L’intégration du salarié intérimaire, les étapes incontournables !

L’intégration du salarié intérimaire est un enjeu majeur de la mission d’intérim. En effet, n’ayant souvent que très peu de temps pour s’adapter à sa nouvelle mission, il en résulte pour lui une véritable vulnérabilité dans la mesure où il est deux fois plus exposé aux accidents du travail tant en termes de fréquence que de gravité.

C’est la raison pour laquelle, il est stratégique de bien intégrer le salarié intérimaire. En effet, cela permet, d’une part, de réduire la dangerosité éventuelle d’une mission et de protéger les individus. Mais d’autre part, un intérimaire bien intégré sera en mesure d’être plus rapidement efficace et productif, ce qui contribuera à optimiser le coût de la mission.

Pour arriver à mettre en place cette intégration, une bonne communication entre les trois parties prenantes d’une mission (l’entreprise utilisatrice, l’agence d’intérim et le salarié) est nécessaire et passe par un important travail non seulement, le jour de l’arrivée du salarié, mais également en amont et tout au long de la mission.

À cette fin, nous proposerons un processus de bonne intégration du salarié intérimaire en 6 étapes.

Étape 1 : La signature du contrat de mission

Une bonne intégration du salarié intérimaire commence en amont de la mission, lors de la signature du contrat de mission en respectant les règles qui encadrent cette signature.

L’agence de travail temporaire qui embauche le salarié intérimaire pour une mission conclut et signe obligatoirement un contrat de mission avec le salarié intérimaire choisi, qu’elle détache auprès de l’entreprise utilisatrice. 

Ce contrat doit être transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours ouvrables suivant sa mise à disposition.

Afin de sécuriser au mieux la future relation de travail, l’agence d’intérim doit s’assurer que le contrat de mission respecte bien toutes les obligations légales et qu’il contient, notamment, l’ensemble des mentions légales obligatoires concernant la mission à effectuer dans l’entreprise utilisatrice :

• Le motif de recours à l’intérim.
• La qualification du salarié.
• Les conditions de rémunération.
• La durée de la mission et de la période d’essai.
• La liste des équipements de protection individuelle, le cas échéant.
• Le nom et l’adresse de la caisse de retraite complémentaire et de la Prévoyance.
• Le lieu et l’horaire de travail.

Dès lors que le salarié intérimaire signe son contrat de travail temporaire, l’agence d’intérim devient son seul et unique employeur. C’est elle qui gère toute la partie administrative liée à son embauche en tant qu’intérimaire (relevé d’heures, bulletin de paie, attestation Pôle Emploi…).

Étape 2 : Inscription de l’intérimaire au registre unique du personnel de l’entreprise utilisatrice et déclaration aux organismes sociaux

L’article D 1221-23 du Code du travail mentionne expressément l’obligation pour l’entreprise utilisatrice, d’inscrire le salarié intérimaire, au moment de son embauche, à son registre du personnel même si ce salarié est l’employé de l’entreprise intérimaire et non le sien. Doivent y figurer dans l’ordre d’embauche les noms et prénoms des salariés ainsi que, pour chacun d’eux, les renseignements suivants :

• Le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.
• Nationalité.
• Date de naissance.
• Sexe.
• Emploi.
• Qualification.
• Dates d’entrée et, le cas échéant, date de sortie de l’établissement.

Même pour quelques heures, pour des événements ponctuels par exemple, le salarié intérimaire doit être inscrit au registre du personnel dès le début de sa mission : un état journalier ou hebdomadaire du personnel mis à disposition peut être demandé à la société d’intérim.

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Étape 3 : Accueil du salarié le jour de son arrivée dans l’entreprise

Le recrutement d’un collaborateur ne se termine pas à la signature du contrat : l’arrivée du collaborateur et sa prise de poste sont des moments cruciaux pour une intégration réussie.

C’est pourquoi, le jour d’arrivée de l’intérimaire et les heures qui suivent sont une période particulièrement sensible, qui décide souvent du bon déroulement et de l’efficacité de la mission.

Le jour de son arrivée dans l’entreprise, le travailleur intérimaire doit être accueilli par un responsable qui va se charger de lui faire une présentation complète de son cadre de travail : visite exhaustive du site et des espaces collectifs (vestiaire, sanitaires, salle de repos, cafétéria, etc.), présentation des managers et des équipes, remise du badge, des tickets-restaurant, mais également présentation détaillée du poste de travail et rappel de toutes les consignes de sécurité – générales et spécifiques – qui y sont relatives. 

L’intérimaire doit également se voir communiquer l’identité de la personne à contacter en cas de problème technique.

Toute cette procédure doit être faite systématiquement, même si l’intérimaire est un habitué de l’entreprise et du poste de travail

Afin de faciliter l’intégration, les entreprises qui ont régulièrement recours à l’intérim pourront rédiger un livret d’accueil, qui sera remis aux nouveaux arrivants et qui contiendra les informations clés en termes d’intégration et de sécurité. 

Enfin, dans certains cas, notamment si l’entreprise développe des activités à risques ou particulièrement pointues en termes techniques, elle peut choisir de mettre en place un système de tutorat. Un salarié permanent sera alors l’interlocuteur de l’intérimaire et pourra l’éclairer sur toutes les questions de technique et de sécurité.

Enfin, un petit déjeuner ou un déjeuner d’accueil pourra également, par le moment de convivialité qu’il représente, favoriser l’accueil et l’intégration rapide du nouvel intérimaire.

À lire également :

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Étape 4 : Formation à la sécurité

L’entreprise utilisatrice a l’obligation de veiller à la sécurité des salariés intérimaires et, en présence de risques, de protéger le personnel mis à sa disposition. Les salariés intérimaires doivent bénéficier dès leur arrivée au sein de l’entreprise utilisatrice, d’un même niveau de protection en matière de sécurité et de santé au travail que les autres salariés de l’entreprise utilisatrice.

En outre, l’article L.4141-2 du Code du travail impose au responsable de l’entreprise, en qualité de responsable des conditions d’exécution du travail, de dispenser une formation pratique et appropriée à la sécurité aux salariés intérimaires. Cette formation a pour objet d’instruire le salarié des précautions à prendre pour assurer sa propre sécurité ainsi que celles des autres personnes présentes dans l’établissement. 

À cette fin, les points clefs de la formation pratique dispensée par l’entreprise utilisatrice à un salarié intérimaire sont les suivants :

• L’informer sur son environnement de travail : le code de conduite à respecter, les risques liés à son emploi et les consignes de sécurité spécifiques à son poste.
• Le former aux conditions de circulation dans l’entreprise : règles générales de circulation des véhicules et engins de toute nature, chemins d’accès aux lieux de travail, issues et dégagements de secours à utiliser, instructions d’évacuation…
• Lui transmettre les consignes générales de sécurité : incendie, évacuation…
• Le former à la conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre.
• Lui fournir ses équipements de protection individuelle (EPI) : l’entreprise doit veiller à ce que ces équipements soient bien conformes et s’assurer que le salarié intérimaire en fait un usage approprié.
• Identifier les postes à risques et lui délivrer une formation renforcée spécifique à la sécurité pour les postes à risques particuliers. Les salariés affectés à des postes de travail présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité doivent bénéficier d’une formation renforcée à la sécurité ainsi que d’un accueil et d’une information adaptés dans l’entreprise dans laquelle ils sont employés (article L.4142-2 du Code du travail et article L.4154-2 du Code de travail).

Attention : En l’absence de formation, si un salarié intérimaire, affecté à un poste à risques est victime d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle et qu’il n’a pas bénéficié d’une formation renforcée à la sécurité, la faute inexcusable de l’entreprise utilisatrice est présumée établie. 

Étape 5 : Visite d’information et de prévention (VIP)

La visite d’information et de prévention doit être passée dans un délai maximum de 3 mois après le début de la mission d’intérim. C’est à l’agence de travail temporaire de transmettre aux intérimaires une convocation précisant la date, l’heure et l’adresse à laquelle se rendre. À l’issue de la visite, le professionnel de santé (médecin ou infirmier) remet à l’intérimaire une attestation de suivi à conserver pendant un an.

Si l’intérimaire a déjà réalisé une visite médicale pour une mission précédente, il peut ne pas être convoqué pour une nouvelle visite. Il devra alors fournir son attestation de suivi datée de moins de 1 an à son agence d’intérim. Si elle n’est pas/plus en sa possession, il devra se rendre à la visite médicale pour laquelle il est convoqué.

L’agence d’intérim prend en charge le temps et les frais de transport qu’ont nécessité la visite. Il faudra alors lui présenter le bordereau remis par le médecin qui justifie de la durée de la visite médicale ainsi que les justificatifs des frais de transport.

Si la visite médicale est effectuée sur le temps de travail, elle ne peut donner lieu à aucune retenue sur le salaire.

Si elle est effectuée en dehors du temps de travail, la visite médicale devra être rémunérée.

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Étape 6 : Rester à l’écoute du salarié intérimaire

Dans les premiers jours, il convient de rester à l’écoute du salarié afin de répondre à toutes ses questions, mais également de maintenir cette écoute sur le long terme, c’est-à-dire tout au long de la mission.

Quelques jours après sa prise de poste, il peut être intéressant de demander au nouveau salarié de rédiger une note dans laquelle il indiquerait tous les points qui le surprennent ou sur lesquels il se pose des questions. Cette démarche, en plus de contribuer à une bonne intégration du salarié, peut permettre d’apporter un regard neuf et une autre vision des problèmes internes de l’entreprise.

Enfin, à la fin de sa période d’essai, il est important de faire le point avec le salarié intérimaire concernant son début de mission, son intégration, son épanouissement professionnel, les difficultés qu’il rencontre encore, ses compétences, les aspects positifs de son travail et les axes d’amélioration à y apporter.

Si l’accueil et l’accompagnement d’un intérimaire, pour l’intégrer le mieux possible dans l’entreprise, peuvent nécessiter un gros investissement, son niveau d’exigence est, cependant, fonction de la durée de la mission et, comme nous l’avons vu, les avantages de la bonne intégration d’un nouveau salarié sont nombreux : collaboration réussie et rentable, bien être collectif, sécurité dans l’entreprise…