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Le rapport d’étonnement : avantages, mise en place, exemple…

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Ecrit par Audrey Gervoise

Aujourd’hui, un rapport d’étonnement, est-ce si surprenant ? Pas vraiment !

Dans un marché du travail où les compétences et les talents se courtisent âprement, il n’est pas inconcevable que les entreprises mettent en place des moyens innovants, et même un peu insolite de prime abord, pour se différencier les unes des autres et améliorer leur expérience collaborateur.

Dans cet article, nous vous révélons tout ce qu’il y a à savoir sur le rapport d’étonnement et sur sa mise en place. Sans oublier de vous en fournir une trame que vous serez libre de reprendre ou d’adapter aux besoins de votre organisation.

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?

Dans cette première partie, nous allons vous dévoiler la définition du rapport d’étonnement avant de nous intéresser aux divers objectifs qui le caractérisent.

Le rapport d’étonnement, c’est quoi ?

Comme souvent, avec les nouveaux concepts de management, il n’existe aucune définition précise du terme qui nous intéresse. Il y a l’idée générale, certes, mais qui peut parfois être soumise à interprétation.

C’est pourquoi, il est toujours utile de nous intéresser, dans un premier temps, à la définition de chaque mot qui compose notre concept RH avant, dans un second temps, de nous en faire notre propre idée ainsi que notre propre définition.

Lorsque l’on se réfère au Larousse, nous trouvons les définitions suivantes.

Le mot rapport se définit comme : « Un exposé dans lequel on relate ce que l’on a vu ou entendu. » Mais aussi comme : « Un compte rendu, souvent de caractère officiel, d’une question ou d’une mission. »

L’étonnement se définit comme : « La surprise causée par quelque chose de singulier, d’extraordinaire, d’inattendu. L’étonnement relève de la stupéfaction. »

Ainsi, nous en comprenons que dans le rapport d’étonnement, celui ou celle en charge de sa rédaction devra y reporter tous les éléments qui lui auront paru sortir de l’ordinaire et qui l’auront interpellé. Que cela soit en bien ou en mal.

Quels sont ses objectifs ?

En nous basant sur la définition que nous venons d’en faire, nous remarquons bien que le rapport d’étonnement revêt une importance capitale pour les entreprises et leur service des ressources humaines.

En effet, son objectif sera de fournir aux dirigeants et aux managers de précieuses informations concernant leurs pratiques internes au quotidien.

Le rapport d’étonnement ne doit pas être une simple succession de oui, non, peut-être, bien, mauvais, etc. Les critiques ou, a contrario, les points positifs devront être décrits précisément, de façon objective et constructive pour que celui-ci révèle tout son potentiel et tous ses avantages. Tant pour les salariés que pour l’entreprise en question.

Le rapport d’étonnement aura également pour objectif d’améliorer et d’accélérer la bonne intégration du nouvel entrant en l’impliquant au maximum dans l’entreprise.

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Pourquoi et comment le mettre en place ?

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Dans cette deuxième partie, nous allons vous présenter un peu plus en détail les divers avantages de la mise en place, au sein de votre société, du rapport d’étonnement ; à la fois pour l’entreprise et pour les salariés de cette dernière.

Puis nous vous donnerons toutes les informations pratiques pour faciliter sa mise en place au sein de votre structure : à qui s’adresse-t-il ? Quelle forme doit-il prendre ? Que doit-on y demander ? Quand le transmettre et que faire des résultats ? On vous dira tout sur le rapport d’étonnement !

Quels sont les avantages apportés par le rapport d’étonnement ?

Comme nous l’avons vu dans la partie consacrée aux objectifs du rapport d’étonnement, ce dernier apporte des avantages aux deux parties prenantes du rapport : l’entreprise et le salarié à qui le rapport d’étonnement s’adresse.

Ces avantages sont étroitement liés aux objectifs du rapport d’étonnement, nous pouvons donc les scinder en deux sous-parties : les avantages pour l’entreprise et les avantages pour le salarié.

Les avantages pour les entreprises.

Le rapport d’étonnement aura, pour l’entreprise, quatre principaux avantages :

  • Faire un état des lieux des bonnes et des moins bonnes pratiques en place au sein de l’entreprise en matière de recrutement et d’intégration.
  • Recueillir un ou plusieurs axes d’amélioration des pratiques les moins efficaces qui aideront l’entreprise dans sa remise en question.
  • Être source d’inspiration pour la mise en place de nouvelles idées, de nouveaux outils et/ou de nouvelles méthodes de management.
  • Identifier rapidement, les éléments qui seront amenés à être les nouveaux talents de l’organisation.

Afin que le rapport d’étonnement livre tous ses avantages, les dirigeants se doivent de jouer le jeu et d’accepter qu’il y ait des points négatifs dans leur façon de faire.

Il est essentiel de ne pas se fermer à la critique et d’être en mesure de se remettre en question pour avancer et progresser. Bien évidemment, la critique se doit d’être constructive et c’est pourquoi, il ne faut pas hésiter à laisser des espaces libres dans le rapport d’étonnement pour que le salarié puisse vous délivrer son message.

Grâce au rapport d’étonnement, l’entreprise sera en constante progression et en permanente évolution. De ce fait, son attractivité et ses performances n’en seront que meilleures.

Les avantages pour les salariés concernés.

Pour les salariés, les avantages de réaliser un rapport d’étonnement sont au nombre de deux, mais il est important de souligner que ces deux avantages auront également des effets bénéfiques sur l’entreprise. Ainsi, les avantages du rapport d’étonnement pour les salariés sont :

  • Une accélération et une facilitation de leur intégration au sein de leur service, mais également au sein de l’entreprise dans son ensemble.
  • Une expérience collaborateur qui démarrera de la meilleure des façons et qui contribuera grandement au bien-être des salariés au sein de l’entreprise : motivation, sentiment de considération et de reconnaissance, etc.

Si les bénéfices sont sans équivoque pour les salariés, qui se sentiront très vite en confiance dans leur nouveau poste et valoriser au sein de leur organisation, il en sera de même pour l’entreprise. Puisque des salariés qui s’intègrent rapidement sont des salariés qui seront rapidement autonomes et productifs. De plus, les chances de les fidéliser dans la durée s’en retrouveront accrues.

Comment mettre en place le rapport d’étonnement au sein de votre organisation ?

Pour qu’un rapport d’étonnement soit au maximum de son efficacité et de son intérêt, il est nécessaire de veiller à sa bonne mise en place. C’est-à-dire qu’il doit être transmis au bon moment, à la bonne personne, que sa forme et son contenu doivent être optimisés, puis pour finir que les informations doivent être traitées et prises en compte.

Dans ce point, nous vous donnons un aperçu du schéma type du rapport d’étonnement.

A qui s’adresse-t-il ?

La force du rapport d’étonnement tient dans la vision impartiale de celui qui le rédige. C’est pourquoi le rapport d’étonnement s’adresse principalement aux nouveaux entrants d’une société. À noter, qu’il est possible de demander à un salarié promu de remplir un rapport d’étonnement. Toutefois, celui-ci ne sera pas aussi impartial que celui rédigé par un nouvel arrivant.

En effet, ces derniers n’ont pas encore de passif au sein de l’entreprise et ne seront donc pas influencés, en positif comme en négatif, sur les procédures en place.

Quelle est sa forme ?

Le rapport d’étonnement peut prendre différentes formes, cela peut être :

  • Sous la forme d’un questionnaire transmis par le service RH.
  • Un bilan oral réalisé à la fin de la période d’essai avec son responsable hiérarchique direct.
  • Un compte rendu écrit, rédigé exclusivement par le salarié en question.
  • Un mélange entre un questionnaire préparé par le service des ressources humaines et des espaces vierges pour que le salarié puisse s’exprimer librement.

Notre conseil, pour un rapport d’étonnement qui soit pertinent et efficace, est de privilégier la dernière forme. En effet, en cadrant le rapport d’étonnement vous éviterez à votre salarié qu’il ne se perde ou oublie des points importants, tout en lui laissant la possibilité de s’exprimer librement et de vous soumettre des idées ou des actions auxquelles vous n’auriez pas pensé.

Que peut-on y demander ?

Dans un rapport d’étonnement, il sera utile de recueillir des informations sur les thèmes suivants :

  • Le processus de recrutement suivi par le nouvel entrant.
  • L’accueil du nouveau collaborateur dans l’entreprise et dans son service.
  • L’intégration et la prise de poste.

Bien évidemment, le rapport d’étonnement peut également l’interroger sur sa vision globale de l’entreprise et des pratiques au sein de celle-ci, par exemple : la restauration collective, les espaces de pauses, etc.

Dans quel délai le transmettre ?

Le mieux, est de fournir au salarié la trame du rapport d’étonnement dès le jour de son arrivée. Ainsi, celui-ci pourra y mettre ses impressions et remarques « à chaud » avant de réaliser son bilan final le jour de la remise du rapport à son supérieur hiérarchique ou au service des ressources humaines.

Lorsque la trame du rapport d’étonnement n’est pas fournie par l’entreprise, il est préférable d’avertir le salarié le plus rapidement possible pour qu’il commence de son côté à noter les points qui l’étonnent.

Dans tous les cas, passé un délai de trois mois, le rapport d’étonnement perd de son utilité.

Quid des résultats.

Le service des ressources humaines et l’ensemble des dirigeants de l’entreprise doivent prendre le temps de s’intéresser au compte rendu de ce rapport afin d’en tirer des conclusions et, si besoin, d’établir des actions correctives afin de pallier aux manquements ou aux dysfonctionnements de ses procédures.

Si une fois remis, le rapport d’étonnement finit dans un tiroir, duquel il ne sera jamais tiré, alors il n’aura aucun avantage pour l’entreprise. Pire même, il pourrait devenir un frein à la bonne intégration et implication des salariés qui le remplissent. Cela renverrait alors l’image d’une entreprise qui ne s’intéresse pas à la parole de ses employés et l’ensemble du personnel pourrait s’en trouver démotivé.

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Exemple de rapport d’étonnement

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Dans cette troisième et dernière partie, nous nous sommes attachés à créer pour vous, un rapport d’étonnement type. Celui-ci peut être utilisé en l’état ou adapté en fonction de vos besoins et des spécificités qui régissent votre entreprise.

A propos de l'auteur

Audrey Gervoise

Généraliste confirmée dans le domaine des Ressources Humaines et dans la gestion des entreprises, je mets l'ensemble de mes compétences, de mon expérience et de mes savoir-faire au service des entreprises pour les aider et les éclairer dans la gestion RH et administrative du quotidien.