Comment optimiser sa gestion administrative du personnel pour travailler plus efficacement ?

Intégration d’un collaborateur, gestion de la vie du salarié dans l’entreprise, médecine du travail, … la gestion administrative du personnel, étroitement liée à la paie, est très dense et peut s’avérer très chronophage.

Toutefois, appliquer les bonnes méthodes et les bons outils peut faire gagner du temps et ainsi gagner en efficacité.

Nous vous proposons, dans cet article, de vous présenter les outils et méthodes pour optimiser la gestion administrative du personnel pour travailler plus efficacement.

Qu’est-ce que la gestion administrative du personnel ?

La gestion administrative du personnel a un champ d’application très large, de la gestion de l’intégration d’un collaborateur dans l’entreprise à sa sortie en passant par la gestion de la vie du salarié dans l’entreprise et la gestion de la médecine du travail.

En fonction de la taille de l’entreprise et du mode d’organisation, la gestion administrative du personnel peut être réalisée par différentes fonctions : gestionnaire de paie, responsable ressources humaines, assistante ressources humaines, assistante administrative, …

La gestion des embauches.

Lorsqu’un nouveau collaborateur est recruté, plusieurs démarches sont à effectuer par la personne chargée de la gestion administrative du personnel.

Les documents administratifs demandés au salarié.

Le collaborateur nouvellement embauché doit transmettre à son employeur un certain nombre de documents pour permettre la réalisation de la DUE, du contrat de travail et de la paie. Les documents généralement demandés par les employeurs sont au minimum :

• La copie de la carte d’identité.
• La copie du titre de séjour, le cas échéant.
• L’attestation de Sécurité Sociale que le salarié peut télécharger sur son espace personnel sur le site internet de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM).
• Un IBAN.

En fonction de la profession du salarié, d’autres documents peuvent être demandés. On peut citer notamment :

• La copie des diplômes et certifications professionnelles.
• La copie du permis de conduire.
• L’extrait n°2 ou n°3 du casier judiciaire en fonction de la profession exercée.

À noter que concernant l’extrait de casier judiciaire, il ne peut être conservé par l’employeur en respect du RGPD sauf stipulation contraire dans les textes pour les professions dites “sensibles”.

La DPAE.

Au préalable de l’embauche d’un collaborateur, l’employeur doit procéder à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) du collaborateur sur le portail dédié de l’Urssaf.

La DPAE doit impérativement être effectuée préalablement à l’embauche, il est donc indispensable que l’employeur dispose des informations nécessaires avant l’entrée du nouveau collaborateur dans l’entreprise pour la réaliser :

• Identification du salarié (prénom, nom de naissance et nom marital le cas échéant).
• Date de naissance.
• Ville de naissance.
• N° Sécurité sociale.

En cas d’absence de n° de sécurité sociale pour un premier emploi par exemple, il convient de ne rien renseigner. Une demande d’immatriculation sera alors transmise à la CPAM.

Le registre unique du personnel.

L’employeur doit tenir un registre unique du personnel répertoriant l’identification de tous les salariés qui ont été employés dans l’entreprise y compris les stagiaires et le personnel intérimaire. Ce document doit respecter un cahier des charges défini par l’administration notamment concernant les éléments à renseigner et la forme du document.

La rédaction du contrat de travail.

Le salarié nouvellement embauché doit signer son contrat de travail dans les 48H suivant son embauche. Il est donc nécessaire d’anticiper la rédaction du contrat de travail afin que le salarié puisse le signer à son intégration. C’est d’autant plus important pour les contrats à durée déterminée qui peuvent être requalifiés en CDI en cas d’absence de contrat dans les 48H.

L’affiliation à la mutuelle.

L’employeur doit obligatoirement proposer une couverture “frais de santé” au salarié nouvellement embauché prise en charge au minimum à 50 % par l’employeur. Il convient alors de transmettre au nouveau salarié les documents relatifs à la mutuelle et notamment les garanties et le montant des cotisations.

Toutefois, le salarié a la faculté de refuser la mutuelle sous certaines conditions. Le gestionnaire administratif du personnel doit alors lui demander les documents justifiant sa situation et de les conserver en cas de contrôle Urssaf.

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La gestion de la vie du salarié dans l’entreprise.

Passage à temps partiel, mutation, promotion, … le contrat d’un salarié peut être amené à évoluer. Ces modifications du contrat du salarié nécessitent la rédaction d’un avenant au contrat de travail.

Des changements peuvent également intervenir dans la vie du salarié (naissance, mariage, déménagement, …), le gestionnaire administratif du personnel est alors l’interlocuteur privilégié du salarié.

La gestion de la médecine du travail.

La gestion de la médecine du travail peut s’avérer très chronophage et notamment pour les entreprises multi-établissements répartis sur le territoire Français.

Visite médicale d’embauche.

Un salarié nouvellement embauché doit obligatoirement passer une visite médicale d’embauche dans les 3 mois suivant l’embauche sauf pour certaines catégories de salariés qui doivent la réaliser avant l’embauche.

Visite médicale périodique.

Une visite médicale périodique doit être organisée tous les 5 ans sauf pour les salariés en suivi médical adapté pour lesquelles une visite médicale doit être organisée tous les 3 ans.

Visite médicale de reprise.

Une visite médicale doit être organisée en cas de reprise d’un salarié suite à une maladie professionnelle, un congé maternité ou un arrêt de travail pour maladie ou accident de travail /trajet de + de 30 jours.

La gestion des sorties.

Lors de la sortie d’un collaborateur, il incombe au gestionnaire administratif du personnel de gérer et suivre le dossier de sortie :

• Courrier de notification du départ.
• Récupération du matériel avant la sortie physique du collaborateur.
• Dénonciation des clauses de non-concurrence.
• Information de la sortie du collaborateur aux services concernés.

Les outils et méthodes pour optimiser la gestion administrative du personnel.

La gestion administrative du personnel est une mission très chronophage et qui nécessite une bonne organisation, d’où l’importance de se doter de méthodes et outils solides et performants.

Organiser et planifier son activité.

Il est essentiel de bien planifier et organiser son activité afin d’éviter tout oubli pouvant avoir des répercussions pour l’entreprise ou pour le salarié.

Prioriser ses missions.

Les différentes tâches à effectuer peuvent être classées en 4 catégories :

• Les tâches urgentes et importantes : il s’agit des tâches qui doivent être faites au plus tôt et dont l’impact est important pour l’entreprise ou le salarié.
  Exemple : réaliser la DPAE.
• Les tâches urgentes, mais non importantes : il s’agit des tâches qui doivent être réalisées au plus tôt, mais dont la réalisation a une répercussion moindre. Ces tâches peuvent donc être déléguées.
  Exemple : établir une attestation d’emploi à un collaborateur.
• Les tâches non urgentes, mais importantes : il s’agit des tâches qui ont un impact important, mais qui peuvent être planifiées à plus tard.
  Exemple : gérer une mutation planifiée pour le mois suivant.
• Les tâches non urgentes et non importantes : il s’agit des tâches qui peuvent être reportées et dont l’impact est faible.
  Exemple : classer un document.

Travailler avec les alertes.

Il est important, pour ne rien oublier et notamment pour les tâches importantes ayant un impact fort, de planifier son activité et travailler avec les alertes.

Les alertes peuvent être mises en place sur la boîte mail Outlook, la messagerie la plus utilisée par les entreprises, mais également sur des outils plus modernes et intuitifs comme l’outil de planification Trello par exemple.

Exploiter efficacement les outils de la suite Office.

Afin de gagner en efficacité, il est important de maîtriser les différentes fonctionnalités proposées par les outils informatiques de la suite Office et notamment :

• Microsoft Word pour la réalisation des courriers et contrats.
  Exemple : publipostage, modèle de contrat de travail avec saisie semi-automatique, …
• Microsoft Excel pour le suivi des dossiers.
  Exemple : suivi des fins de contrat, suivi des maladies pour les visites médicales de reprise, …
• Microsoft Outlook pour la gestion de la messagerie.
  Exemple : appliquer des catégories, classement automatique des mails, ajouter des rappels, …

Dématérialiser la gestion administrative du personnel.

L’heure est au “zéro papier” et notamment depuis la généralisation du télétravail et la crise sanitaire de 2020. Ainsi, les dossiers du personnel peuvent être classés numériquement de préférence sur un serveur afin d’éviter tout risque de perte des documents.

La dématérialisation des dossiers du personnel a plusieurs intérêts :

Accès quel que soit le lieu de travail.

Le gestionnaire du personnel peut y accéder à tout moment quel que soit son lieu de travail et notamment en télétravail ou en déplacement professionnel.

Gain de temps.

De nos jours, la plupart des documents sont envoyés par voie dématérialisée : le gestionnaire du personnel va ainsi gagner du temps en évitant une impression et un classement physique du document. Par ailleurs, la recherche d’un document est facilitée par les fonctionnalités proposées par Windows (ou autre système d’exploitation).

Engagement pour l’environnement.

Désormais, la plupart des entreprises s’engagent de manière plus ou moins active pour l’environnement. Cet engagement fait d’ailleurs désormais partie intégrante de la stratégie de communication externe de l’entreprise et de marque employeur.

Le SIRH, un outil efficace pour optimiser sa gestion administrative du personnel.

De nombreux SIRH ou Système d’Information de gestion des Ressources Humaines proposent des fonctionnalités pour simplifier la gestion du personnel au quotidien.

• Gestion des documents d’un nouveau collaborateur.
• Transmission automatique de la DUE.
• Tenue du registre unique du personnel.
• Dématérialisation des documents.
• Signature électronique des contrats de travail et avenants.
• Outils de suivi.
• Gestion des alertes.