Le livret d’accueil : Pourquoi et comment le mettre en place ?

Le livret d’accueil : Pourquoi et comment le mettre en place ?
Audrey Gervoise

Dans le cadre d’une démarche d’Onboarding, différents outils vont être mis en place. Et parmi eux, se trouve le livret d’accueil. Véritable bible de l’entreprise, le livret d’accueil se révèle bien plus complexe qu’on ne pourrait l’imaginer. Découvrez pourquoi et comment le mettre en place !

L’intégration d’un nouveau collaborateur est une étape charnière dans la gestion et la fidélisation des collaborateurs. C’est pourquoi l’Onboarding prend de plus en plus d’ampleur au sein des entreprises françaises. Et parmi les pratiques de l’Onboarding, nous comptons le livret d’accueil.

Mais le livret d’accueil n’est-il utile que pour les nouveaux arrivants ? Quel est son rôle au sein de l’entreprise ? A-t-il un impact sur la QVT de l’entreprise ? Et surtout que peut-il et que doit-il contenir ? …

Dans notre article, nous vous disons tout ce qu’il y a à savoir sur le livret d’accueil, mais aussi sur la façon de le rédiger.

Le livret d’accueil, qu’est-ce que c’est ? Que contient-il ?

Dans cette première partie de notre article, nous nous intéresserons à l’aspect purement technique du livret d’accueil en vous en fournissant une présentation générale, mais aussi en vous détaillant les rubriques, informations, qu’il peut et qu’il doit contenir.

Un livret d’accueil, c’est quoi ?

Le livret d’accueil est un document, numérique ou papier, qui permet aux salariés de l’entreprise – et notamment aux nouveaux arrivants – de s’imprégner de l’histoire, de la culture et des objectifs de la société, mais également de se familiariser rapidement avec les procédures et pratiques mises en place.

S’il s’adresse principalement aux nouveaux arrivants, le livret d’accueil peut néanmoins évoluer et s’adapter pour suivre le salarié tout au long de son parcours en entreprise. Il deviendra alors un repère, une source d’information fiable et pratique pour tous les collaborateurs de l’entreprise.

En effet, grâce aux outils du numérique, le livret d’accueil peut désormais prendre de multiples formes et même se décliner en vidéo ou en webinars à la demande qui permettront aux salariés d’intégrer simplement et rapidement les différents outils et procédures mis à leur disposition par l’entreprise.

Exemple : Comment créer son compte personnel sur le portail SIRH de l’entreprise ? Comment faire une demande de congé ? Etc.

Quelles sont les informations et rubriques à intégrer dans le livret d’accueil ?

Le livret d’accueil n’étant obligatoire que dans les seuls établissements de santé, la majeure partie des entreprises sont libres d’y intégrer, ou non, les informations et rubriques qu’elles souhaitent.

Toutefois, certaines rubriques sont incontournables dans la rédaction de votre livret d’accueil. Afin que vous soyez certains de n’omettre aucune donnée importante, voici la liste des rubriques les plus courantes des livrets d’accueil.

L’introduction du dirigeant.

L’intérêt de cette introduction est, dès les premières lignes, d’insuffler un sentiment d’appartenance auprès de ce nouveau collaborateur.

Rédigée par le PDG de l’entreprise ou par son fondateur, il s’agit là de souhaiter la bienvenue à ce nouveau membre du personnel et d’introduire le contexte du livret. C’est-à-dire lui fournir un outil – un guide – qui lui servira au quotidien et facilitera son intégration parmi vous.

Présentation de l’entreprise : de son histoire à ses aspirations.

Dans cette partie du livret d’accueil, vous allez pouvoir prendre le temps de présenter l’entreprise. Vous pouvez commencer par son histoire (date de création, premières productions et évolutions au cours des années, etc.). À la suite de cela, énumérez les grandes valeurs qui ont conduit la croissance de l’entreprise et qui l’accompagnent aujourd’hui encore dans ses projets.

Vient ensuite le moment de présenter les activités actuelles de l’entreprise, ses stratégies et ses ambitions à court, moyen et même long terme. Accompagnez cette présentation d’un organigramme général qui permettra au nouvel arrivant de rapidement identifier les services et les personnes qui en ont la charge.

Tour d’horizon des locaux et de l’environnement global de travail.

S’il est utile d’informer les collaborateurs sur l’histoire et les aspirations de l’entreprise, il est tout aussi important d’aider les salariés à se positionner d’un point de vue physique et géographique.

Dans cette section du livret d’accueil, vous pouvez par exemple insérer un plan qui permet de localiser le site dans la ville, puis dans le quartier. Indiquez les points d’intérêts les plus importants, comme par exemple :

  • Les stations de transports en commun.
  • Les parkings publics et privés ou le parking de l’entreprise le cas échéant.
  • Les lieux de restauration possible en dehors de l’entreprise.
  • Et tout autre lieu ou espace que vous jugez important de connaître au sein de l’environnement proche de l’entreprise.

Dédiez également une partie de cette section aux lieux et aux repères internes à l’entreprise. Et notamment :

  • Le restaurant d’entreprise (si vous en possédez un), les différentes salles de pauses.
  • Les lieux où il est autorisé de fumer.
  • Les issues de secours.
  • Les points de rassemblement en cas d’alerte.
  • Les WC.
  • Le local vélos.
  • Etc.

Les règles de vie au travail et autres informations pratiques et réglementaires.

Dans cette section, il serait utile d’y faire figurer toutes les informations pratiques dont le salarié pourrait avoir besoin. C’est-à-dire :

  • Les horaires d’ouverture du site ainsi que les plages horaires d’arrivée et de départ.
  • Le temps de travail.
  • La convention collective applicable au sein de l’entreprise.
  • Un rappel des bonnes pratiques de vie au travail (par exemple : l’entretien de la machine à café de la salle de pause, le nettoyage du micro-ondes, l’entretien régulier des sanitaires, …).
  • La liste des avantages légaux, conventionnels et extralégaux, comme les tickets restaurant, les chèques vacances, la mutuelle, le PEE, …
  • Le règlement intérieur (souvent mis en annexe du document) ou le lien permettant d’y accéder.
  • La charte de télétravail ou le lien qui y conduit.
  • Les outils de communication interne à l’entreprise (canal Slack, Skype, Teams, …).
  • Les règles de sécurité générales et les règles de sécurité en cas d’incendie et d’alerte. (Y joindre le plan d’évacuation).
  • Les principes de la politique RSE si l’entreprise s’inscrit dans cette démarche.
  • Les coordonnées des contacts utiles en interne comme en externe (numéro des secours, de la DREETS, du conseil des prud’hommes dont dépend l’entreprise, du service RH, des services généraux, etc.).

Les différentes procédures.

En intégrant une nouvelle entreprise, il est nécessaire de prendre connaissance des différentes règles et procédures qui régentent la vie du salarié au sein de l’entreprise. Qui contacter en cas de retard ou d’absence ? Quels justificatifs envoyer et à quel service ? Autant de sujets qui sont essentiels, mais dont les réponses seront propres à chaque entreprise.

Aussi bien pour informer les nouveaux collaborateurs que pour réaliser un rappel auprès des plus anciens, le livret d’accueil est l’outil idéal pour centraliser et normaliser l’ensemble des procédures tel que :

  • Les règles liées à l’acquisition et à la prise des congés (où faire la demande, à qui et dans quel délai ? Spécificité des congés d’été, RTT, …).
  • Les autres congés et autorisations d’absence rémunérés ou non : congé de paternité, congé pour évènement familial, etc.
  • La déclaration des temps de travail.
  • Les heures supplémentaires.
  • Les notes de frais.

Présentations des IRP.

Si votre entreprise est dotée d’instances représentatives, profitez de votre livret d’accueil pour en informer vos collaborateurs. Détaillez leur rôle au sein de l’entreprise, le lieu où se trouve leur local ainsi que les locaux syndicaux si besoin.

Vous pouvez également préciser l’existence de commission au sein de votre CSE, tel que la commission formation, la commission de sécurité, etc.

En fin de section, notez les coordonnées des membres du CSE, des délégués syndicaux (le cas échéant), mais aussi des différents référents comme le référent harcèlement, le référent Covid, …

Présentation du plan de formation.

Pour finir, et afin que votre livret d’accueil soit complet, terminez par une courte présentation du plan de formation de votre entreprise, montrez que vous accordez de l’importance à la montée en compétences de vos collaborateurs en y mentionnant les formations les plus emblématiques que vous leur proposez.

Ainsi, en plus de couvrir l’aspect intégration, votre livret d’accueil sera également un outil dans la fidélisation de vos talents.

Pourquoi mettre en place un livret d’accueil ?

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Comme nous venons de le voir, le livret d’accueil est un outil, certes, pratique, mais surtout extrêmement complet qui prend donc du temps à réaliser et qui doit régulièrement être mis à jour. Vous vous demandez alors s’il est réellement utile de le mettre en place ? Est-ce que cela ne représente pas un volume de travail trop important par rapport aux avantages ?

Afin de répondre à ces questions, découvrez quelles sont les raisons qui font que la mise en place d’un livret d’accueil est incontournable pour toutes entreprises !

S’assurer de la bonne intégration des nouveaux collaborateurs.

Selon un article paru dans le magasin Forbes « Pourquoi l’Onboarding représente un enjeu majeur ? » 22% du Turn-over des salariés se produit lors des 45 premiers jours, et 4% des nouveaux collaborateurs rompent leur contrat au cours du premier jour.

Ainsi, l’intégration des nouveaux collaborateurs est donc une étape cruciale dans leur fidélisation. Grâce au livret d’accueil, vous projetterez non seulement une bonne image de votre entreprise, mais par là même, vous rassurerez vos nouveaux collaborateurs qui se sentiront accompagnés lors de cette période parfois délicate.

Bien entendu, le livret d’accueil ne saurait se suffire à lui seul pour réaliser une intégration efficace et réussie, mais il reste un allié de choix.

Susciter l’engagement des collaborateurs et les fidéliser.

La présentation que vous ferez de votre entreprise, les valeurs que vous mettrez en avant, ainsi que les différents projets de croissance que vous exposerez seront autant de moteurs d’adhésion auprès de vos collaborateurs.

En les détaillant au sein du livret d’accueil, les nouveaux collaborateurs se sentiront immédiatement investit dans l’entreprise. De même, les informer de l’ensemble des avantages auxquels ils peuvent prétendre en travaillant pour vous, tout en simplifiant l’aspect administratif, contribuera à leur bien-être au travail et participera à l’augmentation de leur motivation.

Permettre aux salariés d’être automne et d’améliorer leur qualité de vie au travail.

Si possible, faites en sorte que le livret d’accueil soit le plus exhaustif possible et listez-y l’ensemble des procédures et process dont les collaborateurs auront besoin.

En effet, pour nombre de salariés, il n’est pas toujours évident de connaître ses droits et devoirs envers son employeur et plus encore en ce qui concerne les démarches à entreprendre. De plus, bien généralement, les salariés n’osent demander de peur de déranger ou de renvoyer une mauvaise image.

Entre stress, angoisse et difficulté à accomplir ses missions, les répercussions sur les relations de travail peuvent être conséquentes et fâcheuses.

Avec le livret d’accueil, vous avez la possibilité de diminuer, voire même de supprimer, ces risques.

À noter : Pour éviter de surcharger votre livret d’accueil, vous pouvez y présenter les procédures les plus courantes et réaliser un index en ce qui concerne les autres procédures.

Comment mettre en place le livret d’accueil ?

Si le contenu est important, le contenant l’est tout autant. C’est pourquoi, la mise en œuvre d’un livret d’accueil doit être pensée et réfléchie. Afin de mettre toutes les chances de votre côté voici nos astuces pour une mise en œuvre du livret d’accueil sereine.

Conseil n°1 : Créer un groupe de travail pour lister les besoins des nouveaux entrants.

En tant que professionnel des RH, il se peut que votre notion des informations à connaître et à faire figurer dans le livret d’accueil soit quelque peu biaisée.

En effet, il est plus que probable que certains aspects vous paraissent tellement aller de soi que vous pourriez ne pas y penser.

Afin d’éviter cela, organisez des ateliers pour définir le contenu de votre livret d’accueil et si possible intégrez-y des salariés nouvellement arrivés. Leur avis sera d’autant plus pertinent qu’ils y auront été confrontés il y a peu.

Conseil n°2 : Organiser la collecte des informations à destination du livret.

À présent que vous connaissez vos thèmes et vos rubriques, attelez-vous à la collecte des informations. Que vous vous chargiez de cette tâche en intégralité ou que vous l’organisiez en fonction des services concernés, prenez le temps de rassembler absolument toutes les informations.

Un livret d’accueil incomplet ou erroné ne vous servira pas, bien au contraire.

Conseil n°3 : Sélectionner le format le plus adapté à votre entreprise et à vos objectifs.

Une fois la question du fond réglée, reste celle de la forme. En matière de livret d’accueil différentes possibilités s’offrent à vous.

En premier lieu, faites votre choix entre format papier et format numérique. Si vous optez pour le format papier, les logiciels tel que Word ou PowerPoint vous permettront de réaliser un livret d’accueil relativement classique et pratique. Pour ceux ayant des compétences informatiques un peu plus poussées, vous pouvez utiliser n’importe quel logiciel de Design qui renforcera l’aspect visuel de votre livret d’accueil. Si vous optez pour le numérique, vous pourrez décliner votre livret d’accueil sous différentes formes et même réaliser des mix entre écriture, vidéos et icônes interactives.

Une fois cela fait, réfléchissez aux formulations que vous allez employer. Voulez-vous donner un esprit start-up à votre livret d’accueil ? Souhaitez-vous mettre en avant l’aspect administratif et légal ? Jouer sur les mots et sur l’humour pour optimiser vos chances de fidéliser vos collaborateurs ? À vous de choisir en fonction des valeurs de votre entreprise et des collaborateurs cibles.

Conseil n°4 : Prévoir les modifications et mises à jour.

Du fait de sa nature et des éléments qui le composent, le livret d’accueil sera évolutif et vous devrez régulièrement penser à le mettre à jour. Que cela soit la présentation de l’entreprise, le nom et les coordonnées des contacts, les process, etc. à un moment donné chacune de ces informations aura besoin d’être actualisée.

Organisez votre veille, en estimant les périodicités de mises à jour et surtout prévoyez qui en aura la charge.

Conseil n°5 : Rendez-le accessible à tous.

Si le livret d’accueil est principalement destiné aux nouveaux collaborateurs et qu’il leur est remis au cours du processus d’Onboarding ou lors de la journée d’accueil, ce dernier est également un outil précieux pour l’ensemble des collaborateurs.

Ainsi, n’hésitez pas à en faire la promotion, à communiquer sur le sujet en interne et même à le numériser afin de le stocker sur un espace de travail commun.

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Audrey Gervoise

Généraliste confirmée dans le domaine des Ressources Humaines et dans la gestion des entreprises, je mets l'ensemble de mes compétences, de mon expérience et de mes savoir-faire au service des entreprises pour les aider et les éclairer dans la gestion RH et administrative du quotidien.