Est-il possible d’allier les deux ?

Allier les deux systèmes de stockage et de gestion des dossiers et tout à fait possible, mais cela n’est pas forcément la solution la plus optimale qu’il soit. En effet, afin qu’il y ait un réel intérêt, il faudrait s’assurer que le service des RH veille à la bonne mise à jour des deux dossiers.

Or le principe de la digitalisation est de permettre au service RH de se libérer du temps pour se consacrer à des tâches qui soient moins chronophages et plus génératrices de valeur ajoutée pour l’entreprise.

Ce que nous pouvons vous conseiller, afin de pallier les inconvénients de la dématérialisation de vos dossiers du personnel, est de vous assurer de la mise en place d’un système de sauvegarde. Ainsi, même en cas de pertes ou de vols de données, vous aurez toujours une possibilité de les récupérer et de les consulter.

Questions fréquentes !

Quand et comment archiver un dossier du personnel ?

Généralement l’archivage d’un dossier du personnel intervient lors du départ du salarié de l’entreprise, mais certains éléments peuvent être archivés indépendamment du dossier du personnel. Toutefois n’oublions pas qu’archivage ne rime pas avec suppression.

En effet, nombre de documents composant les dossiers du personnel doivent être conservés sur une période minimale après le départ ou non du salarié :

• Contrats de travail : 5 ans après le départ du salarié.
• Les feuilles de pointages et les relevés d’heures : 3 ans après expiration de la date d’application.
• Dossier AT : 5 ans après l’avis de consolidation du médecin.
• Bulletin de paie : 5 ans, mais il est fortement conseillé de les conserver sur une période beaucoup plus longue en cas de demande de reconstitution de carrière de la part du salarié.

L’archivage numérique se fait simplement via les options du logiciel, quant à l’archivage papier il est souvent tout aussi simple : les dossiers seront déplacés d’une étagère ou d’une armoire à l’autre.

Comment gérer la mise à jour des dossiers du personnel ?

Les mises à jour des dossiers du personnel, qu’elles soient numériques ou papiers, doivent toujours se faire sur la base d’un justificatif.

En fonction des éléments à mettre à jour, il sera recommandé de conserver les anciens justificatifs.